Qua việc nghiên cứu về các chương trình và các hoạt động truyền thông trong thời gian qua của Trung tâm thấy còn một số vấn đề nổi cộm sau:
Việc gửi các tập gấp của chương trình đến các đối tượng khách qua đường bưu điện còn nhiều bất cập. Việc gửi thư các khách hàng thông qua các tổ chức Công đoàn hoặc thông qua Ban lãnh đạo Công ty còn nhiều lỗ hổng khiến cho lượng thư bị trả lại cũng rất nhiều do địa chỉ không rõ ràng hoặc các đơn vị đã chuyển địa điểm. Điều này khiến cho Trung tâm vừa mất thời gian và mất tiền. Chính vì vậy cần có sự quản lý thông tin về khách hàng của Trung tâm một cách cặn kẽ.
Trung tâm là một doanh nghiệp kinh doanh hướng ra thị trường trong và ngoài nước thì website sẽ là một phương tiện rất quan trọng góp phần vào việc tiếp cận khách hàng, cung cấp thông tin cho khách hàng, quảng bá cho công ty và bán hàng trực tuyến. Thế nhưng hoạt động qua website của công ty còn quá yếu. Trang web thì còn sơ sài, không hấp dẫn. Các hoạt động quảng bá qua website hầu như không có. Đây là một yếu điểm mà Trung tâm phải kịp thời khắc phục và cần một kế hoạch đầu tư vào mảng quảng bá trên mạng cũng như đặt hàng trên mạng của Trung tâm.
Ngoài ra, trên thực tế Trung tâm chưa có một hoạt động đánh giá kết quả các chương trình xúc tiến một cách cụ thể do chưa bao giờ thực hiện các cuộc điều tra nghiên cứu, thống kê một cách chính thức, cụ thể.. Thông thường Trung tâm xây dựng kế hoạch xúc tiến dựa vào tình hình ngân sách dành cho Marketing và xúc tiến trong năm tiếp theo tình hình phát triển hiện tại của thị trường, kết quả kinh doanh năm trước và mục tiêu kinh doanh năm sau của công ty mà không có sự căn cứ vào việc phân tích kết quả của các hoạt động xúc tiến đã thực hiện. Đây là một trong các nhân tố khiến cho hiệu quả truyền thông của Trung tâm rất thấp mặc dù đầu tư không ít nguồn lực cho các hoạt động xúc tiến đó.
Tổng quát lại ta thấy rằng trong hoạt động truyền thông của Trung tâm cho các sản phẩm cũng như cho hình ảnh của Trung tâm đối với thị trường cả trong và ngoài nước đều còn nhiều vấn đề hạn chế, rời rạc cần phải có những chính lược, hướng đi đúng đắn và chuyên nghiệp trong tương lai.
Tóm tắt chương 2
Chương 2 đã trình bày qua về Trung tâm du lịch và dịch vụ Công đoàn Hà Nội . Thông qua đó ta thấy được một phần thuận lợi và khó khăn cho các hoạt động xúc tiến hỗn hợp của Trung tâm. Từ đó đưa ra những giải pháp để nâng cao hoạt động xúc tiến hỗn hợp tại Trung tâm.
Chương này đề cập đến các vấn đề sau :
1. Sơ lược qua quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm. Để từ đó tìm hiểu được thị trường mục tiêu mà doanh nghiệp muốn tập trung vào. Bên cạnh đó thấy được hoạt động kinh doanh của Trung tâm có tác động thế nào đến hoạt động xúc tiến của Trung tâm.
2. Giới thiệu thực trạng hoạt động xúc tiến của Trung tâm. Để từ đó một vài đánh giá về hoạt động xúc tiến của Trung tâm. Từ đó đưa ra đánh giá kết quả về chương trình xúc tiến.
3. So sánh ngân sách của Trung tâm dành cho hoạt động xúc tiến với các đối thủ cạnh tranh. Để từ đó đưa ra các giải pháp để sử dụng nguồn ngân sách này hợp lý và cũng để phát huy tối đa hiệu quả việc sử dụng ngân sách này.
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG XÚC TIẾN HỖN HỢP TẠI TRUNG TÂM DU
LỊCH VÀ DỊCH VỤ CÔNG ĐOÀN HÀ NỘI.
3.1 Cơ sở đưa ra giải pháp
Trên cơ sở phân tích thực trạng hoạt động xúc tiến hỗn hợp tại Trung tâm du lịch và dịch vụ Công đoàn Hà Nội và qua phân tích cũng thấy rõ tầm quan trọng của hoạt động xúc tiến đối với du lịch. Hiện nay khi mà Việt Nam đã ra nhập WTO, đứng trước những cơ hội và thách thức lớn như vậy Trung
tâm cần phải có những bước đi vững chắc để khẳng định vị thế của mình
trong khu vực về công tác xúc tiến, tuyên truyên, quảng bá du lịch. Em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xúc tiến hỗn hợp tại Trung tâm du lịch và dịch vụ Công đoàn Hà Nội
3.2 Một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện chính sách xúc tiến hỗn hợp tại Trung tâm
3.2.1 Xác định ngân sách chi cho chính sách xúc tiến trong thời gian tới của Trung tâm
Trong thời gian tới, từ nay đến năm 2010, nhiệm vụ mà Trung tâm đặt ra cho bộ phận marketing là phải tạo được bước tiến dài trong việc tạo sự biết đến về công ty và sản phẩm của công ty đối với khách outbound của Việt Nam. Và để tạo được bước tiến dài Trung tâm cần tích cực tiến hành các hoạt động xúc tiến có hiệu quả cao tức cần có một ngân sách tương đối lớn cho các chiến lược xúc tiến đó nên phương pháp xác định ngân quỹ hiện nay của Trung tâm không còn phù hợp nữa.
Để phù hợp với tính năng động, luôn biến đổi của kinh doanh lữ hành công ty cần xác định một ngân sách xúc tiến gồm hai phần:
Phần ngân sách thứ nhất: do mục tiêu và nhiệm vụ của hoạt động xúc tiến từ nay đến năm 2010 đã được công ty xác định nên việc xác định phần ngân quỹ một cách dễ dàng. Tuy nhiên, bộ phận Marketing vẫn phải lên kế hoạch cụ thể cho từng hoạt động xúc tiến cho từng giai đoạn thời gian nhất định và ước lượng được sát nhất hiệu quả của mỗi hoạt động xúc tiến đó. Do trong vài năm gần đây lợi nhuận của công ty không cao nên kế hoạch cần được lập rất chi tiết để giảm sai sót và giảm tối đa sự lãng phí tiền, thời gian cho những hoạt động xúc tiến hiệu quả thấp.
Phần quỹ dự phòng được sử dụng trong những trường hợp thị trường có những biến động lớn. Phần quỹ này có thể xây dựng dựa trên khả năng huy động của công ty.
Tóm lại, ngân sách dành cho các chiến dịch xúc tiến là bao nhiêu ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của chiên dịch và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của Trung tâm.
3.2.2. Một số vấn đề về việc đánh giá kết quả của chương trình xúc tiến
Trung tâm cần tiến hành điều tra, nghiên cứu để phân tích, đánh giá hiệu quả của mỗi chương trình xúc tiến. Các hoạt động điều tra, nghiên cứu, đánh giá này Trung tâm có thể tự thực hiện hoặc thuê các chuyên gia Marketing thực hiện. Những phân tích đánh giá này sẽ giúp Trung tâm nhận thấy những lỗi đã mắc phải trong quá trình thực hiện chương trình xúc tiến đó, những đạt được và chưa đạt được của chương trình xúc tiến đó, mức độ ảnh hưởng của hoạt động xúc tiên đó đến kết quả kinh doanh. Đó là những căn cứ để Trung tâm có thể quyết định được nên tiếp tục duy trì những hình thức xúc tiến nào, hình thức xúc tiến nào nên dừng lại để trành lãng phí. Đồng thời nó cũng giúp Trung tâm giảm thiểu những sai sót trong các hoạt động xúc tiến tiếp theo nhằm tăng hiệu quả của hoạt động đó.
3.2.3. Một số giải pháp về các công việc cho hoạt động xúc tiến hỗn hợp
3.2.3.1 Quảng cáo
Hoạt động quảng cáo được coi là hoạt động chính và hiệu quả nhất, có vị trí quan trọng nhất trong chính sách xúc tiến hỗn hợp của hoạt động kinh doanh lữ hành. Trong thời gian tới Trung tâm cần xây dựng cho mình chính sách quảng cáo một cách hợp lý và hiệu quả nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Trong hoạt động quảng cáo Trung tâm phải mở rộng tới các thị trường mục tiêu đã chọn lựa.
• Định hướng quảng cáo của Trung tâm
- Lập một danh sách chi tiết những đặc điểm nổi bật của Trung tâm như là Trung tâm lữ hành lâu năm, có bề dày kinh nghiệm tổ chức và thực hiện các tour du lịch trong và ngoài nước, rất có uy tín đối với khách du lịch trong và ngoài nước (nêu một số danh hiệu công ty đã có được)…
- Xác định rõ những lợi ích quan trọng mà công ty cung cấp cho khách khi sử dụng sản phẩm của công ty như đảm bảo chất lượng các dịch vụ có trong chương trình, có bồi thường nếu khách có thể chứng minh được những dịch vụ mà công ty cung cấp không đúng cam kết…
- Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của Trung tâm dựa trên mô hình từ đó xác định rõ lợi thế cạnh tranh để xây dựng các chương trình quảng cáo phù hợp và hấp dẫn, và đúng mục đích của Trung tâm.
- Xác định rõ mức độ, cách thức quan tâm đến khách hàng đã sử dụng sản phẩm của Trung tâm. Giới thiệu cho khách hàng mới, khách hàng tiềm năng biết về những đặc điểm nổi trội của chính sách sau bán hàng Trung tâm.
Khi xác định được định hướng quảng cáo của Trung tâm thì Trung tâm cần phải lựa chọn các hình thức quảng cáo nào sao cho hợp lý và hiệu quả
nhất. Đặc biệt bộ phận Marketing cần nghiên cứu kĩ các giải pháp để có thể đánh giá đúng tầm quan trọng của từng biện pháp đến từng thị trường khác nhau. Trong quá trình nghiên cứu tìm tài liệu em xin mạo muội trình bày một số giải pháp có thể áp dụng cho việc quảng cáo đối với Trung tâm. Bộ phận Marketing có thể nghiên cứu và ứng dụng được một trong các giải pháp sau :
Một số giải pháp cho các hình thức quảng cáo của công ty:
Ngày nay, hình thức quảng cáo trên Internet hiện nay khá phổ biến, chi phí không cao như quảng cáo trên tivi mà tỷ lệ người truy cập Internet ở nước ta ngày một tăng cao. Theo thống kê tính đến tháng một năm 2006 có 12,9% dân số nước ta sử dụng Internet, tương đương với gần 1,1 tỷ người. Tuy nhiên, để quảng cáo trên mạng được hiệu quả thì trước hết công ty cần nâng cấp, chỉnh sửa nội dung cũng như hình thức của website hiện thời của công ty để tăng mức độ hấp dẫn người xem.
Xét về phương diện kinh tế, định hướng tiếp thị trực tiếp có thể là một trong những phương thức rẻ nhất, hiệu quả nhất để tiếp cận tới các khách hàng tiềm năng. Với một ngân quỹ khiêm tốn, triển lãm thương mại hay quảng cáo là điều quá xa xỉ. Tuy nhiên bằng việc sử dụng các hình thức gửi thư, Trung tâm vẫn có thể có được sự ủng hộ của khách hàng hay khách hàng tương lai.
Sau đây là một số điều sẽ giúp ta mở rộng, gìn giữ các mối quan hệ mà không hề làm ngân quỹ của sụt giảm.
Thư điện tử - Email
Có thể nhận thấy rằng email là hoàn toàn miễn phí. Đưa những thông tin mà ta tin rằng khách hàng muốn và cần. Ví dụ, ta có thể gửi tới cho khách hàng của mình một lá thư mời chứa nhiều thông tin hấp dẫn ở Website về
chương trình du lịch. “Lời mời của Trung tâm” là một phần trong lá thư mời, cuối thư là logo và đường link của Trung tâm.
Ngoài ra ta cũng đừng nên gửi thư mời quá thường xuyên. Nếu khách hàng cảm thấy khó chịu bởi cách thức tiếp thị, họ sẽ lập tức loại bỏ địa chỉ mail ra khỏi danh sách địa chỉ mail của họ. Đó là một tổn thất mà không thể chi trả được. Hãy cố gắng giữ liên lạc qua email một tháng hai hoặc ba lần bằng những hình thức khác nhau. Tầm khoảng một tuần một lần là đủ để địa chỉ mail vẫn còn được giữ trong danh sách địa chỉ liên lạc của khách hàng. Có thể cử một nhân viên chuyên về việc trả lời thư của khách theo đúng thời hạn hàng tuần.
Thư trực tiếp
Thư tay đã trở nên lỗi thời kể từ khi email được đưa vào sử dụng như một công cụ tiếp thị. Thư tay đắt hơn rất nhiều và có thể thiết kế rất tốn kém. Mặc dù điều đó là sự thật nhưng không phải tất cả các khách hàng đều xem hoặc trả lời email và khi đã nhằm vào “mục tiêu” chính thì thư tay thật sự là không quá đắt.
Đối với các tập gấp mỏng về chương trình với ưu điểm có thể thông tin về một số chương trình nổi trội của Trung tâm đang được nhiều du khách quan tâm. Bên cạnh đó Trung tâm cũng cần đưa một số hình ảnh đẹp, lạ trong tập gấp đó để khách lựa chọn một cách chính xác sản phẩm của mình, in rõ giá cả. Ngoài việc phát thư tay trực tiếp ta có thể gửi các tập gấp này thông qua đường bưu điện. Vì tập gấp này mỏng nên nhét vừa được vào một bao thư. Hình thức này tiên lợi có thể sử dụng các nhân viên đang trong lúc nhàn rỗi ở Trung tâm để dán và gửi.
được mục đích là giữ hình ảnh của Trung tâm trong trí nhớ của khách hàng tương lai. Nếu điều này có thể thực hiện được thì nó có thể thay thế cho những cuốn cataloge tốn kém.
Một số lời khuyên khi sử dụng thư trực tiếp
Xếp loại các khách hàng của bạn theo vùng địa lý, theo chức danh, theo cơ quan hoặc các tiêu chí khác giúp tìm hiểu khách hàng nào cần phải gửi những thông tin nào.
Hãy luôn ghi nhớ rằng, để chiến dịch email hay thư trực tiếp tiến xa hơn nữa sẽ cần tới cái nhìn nhất quán và linh cảm nhạy bén. Nếu muốn khách hàng có cảm giác quen quen khi nhìn chất liệu sản phẩm. Nếu không làm được điều này thì đang đánh mất giá trị thương hiệu nhạy cảm.
Không nên gửi quà phụ thêm cho tất cả những đầu mối liên lạc mới. Điều đó có thể rất tốn kém và lãng phí. Hãy chăm sóc những khách hàng như vậy thông qua email với những thông tin mời cụ thể và chi tiết. Do vậy chỉ nên gửi những bức thư này cho một số đối tượng nhất định, những người có ảnh hưởng lớn đến số đông, ảnh hưởng mạnh đến quyết định tour của công ty nào, ví dụ như giám đốc, chủ tịch công đoàn…
Ngoài ra, công ty có thể quảng cáo qua các đĩa VCD, CD ROM. Hình thức quảng cáo này có có lợi thế là chi phí để sản xuất những đĩa VCD, CD ROM không quá cao như quảng cáo trên tivi nhưng hiệu quả nhưng hiệu quả lại cao hơn quảng cáo trên tivi. Với những phương tịên quảng cáo này công ty có thể gửi đến những khách hàng những hình ảnh, những âm thanh sống động về công ty, về các điểm du lịch và chính sự sinh động đó sẽ hấp dẫn du khách, thúc đẩy họ tới và mua chương trình du lịch của công ty. Hơn thế, qua phương tiện quảng cáo này công ty có thể truyền tải tới khách hàng nhiều thông tin hơn so với quảng cáo trên các phương tiện. Và với VCD, CD ROM
khách hàng có thể lưu giữ lại và mở ra xem bất kỳ lúc nào mà không bị phụ thuộc vào các yếu tố khác. Ngoài các hình thức quảng cáo trên đây, công ty vẫn cần duy trì các hình thức quảng cáo hiện tại: tờ rơi, brochure, quảng cáo trên trang vàng.
Tự giới thiệu thông qua các hội chợ Triển lãm, hội chợ là khu vực tập trung đông người tiêu dùng nhất. Đây có phải quan tâm khi quyết định quảng bá doanh nghiệp? Tuy nhiên, nhiều ý kiến cho rằng, đa số các doanh nghiệp hiện nay quá hờ ơ với việc bố trí gian hàng trong hội chợ. Đây là một trong các yếu tố gây ấn tượng và quảng bá trực tiếp hình ảnh doanh nghiệp đến người tiêu dùng.
Tham dự các tổ chức, hiệp hội dành cho doanh nghiệp du lịch. Đây chính là những tổ chức có khả năng hỗ trợ rất nhiều trong hoạt động kinh