III. Về phía doanh nghiệp
4.Lập kế hoạch tham gia
Một khi đã có quyết định tham gia, các doanh nghiệp cần phải có rất nhiều thông tin để định kế hoạch và lập dự án một cách thành công.
Hai loại thông tin cần thiết đó là :
- Thông tin về bản thân Hội chợ Triển lãm thơng mại. - Thông tin về thị trờng.
Trong đó, thông tin bản thân Hội chợ Triển lãm thờng bao gồm:
Stt Thông tin về bản thân Hội chợ Triển lãm thơng mại
1 Tên Hội chợ Triển lãm 2 Địa điểm và thời gian tổ chức
3 Tên, địa chỉ những ngời tổ chức và kinh nghiệm của họ 4 Loại hình và chủ định của Hội chợ Triển lãm
5 Tần số xuất hiện và danh tiếng của Hội chợ Triển lãm 6 Những lý do để đề nghị tham gia, những mục tiêu đặc biệt 7 Những sản phẩm tiềm năng và triển vọng thị trờng
8 Qui mô khu vực hội chợ, chỗ trng bày, cách sắp xếp
9 Thông tin về hội chợ trớc: số lợng doanh nghiệp tham giavà phản ứng, khách thăm.
10 Những tiện nghi vật chất
11 Khả năng đáp ứng những dịch vụ của ngời bản xứ 12 Những qui định về bảo hiểm và an ninh
13 Thời hạn chuẩn bị catalogue và biểu giá quảng cáo
14 Khả năng quảng cáo bằng những áp phích bên trong Hội chợ Triển lãm
15 Thời hạn, cách thức quảng cáo trên báo chí của BTC 16 Những qui định về bao bì hàng triển lãm
17 Thời hạn chuyển giao gian hàng và hàng hóa 18 Địa điểm khách sạn và giá thuê
19 Những dịch vụ bổ sung khác
Thông tin về thị trờng bao gồm :
Thông tin thâm nhập thị trờng (biểu thuế, lệ phí, các qui định…)
Thông tin về triển vọng của thị trờng.
Thông tin về sự cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh
Những yêu cầu của thị trờng đối với sản phẩm (chất lợng, bao bì, kiểu dáng..).
Thông tin về vận chuyển ( phơng thức, giá cả…)
Thông tin về thông báo và quảng cáo.