mức độ r-ờm rà của các thủ tục và thực hiện quản lý theo quan điểm flexi- time (quản lý thời gian linh động), đối với từng vị trí khác nhau và mức độ phức tạp khác nhau của từng cơng việc thì đ-a ra các cách quản lý cơng việc khác nhau.
+ Đối với các cơng việc đơn giản cần làm ngay thì khơng cần quản lý bằng qui trình, nhân viên phụ trách cĩ thể thực hiện ngay hoặc chỉ cần thơng qua cấp tr-ởng nhĩm mà khơng cần tuân thủ qui trình.
+ Đối với các cơng việc phức tạp hoặc cĩ mức độ ảnh h-ởng v-ợt qua giới hạn của một nhĩm, một bộ phận thì cần làm đúng qui trình, đ-ợc thơng qua nhĩm tr-ởng hoặc tr-ởng bộ phận và cĩ kiểm sốt thời gian.
+ Nên quản lý theo mức độ hồn thành cơng việc hơn là quản lý theo thời gian làm việc, nhằm tránh làm việc khơng hiệu quả chỉ lo hết giờ là về mà khơng quan tâm đến chất l-ợng cơng việc thực hiện. Quản lý theo mức độ hồn thành cơng việc cũng khơng cĩ nghĩa là buơng lõng hồn tồn cho nhân viên mà phải cĩ báo cáo định kỳ tiến độ thực hiện cơng việc, chất l-ợng cơng việc cũng nh- các khĩ khăn mà nhân viên thực hiện đang gặp phải và cần cĩ sự hổ trợ, t- vấn của cấp quản lý cao hơn.
Đối với các cơng ty Nhật Bản, ban lãnh đạo th-ờng áp đặt quan điểm quản trị một chiều một cách mạnh mẽ và buộc nhân viên của cơng ty phải thừa hành một cách triệt để. Tuy nhiên quan điểm này bị mất tác dụng của nĩ khi mà trình độ của nhân viên đã đạt tới mức chuyên nghiệp, ban lãnh đạo cần quan tâm chăm sĩc, khuyến khích sự sáng tạo và truyền cảm hứng cho nhân viên hơn là áp đặt, ra mệnh lệnh cho nhân viên phải thi hành một cách triệt để, làm nh- vậy tất nhiên cơng việc vẫn đ-ợc thực hiện nh-ng kết quả đạt đ-ợc sẽ khơng cao và thậm chí làm triệt tiêu đi sự sáng tạo và sự tự nguyện đĩng gĩp của nhân viên.
4.2.2 Cần quan tâm đến việc động viên nhân viên
Ba thành phần tạo nên yếu tố quan tâm động viên nh- chúng ta đề ra bên trên gồm khuyến khích, động viên các thành viên; chú trọng đến tự do cá nhân; chú trọng đến bình đẳng. Đây chính là ba điểm trong nội dung của văn hĩa hổ trợ. Đây là loại văn hĩa tổ chức trong đĩ đề cao đến ba yếu tố:
Làm việc theo nhĩm (team work) mà ng-ời Nhật Bản vẫn luơn tự hào.
Mơi tr-ờng làm việc thân thiện và định h-ớng theo con ng-ời.
ng-ời làm việc theo nhĩm tốt, biết phối hợp cơng việc, hổ trợ và kết hợp tốt với nhau, đặc biệt nhấn mạnh đến sự phối hợp với nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ và giải quyết các vấn đề cá nhân. Trong tổ chức, nhân viên đ-ợc xem nh- là những ng-ời cùng trong gia đình hoặc là những ng-ời bạn quan tâm và hổ trợ lẫn nhau. Việc phân cơng cơng việc, nhiệm vụ dựa trên thích thú cá nhân và nhu cầu phát triển cá nhân.
Do đĩ để nắm bắt đ-ợc nhu cầu cá nhân của nhân viên để từ đĩ phân cơng nhiệm vụ và làm cơng tác động viên, ban lãnh đạo cần nghiên cứu và áp dụng thuyết bậc thang nhu cầu của Maslow, lý thuyết này đ-ợc vận dụng vào điều kiện cụ thể của cơng ty nh- sau.
Thuyết bậc thang nhu cầu của Maslow:
Maslow phân loại nhu cầu của con ng-ời theo năm nhĩm sắp xếp theo thứ bậc tăng dần gồm các nhu cầu: vật chất-sinh lý, an tồn, xã hội, đ-ợc tơn trọng và tự hồn thiện.
+ Nhu cầu vật chất-sinh lý: liên quan đến những yếu tố cần thiết nhất để tồn tại nh- ăn uống, quần áo, nơi ở...đây là nhu cầu ở bậc thấp trong mơ hình của Maslow. Trong cơng ty, nhu cầu này thể hiện chủ yếu thơng qua tiền l-ơng, th-ởng và phúc lợi.
+ Nhu cầu an tồn: bao gồm các vấn đề an ninh, an tồn tại nơi làm việc, trong cuộc sống trên ph-ơng diện thể chất lẫn tinh thần. Trong cơng ty, nhu cầu này thể hiện thơng qua các yếu tố nh- điều kiện vệ sinh, an tồn lao động, chế độ tuyển dụng lâu dài, chính sách bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội...
+ Nhu cầu xã hội: là những mối quan hệ tốt với những ng-ời xung quanh trong cuộc sống, đ-ợc tin yêu... Trong cơng ty, nĩ đ-ợc thể hiện thơng qua mối quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên...
+ Nhu cầu đ-ợc tơn trọng: là nhu cầu đ-ợc mọi ng-ời tơn trọng trong cuộc sống lẫn trong cơng việc... Trong cơng ty, nĩ th-ờng đ-ợc thể hiện thơng qua hoạt động khen th-ởng, biểu d-ơng kết quả làm việc, thăng tiến, ghi nhận sự đĩng gĩp của từng cá nhân trong cơng ty.
+ Nhu cầu tự khẳng định: đây là nhu cầu cao nhất và khĩ thỏa mãn nhất trong bậc thang nhu cầu của Maslow, nĩ bao gồm nhu cầu đ-ợc phát triển cá nhân và tự hồn thiện. Trong cơng ty, để thỏa mãn nhu cầu này thì cần tạo ra cơ hội cho mọi ng-ời đ-ợc huấn luyện, phát triển, đ-ợc sáng tạo để nhân viên cĩ đủ năng lực và sự tự tin đối mặt với các thách thức trong cơng việc.
Tự khẳng định định Đ-ợc tơn trọng Xã hội An tồn Vật chất-sinh lý
Nhu cầu bậc thấp, đ-ợc thỏa mãn chủ yếu bằng vật chất. Việc thỏa mãn th-ờng dễ hơn.
Nhu cầu bậc cao, đ-ợc thỏa mãn bằng các yếu tố tinh thần. Việc thỏa mãn th-ờng khĩ hơn.
và ngồi nơi làm việc.
Nhu cầu Đ-ợc thực hiện ngồi
nơi làm việc.
Đ-ợc thực hiện tại nơi làm việc
Tự khẳng định Giáo dục, tơn giáo, sở
thích, phát triển cá nhân.
Cơ hội đào tạo, cĩ vị trí cao, phát triển, sáng tạo.
Đ-ợc tơn trọng Sự chấp nhận của gia
đình, bạn bè, cộng đồng... Đ-ợc ghi nhận, khen th-ởng, thăng tiến. Xã hội Gia đình, bạn bè, cộng đồng. Nhĩm làm việc, quan hệ đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng. An tồn Khơng lo sợ chiến
tranh, ơ nhiễm mơi tr-ờng, xung đột.
Cơng việc an tồn, lâu dài, chính sách phúc lợi.
Vật chất-sinh lý Thức ăn, n-ớc uống,
tình dục…
Tiền l-ơng, mơi tr-ờng, văn phịng làm việc.
Trên cơ sở phân tích và đánh giá nhu cầu, sự mong muốn cũng nh- trình độ của nhân viên, ban lãnh đạo cĩ cơ sở phân cơng cơng việc cũng nh- đ-a ra chính sách động viên hợp lý đối với nhân viên của mình.
Sau đây là một số gợi ý cho ban lãnh đạo về chính sách tiền l-ơng cơng bằng và hiệu quả, cũng nh- cách tạo ra mơi tr-ờng làm việc đem lại kết quả làm việc cao cho nhân viên:
Về Tiền l-ơng : cơng ty cần xây dựng chính sách tiền l-ơng phù hợp, trả l-ơng t-ơng xứng với kết quả làm việc. Đây là yếu tố quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nguồn nhân lực cĩ chất l-ợng cao. Ban lãnh đạo cần cĩ quan điểm đúng về tiền l-ơng để nĩ thực sự trở thành yếu tố quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân viên cĩ tài. Chính sách tiền l-ơng cần đ-ợc xây dựng trên các biến quan sát sau: