I Lịch sử hình thành và phát triển của công ty tnhh Hữu Nghị.
T ên hàng hoá, dịch vụ ĐV Số lợng Đơn giá hành tiền
4.2 Hạch toán chi tiết vật liệu.
Để hạch toán chi tiết vật liệu, bộ phận kế toán chi tiết vật liệu ở công ty Hữu Nghị đã áp dụng phơng pháp hạch toán theo hình thức "sổ đối chiếu luân chuyển".
Ngoài việc sử dụng hệ thống các chứng từ nh đã trình bầy ở trên, khi tiến hành hạch toán chi tiết NVL công ty sử dụng một hệ thống sổ chi tiết liên quan bao gồm:
♦ Thẻ kho.
♦ Bảng cân đối vật t. ♦ Bảng chi tiết nhập vật t. ♦ Bảng chi tiết xuất vật t. ♦ Sổ đối chiếu luân chuyển.
Thêm vào đó, để thuận tiện cho quá trình tính toán và ghi sổ, kế toán vật liệu công ty còn sử dụng một số bảng biểu nh: bảng tính giá vốn vật t (bảng này do máy tính tự lập dựa trên các số liệu nạp vào máy), bảng tổng hợp theo nhóm vật t, tập hợp chi phí vật t theo sản phẩm,...
Quá trình hạch toán chi tiết theo hình thức sổ đối chiếu luân chuyển tại công ty đợc khái quát nh sơ đồ sau:
Sơ đồ 8: Sơ dồ hạch toán chi tiết NVL
Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê chi tiết xuất Bảng kê chi tiết nhập Chứng từ xuất
Luận văn kế toán SV: Mai Thị Quyên
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Đối chiếu kiểm tra
Việc áp dụng phơng pháp hạch toán chi tiết theo hình thức " sổ đối chiếu luân chuyển" đợc tiến hành tại kho và phòng kế toán :
4.2.1. Tại kho.
Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập- xuất vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi loại vật liệu đợc ghi trên một tờ thẻ riêng. Thẻ kho đợc đóng thành quyển dùng cho cả năm. Khi nhận đợc các chứng từ nhập - xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Sau khi tiến hành nhập-xuất vật liệu, thủ kho phải ghi số lợng thực nhập, thực xuất trên thẻ kho. Các loại phiếu nhập-xuất phải đợc thủ kho tiến hành sắp xếp, phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho mang về phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập - xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm vật liệu để ghi vào thẻ kho.
Ví dụ: Trong tháng 2/2002 tại kho I phát sinh các nghiệp vụ nhập và xuất
vải 3419 mộc khổ 0,95 vào các ngày 10 (nhập) và 12 (xuất). Căn cứ vào phiếu nhập (số 150) và phiếu xuất(số 350), thủ kho ghi vào thẻ kho nh sau:
Công ty Hữu Nghị
Tên kho: I
Mẫu số: 06-VT
QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC
Luận văn kế toán SV: Mai Thị Quyên
Thẻ kho
Ngày lập thẻ 1/1/2002 Tên nhãn hiệu, qui cách vật t: Vải 3419 mộc K 0,95 Đơn vị tính: mét Mã số: T T Chứng từ SH Ngày Trích yếu Ngày xuất nhập Số lợng Nhập Xuất Tồn xác nhận của kế toán A B C D E 1 2 3 4 D đầu kỳ tháng 7 61 1 150 10/8 Anh Thái -phòng KH 367 2 350 12/8 Chị Chinh - PX may I 306 Tồn cuối kỳ 122 4.2.2. Tại phòng kế toán.
Hàng ngày: Định kỳ 5 ngày một lần, kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra
việc ghi chép của thủ kho và lấy các chứng từ nhập - xuất đã đợc thủ kho phân loại theo từng tập. Khi nhận đợc các chứng từ này kế toán phải kiểm tra lại xem các chứng từ có hợp lý, hợp pháp không, đã đợc thủ kho phân loại hợp lý cha? Sau đó tuỳ theo loại chứng từ là nhập hay xuất mà kế toán sẽ tiến hành xử lý :
* Đối với chứng từ nhập:
Kế toán tiến hành ghi rõ đơn giá (căn cứ vào hoá đơn của nhà cung cấp), và tính giá trị thành tiền cho từng phiếu nhập kho. Sau đó kế toán nhập các thông tin trên phiếu nhập kho vào máy vi tính theo mã của vật liệu. Cuối tháng kế toán in ra bảng kê chi tiết nhập vật t ở từng kho do máy tính đã tự động tổng hợp. Bảng kê này đợc sắp xếp theo ngày của chứng từ.
Luận văn kế toán SV: Mai Thị Quyên
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất, đề nghị xuất, hoá đơn mua hàng để vào máy tính các thông tin nh: tên-qui cách vật t, mã vật t, đơn vị tính, số chứng từ, ngày tháng, số lợng, TK đối ứng, đối tợng xuất và để trống trờng đơn giá xuất, thành tiền. Đến cuối tháng, máy tính sẽ tự động tính ra giá bình quân trong kỳ và tự điền vào trờng đơn giá và thành tiền, sau đó kế toán tổng hợp trên máy và in ra bảng kê chi tiết xuất NVL trong tháng theo từng kho.
Ngoài ra hàng tháng kế toán còn tiến hành tổng hợp nhập-xuất-tồn trên máy và in ra bảng cân đối vật t theo từng kho. Bảng này có kết cấu gồm 4 phần chính: tồn đầu tháng, nhập, xuất trong tháng, tồn cuối tháng.
Căn cứ vào bảng cân đối vật t, kế toán tiến hành mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật t theo từng kho trên cả chỉ tiêu số lợng và giá trị trong cả tháng của vật liệu. Sổ đợc mở cho cả năm và đựoc ghi vào cuối tháng. Mỗi tháng là một tờ sổ, gồm các cột : số thẻ kho, tên vật t, đơn vị tính, nhập, xuất, tồn và cột ghi chú.
Khi nhận đợc thẻ kho do thủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển và thẻ kho, nếu có sai lệch kế toán sẽ đánh dấu sang cột ghi chú và điều tra làm rõ nguyên nhân. Sau khi đã xác định rõ nguyên nhân, kế toán ghi giải thích vào cột ghi chú.
Công ty Hữu Nghị
Bảng kê Chi tiết nhập vật t
Từ 1/2/2002 đến 28/2/2002 Kho I Tên, qui cách hàng hoá ĐVT Chứng từ Ngày tháng
Số lợng Đơn giá Thành tiền TK đ
Tên ngời bán
Vải 3419 mộc K 0,95 Mét 150 10/2/2002 367 6.272 2.301.824 331 Công ty XNK Litex Vải 3419 mầu K 0,80 Mét 155 12/2/2002 658 7.969 5.243.602 331 Công ty Nhật Thành
... ... ... ... ... ... ... ...
Tổng cộng 367.673.237
Ngời lập biểu
(ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên)
Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên)
Công ty Hữu Nghị
Bảng kê Chi tiết xuất vật t
Từ 1/2/2002 đến 28/2/2002 Kho I Tên, qui cách hàng hoá ĐVT Chứng từ Ngày tháng
Số lợng Đơn giá Thành tiền TK đ
Đối tợng xuất
Vải 3419 mộc K 0,95 Mét 350 12/8/2001 306 6.276 2.301.824 621.2 Chị Chinh - PX may I Vải 3419 mầu K 0,80 Mét 358 13/8/2001 725 7.988 5.791.300 621.1 Ngọc - PX II
... ... ... ... ... ... ... ...
Ngày 28 Tháng 2 Năm 2002. Ngời lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) Công ty Hữu Nghị Bảng cân đối vật t Từ ngày 1/2/2002 đến ngày 28/2/2002 Kho I Tên, qui cách sản phẩm ĐV T
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
SL Thành tiền SL Thành Tiền SL Thành Tiền SL Thành Tiền
Vải 3419 mộc 0,95 Mét 61 384.363 367 2.301.824 306 1.920.456 122 765.731
Vải 3419 mầu 0,8 Mét 465 3.742.927 658 5.243.602 725 5.791.300 398 3.195.229
.... ... .... .... .... .... .... .... .... ....
Tổng cộng 47.962.065 367.673.237 374.195.042 41.440.260 Ngày 28 Tháng 2 năm 2002 Ngời lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên)
Luận văn kế toán SV: Mai Thị Quyên