: Ghi hàng ngày
2.1.7. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
2.1.7.1. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên a, Nội dung phương pháp
Phương pháp KKTX là phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho, phản ánh 1 cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động nhập - xuất - tồn của NVL, CCDC, TP, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp kho có các chứng từ nhập, xuất NVL, CCDC,…
Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta hiện nay, tuy nhiên với những DN có nhiều chủng loại vật tư có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức. Song phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin thường xuyên, cập nhật cho nhà quản lý về tình hình biến động nhập - xuất - tồn của hàng tồn kho. Theo phương pháp này tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được số lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng.
b, Tài khoản sử dụng
Phương pháp kê khai thường xuyên là việc nhập xuất nguyên vật liệu được thường xuyên liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào tài khoản nguyên vật liệu (TK 152).
Mọi trường hợp tăng, giảm nguyên vật liệu đều phải có đầy đủ chứng từ kế toán làm cơ sở pháp lý cho việc ghi chép kế toán. Các chứng từ ghi tăng, giảm nguyên vật liệu bao gồm các chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn đã được chế độ kế toán quy định cụ thể như: Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT); phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT); phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 – VT); Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu hướng dẫn số 05 – VT); Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu hướng dẫn số 07 – VT).
Các chứng từ kế toán bắt buộc phải được lập kịp thời, đúng ,mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý để ghi sổ kế toán. Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể nhằm đảm bảo công việc ghi chép kế toán được kịp thời và đầy đủ.
Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản:
Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường. Tài khoản 151 phản ánh trị giá nguyên vật liệu
doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa kịp nhập kho và số hàng đang đi đường cuối tháng trước.
- Kết cấu của tài khoản: • Bên nợ: phản ánh
+ Trị giá nguyên vật liệu đang đi đường đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. + Kết chuyển trị giá nguyên vật liệu đang đi đường cuối tháng từ tài khoản 611 (phương pháp
kiểm kê định kỳ). • Bên có:
+ Trị giá nguyên vật liệu đang đi đường cuối tháng trước, tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay.
+ Kết chuyển trị giá nguyên vật liệu đang đi đường đầu kỳ sang TK 611 (phương pháp kiểm kê định kỳ).
• Số dư bên nợ: Phản ánh trị giá nguyên vật liệu đang đi đường cuối tháng.
Tài khoản 152- Nguyên liệu và vật liệu. Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình
biến động của nguyên vật liệu theo giá gốc. - Kết cấu tài khoản này như sau:
• Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL:
+ Số tiền điều chỉnh tăng giá khi đánh giá lại nguyên vật liệu. + Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
+ Kết chuyển giá gốc của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ từ TK 611 (phương pháp kiểm kê định kỳ).
• Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ:
+ Trị giá gốc của vật liệu xuất dùng.
+ Số điều chỉnh giảm do đánh giá lại nguyên vật liệu. + Số tiền được giảm giá nguyên vật liệu khi mua.
+ Trị giá nguyên vật liệu thiếu khi phát hiện khi kiểm kê.
+ Kết chuyển trị giá gốc của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ sang tài khoản sang TK 611 (phương pháp kiểm kê định kỳ).
• Số dư bên nợ: Phản ánh giá gốc của nguyên vật liệu tồn kho.
c, Trình tự hạch toán
Kế toán tổng hợp tăng NVL
NVL tăng do mua ngoài (mua trong nước)
+ Hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá hoá đơn chưa thuế
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán + Hàng về hoá đơn chưa về:
Lưu chứng từ vào tệp hàng về, hoá đơn chưa về. Nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về kế toán sử dụng giá tạm tính, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá tạm tính
Có TK liên quan: Giá tạm tính
Sang tháng sau khi hoá đơn về kế toán ghi số âm phần giá tạm tính và ghi lại bình thường theo hoá đơn.
1. Nợ TK 152: Giá tạm tính
Có TK 111, 112, 331…: Giá tạm tính 2. Nợ TK 152: Giá mua chưa thuế
Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán + Hàng nhập thiếu so với hoá đơn
Nợ TK 152: Giá mua chưa thuế
Nợ TK 138.1: Trị giá hàng thiếu chưa thuế Nợ TK 133.1: VAT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán Khi có quyết định xử lý kế toán ghi:
Nợ TK 152, 138.8, 632… phần bồi thường
Có TK 138.1: giá trị tài sản thiếu được xử lý + Hàng nhập thừa so với hoá đơn
Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế thực nhập Nợ Tk 133.1: VAT được khấu trừ
Có TK 338.1: Trị giá hàng thừa chưa có thuế Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán
+ Hoá đơn về, hàng chưa về: Kế toán lưu chứng từ vào tệp. Đến cuối hàng vẫn chưa về, căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi
Nợ TK 151: Giá hoá đơn chưa thuế
Nợ TK 133.1: VAT đầu vào được khấu trừ Có TK liên quan: Tổng giá thanh toán + Sang tháng sau khi hàng về kế toán ghi:
Nợ TK 152: giá thực tế hàng nhập kho Có TK 151: giá tt nhập kho
NVL tăng do mua ngoài (nhập khẩu); Khi nhập khẩu, căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi:
1: Nợ TK 152: Giá thực tế
Có TK liên quan: Số tiền phải trả cho nhà cung cấp Có TK 333.3: Thuế nhập khẩu phải nộp
2: Phản ánh thuế VAT đầu vào được khấu trừ và phải nộp của hàng nhập khẩu. Nợ TK 133.1 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 333.12 : Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu
Nợ TK 152 : Trị giá nguyên vật liệu.
Có TK 411: Được cấp, được góp vốn Có TK 711: Được biếu tặng
Có TK liên quan: Chi phí tiếp nhận
NVL tăng do thuê ngoài chế biến
+ Khi xuất thuê ngoài gia công chế biến.
Nợ TK 154 : Trị giá thực tế NVL xuất kho gia công, chế biến Có TK 152: Giá trị xuất kho
+ Phản ánh chi phí chế biến hoặc tiền thuê ngoài gia công Nợ TK 154 : chi phí sản phẩm dở dang
Nợ TK 133 : Thuế GTGT (nếu có) Có TK 111, 112, 152,153,214,334 + Khi nhập vào kế toán ghi.
Nợ TK 152: Trị giá nhập vào Có TK 154: Trị giá nhập vào + Tự chế Nợ TK 621,627…chi phí sản xuất Có TK 154 : tập hợp chi phí sản xuất Nợ TK 152 : giá vốn hàng nhập kho Có TK 154: giá vốn hàng nhập kho
NVL tăng do nhận lại vốn góp liên doanh
Nợ TK 152 : Trị giá thỏa thuận Có TK 222: trị giá thỏa thuận
NVL tăng do xuất dùng không hết nhập lại kho
Nợ TK 152 : Trị giá NVL còn dư hoặc phế liệu nhập kho
Có TK 621, 627, 641, 642 : Trị giá NVL còn dư nhập kho Có TK 154 : Trị giá phế liệu thu hồi nhập kho
Kiểm kê phát hiện NVL thừa so với sổ sách kế toán:
Nợ TK 152 : trị giá hàng thừa
+ Khi xử lý:
Nợ TK 338.1: Giá trị VL thừa Có TK liên quan
Nếu vật liệu thừa xác định phải trả lại cho đơn vị khác khi nhập kho chưa ghi tăng TK 152 thì kế toán ghi : Nợ TK 002 - Khi xuất trả : Có TK 002 Kế toán tổng hợp giảm NVL Khi xuất dùng NVL Nợ TK 621, 627, 641, 642… Có TK 152
Khi xuất NVL mang đi góp vốn liên doanh
Nợ TK 222: Trị giá vốn góp Nợ (Có) TK421: Chênh lệch
Có TK 152: Giá trị ghi sổ
NVL giảm do trả lại vốn cho các bên tham gia liên doanh
Nợ TK 411 : Trị giá NVL giảm Có TK 152 : trị giá NVL giảm
Phát hiện thiếu khi kiểm kê
Nợ TK 138.1 : Trị giá thực tế NVL thiếu (chưa thuế) Có TK 152: Trị giá thực tê NVL thiếu
Khi xử lý
Nợ TK 111, 152, 334… : phần tổ chức, cá nhân bồi thường Có TK 138.1: Trị giá NVL thiếu
d,. Phương pháp hạch toán
Các nghiệp vụ phát sinh theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.7. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên