II. Thực tế công tác kếtoán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩ mở Công ty dệt may
3.2.Thủ tục xuất kho
3. Hạch toán chi tiết thành phẩm
3.2.Thủ tục xuất kho
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng tạo kho của Công ty kế toán sử dụng hoá đơn kiểm phiếu xuất kho. Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho là một loại chứng từ phản ánh xuất kho thành phẩm bán cho khách hàng. Hoá đơn này đợc lập thành 4 liên.
Liên 1: Lu tại phòng cung tiêu Liên 2: Lu tại phòng tài vụ Liên 3: Lu tại kho
Liên 4: Giao cho khách hàng
- Phòng kế hoạch: Lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, một liên giao cho khách hàng, một liên chuyển phòng kế toán. Sau đó xuống kho nhận hàng cùng ngời mua.
- Tại kho: Thủ kho căn cứ vào hoá đơn kiểm phiếu xuất kho đã có chữ ký của các bên có liên quan tiến hành giao hàng theo số lợng và chủng loại ghi trong hoá đơn và lu một liên hoá đơn đó.
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đợc trình bày trong 4 mẫu trang bên.
Đối với việc xuất kho giao hàng cho đại lý, cửa hàng giới thiệu sản phẩm thì khi khách hàng cầm lệnh xuất kho đã có số thực xuất lên phòng kinh doanh để nhân viên phụ trách phần đó viết phiéu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu này đợc lập 3 liên:
Liên 1: Lu tại phòng kế hoạch vật t Liên 2: Dùng để vận chuyển nội bộ Liên 3: Dùng để thanh toán
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đợc trình bày theo mẫu 7
mẫu số 7:
Sổ xuất kho thành phẩm (hàng nội địa) Quí I/2002
Ngày Tên khách hàng
Số lợng Polo Shirt
Coston thêu … Tshirt
25/1 Chị huyền 50 35 10 … 8
26/1 Chú thành 40 10 15 …
… … … … … …
Cộng 65.348 5.000 3.580 … 2.560
Mẫu số nhập kho thành phẩm cũng tơng tự mẫu xuất kho thành phẩm. Dựa vào các sổ chi tiết này, phòng kế hoạch vật t sẽ lập báo cáo về khả năng tiêu thụ của từng chủng loại hàng để gửi cho Ban giám đốc để có thể quyết định hớng sản xuất của chu kỳ hạch toán tiếp theo.
Phòng kế
Cuối tháng hoặc cuối quý, thủ kho cùng nhân viên ghi chép ở phòng cung tiêu đối chiếu số liệu sau đó đối chiếu với phòng tài chính kế toán. Do cuối tháng mới tính đợc giá thành cho nên sau khi đối chiếu đợc số chính xác nhập - nhập - xuất - tồn trong kỳ kế toán thành phẩm lập bảng kê nhập -xuất - tồn kho thành phẩm để theo dõi sự biến động của thành phẩm trên cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị và đợc lập riêng cho hàng nội địa, hàng xuất khẩu. Phơng pháp lập đợc trình bày ở phần sau.
Mẫu số 8:
Sổ tổng hợp nhập xuất kho thành phẩm–
(hàng nội địa) quý I 2002
tên sản phẩm
đv tính D Đ quý Nhập trong quý xuất trong quý tồn
t1 t2 t3 t1 t2 t3 po lo shit cái 30 600 900 800 615 905 800 10 co ton thêu nt 35 700 800 600 715 800 605 15 tshit nt 50 900 500 650 920 500 655 25 … … … … … … … … … cộng 5000 6000 53000 2300 4500 5900 45600 12300
Việc đối chiếu số liệu giữa các bộ phận đợc tiến hành chặt chẽ tỉ mỉ theo từng loại thành phẩm.
3.3. Kế toán tổng hợp thành phẩm
Do đặc điểm thành phẩm của Công ty có nhiều loại thành phẩm, với nhiều chủng loại khác. Để theo dõi tình hình biến động thờng xuyên của tài sản và hàng kho, Công ty đã áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Để phản ánh, theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, kế toán sử dụng bảng kê số 8 - Bảng nhập, xuất, tồn kho thành phẩm. Bảng kê này đợc lập vào cuối quý theo dõi sự biến động của thành phẩm trên cả hai chỉ tiêu: số lợng và chất lợng.
Cơ sở để ghi bảng kê này là bảng kê nhập, xuất, tồn kho thành phẩm của quý trớc và các sổ chi tiết theo dõi nhập xuất thành phẩm trong quý.
Nguyên tắc ghi bảng kê: Mỗi chủng loại thành phẩm đợc ghi trên một dòng để tiện theo dõi.
Cách lập bảng kê:
- Số tồn đầu quý: Chuyển số tồn cuối quý của bảng kê số 8 quý trớc sang
- Phần nhập trong quý: Kế toán tập hợp và phân loại cá sản phẩm từ các sổ chi tiét nhập, xuất thành phẩm trong quý để ghi vào chỉ tiêu số lợng. Đồng thời tập hợp chi phí và tính giá thành thực tế của thành phẩm để ghi vào cột thành tiền.
Tồn cuối quý= Tồn đầu quý + Nhập trong quý - Xuất trong quý
ở Công ty Dệt may Hà Nội kế toán áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hoạch toán hang tồn kho. Căn cứ vào số liệu trên bảng nhập, xuất, tồn thành phẩm và sổ chi tiết giá vốn hàng bán kế toán ghi sổ tổng hợp.
Nhật kýchứng từ số 8
Quý I năm 2002
stt
Số hiệu t k ghi nợ
Các tài khoản ghi có 511 155
1 111 Tiền mặt 2.002.037.900
2 131 Phải thu khách hàng 77.077.273
3 112 Tiền gửi ngân hàng 295.128.900
4 623 Giá vốn hàng bán 4.000.000.000
… … … …
Cộng 6.000.000.000 4.000.000.000
* Khi nhập kho thành phẩm từ phân xởng sản xuất hoàn thành kế toán ghi Nợ KT 155: Giá thành công xởng
Có TK 154: Thực tế nhập kho
* Cuối tháng, kế toán căn cứ vào số liệu của kế toán tính giá thành chuyển lên để ghi giá thành công xởng thực tế nhập kho vào phần ghi Nợ TK 155, Có TK 154 của bảng kê số 8. Tổng hợp bảng kê số 8 cuối quý I/2002 có số liệu sau:
Nợ TK 155: 2.900.000.000 Có TK 154: 2.900.000.000
* Thành phẩm khi xuất kho bán cho khách hàng kế toán ghi trên nhật ký chứng từ số 8:
Nợ TK 632: 3.500.000.000 Có TK 155: 3.500.000.000
* Khi xuất kho thành phẩm làm mẫu cho các đại lý hoặc biếu tặng, phục vụ bán hàng kế toán ghi trên nhật ký chứng từ số 8
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Có TK 155: Thành phẩm
- Cột “số d đầu năm”; Đợc chuyển từ số d cuối tháng 12 của sổ cái TK đó năm trớc sang tơng ứng với d nợ hoặc d có.
- Phần ghi có các TK, đối ứng nợ TK : Ghi tất cả các TK đối ứng với phát sinh nợ… của TK ghi sổ cái.
- Dòng cộng số phát sinh nợ: Tổng số phát sinh Nợ theo từng tháng của tài khoản, lấy số liệu ở bên nợ trên tài khoản chữ T của tài khoản ghi sổ cái.
- Dòng tổng số phát sinh có: Đợc lấy chỉ ở một dòng của phát sinh có trên tài khoản chữ T của TK ghi sổ cái.
- Số d cuối tháng: Tuỳ theo tài khoản ghi sổ cái có số d nợ hoặc có dể cộng với số phát sinh nợ hoặc có trừ đi số phát sinh có hoặc nợ để tính ra số d cuối tháng của tài khoản là d nợ hay d có. Mẫu số 10: Sổ cái TK 155 - Thành phẩm Năm 2002 Số d đầu năm Nợ Có Đơn vị tính: Đồng
Ghi Có các tài khoản T1 T2 T3
TK 154 750.875.207 780.765.673 420.984.742
Cộng số phát sinh Nợ 750.875.207 780.765.673 420.984.742 Tổng số phát sinh Có 1.291.818.656 754.283.154 441.443.787 Số d cuối tháng Nợ 8.199.101 34.681.620 14.222.575
Có