3.5.1. Chuẩn bị trước chương trình.
Sau khi kí hợp đồng tài trợ vào tháng 11/2008, chuyển khoản một phần tiền tài trợ và xin các giấy phép thực hiện chương trình, giấy phép quảng cáo, công ty Đông Tây Promotion phối hợp với công ty THP – nhãn hàng Trà Barley Không Độ tiến hành các công việc chuẩn bị cho từng tháng như sau:
- Thống nhất ngày và địa điểm quay hình trong tháng. Địa điểm thường là hội trường của một khách sạn năm sao trong thành phố.
- Thống nhất thiết kế sân khấu và phông chụp hình. Thiết kế sân khấu do công ty Đông Tây Promotion thực hiện và duyệt bởi công ty THP. Thiết kế sân khấu cần mang tính nghệ thuật và sang trọng, tùy theo từng tháng, sẽ có những điểm nhấn về kiểu
- Trong thời gian đó, công ty Đông Tây Promotion tiến hành xin giấy phép biểu diễn cho các bộ sưu tập trong ngày quay hình. - Công ty Đông Tây Promotion thiết kế kịch bản chương trình và
kết hợp với công ty người mẫu Professional Look (P.L) chọn người mẫu biểu diễn.
- Công ty Đông Tây Promotion và công ty THP thống nhất nội dung các bài giới thiệu chương trình trên báo và website.
- Đông Tây Promotion và Đài truyền hình TPHCM tiến hành lắp đặt máy quay, chuẩn bị sân khấu.
- Công ty THP chuyển phần thức uống tài trợ đến địa điểm quay hình.
- Trước đêm diễn, bộ văn hóa sẽ đến phúc khảo chương trình. Mục đích của việc phúc khảo là kiểm tra các bộ sưu tập có đúng theo giấy xin phép hay không và kiểm tra tính phù hợp với văn hóa truyền thống của người Việt Nam.
- Đạo diễn chương trình tập luyện cho người mẫu theo kịch bản để có phong cách biểu diễn phù hợp cho từng chương trình. - Việc quay hình được tiến hành hàng tháng, mỗi buổi quay từ 4
đến 5 bộ sưu tập để phát sóng cho 4,5 kì của tháng sau.
- Cuối cùng, để thu hút thêm nhiều người xem, Công ty Đông Tây Promotion cho đăng các bài giới thiệu chương trình mỗi tuần trên báo chí và website.
3.5.2. Trong chương trình.
Việc tài trợ cho chương trình “Thời trang và Cuộc sống” được thực hiện cho cả năm 2009. Hiện nay, sau 4 tháng hoàn thành và phát sóng, diễn biến được thực hiện theo chu kì sau:
- Lần quay hình mỗi tháng sẽ được chi nhỏ và phát sóng 4 hoặc 5 kì trong tháng tiếp theo.
- Mỗi tuần sẽ có một bài giới thiệu chương trình tiếp theo trên website của đài truyền hình TPHCM và trên website chính thức của Đông Tây Promotion.
- Website của công ty THP cũng thường xuyên cập nhật bài giới thiệu những chương trình đã diễn ra.
- Hàng tháng, công ty THP có hợp đồng với công ty nghiên cứu thị trường TNS để thực hiện các nghiên cứu về độ nhận biết và nhận thức của người tiêu dùng về sản phẩm Trà Barley Không Độ.
- Ngoài ra, doanh số bán hàng của sản phẩm được cập nhật hàng ngày từ phòng kinh doanh của công ty qua hệ thống máy vi tính.
3.5.3. Sau chương trình.
Mỗi tháng, công ty THP và công ty Đông Tây Promotion sẽ thực hiện những bước tiếp theo sau:
- Sau mỗi tuần phát sóng, chương trình của tuần đó sẽ được Đài truyền hình TPHCM đưa lên phát trực tuyến trên mạng internet, website chính thức của Đài truyền hình TP.HCM.
- Hình ảnh của chương trình cũng được đăng lên website chính thức của Đài truyền hình TP.HCM và của công ty Đông Tây Promotion.
- Mỗi đầu tháng, phía thực hiện là công ty Đông Tây Promotion phải đánh giá lại hiệu quả truyền thông, các chỉ số truyền thông
trợ. Việc này nhằm giúp nhà tài trợ có một cái nhìn tổng quát về chương trình và chỉnh sửa những mặt còn yếu kém.
- Ngoài ra, phía tổ chức phải thu hình lại tất cả chương trình trong tháng đã phát sóng và gửi về cho nhà tài trợ để thanh toán khoản kinh phí tài trợ. Do có quyền sử dụng các hình ảnh, thông tin của chương trình để quảng bá nên hàng tháng, công ty THP đều cập nhật hình ảnh và thông tin trên website chính thức của công ty.
- Trong suốt quá trình ghi hình, có rất nhiều nhà báo, phóng viên ảnh đến để lấy tin đăng bài, đó sẽ trở thành những mục thời trang của các báo Phụ nữ, Cẩm nang mua sắm,…
- Tốc độ phát triển internet hình thành nhiều trang báo mạng, các bộ trang phục được biểu diễn trong chương trình cũng được đăng hình và nhanh chóng lan rộng, trở thành một xu hướng thời trang mới trong công chúng.