Phòng tài chính -kế toán hiện nay có 15 cán bộ công nhân viên, trong đó có một kế toán trởng và một phó kế toán trởng. Các nhân viên hầu hết đợc đào tạo tại các trờng đại học chính quy có nghiệp vụ chuyên môn về tài chính- kế toán. Dới sự
quản lý điều hành của kế toán trởng là phó kế toán trởng và các ban bao gồm: Ban tài chính, ban đầu t và phát triển vốn, ban kế toán, ban tài chính- kế toán cơ quan. Nhiệm vụ các ban:
+ Ban tài chính: tham mu và giúp kế toán trởng quản lý điều hành vốn, tài sản và các quỹ của Công ty, hớng dẫn và thực hiện các chế độ quản lý trong Côngty.
+ Ban đầu t - phát triển vốn: có nhiệm vụ tham mu và giúp việc cho kế toán trởng quản lý tài chính trong lĩnh vực đầu t phát triển.
+ Ban kế toán: tham mu và giúp việc cho kế toán trởng quản lý trong lĩnh vực hạch toán kế toán.
+ Ban tài chính- kế toán cơ quan văn phòng công ty: là bộ phận bảo đảm chỉ tiêu thờng xuyên cho khối cơ quan công ty và hạch toán kế toán nghiệp vụ phát sinh trong khối cơ quan .
Tại các đơn vị có phòng tài chính- kế toán có nhiệm vụ đảm bảo chỉ tiêu thờng xuyên cho các đơn vị, hạch toán kế toán và hạch toán nghiệp vụ phát sinh tại các đơn vị.
Kế toán trư ởng
Phó kế toán trư ởng
Ban tài
chính - phát triểnBan đầu tư Ban kế toán Ban TC- KT CQVPCTY
Phòng TC- KT XN XD MB Phòng TC- KT XN XD MT Phòng TC- KT XN XD MN Phòng TC- KT DV VTHK Phòng TC- KT CN kinh doanh bán lẻ XDMB Phòng TC- KT CN kinh doanh bán lẻ XDMN Tổ chức bộ máy kế toán:
2.1.4.2. Tổ chức hệ thống tài khoản sổ sách báo cáo kế toán của Công ty.
• Tổ chức thực hiện và vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính. Nhng vì tính chất đặc thù của ngành xăng dầu nên trong hệ thống tài khoản kế toán, Công ty áp dụng hầu hết các tài khoản cấp I, cấp II trong việc mở sử dụng cũng nh nội dung và phơng pháp ghi chép, ngoài ra Công ty còn mở thêm một số tiểu khoản theo các mã quản lý đơn vị trực thuộc, mã quản lý hàng hoá, mã quản lý kho hàng...
• Chế độ kế toán áp dụng với các Công ty.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12. Đơn vị tiền tệ để ghi chép là đồng Việt Nam. Nguyên tắc và phơng pháp để chuyển đổi các đồng tiền khác đợc quy định sử dụng tỷ giá hạch toán và cuối mỗi tháng kế toán đánh gía lại số d ngoại tệ của các tài khoản theo tỷ gía giao dịch bình quân ngày cuối tháng của thị tr- ờng liên ngân hàng để ghi sổ kế toán. Nguyên tắc kế toán nhập xuất, tồn kho hàng hoá đợc phản ánh theo giá thực tế. Mỗi lần nhập hàng thì giá đợc tính là giá thực tế nhập kho bao gồm giá CIF và giá C&F cộng với các chi phí mua thực tế nh chi phí thuê kho, chi phí vận chuyển bảo quản... Còn khi xuất kho hàng hoá thì giá thực tế xuất kho theo phơng pháp gía thực tế bình quân hàng lu chuyển trong kỳ.
Kế toán tổng hợp hàng hoá tại Công ty áp dụng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.Về kế toán tài sản cố định, phơng pháp đánh giá là theo nguyên giá và theo giá trị còn lại.
• Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán.
Căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng nh trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị phơng tiện kỹ thuật kế toán, Công ty đã đợc lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung và hệ thống sổ kế toán bao gồm: sổ kế toán tổng hợp-nhật ký chung, sổ cái và các sổ chi tiết.
Với hình thức kế toán Nhật ký chung toàn bộ chơng trình hạch toán đợc ghi chép, tính toán, lập báo cáo bằng máy vi tính quy trình hạch toán tổng hợp kết chuyển số
liệu giữa các sổ kế toán đã đợc cài đặt sẵn trong máy, các kế toán viên chỉ căn cứ vào chứng từ gốc hạch toán vào sổ nhật ký chung các phần hành của mình, cung cấp các số liệu trên cơ sở các số liệu đó máy tính sẽ phân loại lập nên các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các bảng biểu báo cáo.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung:
1. Hàng ngày căn cứ vào những chứng từ gốc hợp lệ nhân viên kế toán hạch toán vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian, sau đó từ sổ nhật ký chung lập vào sổ cái.
2. Trờng hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ từ chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng ghi vào sổ cái
3. Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết.
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký đặc
biệt Sổ nhật ký chung Sổ , thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra
4. Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết 5. Căn cứ sổ cái lập bảng cân đối các tài khoản.
6. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu, nếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái, và bảng tổng hợp chi tiết thì sẽ đợc dùng để lập các báo cáo tài chính .
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng hoá và xác định kết quả bán hàng của công ty xăng dầu hàng không Việt nam.
2.2.1. Các đối tợng cần quản lý liên quan đến tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
* Mặt hàng kinh doanh: Thị trờng ngày càng đợc mở rộng, quy mô và vốn kinh doanh ngày càng lớn, do vậy các mặt hàng kinh doanh của công ty ngày càng đa dạng. Hiện nay, VINAPCO đã đa dạng hoá kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau: nhiên liệu JA1, DO, xăng A83, A92, dầu FO, dầu nhớt thoả mãn nhu cầu bôi trơn cho tất cả các loại máy móc, thiết bị xe cộ...Nh vậy không những mặt hàng kinh doanh của Công ty chỉ phục vụ cho ngành Hàng không mà hiện nay Công ty rất chú trọng đến phát triển mặt hàng phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng.
Hàng hoá của Công ty đợc mã hoá bằng các chữ cái và chữ số theo yêu cầu quản lý và đảm bảo khả năng gợi nhớ, không trùng. Kế toán lập danh điểm sản phẩm sau đó căn cứ vào danh điểm sản phẩm hàng hoá sẵn có thực hiện khai báo vào máy.
Mã sản phẩm Tên sản phẩm
02 03 04 05 06 ... Dầu DO Xăng A83 Dầu FO Dầu mỡ nnhờn Xăng A92 ...
Khai báo vào danh mục hàng hoá trong máy mã sản phẩm hàng hoá và tên sản phẩm hàng hoá. Mỗi thứ sản phẩm hàng hoá đợc khai báo trên một dòng.
* Chứng từ sử dụng đợc mã hoá bằng các ký tự là chữ số, chữ cái sao cho đảm bảo yêu cầu không trùng lặp và phù hợp với yêu cầu quản lý. Đối với mỗi loai chứng từ cần sử dụng, kế toán phải khai báo cài đặt vào danh mục chứng từ về mã chứng từ và tên chứng từ, đồng thời phải xây dựng đợc màn hình nhập liệu của chứng từ đó. Khi thực hiện nhập liệu cho chứng từ, kế toán chỉ cần chọn loại chứng từ, trên máy sẽ xuất hiện giao diện nhập liệu của loại chứng từ đó và kế toán chỉ việc thực hiện nhập dữ liệu vào các ô nhập liệu trên màn hình. Ví dụ: Giấy báo có ngân hàng: BC
* Công ty sử dụng hệ thống và số hiệu tài khoản theo đúng hệ thống kế toán ban hành, do đó việc mã hoá các tài khoản là sử dụng số hiệu theo quy định. Đồng thời căn cứ vào các danh mục tài khoản chi tiết cần sử dụng để thực hiện mã hoá các tài khoản chi tiết.
Ví dụ: TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đợc mở chi tiết thành TK 5111 và TK 5113.
Trong TK 5111 có TK 51111: Doanh thu bán trong nớc đợc mở chi tiết cho từng loại hàng: TK 5111101: Jet A1
TK 5111102: Dầu DO.
Ra đời hoạt động hoạt động trong nền kinh tế thị trờng, để đạt đợc mục đích tìm kiếm và tối đa hoá lợi nhuận công ty đã tìm ra các biện pháp đẩy mạnh bán hàng đó là đa phơng thức bán. Công ty áp dụng 2 phơng thức cụ thể sau:
2.2.2.1. Bán buôn trực tiếp cho khách hàng
Đối với các đối tợng khách hàng ngoài hàng không có nhu cầu mua khối lợng lớn thì trực tiếp ký hợp đồng với Công ty và Công ty trực tiếp thực hiện hợp đồng. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập hoá đơn GTGT (mẫu 03) hoá đơn đợc lập và chuyển: một liên lu tại phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, một liên cho phòng tài chính- kế toán, một liên cho khách hàng và một liên cho phòng thống kê tin học. Gía trên hóa đơn là giá bán buôn thực tế, giá này do công ty quyết định trong từng thời ký và cho từng khách hàng , đợc xác lập căn cứ vào khung giá chuẩn do nhà nớc quy định. Hàng sẽ đợc xuất từ các kho cảng và vận chuyển đến địa điểm khách yêu cầu.
2.2.2.2. Bán hàng thông qua các chi nhánh, xí nghiệp của Công ty.
Bán cho các Hãng hàng không Việt Nam bay tuyến nội địa.
Khách hàng do Công ty trực tiếp ký hợp đồng, Công ty thu tiền, xí nghiệp xuất bán. Hàng bán ra là hàng tiêu thụ trong nớc và thuộc đối tợng chịu thuế GTGT. Khi tra nạp nguyên liệu cho khách, xí nghiệp lập phiếu xuất kho. Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho lập bảng kê xí nghiệp phát hành hoá đơn GTGT (mẫu 01). Hoá đơn GTGT đợc lập 3 liên và gửi cho: Khách hàng, Công ty và lu tại xí nghiệp. Nhng vì đây là khách hàng do Công ty thu tiền nên liên giao cho khách hàng đơn vị gửi về phòng tài chính- kế toán để tập hợp và gửi cho khách hàng. Cơ cấu giá trên hoá đơn là giá bán ra ngoài theo thông báo của Cty.
Bán cho khách hàng là các Hãng hàng không Việt Nam bay tuyến quốc tế và các Hãng hàng không quốc tế .
Theo quy định của luật thuế GTGT, Điểm 22 - mục II - phần A, Thông t 89/1998/ TT-BTC quy định xăng dầu cung ứng trực tiếp cho máy bay từ Việt nam đi nớc ngoài hoặc từ nớc ngoài đến Việt Nam để đi tiếp đến nớc khác thì thuộc đối tợng không chịu thuế GTGT.
Khi bán hàng, kế toán xí nghiệp thực hiện quy trình sau:
- Hàng ngày các xí nghiệp xăng dầu tại các sân bay quốc tế căn cứ vào nhu câu cung cấp nhiên liệu bay cho máy bay bay tuyến quốc tế mở tờ khai bán nhiên liệu theo kế hoạch mua xăng dầu tại sân bay do mình quản lý. Mỗi ngày mở một tờ khai xuất khẩu bán nhiên liệu cho các máy bay nớc ngoài hạ cách tại Việt Nam, một tờ khai xuất khẩu bán nhiên liệu cho các chuyến bay quốc tế của VIETNAM AIRLINE, PACIFIC AIRLINE.
- Trớc khi tra nạp nhiên liệu xí nghiệp yêu cầu cơ trởng hoặc đại diện của Hãng hàng không mua ký vào đơn đặt hàng theo mẫu quy định của Công ty.
- Căn cứ vào lợng thực xuất, xí nghiệp lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cho từng đợt bán hàng, từng máy bay. Đối với các chuyến bay quốc tế mua nhiên liệu trả bằng tiền mặt không có quan hệ hợp đồng với Công ty thì cũng sử dụng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Xí nghiệp lập 3 liên gửi cho khách hàng, Công ty và lu tại xí nghiệp. Đối với các hãng hàng không do Công ty ký hợp đồng và Công ty thu tiền thì liên ( gửi cho khách hàng ) các đơn vị gửi về phòng tài chính- kế toán Công ty để tập hợp và gửi cho khách hàng để thanh toán. Cơ cấu giá trên hoá đơn là giá bán ra ngoài Công ty.
- Cuối mỗi ngày xí nghiệp lập cho hải quan cửa khẩu sân bay bộ chứng từ của mỗi lần bán nhiên liệu cho từng chuyến bay bao gồm : hóa đơn kiêm phiếu xuất kho và đơn đặt hàng.
Bán cho khách hàng là ngoài Hàng không do các xí nghiệp, chi nhánh kinh doanh xăng dầu ngoài Hàng không thực hiện.
- Đối với lợng hàng hoá đơn vị bán buôn trực tiếp cho khách hàng sử dụng . Hoá đơn này đợc lập và gửi cho khách hàng, Công ty và lu tại đơn vị.
- Đối với lợng hàng hoá tại cửa hàng chứng từ đợc lập và sử dụng hoá đơn GTGT và bảng kê bán lẻ ( theo mẫu số 06 ) .
2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng , các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu ở Công ty đợc chia thành hai bộ phận :
+ Doanh thu bán hàng nội bộ (doanh thu luân chuyển nội bộ) + Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu luân chuyển nội bộ đợc phản ánh tổng hợp trên TK 512 . Tài khoản này phản ánh giá trị hàng hoá mà công ty đã điều chuyển cho các xí nghiệp , chi nhánh trực thuộc, doanh thu luân chuyển nội bộ đợc xác định :
Doanh thu luân chuyển nội bộ =
Số lợng thực bán ở xí nghiệp, chi nhánh x
Đơn giá điều chuyển nội bộ
Số liệu phản ánh doanh thu luân chuyển nội bộ đợc dùng làm căn cứ xác định thuế GTGT đầu ra của Công ty và thuế GTGT đầu vào của xí nghiệp.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phản ánh tổng hợp trên TK 511 Tài khoản này phản ánh giá trị của hàng hóa mà Công ty bán trực tiếp cho khách hàng và các đơn vị thành viên bán cho khách . Số liệu trên tài khoản này đợc dùng để xác định doanh thu thuần kết chuyển sang tài TK 911- Xác định kết quả kinh doanh để tính lãi , lỗ về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty .
Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ
=
Sản lợng thực bán ở xí nghiệp , chi nhánh văn phòng
công ty
x
Đơn giá bán ra ngoài
Để kế toán doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các sổ kế toán và các báo cáo sau : sổ chi tiết TK 511, TK 512, TK 336 , ... Sổ cái TK 511, TK 512, bảng thống kê tổng hợp TK 511, TK 512, TK 336, bảng tổng hợp doanh thu bán hàng, bảng tổng hợp doanh thu bán nhiên liệu, bảng tổng hợp doanh thu theo nhóm khách hàng…
2.2.3.1. Kế toán doanh thu luân chuyển nội bộ.
Hàng tháng căn cứ vào số lợng hàng thực bán dới các xí nghiệp, chi nhánh, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập các hoá đơn GTGT hoá đơn (mẫu 03). Các hóa đơn này làm cơ sở tính thuế GTGT đầu ra cho Công ty và thuế GTGT đầu vào cho các xí nghiệp, chi nhánh. Hoá đơn đợc lập và chuyển cho phòng tài chính kế toán, phòng thống kê tin học cho xí nghiệp và lu tại phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Cơ cấu gía điều chuyển nội bộ trên từng hoá đơn do Công ty quy định.
- Một hóa đơn GTGT phản ánh lợng hàng xuất cho Hàng không Việt Nam bay nội địa.
- Một hoá đơn GTGT phản ánh lợng thực bán của các chi nhánh, xí nghiệp kinh doanh xăng dầu ngoài Hàng không.
- Một hoá đơn phản ánh lợng hàng xuất cho Hàng không Việt nam bay quốc tế. - Một hoá đơn phản ánh lợng hàng xuất cho Hàng không quốc tế.
(Hàng bán cho hai đối tợng này không thuộc diện chịu thuế GTGT. Trên hoá đơn phản ánh tiền hàng bằng tổng giá thanh toán ).
Công ty áp dụng kế toán máy nên quy trình ghi sổ rất đơn giản. Kế toán bán