Liên quan đến xây dựng cơ cấu nhân sự kế toán trong môi trường ERP, doanh nghiệp cần quan tâm trên cả hai khía cạnh là số lượng và chất lượng
Doanh nghiệp cần quyết định số lượng nhân viên trong bộ phận và công việc cụ thể đó là gì Để có thể xác định số lượng nhân viên cần thiết, cần căn cứ vào cơ cấu tổ chức của toàn doanh nghiệp, yêu cầu về công việc, yêu cầu về quản lý và kiểm soát Trong đó, yêu cầu về công việc là một căn cứ quan trọng để phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên Khi phân chia trách nhiệm nên xem xét đến khối lượng công việc, mức độ phức tạp của công việc, thời gian thực hiện đồng thời đảm bảo công bằng giữa các nhân viên với nhau Công việc cụ thể của từng nhân viên cũng cần được soạn thảo và thể hiện qua bảng mô tả công việc Ý nghĩa của bảng mô tả công việc không ch giúp ích cho nhân viên hiểu rõ công việc của mình mà còn ch rõ mối quan hệ giữa các bộ phận
Doanh nghiệp cũng cần lựa chọn nhân viên kế toán có đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng (làm việc nhóm, sử dụng máy tính, phân tích, đánh giá…), hiểu biết về quy trình kinh doanh, nhận thức được vai trò của ERP đối với công tác kế toán và có đạo đức nghề nghiệp Những tiêu chí này cần được quy định rõ ràng và là căn cứ để thực hiện trong quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên kế toán
Một công việc cũng cần được chú ý khi tổ chức bộ máy kế toán là phân quyền truy cập hệ thống Quy trình kế toán đã được xây dựng cùng với việc phân chia trách nhiệm rõ ràng sẽ giúp ích cho việc phân quyền truy cập trên hệ thống ERP Kế toán trưởng nên là người thực hiện công tác này và có trách nhiệm rất quan trọng Vì nếu việc phân quyền không hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống chứ không riêng gì đối với bộ phận kế toán Công việc phân quyền truy cập cũng cần được soạn thảo bằng văn bản và căn cứ trên chức vụ, vị trí của phần hành mà khai báo quyền được xem, thêm, sửa, xóa hợp lý
Ngoài việc quan tâm đến cơ cấu nhân sự kế toán, doanh nghiệp cũng cần lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp Trong điều kiện ứng dụng ERP, những giới hạn về không gian, quy mô, khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều…được khắc phục nên hình thức bộ máy kế toán có thể được xem xét và áp dụng nhiều hơn là hình thức tổ chức tập trung Sự lựa chọn này không mang tính chất bắt buộc, tuy nhiên, có thể thấy rằng, công nghệ thông tin ngày càng có tác động đến công tác kế toán trong việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán góp phần cung cấp thông tin hiệu quả hơn
Tóm lại, tổ chức bộ máy kế toán là công việc quan trọng và cần thiết ảnh hưởng đến thành công của việc ứng dụng ERP Khi thực hiện, doanh nghiệp cần đảm bảo việc ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời, đáng tin cậy; quy định rõ ràng các mối quan hệ và trách nhiệm của từng phần hành
Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện doanh nghiệp ứng dụng ERP mang những đặc thù riêng do chịu tác động của công nghệ thông tin Phần lớn
các dữ liệu ban đầu đều do các phòng ban khác nhập liệu, những hạn chế về thời gian và không gian cũng được khắc phục nên công việc của kế toán cũng như yêu cầu đặt ra đối với kế toán cũng có những thay đổi