3. Đặc điểm tổ chức kế toán một số phần hành chủ yếu tại Công ty
3.3. Kế toán thanh toán
Công nợ luôn là một trong những nghiệp vụ rất quan trọng trong hoạt tài chính của Công ty. Vì nó liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty đối với các đối tượng có quan hệ trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, ngoài ra nó còn phản ánh các khoản công nợ trong nội bộ Công ty. Đó chính là các khoản thanh toán nội bộ.
Các khoản thanh toán nội bộ trong Công ty bao gồm các khoản tạm ứng cho các đội, các phòng trực tiếp sản xuất tính theo từng công trình; các khoản phải trả cho nhân viên như lương,BHXH … đối với khối quản lý; các khoản phải thu và phải trả cho Tổng công ty.
Đối với các khoản tạm ứng kế toán mở sổ chi tiết TK 141.1 và 141.3 trong đó chi tiết theo từng công trình. Từ các giấy đề nghị tạm ứng, sau khi được giám đốc phê duyệt sẽ được chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi, thủ quỹ viết phiếu chi và chi tiền rồi chuyển cho kế toán liên quan phản ánh vào sổ chi tiết TK 141, TK 111. Sau khi được xét duyệt và ghi sổ thì các khoản tạm ứng này sẽ được ghi vào TK 622 để phục vụ cho việc tính giá thành của từng công trình.
Biểu 9: Trình tự ghi sổ tạm ứng theo hình thức chứng từ ghi sổ
Nguyễn Thị Nga 30 Kiểm toán 45A
Giấy đề nghị tạm ứng
Sổ quỹ Phiếu chi
Sổ chi tiết
TK 141,111 Chghi sứng tổừ
Các loại sổ sách mà kế toán sử dụng là sổ quỹ, sổ chi tiết TK 141, và các chứng từ ghi sổ.
Đối với các khoản phải trả cho nhân viên như lương, BHXH… thì cuối tháng sau khi tính được các khoản lương thực lĩnh của nhân viên thì kế toán hạch toán trực tiếp các khoản phải trả vào TK 334, 335. Sau khi bù trừ công nợ cho nhân viên, kế toán chi trả tiền lương và hạch toán trực tiếp vào TK 111.
3.3.2. Thanh toán với người mua, người bán
Đặc điểm của các Công ty trong lĩnh vực tư vấn trong xây dựng cơ bản là các khoản phải thu và các khoản phải trả thường rất lớn và đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định hiệu quả kinh doanh của Công ty. Vì vậy kế toán thanh toán với người bán, người mua và trình tự hạch toán công nợ phải trả phải được tổ chức một cách chặt chẽ và theo một quy trình cụ thể. Do các khoản thanh toán khá lớn và quan hệ thanh toán chủ yếu thực hiện bằng chuyển khoản nên phần hành này do kế toán chuyên trách đảm nhận đó là kế toán thanh toán.
Để hạch toán kế toán sử dụng các loại sổ sách như sổ chi tiết các TK 131, 133,138, 331, 333… và các chứng từ ghi sổ.
Các sổ chi tiết TK 131, 331 được theo dõi riêng theo từng khách hàng tức là mỗi khách hàng sẽ được theo dõi riêng trên một tờ sổ. Thông thường mỗi khách hàng sẽ được tổ chức trên một trang sổ. Còn với khách hàng không có quan hệ thanh toán thường xuyên với Công ty và có các khoản thanh toán ít thì được tổ chức chung trên một tờ sổ và được ghi vào phải thu hoặc phải trả các công trình khác. Khi có một khách hàng mới thì khách hàng đó sẽ được mở một trang sổ mới trong đó ghi chi tiết các khoản công nợ phải trả đối với khách hàng
đó (TK 131). Ngoài ra khi một khách hàng có yêu cầu ứng trước thì kế toán phải dựa vào các chứng từ ghi sổ đồng thời ghi vào sổ chi tiết TK 131, 112. Một đặc điểm khác là Công ty thường nhận làm cho các Công ty khác một số công trình như nhận khảo sát thiết kế và tư vấn giám sát cho các công trình của TEDI, tổng 6, tổng 2… hay nói cách khác là công ty trở thành nhà thầu phụ cho các công ty đó. Khi đó công ty sẽ mở sổ chi tiết TK 131 là TK phải thu từ các nhà thầu chính. Ngoài ra cũng phải chú ý rằng có những công trình công ty lại thuê các công ty khác làm hay là thuê các nhà thầu phụ. Khi đó kế toán mở chi tiết TK 331 là tài khoản phải trả các nhà thầu phụ.
Biểu 10: Trình tự hạch toán thanh toán với người mua người bán.
Nguyễn Thị Nga 32 Kiểm toán 45A
Chứng từ gốc Hợp đồng với bên B Giấy báo nợ của Ngân h ngà Hợp đồng với nh thà ầu phụ Sổ chi tiết TK 131 Sổ chi tiết TK 331 Chứng từ ghi sổ V o máyà
Đặc điểm của các sản phẩm trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế các công trình xây dựng cơ bản là theo thời gian hoàn thành các công trình nên thời gian thực hiên tư vấn giám sát, thiết kế kĩ thuật hay thiết kế bản vẽ thi công các công trình thường là khá dài. Vì vậy khi thực hiện quyết toán thì sẽ thực hiện quyết toán theo khối lượng công việc hoàn thành hoặc theo phần trăm công việc theo thoả thuận trong hợp đồng giữa chủ đầu tư và bên thi công. Khi đó kế toán mở sổ chi tiết TK 511 và được chi tiết theo từng công trình. Khi kế toán tổng hợp đưa các số liệu vào máy tính thì ngay lập tức phần mềm trên máy tính sẽ đưa ra sổ cái các TK 131, 331, 511 và các tài khoản khác có liên quan.
PHẦN III
KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM