Việc giảm nhẹ công việc tính toán cũng nh các thao tác bằng tay của các thanh toán viên theo dõi tiền vay đang là mục tiêu mà các chơng trình hiện đại hoá công nghệ ngân hàng rất quan tâm.
Với một quy trình giao dịch trực tiếp với khách hàng tại trụ sở chi nhánh NHNN & PTNT Láng Hạ. Khi một hợp đồng tín dụng đợc duyệt và cánbộ tín dụng tiến hành mở hợp đồng trên máy vi tính thì ngay lập tức hạn mức tín dụng sẽ đợc cài đặt sẵn và máy tính sẽ không cho phép thanh toán viên lập bút toán rút tiền vay quá hạn mức hợp đồng, làm nh vậy thanh toán viên sẽ không mất công cộng các phiếu rút tiền vay của khách hàng xem đã vợt hạn mức hay cha, cũng không sợ có sai sót trong việc tính toán nhầm dẫn đến việc phải điều chỉnh các bút toán không cần thiết.
Thứ hai, các cán bộ tin học ở NHNN & PTNT Láng Hạ nên quan tâm đến việc cài đặt một chơng trình thu lãi tự động cho các thanh toán viên. đối với các khách hàng vừa có tài khoản tiền gửi vừa có tài khoản tiền vay tại ngân hàng thì đến kỳ thu lãi từ 26-30 hàng tháng nên có một chơng trình thu lãi tự động trích thẳng số lãi phải thu trên tài khoản tiền gửi của khách hàng. Việc còn lại của thanh toán viên chỉ là đối chiếu số đã thu trên tài khoản tiền gửi với phiếu tính lãi in ra đã đợc cán bộ tín dụng và thanh toán viên kiểm tra khớp đúng. Sau đó lu vào sổ phụ phiếu tính lãi đó và thông báo cho khách hàng biết. Nh vậy việc thu lãi tự động này đã
làm giảm nhiều bút toán tính lãi thực hiện bằng tay của thanh toán viên, mặt khác tránh đợc việc thu thiếu, thu sót, thu nhầm giúp cho công việc thu lãi vừa đơn giản lại vừa hiệu quả hơn.
Song song với việc thu lãi tự động là việc nhập ngoại bảng tự động đối với khoản lãi không thu đợc từ ngày 26-30 hàng tháng. Máy sẽ tự động hất những khoản lãi cha thu đợc sang tài khoản lãi chờ thu và sau 90 ngày sẽ chuyển sang ngoại bảng. Việc còn lại của thanh toán viên là đối chiếu khớp đúng với phiếu lãi và in ra báo cáo lãi cha thu để báo cáo với giám đốc và in ra một bảng để kế toán theo dõi. Tuy nhiên có nhiều trờng hợp khách hàng chậm trả nợ do gặp khó khăn về tài chính và muốn gia hạn nợ, để tránh gây thiệt thòi cho khách hàng khi phải chịu lãi suất nợ quá hạn khi máy tự động cứ đến 90 ngày sẽ chuyển sang nợ quá hạn, thì Ngân hàng mà cụ thể là kế toán cho vay phải thông báo cho cán bộ tín dụng về khoản lãi cha thu đến hạn trớc 10-15 ngày để cán bộ tín dụng đôn đốc khách hàng nộp tiền vào tài khoản để trả nợ kịp thời hoặc làm thủ tục gia hạn nợ kịp thời tránh sự nhanh nhạy của máy tính, và để Ngân hàng không phải làm thủ tục chỉnh sửa.
Với tổ chức tín dụng lu động. Tại NHN0 và PTNT Láng Hạ, việc mở rộng thị trờng phần hoạt động của chi nhánh là vấn đề có tính chiến lợc nhằm phục vụ nhu cầu khách hàng ngày càng tăng, chi nhánh đã mở 2 phòng giao dịch tại Bách Khoa và tại Mai Dịch, về lâu dài sẽ trở thành một chi nhánh Ngân hàng cấp IV thực hiện một số nhiệm vụ kinh doanh chính nh huy động vốn và cho vay. ở đây việc nhận và chuyển giao vốn đợc thực hiện hàng ngày về trung tâm Láng Hạ. Tại mỗi địa bàn này, cán bộ tín dụng có thể kiêm luôn trách nhiệm thu lãi tiền vay với các món vay nhỏ lẻ, hộ sản xuất, gia đình, cá nhân. Tuy nhiên quanh vấn đề này còn một số mặt đáng quan tâm nh cha có điều khoản nào của NHN0 và PTNT Việt Nam, chi nhánh Láng Hạ hiện nay cho phép cán bộ tín dụng thu lãi tiền vay, đó là cha kể đến những việc có thể xảy ra nh cán bộ tín dụng thu lãi về tạm sử dụng hoặc thông
đồng với kế toán tham ô, lợi dụng tiền lãi thu đợc. Để thực hiện việc cán bộ tín dụng thu lãi cho vay đảm bảo thu đúng, thu đủ một phần nào đó hỗ trợ cho công tác tín dụng của Ngân hàng đạt kết quả tốt, nên chăng phải có những chỉ dẫn thực hiện cụ thể:
- Thông báo cho tất cả khách hàng và chính quyền địa phơng biết về việc cán bộ phụ trách địa bàn đợc thu lãi tiền vay.
- Ghi vào hợp đồng tín dụng một điều khoản thoả thuận là khách hàng nộp lãi cho cán bộ tín dụng phải có "Biên nhận thu lãi tiền vay" giao cho ngời nộp lãi lu giữ một liên (liên 2).
Sử dụng "Biên nhận thu lãi tiền vay" để giao cho cán bộ tín dụng thực hiện việc thu lãi. Biên nhận thu lãi tiền vay cần đóng thành quyển có sêri và số liên tục từ 1-30 hoặc từ 1-50 phù hợp với khối lợng công việc của cán bộ tín dụng từ 1-2 ngày. Mỗi số biên nhận gồm 3 liên, liên 1 thể hiện việc thu tiền - là chứng từ gốc- khi cán bộ tín dụng nộp tiền vào Ngân hàng lập "bảng kê thu nộp lãi tiền vay" kèm theo liên 01. Kế toán căn cứ vào tổng số tiền, tên ngời vay, số hợp đồng tín dụng hoặc số khế ớc trên bảng kê lập phiếu tạm thu lãi trên máy vi tính và hạch toán chi tiết vào từng hợp đồng tín dụng hoặc khế ớc vay tiền theo chế độ hiện hành, liên 2 giao cho khách hàng giữ, liên 3 do cán bộ tín dụng bảo quản làm căn cứ để cấp quyển biên nhận khác. Quyển "biên nhận thu lãi tiền vay" đợc bảo quản trong kho nh bảo quản ấn chỉ có giá. Việc xuất kho và giao nhận quyển này đợc thực hiện trên một biên bản giao nhận có ý kiến đề nghị của cán bộ tín dụng, trởng phòng tín dụng và phê duyệt của giám đốc Ngân hàng. Kế toán xuất kho ấn chỉ ghi rõ tên ng- ời nhận, sêri, quyển từ số ... đến số... Khi cán bộ tín dụng nộp liên 3 cũng đợc kế toán thanh toán phụ trách địa bàn của CBTD đó và trởng phòng kế toán kiểm soát nhập kho lu trữ theo tháng, theo địa bàn. Trớc khi một món vay đến hạn từ 5 đến 10 ngày kế toán thanh toán phải thông báo cho khách hàng và CBTD biết số gốc và
lãi còn phải nộp trả Ngân hàng để cán bộ tín dụng chủ động đôn đốc ngời vay thanh toán trả nợ. Cần quy định rằng, CBTD khi thu lãi của khách hàng phải nộp ngay vào Ngân hàng, trởng phòng tín dụng, kế toán phải kiểm tra định kỳ việc thu lãi của CBTD. Nếu chậm nộp hoặc tham ô, lợi dụng phải có hình thức kỷ luật thích đáng.