* Nội dung và phơng pháp xác định:
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Do vậy, hàng công ty khi mua về đợc nhập vào các kho cảng. Hàng từ kho cảng sẽ đợc xuất bán buôn trực tiếp cho khách hàng và điều chuyển về kho của các đơn vị thành viên.
Để xác định dợc trị giá vốn hàng xuất bán trong tháng, Công ty áp dụng phơng pháp bình quân hàng luân chuyển trong kỳ. Theo phơng pháp này đơn giá đợc xác định nh sau :
Xác định trị giá vốn hàng xuất kho đối với lợng hàng bán tại cảng:
Cuối tháng, kế toán kho hàng tổng hợp khối lợng hàng nhập trong tháng lập bảng kê nhập khẩu hàng hoá. Mọi chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng kế toán tập hợp vào cuối tháng lập bảng kê hao hụt và chi phí gửi hàng hoá. Căn cứ vào hai bảng kê trên và số lợng hàng tồn đầu kỳ kế toán kho hàng xác định :
Đơn gía bình quân = Trị giá hàng thực tế hàng còn đầu kỳ + Trị gía hàng nhập trong kỳ + Chi phí mua hàng nhập trong kỳ Số lợng hàng còn đầu kỳ + Số lợng hàng nhập trong trong kỳ - Lợng hàng hao hụt trong kỳ
Đơn gía đợc tính cho từng mặt hàng ở các kho khác nhau, nh vậy ở mỗi kho khác nhau có đơn giá riêng. Đơn giá này đợc áp dụng tính trị giá vốn cho lợng hàng xuất bán trực tiếp cho khách hàng tại kho cảng. Khi phản ánh lợng bán trực tiếp cho khách hàng tại kho cảng hoặc điều chuyển hàng về các xí nghiệp thành viên, kế toán lập bảng kê xuất kho tại kho cảng. Máy tính sẽ phân loại vào sổ nhật ký chung sổ kế toán TK 151, TK 156, TK 632.
+ Đối với lợng hàng bán buôn trực tiếp cho khách tại kho cảng:
Nợ TK 632
Có TK 151
+Đối với lợng hàng điều chuyển về các kho, xí nghiệp: Nợ TK 156
Xác định trị giá vốn hàng xuất kho đối với lợng hàng xuất bán tại xí nghiệp.
Kế toán kho hàng lập bảng kê tại kho hàng tại các đơn vị và bảng kê hao hụt + chi phí vận chuyển. Căn cứ vào hai bảng kê trên cùng với lợng hàng tồn đầu kỳ tại các xí nghiệp chi nhánh, kế toán kho hàng xác định đơn giá bình quân Đơn giá này tính cho từng mặt hàng ở các kho xí nghiệp khác nhau, ở mỗi kho của các xí nghiệp, chi nhánh sẽ có đơn giá bình quân khác nhau.
Các xí nghiệp khi bán hàng lập các phiếu xuất kho định kỳ 10 ngày gửi các chứng từ xuất kho vào Công ty. Cuối tháng, kế toán kho hàng tại Công ty lập bảng kê xuất kho hàng hoá tại các đơn vị. Căn cứ vào số liệu trên bảng kê kế toán kho hàng tiến hành cập nhật số liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu theo chơng trình cài đặt sẵn máy sẽ phân loại vào sổ nhật ký chung và các sổ kế toán liên quan theo định khoản:
Nợ TK 632
Có TK 156
Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên hai bảng: Bảng kê xuất kho hàng hoá tại các kho cảng và bảng kê xuât kho hàng hoá tại xí nghiệp, chi nhánh kế toán kho hàng tiến hành xác định tính toán trị giá vốn hàng xuất kho trong tháng của từng mặt hàng và của tất cảc các mặt hàng.
Kết hợp số liệu giữa trị giá vốn hàng xuất kho tại kho cảng, kho xí nghiệp cùng với chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh ở 3 xí nghiệp tra nạp nhiên liệu hàng không và số tiền thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ, kế toán kho hàng xác định đợc trị gía vốn hàng bán trong tháng.
Mẫu sổ kế toán tài khoản 632- Giá vốn hàng bán ( phụ lục 17, 18)
2.2.6. Kế toán chi phí bán bàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
* Nội dung và phơng pháp xác định:
Do đặc thù của nghành xăng dầu và đặc thù của Công ty, việc tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là rất khó cho nên không có sự phân định rõ ràng riêng hai cặp phạm trù chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tới
từng chi nhánh xí nghiệp, văn phòng Công ty mà mọi chi phí phát sinh tới công tác bán hàng và quản lý Công ty đều đợc coi là chi phí nghiệp vụ kinh doanh.
Tại phòng kế toán Công ty :
* TK 641: tập hợp mọi chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh tại hai chi nhánh kinh doanh bán lẻ xăng dầu hàng không miền Bắc, miền Nam
* TK 642 tập hợp mọi chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại văn phòng công ty, hai văn phòng đại diện ở Singapore và tp.HCM
* TK 154 : tập hợp mọi chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh tại các xí nghiệp đơn vị trực thuộc còn lại .
Mọi chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh tại toàn công ty đều đợc tính hết vào hàng tiêu thụ trong kỳ , không phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ , kế toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh Công ty sử dụng : sổ chi tiết TK 641,TK 642, sổ cái TK 641, TK 642, bảng tổng hợp TK 641 ,TK 642, bảng tổng hợp chi phí của chi nhánh kinh doanh bán lẻ miền Bắc, miền Nam, bản giải trình chi phí lu thông, bản giải trình chi phí quản lý doanh nghiệp ...
2.2.6.1. Chi phí bán hàng
Kế toán tổng hợp căn cứ vào hai bảng tổng hợp chi phí của chi nhánh kinh doanh bán lẻ miền Bắc và miền Nam lập bảng tổng hợp chi phí bán hàng. Căn cứ vào số l- ợng tính toán đợc trên bảng tổng hợp chi phí bán hàng, kế toán tổng hợp sẽ nhập dữ liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu.
+ Phản ánh chi phí nghiệp vụ hai chi nhánh: - Tiền công , tiền lơng phải trả :
Nợ TK 641
Có TK 334 - Khoản BHYT ,BHXH ,KPCĐ :
Có TK 338 + Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định :
Nợ TK 641 Có TK 214 + Phản ánh chi phí hao hụt JA1 ,DO :
Nợ TK 641
Có TK 156 + Phản ánh các chi phí còn lại
Nợ TK 641
Có TK 13621
Mẫu sổ kế toán TK 641- Chi phí bán hàng (phụ lục 19, 20)
2.2.6.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty phát sinh hàng ngày , khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán văn phòng sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chi phí và tiến hành
nhập số liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu . Số liệu sẽ đợc phân loại và đa vào sổ kế toán TK 642 và các sổ liên quan khác.
Căn cứ vào số liệu đợc nhập hàng ngày cuối tháng theo chơng trình cài đặt máy sẽ phân loại và vào sổ cái TK 642, bảng tổng hợp TK 642 và các sổ kế toán liên quan
Mẫu sổ kế toán TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp (phụ lục 21, 22).
2.2.7. Kế toán kết quả bán hàng
Bản chất của công tác hạch toán xác định kết quả kinh doanh là xác định lãi hay lỗ, do đó đòi hỏi tất cả các phần hành kế toán phải hạch toán chính xác đồng bộ và kết hơp với nhau để đa ra một kết quả chính xác.
Kết quả tiêu thụ hàng hoá = Doanh thu thuần - GVHB - CPBH - CPQLDN
Trong đó : Doanh thu thuần = Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ doanh thu. Để kế toán kết quả bán hàng Công ty sử dụng sổ chi tiết TK 911, bảng tổng hợp TK 911, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thơng mại.
Quy trình ghi sổ kế toán:
Hàng tháng, kế toán tổng hợp Công ty sẽ tiến hành xác định kết quả kinh doanh theo mục đích quản lý. Sau đó tổng hợp lại để tính ra kết quả của toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Căn cứ vào sổ cái TK 511 ( phụ lục 13) kết chuyển doanh thu thuần Căn cứ vào sổ cái TK 632 ( phụ lục 18) kết chuyển trị giá vốn hàng bán Căn cứ vào sổ cái TK 641 ( phụ lục 20) kết chuyển chi phí bán hàng
Căn cứ vào sổ cái TK 642 ( phụ lục 22) kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Trên cơ sở đó kế toán sử dụng phần kết chuyển đã cài đặt sẵn trên máy thực hiện kết chuyển. Các số liệu sẽ đợc kết chuyển từ các sổ cái trên để vào sổ kế toán TK 911. Sổ cái TK 911- kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là sổ kế toán tổng hợp phản ánh kết quả bán hàng trong kỳ là lãi hay lỗ. Trên sổ cái TK 911 cũng phản ánh quan hệ đối ứng với các TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 421.
Mẫu sổ kế toán TK 911- Xác định kết quả kinh doanh (phụ lục số 23)
chơng 3
Phơng hớng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
công ty xăng dầu hàng không việt nam.
3.1. một vài nhận xét, đánh giá chung về tình hình tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty : 3.1.1. Ưu điểm.
Với tiềm năng sẵn có, sự năng động, linh hoạt của mình cùng với sự lãnh đạo và hỗ trợ của Tổng công ty hàng không, Cục hàng không dân dụng Việt nam, Công ty xăng dầu hàng không đã đạt đợc một số thành tựu lớn trong kinh doanh. Kết quả đó đợc thể hiện rõ qua các số liệu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty trong năm 2002 và quý I năm 2003: doanh thu bán hàng tăng, công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc, mức thu nhập của cán bộ công nhân viên ngày càng đợc cải thiện.
Nhìn chung, công tác kế toán- tài chính tại Công ty đã chấp hành các quy định của chế đô kế toán Nhà nớc ban hành. Bộ máy kế toán đợc tổ chức khoa học cùng với trình độ nhân viên kế toán cao và đồng đều nên đã đáp ứng tốt nhu cầu thông tin cho các cấp quản trị và nâng cao khả năng kiểm tra xử lý thông tin. Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung cùng với sự trợ giúp đắc lực của hệ thống máy vi tính nên đã giảm đợc khối lợng ghi chép hàng ngày , nâng cao năng suất lao động của kế toán, thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán và thích hợp với việc chuyên môn hoá lao động kế toán tại Công ty. Hầu hết các mẫu số có đôi chút cải tiến nhằm phù hợp với phơng pháp hạch toán của Công ty, phù hợp với chơng trình tạo lập của máy vi tính song nhìn chung vẫn đảm bảo rõ ràng , chính xác.
3.1.2. Những tồn tại chủ yếu trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty. quả bán hàng của công ty.
Đi sâu vào công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty xăng dầu hàng không Việt Nam, bên cạnh phần lớn những u điểm thì em thấy còn một số nhợc điểm cần khắc phục:
- Về chứng từ luân chuyển:
Hiện nay hầu hêt các chi nhánh, xí nghiệp nộp báo cáo tiêu thụ hàng hoá, báo cáo thu tiền hàng vào cuối tháng, dẫn tới công việc kế toán tại văn phòng công ty rất bận rộn vào các ngày cuối tháng, và gây ra sự chậm trễ cho công tác hạch toán tại công ty.
- Về tài khoản sử dụng:
Công ty đã tuân thủ theo đúng hệ thống tài khoản kế toán mới và vận dụng hết sức linh hoạt phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tuy nhiên Công ty còn sử dụng nhiều tài khoản trung gian để hạch toán (TK 13628- Thanh toán vốn hàng giao, TK 33611, TK 33612: tiền thu bán hàng...) làm tăng công việc hạch toán. Bên cạnh đó để phản ánh lợng hàng đang gửi ở các kho cảng đầu nguồn công ty sử dụng TK 151- Hàng đang đi trên đờng.
Trong đó : TK 1511 Phản ánh giá mua hàng TK 1512 Phản ánh chi phí mua hàng TK 151117 Phản ánh hàng đang đi trên đờng
Dùng TK 151 để phản ánh lợng hàng này là không chính xác vì hàng hoá này Công ty đã nhận từ các tầu chuyên chở và đã nhập gửi vào các kho cảng chứ không phải là đang vận chuyển trên biển .
TK 5112 ở Công ty có tên là doanh thu xuất khẩu, tên tài khoản không phản ánh đúng nghiệp vụ doanh thu này Công ty nên đổi lại tên tài khoản là doanh thu hàng tạm nhập- tái xuất khẩu.
- Về thanh toán công nợ:
Khách hàng của Công ty là khách hàng thờng xuyên, cố định, số lần mua hàng nhiều thanh toán chậm chiếm tỷ trọng lớn. Với đặc điểm khách hàng nh trên dẫn tới việc khách hàng nợ nhiều, ứ đọng vốn. Việc đôn đốc theo dõi công nợ của kế toán công ty hiện nay còn thực hiện cha tốt. Nếu xem xét các chỉ tiêu về các khoản phải
thu từ khách hàng tại Công ty thì thông thờng các khoản phải thu chiếm 1/2 doanh thu bán ra trong kỳ.
Nhiều trờng hợp nợ dây da quá hạn mà cha có biện pháp nào đốc thúc việc thu hồi vốn.
- Về phơng pháp hạch toán tình hình biến động ngoại tệ:
Hiện nay Công ty đang áp dụng tỷ giá hạch toán để đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam trong kỳ hạch toán. Trong tháng khi chi nhánh, xí nghiệp bán hàng thu bằng ngoại tệ thì kế toán xí nghiệp, chi nhánh ghi nhận doanh thu theo tỷ giá hạch toán. Cuối tháng trên Công ty sẽ thông báo tỷ giá quy đổi ngoại tệ trong tháng. Khi nhận đợc thông báo về tỷ giá thực tế do Công ty chuyển xuống, kế toán chi nhánh, xí nghiệp mới quy đổi doanh thu theo tỷ giá thực tế và đánh giá lại số d các tài khoản liên quan đến ngoại tệ. Nh vậy việc sử dụng tỷ giá hạch toán đã gây thêm khó khăn, phức tạp cho kế toán xí nghiệp, chi nhánh trong việc ghi nhận doanh thu bán hàng bằng ngoại tệ. Ví dụ: Vào ngày 1/2/2003 phòng tài chính- kế toán Công ty thông báo tỷ giá quy đổi ngoại tệ tháng 1/2003 là 1USD = 15.368 VNĐ. Đây là tỷ giá giao dịch binnhf quân ngày 31/1/2003 của thị ttrờng liên ngân hàng. Tỷ giá này dùng để quy đổi doanh thu bằng ngoại ra VNĐ phát sinh trong tháng 1/2003, đánh giá lại số d các tài khoản liên quan đến ngoại tệ thời điểm 31/1/2003 và tỷ giá hạch toán tháng2/2003.
- Về xác định trị giá vốn hàng hoá:
Đặc trng của Công ty khi kinh doanh ngành xăng dầu là các nghiệp vụ mua vào và xuất bán diễn ra với khối lợng lớn hàng ngày. Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để phản ánh nghiệp vụ mua vào và xuất bán hàng hoá thì tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng kế toán cũng có thể xác định đợc lợng hàng nhập, xuất, tồn của từng loại hàng xăng dầu. Tuy nhiên, điều đó cũng có nghĩa rằng khối lợng công việc kế toán phải làm vô cùng lớn và đòi hỏi phải luôn đợc sắp xếp hợp lý mới đáp ứng đ- ợc yêu cầu quản lý của hoạt động kế toán này.
- Về phân bổ toàn bộ chi phí nghiệp vụ kinh doanh
Do đặc thù riêng của ngành xăng dầu và đặc thù của Công ty nên Công ty không tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mà hạch toán chung và gọi là
chi phí nghiệp vụ kinh doanh. Khi chi phí phát sinh đều đợc tính hết vào hàng tiêu thụ trong kỳ, không phân bổ chờ kết chuyển. Nh vậy dẫn đến việc phản ánh chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh trong kỳ là cha chính xác, đặc biệt là chi phí sản xuất kinh doanh ( TK136 ) chiếm một tỷ lệ lớn trong chi phí bán hàng (75%) khiến cho chi phí nghiệp vụ kinh doanh không phù hợp mức doanh thu thực hiện tại kỳ báo cáo.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. và xác định kết quả bán hàng.
3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong kinh doanh nói chung và tại Công ty nói riêng. quả bán hàng trong kinh doanh nói chung và tại Công ty nói riêng.
Mục tiêu hàng đầu đối với các doanh nghiệp hiện nay là lợi nhuận. Đối với các