Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty bao gồm : - Doanh thu bán hàng do Công ty trực tiếp bán.
- Doanh thu bán hàng do các xí nghiệp, chi nhánh bán cuối tháng kết chuyển doanh thu lên Công ty để xác định kết quả kinh doanh toàn Công ty.
ờng hợp 1Tr : Doanh thu bán hàng do Công ty trực tiếp bán.
Kế toán bán hàng căn cứ vào hoá đơn GTGT, căn cứ thông báo chấp nhận thanh toán, giấy báo của ngân hàng, phiếu thu nhập số liệu vào sổ chi tiết nhật ký chung theo đúng phần hành của mình, số liệu sẽ đợc đa vào sổ nhật ký chung và các sổ kế toán liên quan theo định khoản:
Nợ TK 111,112,131 Có TK 511
Có TK 333 (33311)
Trờng hợp 2: Doanh thu bán hàng do chi nhánh, xí nghiệp bán kết chuyển
lên Công ty.
D ới xí nghiệp
+ Bán thu bằng VNĐ: Cuối tháng, kế toán xí nghiệp lập và gửi bảng báo cáo doanh thu trong tháng sau đó truyền số liệu lên văn phòng công ty qua mạng cùng với các chứng từ bán hàng thu tiền liên quan. Khi truyền số liệu đi kế toán xí nghiệp ghi vào sổ kế toán TK 511, TK 33611 theo định khoản:
Nợ TK 511
Có TK 336 (33611)
Định kỳ khi bán đợc hàng, thu tiền kế toán xí nghiệp chuyển tiền lên công ty. Khi chuyển tiền lên, kế toán xí nghiệp ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 336 (33611) Có TK 111, 112
+ Bán thu bằng ngoại tệ: Trong tháng, khi xí nghiệp, chi nhánh bán hàng thu
bằng ngoại tệ thì kế toán xí nghiệp, chi nhánh ghi nhận doanh thu theo tỷ giá hạch toán. Cuối tháng, trên văn phòng công ty sẽ thông báo tỷ gía quy đổi ngoại tệ trong tháng 1/2003 là 1USD= 15.368 VNĐ đây là tỷ giá giao dịch bình quân ngày 31/1/2003 của thị trờng liên ngân hàng. Tỷ gía này dùng để quy đổi doanh thu bằng
ngoại tệ phát sinh trong tháng , đánh gía lại số d các tài khoản liên quan đên ngoại tệ. Thời điểm ngày 31/1/2003 và sẽ là tỷ giá hạch toán tháng 2/2003.
Khi kết chuyển doanh thu bán hàng, thu ngoại tệ kế toán xí nghiệp, chi nhánh sẽ kết chuyển doanh thu nhận nợ lên công ty theo tỷ giá thực tế và ghi sổ kế toán liên quan theo định khoản: Nợ TK 511 ( tỷ giá thực tế )
Có TK 336 (33621) ( tỷ giá thực tế ) Kết chuyển chênh lệch tỷ giá tiền hàng và tiền thuế GTGT (nếu có)
Nếu tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch toán: Nợ TK 413 ( ghi âm ) Có TK 336 ( ghi âm ) Nếu tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán: Nợ TK 413 ( ghi dơng ) Có TK 336 ( ghi dơng )
Đối với trờng hợp xí nghiệp, chi nhánh bán thu tiền thì định kỳ kế toán xí nghiệp chuyển tiền lên văn phòng công ty và ghi vào các sổ kế toán liên quan theo định khoản:
Nợ TK 111, 112 ( tỷ giá hạch toán ) Có TK 33621 ( tỷ giá hạch toán )
Cuối tháng kế toán xí nghiệp sẽ đánh giá lại các số d liên quan đến các tài khoản liên quan ngoại tệ .
Trên công ty
Căn cứ vào số liệu chi tiết về doanh thu mà xí nghiệp, chi nhánh kết chuyển lên, kế toán sẽ lập các bảng tổng hợp doanh thu bán hàng toàn công ty , bảng tổng hợp doanh thu theo từng mặt hàng.
Đối với mặt hàng JA1, kế toán sẽ lập các bảng tổng hợp doanh thu sau:
• Bảng tổng hợp doanh thu bán JA1 mở theo nơi bán và nhóm khách hàng là HKVN bay nội địa và quốc tế ( phụ lục số 05 ).
• Bảng tổng hợp doanh thu bán JA1 nhóm khách hàng là HKVN ( phụ lục số 06
• Bảng tổng hợp doanh thu bán JA1 mở theo nơi bán và nhóm khách hàng là HKQT ( phụ lục số 07 ).
• Bảng tổng hợp doanh thu bán JA1 tại chi nhánh, xí nghiệp bán cho khách hàng ngoài Hàng không( phụ lục số 08 ).
Căn cứ vào số liệu tổng cộng ( dòng cuối cùng) trong các bảng tổng hợp trên, kế toán bán hàng sẽ lập bảng tổng hợp doanh thu bán hàng JA1( phụ lục số 09 ).
Sau khi tiến hành lập các bảng doanh thu theo từng mặt hàng , kế toán bán hàng tiến hành nhập dữ liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu, từ đó máy sẽ phân loại và vào các sổ kế toán theo yêu cầu của ngời sử dụng thông tin, máy tính theo chơng trình đợc cài đặt sẵn sẽ đa số liệu vào nhật ký chung và vào các sổ kế toán liên quan theo định khoản:
- Đối với doanh thu bằng VNĐ:
Nợ TK 336 (33611) Có TK 511 - Đối với doanh thu bằng ngoại tệ:
Nợ TK 336 (33621) ( tỷ giá thực tế ) Có TK 511 ( tỷ giá thực tế )
Phần chênh lệch giá tiền hàng và tiền thuế GTGT ( nếu có) đợc phản ánh theo định khoản:
- Tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch toán: Nợ TK 336 ( ghi âm ) Có TK 413 ( ghi âm ) - Tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán: Nợ TK 336 ( ghi dơng )
Có TK 413 ( ghi dơng ) Quy trình hạch toán vào sổ:
Hoá đơn (GTGT) Nhật ký chung Sổ cái Báo cáo
Sổ chi tiết TK 511 Bảng tổng hợp TK 511.
Mẫu sổ kế toán TK 511 Doanh thu bán hàng– ( phụ lục số 10,11,12,13). 2.2.3.3. Kế toán khoản giảm trừ doanh thu
Để thúc đẩy nhanh lợng hàng bán ra, Công ty thực hiện chính sách giảm gía cho những khách hàng mua với khối lợng lớn ( > 750 tấn) hoặc có sự thoả thuận khi ký
hợp đồng. Phần giảm giá Công ty thực hiện vào cuối tháng sau khi xem xét toàn bộ số khách mua trong kỳ thực hiện giảm giá. Công ty mới thực hiện giảm giá cho mặt hàng JA1 . Căn cứ vào số liệu trên bảng tổng hợp doanh thu bán hàng theo nhóm khách hàng và số liệu bảng tổng hợp doanh thu bán hàng theo từng nhóm khách hàng cụ thể, kế toán xác định những khách hàng đợc hởng chính bớt giá. Kế toán bán hàng căn cứ vào số liệu trên bảng tổng hợp này để đa số liệu vào sổ nhật ký chi tiết. Máy sẽ phân loại đa vào sổ nhật ký chung, vào các sổ kế toán liên quan theo định khoản:
Nợ TK 532 ( tỷ giá hạch toán ) Có TK 131 ( tỷ giá hạch toán)
Sổ cái TK 532 phản ánh số tiền mà công ty thực hiện giảm giá cho các khách hàng. Số liệu này sẽ đợc kết chuyển sang sổ kế toán TK 511 để xác định doanh thu thuần theo định khoản:
Nợ TK 511
Có TK 532
Mẫu sổ cái TK 532 ( phụ lục số 14 ).
Việc kê khai và nộp thuế GTGT đợc thực hiện độc lập giữa văn phòng công ty, các đơn vị trực thuộc, theo đó mỗi đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm nộp thuế trên cơ sở thuế phát sinh đầu ra và đầu vào tại đơn vị.
Tại văn phòng công ty :
Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào
Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ bao gồm: thuế GTGT không nhập khẩu và thuế
GTGT đầu vào của hàng hoá, dịch vụ ,chi phí ...đợc khấu trừ theo quy định.
Giá bán cha có thuế tại văn phòng Công ty bao gồm: giá bán trực tiếp và giá bán nội bộ. Để xác định số thuế GTGT phải nộp, kế toán thuế GTGT lập : bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, bảng phân bổ thuế GTGT, chi phí đầu vào theo tỷ lệ doanh thu, tờ khai thuế GTGT.
Trên bảng kê hoá đơn , chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra phản ánh 3 chỉ tiêu: + Doanh thu bán hàng không chịu thuế .
+ Doanh thu bán hàng chịu thuế suất 5% . + Doanh thu bán hàng chịu thuế suất 10%.
Bên cạnh đó, kế toán Công ty lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào và bảng phân bổ thuế GTGT chi phí đầu vào theo tỷ lệ doanh thu. Trên bảng phân bổ này, kế toán xác định tỷ lệ doanh thu hàng hoá chịu thuế GTGT . Trên tổng doanh thu và số tiền thuế GTGT phản ánh chi phí đầu vào cần phân bổ Sau đó, kế toán tiến hành xác định thuế GTGTcủa chi phí đầu vào đợc khấu trừ .
Thuế GTGT của chi phí đầu vào đ-
ợc khấu trừ
=
Tỷ lệ doanh thu hàng chịu thuế GTGT trên
tổng doanh thu
x
Thuế GTGT của chi phí đầu vào đợc
phân bổ
Cuối cùng kế toán xác định :
Tổng số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
= Thuế GTGT đầu vào thuộc diện
+ Thuế GTGT của chi phí đầu vào đợc khấu
chịu thuế trừ
Một phần thuế GTGT của chi phí đầu vào không đợc khấu trừ sẽ kết chuyển sang TK 632- Giá vốn hàng bán.
Mẫu tờ khai thuế GTGT ( phụ lục số 15 ).
Để kế toán thanh toán với ngời mua, Công ty sử dụng sổ theo dõi công nợ từng khách hàng, bảng theo dõi công nợ theo từng khách hàng, bảng tổng hợp thanh toán theo nhóm hàng, nhóm khách hàng, sổ cái TK 131, sổ chi tiết TK 131 và các sổ kế toán liên quan khác.
Trình tự ghi sổ kế toán :
* Trờng hợp 1: Khách hàng do xí nghiệp thực hiện hợp đồng xí nghiệp thu tiền
Định kỳ dới xí nghiệp chuyển tiền bán hàng lên Công ty cùng với việc truyền số liệu và các chứng từ thanh toán. Kế toán bán hàng của Công ty cập nhật số liệu vào sổ nhật ký chung theo phần hành của mình. Theo chơng trình cài đặt sẵn số liệu sẽ d- ợc truyền vào sổ kế toán theo định khoản:
- Tiền thu bán hàng là VNĐ :
Nợ TK 111, 112
Có TK 336 (33611) - Tiền thu bán hàng là ngoại tệ: ( ghi theo tỷ giá hạch toán)
Nợ TK 111, 112
Có TK 336 (33621)
* Trờng hợp 2 : Khách hàng do xí nghiệp thực hiện hợp đồng công ty thu tiền
Khách hàng này chủ yếu là các Hãng hàng không quốc gia và Hãng hàng không quốc tế . Khi xuất bán, xí nghiệp lập hoâ đơn bán hàng thành 3 liên trong đó liên 2 là liên gửi khách hàng nhng xí nghiệp sẽ tập hợp liên này gửi phòng tài chính kế toán ông ty chứ không đa cho khách hàng. Định kỳ, kế toán bán hàng trên Công ty sẽ tập hợp các hoá đơn của riêng từng khách hàng và lập bảng kê hoá đơn cho từng khách hàng. Kế toán sẽ chuyển các hóa đơn và bảng kê hoá đơn yêu cầu khách hàng thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày công ty gửỉ đi. Căn cứ vào các hoá đơn phiếu thu, giấy báo có, kế toán bán hàng mở sổ theo dõi công nợ của từng khách hàng. Sổ theo dõi công nợ của từng khách hàng đợc ghi căn cứ vào hoá đơn GTGT, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Kế toán bán hàng sẽ cập nhật số liệu vào máy theo theo phần hành của mình khi đó số liệu sẽ vào sổ Nhật ký chung theo định khoản :
Nợ TK 131
Có TK 336 (33611) - Tiền thuế GTGT (nếu có) :
Nợ TK 131
Có TK 336(33611) - Tiền hàng thu bằng ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán :
Nợ TK 131
Có TK 336(33621)
Đối với khách hàng đợc hởng chính sách, kế toán sẽ ghi giảm công nợ cho khách vào sổ Nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK 532 ( tỷ giá hạch toán ) Có TK 131 ( tỷ giá hạch toán )
* Trờng hợp 3: Khách hàng do Công ty trực tiếp thực hiện hợp đồng, Công ty thu
tiền.
Khi khách hàng chuyển tiền thanh toán kế toán sẽ căn cứ vào phiếu thu, phiếu báo có, uỷ nhiệm chi ...Vào sổ Nhật ký chung phần hành của mình theo định khoản: - Tiền thu bán hàng bằng VNĐ:
Nợ TK 111, 112
Có TK 131
- Tiền thu bán hàng bằng ngoại tệ: ( ghi theo tỷ giá hạch toán ) Nợ TK 111, 112
Có TK 131
Cuối tháng, kế toán bán hàng sẽ xác định số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỉ giá thực tế.
Sổ theo dõi công nợ của từng khách hàng là căn cứ để tổng hợp vào bảng theo dõi công nợ theo từng khách hàng.
2.2.5. Kế toán giá vốn hàng bán.
* Nội dung và phơng pháp xác định:
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Do vậy, hàng công ty khi mua về đợc nhập vào các kho cảng. Hàng từ kho cảng sẽ đợc xuất bán buôn trực tiếp cho khách hàng và điều chuyển về kho của các đơn vị thành viên.
Để xác định dợc trị giá vốn hàng xuất bán trong tháng, Công ty áp dụng phơng pháp bình quân hàng luân chuyển trong kỳ. Theo phơng pháp này đơn giá đợc xác định nh sau :
Xác định trị giá vốn hàng xuất kho đối với lợng hàng bán tại cảng:
Cuối tháng, kế toán kho hàng tổng hợp khối lợng hàng nhập trong tháng lập bảng kê nhập khẩu hàng hoá. Mọi chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng kế toán tập hợp vào cuối tháng lập bảng kê hao hụt và chi phí gửi hàng hoá. Căn cứ vào hai bảng kê trên và số lợng hàng tồn đầu kỳ kế toán kho hàng xác định :
Đơn gía bình quân = Trị giá hàng thực tế hàng còn đầu kỳ + Trị gía hàng nhập trong kỳ + Chi phí mua hàng nhập trong kỳ Số lợng hàng còn đầu kỳ + Số lợng hàng nhập trong trong kỳ - Lợng hàng hao hụt trong kỳ
Đơn gía đợc tính cho từng mặt hàng ở các kho khác nhau, nh vậy ở mỗi kho khác nhau có đơn giá riêng. Đơn giá này đợc áp dụng tính trị giá vốn cho lợng hàng xuất bán trực tiếp cho khách hàng tại kho cảng. Khi phản ánh lợng bán trực tiếp cho khách hàng tại kho cảng hoặc điều chuyển hàng về các xí nghiệp thành viên, kế toán lập bảng kê xuất kho tại kho cảng. Máy tính sẽ phân loại vào sổ nhật ký chung sổ kế toán TK 151, TK 156, TK 632.
+ Đối với lợng hàng bán buôn trực tiếp cho khách tại kho cảng:
Nợ TK 632
Có TK 151
+Đối với lợng hàng điều chuyển về các kho, xí nghiệp: Nợ TK 156
Xác định trị giá vốn hàng xuất kho đối với lợng hàng xuất bán tại xí nghiệp.
Kế toán kho hàng lập bảng kê tại kho hàng tại các đơn vị và bảng kê hao hụt + chi phí vận chuyển. Căn cứ vào hai bảng kê trên cùng với lợng hàng tồn đầu kỳ tại các xí nghiệp chi nhánh, kế toán kho hàng xác định đơn giá bình quân Đơn giá này tính cho từng mặt hàng ở các kho xí nghiệp khác nhau, ở mỗi kho của các xí nghiệp, chi nhánh sẽ có đơn giá bình quân khác nhau.
Các xí nghiệp khi bán hàng lập các phiếu xuất kho định kỳ 10 ngày gửi các chứng từ xuất kho vào Công ty. Cuối tháng, kế toán kho hàng tại Công ty lập bảng kê xuất kho hàng hoá tại các đơn vị. Căn cứ vào số liệu trên bảng kê kế toán kho hàng tiến hành cập nhật số liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu theo chơng trình cài đặt sẵn máy sẽ phân loại vào sổ nhật ký chung và các sổ kế toán liên quan theo định khoản:
Nợ TK 632
Có TK 156
Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên hai bảng: Bảng kê xuất kho hàng hoá tại các kho cảng và bảng kê xuât kho hàng hoá tại xí nghiệp, chi nhánh kế toán kho hàng tiến hành xác định tính toán trị giá vốn hàng xuất kho trong tháng của từng mặt hàng và của tất cảc các mặt hàng.
Kết hợp số liệu giữa trị giá vốn hàng xuất kho tại kho cảng, kho xí nghiệp cùng với chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh ở 3 xí nghiệp tra nạp nhiên liệu hàng không và số tiền thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ, kế toán kho hàng xác định đợc trị gía vốn hàng bán trong tháng.
Mẫu sổ kế toán tài khoản 632- Giá vốn hàng bán ( phụ lục 17, 18)
2.2.6. Kế toán chi phí bán bàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
* Nội dung và phơng pháp xác định:
Do đặc thù của nghành xăng dầu và đặc thù của Công ty, việc tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là rất khó cho nên không có sự phân định rõ ràng riêng hai cặp phạm trù chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tới
từng chi nhánh xí nghiệp, văn phòng Công ty mà mọi chi phí phát sinh tới công tác bán hàng và quản lý Công ty đều đợc coi là chi phí nghiệp vụ kinh doanh.
Tại phòng kế toán Công ty :
* TK 641: tập hợp mọi chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh tại hai chi nhánh kinh doanh bán lẻ xăng dầu hàng không miền Bắc, miền Nam
* TK 642 tập hợp mọi chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại văn phòng công ty, hai