Khi ứng dụng ERP, đầu ra của quy trình này là đầu vào của quy trình khác. Kế toán không thể xử lý khi thiếu thông tin cung cấp từ các phòng ban khác vì số liệu được đưa vào một lần và thống nhất trong suốt quá trình hoạt động tiếp theo Thế nên, công việc của kế toán chịu sự giám sát của các phòng ban khác như: bán hàng, mua hàng, tài chính… về mức độ hoàn thành Điều này cũng gây áp lực lên nhân viên thực hiện nhưng nhờ đó, các lỗi sai được phát hiện kịp thời, thông tin cung cấp đảm bảo tính tin cậy
Các thức làm việc theo quy trình sẽ ảnh hưởng, tương tác lẫn nhau giữa các bộ phận Cùng với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, bộ phận kế toán cũng cần xây dựng quy trình mới dành riêng cho kế toán và cần thống nhất với quy trình chung của toàn doanh nghiệp Quy trình này đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn người thực hiện và cụ thể hóa những yêu cầu công việc
cũng như thể hiện mối tương quan giữa các phần hành và phòng ban khác
Việc tuân thủ quy trình để đảm bảo tiến độ chung là cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc
Những yêu cầu cần thiết khi soạn thảo quy trình này là:
- Quy trình kế toán cần thống nhất với quy trình của toàn doanh nghiệp Như đã biết, ERP không phải là phần mềm kế toán mà là hệ thống
dành chung cho cả doanh nghiệp Thế nên, mọi hoạt động của kế toán đều bắt nguồn từ hoạt động của các bộ phận khác đã xử lý trước đó và kết quả xử lý của kế toán cũng ảnh hưởng đến bộ phận khác Kế toán không làm việc độc lập mà thừa hưởng kết quả từ hệ thống, chính vì vậy, giữa các quy trình cần nhất quán, không mang tính mâu thuẫn
- Quy trình kế toán cần được hướng dẫn chi tiết, rõ ràng, có hệ thống.
Để có thể thực hiện được điều này, khi xây dựng quy trình, kế toán cần xem xét các yếu tố liên quan về quá trình lập và luân chuyển chứng từ: căn cứ và cơ sở nhập liệu là gì, cần xử lý những dữ liệu nào, kết xuất cần phải cung cấp ra sao, việc thực hiện xét duyệt được tiến hành theo trình tự như thế nào…Hướng tiếp cận theo chu trình kinh doanh sẽ giúp cho kế toán hiểu rõ công việc ở mức độ chi tiết mà lại mang tính tổng quát vì nhìn thấy được sự tương tác của bộ phận với các bộ phận khác Bộ phận kế toán cũng cần xây dựng quy trình chung và quy trình chi tiết cho từng phần hành/cùng loại nghiệp vụ
- Quy trình kế toán cần được xem xét và góp ý bởi những người liên
quan. Việc soạn thảo quy trình đòi hỏi cần có thời gian và mang tính rõ ràng,
thống nhất Sự tiếp thu ý kiến của những đối tượng liên quan đối với bản thảo sẽ góp phần làm hoàn thiện quy trình Bên cạnh đó, kết quả của việc góp ý còn giúp cho quá trình thực hiện dễ dàng hơn trong thực tế Trước khi quy trình được ký duyệt chính thức, kế toán cũng cần rà soát lại nhiều lần và thống nhất về nội dung trên cơ sở ý kiến của những người liên quan đã đưa ra
- Quy trình kế toán cần được ký duyệt và có thời gian hiệu lực của việc
ban hành Quy trình được ban hành đòi hỏi tính tuân thủ, thế nên, công việc
ký duyệt là điều không thể thiếu và liên quan đến người soạn thảo quy trình, người xem xét quy trình, giám đốc, tổng giám đốc…Công việc ký duyệt nhằm phân chia rõ trách nhiệm đồng thời hợp pháp hóa phạm vi và nội dung của quy trình Thời gian hiệu lực cũng là điều quan trọng trong bất kỳ văn bản nào được ban hành Nó giúp cho người thực hiện quy trình hiểu rõ ngày ban hành,
thời gian quy trình được thực thi, bên cạnh đó, đây cũng là căn cứ thời gian quan trọng để nhận biết sự thay đổi giữa quy trình mới và quy trình cũ
- Quy trình kế toán cần được phổ biến đến những bộ phận liên quan.
Quy trình kế toán không ch có ý nghĩa đối với các thành viên trong bộ phận kế toán mà ngay cả các bộ phận khác cũng cần biết đến nó để hiểu rõ những yêu cầu và thủ tục cần thiết đế tiến hành công việc Ví dụ như phòng mua hàng cần quan tâm đến quy trình kế toán phải trả, phòng bán hàng cần quan tâm đến quy trình kế toán phải thu, bộ phận ngân quỹ cần quan tâm đến quy trình thanh toán…Do đó, trong quy trình kế toán cũng cần xác định rõ những bộ phận liên quan nào và phổ biến đến họ một cách rõ ràng nhằm đảm bảo hiệu quả làm việc chung của toàn doanh nghiệp
- Quy trình kế toán cần được cập nhật thường xuyên. Các yêu cầu mới
hoặc thực tế làm việc có thể làm cho một số nội dung quy trình trở nên không còn phù hợp Thế nên, những điều ch nh hoặc sửa đổi cần được xem xét nhằm giúp cho quy trình ngày càng hoàn thiện và quá trình làm việc hiệu quả hơn