- Các tổ chức cạnh tranh của Côngty thờng là những nhà in, côngty in, các
5. Đặc điểm tổ chức quản lý tại côngty in Tài Chính
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là theo đơn đặt hàng. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng với bộ máy gọn nhẹ theo chế độ một thủ trởng, trực tiếp chỉ đạo, chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý chức năng, khách hàng và toàn thể cán bộ công nhân viên về mọi hoạt động của công ty. Phân công, phân nhiệm rõ ràng chặt chẽ. Đây là một trong những thế mạnh của công ty. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản ở công ty in tài chính nh sau: Giám đốc Phó giám đốc SXKD Phó giám đốc kỹ thuật Phòng Kế Hạch vật tư Phòng
kỹ thuật Phòng kế toán tài vụ Phòng sản xuất Phòng tổ chức hành chính Bộ phận trực tiếp PX chế
bản Phơi bản Cắt pha giấy Pha chế mực hoá chất
Đóng gói In sản phẩm Pha, cắt sản phẩm theo yêu cầu Kho thành phẩm Kiểm tra KCS In số(nếu có)
Sơ đồ 3:Bộ máy tổ chức quản lý ở Công Ty In Tài Chính.
Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ chức năng
Theo sơ đồ trên, đứng đầu công ty là giám đốc, có trách nhiệm:
+ Điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty.
+ Quyết định các phơng án sản xuất kinh doanh, phơng án đầu t và phát triển năng lực của công ty.
+ Quyết định các vấn đề về cán bộ, lao động, tiền lơng, bồi dỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công chức.
+ Xây dựng quy chế lao động, tiền lơng, khen thởng, kỷ luật áp dụng cho công ty theo quy định của nhà nớc và BTC.
+ Tạo điều kiện cần thiết để kế toán trởng thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình theo đúng chế độ Tài chính- Kế Toán do nhà nớc quy định.
Dới giám đốc là hai phó giám đốc:
+ Phó giám đốc kỹ thuật: chịu trách nhiệm trớc về mọi hoạt động tiêu chuẩn hoá, đo lờng và kiểm tra chất lợng sản phẩm; nghiên cứu đề xuất các phơng án, kế hoạch ngắn hạn và dài hạn nhằm đổi mới nâng cao chất lợng sản phẩm.
+ Phó giám đốc sản xuất kinh doanh: Giúp giám đốc giải quyết các vấn đề về chất lợng, giá cả, phơng thức thanh toán với khách hàng và điều hành hoạt động của công ty tại chi nhánh TP. Hồ Chí Minh.
Dới giám đốc và phó giám đốc là các phòng ban:
+Phòng kế hoạch vật t: Nhận và triển khai ở tất cả các phân xởng, cung cấp đầy đủ vật t đúng chủng loại, chất lợng cho các bộ phận; nghiên cứu, thiết kế công nghệ sản xuất, cung cấp mẫu, bản thảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật cho các bộ phận; cung cấp lịch điều độ cho các giám đốc và các phân xởng; kết hợp với phòng Kế Toán -Tài Vụ tính toán giá thành; soạn thảo các nội dung ký kết hợp đồng kinh tế và theo dõi việc thực hiện; quản lý vật t, kho tàng, phơng tiện vận tải, xuất nhập khẩu hàng hoá…
+ Phòng kỹ thuật: Tham mu cho giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật, quy trình công nghệ SX, kiểm tra chất lợng sản phẩm, chất lợng nguyên liệu đa vào.
+ Phòng Kế Toán-Tài Vụ: Tham mu và giúp việc cho giám đốc quản lý về mặt kế toán, thống kê tài chính. Nhiệm vụ của phòng là lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch kế toán; theo dõi kịp thời, liên tục về các hệ thống, các số liệu về sản lợng, tài sản, nguồn vốn và các quỹ hiện có tại công ty; tính toán các chi phí, lỗ, lãi, các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ kế toán và thông tin kinh tế của Nhà nớc; Phân tích hoạt động kinh tế qua từng thời kì; lập kế hoạch giao dịch với Ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán kịp thời; thu chi tiền mặt, tài chính và hạch toán kinh tế; quyết toán tài chính và lập báo cáo tài chính đồng thời cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh, làm cơ sở cho ban giám đốc ra các quyết định sản xuất kinh doanh.
+ Phòng sản xuất kinh doanh: Làm nhiệm vụ tiếp thị, tiếp nhận các hợp đồng nghiên cứu, đặc điểm nhu cầu của thị trờng để đề ra phơng án tiếp thị thích hợp đồng thời lập các kế hoạch về tiền vốn cũng nh kế hoạch về tiêu thụ sản phẩm.
+ Phòng Tổ Chức-Hành Chính: Tham mu cho giám đốc về mặt tổ chức cán bộ và nhân sự, công tác lao động, tiền lơng, tổ chức các phong trào thi đa khen thởng, kỷ luật, công tác bảo vệ tự vệ. Nhiệm vụ của phòng là xây dựng cơ chế bộ máy quản lý phù hợp với năng lực và trình độ; quản lý tình hình số lao động, ngày công, giờ công, đánh giá chất lợng theo tháng, quý, năm, cân đối lao động chung trong toàn ngành công ty để có kế hoạch bổ xung khi cần thiết; xây dựng phơng án trả lơng và kiểm duyệt chi lơng; thực hiện công việc hành chính nh: văn th, y tế, quản trị, hội nghị, tiếp thị, tiếp khách Sắp xếp nơi làm việc, và các hoạt động đối nội đối ngoại…
của công ty.
+ Phân xởng Vi Tính- Chế bản: Có nhiệm vụ nhận bông bài, ma-két, phiếu cụ thể của phòng kế hoạch -vật t giao cho; đọc kỹ bông bài, ma-két, phiếu để không bị ách tắc, sai sót trong sản xuất kinh doanh của bộ phận mình và các bộ phận khác có liên quan; quản lý chặt chẽ sản phẩm do mình làm ra, có giao nhận, ký nhận giữa các
bộ phận; đảm bảo đúng với quy trình quản lý giao dịch; mọi sai hỏng, ách tắc gây ảnh hởng đến các bộ phận khác phải chịu trách nhiệm trớc phòng Kế hoạch – Vật t và giám đốc.
+Phân xởng offset và Typô có nhiệm vụ: Nhận nhiệm vụ hoặc phiếu, đọc kỹ phiếu trớc khi giao nhiệm vụ cho máy, đồng thời phải tổ chức hợp lý, đảm bảo yêu cầu cả về số lợng và chất lợng, thời gian sản phẩm.
- Nhận giấy in và ký nhận giấy theo quy trình: kiểm tra số lợng, chất lợng, quản lý và chịu trách nhiệm về số giấy đã nhận.
- Kiểm tra và phân loại sản phẩm A, B, C của các loại sản phẩm in.
- Giao đủ số lợng theo đúng thời gian, đạt chất lợng theo kênh điều độ, chuyển phiếu giao nộp sản phẩm cho phân xởng thành phẩm.
+Phân xởng Thành Phẩm: Phân xởng thành phẩm với chức năng giải quyết vật t chính cho sản xuất, đồng thời là nơi hoàn chỉnh các công đoạn tiếp theo và sản phẩm đợc đúc kết giao hàng.
- Bộ phận xén giấy: Nhận phiếu, nhận giấy từ kho về để giao cho máy in và các bộ phận trong công ty. Bảo quản cẩn thận sản phẩm cha xuất kho, giấy cha giao hết cho các phân xởng theo đúng tiến độ.
-Bộ phận thành phẩm và biên lai hoá đơn: Nhận các sản phẩm từ bộ phận khác về phân xởng mình, tổ chức kiểm điểm, kí nhận với các tổ in; Khi sản phẩm đã đảm bảo tính mĩ thụât, mĩ thuật, đạt tiêu chuẩn theo đúng quy định thì đồng loạt; bó gói sản phẩm đúng số lợng, có bao bì, ghi tên, ngày tháng đóng gói sản phẩm giao nhận, kí đầy đủ với kho và khách hàng, giao hàng khi có lệnh xuất kho.
- Bộ phận vận chuyển bốc vác: Vận chuyển theo kế hoạch của công ty trên cơ sở lệnh bốc hàng; giao hàng đầy đủ, kí nhận với khách hàng về số hàng giao, báo cáo với phòng kế hoạch và nộp hoá đơn cho phòng kế toán-tài vụ của công ty.