II. Cấu trúc của một cuộc đàm phán:
1. 2 Các bớc chuẩn bị:
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C
- Tìm hiểu dữ liệu lịch sử về đối tác. - Đặt mục tiêu.
- Lên kế hoạch chiến lợc, chiến thuật. - Tập dợt.
(a) Tìm hiểu dữ liệu:
Việc truy cứu dữ liệu lịch sử đã có về đối tác và các thơng vụ của họ giúp ta đánh giá sơ bộ về đối tác, lên kế hoạch đàm phán dễ hơn.
Trớc hết việc thu thập tài liệu là công việc khó khăn và chiếm nhiều thời gian nhất, nhng nó là một trong những thao tác quan trọng của khâu chuẩn bị. Hiện nay ở nhiều nớc, các doanh nghiệp đã có hệ thống mạng máy vi tính chứa đựng tất cả các thông tin cần thiết cho cán bộ đàm phán giúp họ tăng năng suất và hiệu quả công việc.
Sau khi truy cứu thông tin cần phải có ý kiến nhận xét, đánh giá, phân tích ngay. Thao tác này cho phép xác định mối liên hệ giữa các hiện tợng, sự kiện và rút ra đợc các kết luận cụ thể.
(b) Đặt mục tiêu:
Đây là phần quan trọng nhất của kế hoạch vì nó xác định chính xác cái mà ta cần đạt đợc khi kết thúc đàm phán.
Một cuộc đàm phán mà không có mục tiêu thì chẳng khác nào một vở kịch ma không có các tình tiết, khó mà gây đợc sự chú ý từ phía khán giả.
Mục tiêu sẽ giúp cuộc đàm phán của ta có định hớng và sẽ giúp ta tập trung hơn vào giải pháp, sự lựa chọn nh đã định.
Mục tiêu của một cuộc đàm phán phải đảm bảo 3 tiêu chuẩn sau: - Cụ thể (specific)
- Hớng đến kết quả (Result-oriented) - Thực tế (fisible)
*Cụ thể (Specific):
Chúng ta đến gặp đối tác không phải chỉ đơn giản là để khám phá, khai thác một cái gì đó mà chúng ta đến để thiết lập mối quan hệ thơng mại, ký kết hợp đồng. Nếu các mục tiêu ta đặt ra trớc đàm phán càng cụ thể bao nhiêu thì khả năng đạt đợc càng dễ bấy nhiêu. Nếu mục tiêu của cuộc đàm phán mơ hồ thì sẽ giống nh chúng ta đang đi trên một con đờng mà chẳng biết sẽ phải đi về đâu, đến đâu, chúng ta có thể lạc vào một cánh rừng mà không có lối ra.
*Hớng đến kết quả (Result-Oriented):
Nhiệm vụ của chúng ta là phải giúp đối tác chuyển từ trạng thái hiện hành sang quan tâm, sang tiếp ham muốn và cuối cùng ra hành động ký kết hợp đồng thơng mại. Chính vì vậy, mục tiêu của chúng ta phải xác định rõ ràng cái mà ta muốn đối tác làm, đó là kết quả cuộc đàm phán mà ta muốn.
*Thực tế (Fisible):
Mục tiêu cuối cùng của cuộc đàm phán đó là cam kết, hợp đồng. Mà cam kết hay hợp đồng chúng ta đòi hỏi sẽ xảy ra hay không phụ thuộc vào mức độ quan tâm của đối tác đến thơng vụ và mục đích của chúng ta cho cuộc đàm phán. Hay nói cách khác, trớc cuộc đàm phán, chúng ta-những nhà
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C
đàm phán -phải xem xét đến tính khả thi của thơng vụ. Mục tiêu khả thi là yếu tố tiên quyết dẫn đến thành công trong đàm phán của các doanh gia.
Khi đặt mục tiêu cho một cuộc đàm phán, chúng ta phải đặt mục tiêu tối u và mục tiêu thứ yếu. Tất nhiên mục tiêu tối u là hợp đồng đợc ký kết. Trên thực tế hiếm khi sau vài giờ đàm phán mà hợp đồng đợc ký kết ngay, chính vì vậy ta phải đặt mục tiêu phụ để sau đó tạm rút lui, phân tích để tìm đấu pháp mới. Nếu chúng ta không đặt mục tiêu thứ yếu thì khi mục tiêu tối u không đạt đợc, chúng ta sẽ chẳng bao giờ có cơ hội kinh doanh với đối tác ấy nữa. Một doanh gia mà luôn luôn chỉ có một mục tiêu khi bớc vào đàm phán thì sẽ luôn luôn là kẻ thất bại trên thơng trờng.
(c) Lên kế hoạch chiến lợc, chiến thuật:
Đây là bớc lập kế hoạch chi tiết cho việc chuẩn bị đàm phán. Để đạt đ- ợc mục tiêu đã đề ra, chúng ta cần phải đa ra chi tiết các hành động hay nói cách khác là ta cần một chiến lợc rõ ràng. Để giúp chúng ta lên đợc kế hoạch chiến lợc thì chúng ta cần trả lời đợc các câu hỏi sau:
- Làm thế nào để chúng ta bắc cầu đợc từ cuộc đàm phán trớc. - Làm thế nào để xây dựng đợc s thiện cảm.
- Làm thế nào để chúng ta tìm ra cái mà chúng ta muốn.
- Các phản ứng của đối tác với đề nghị của chúng ta sẽ nh thế nào, xử lý ra sao.
- Mục tiêu nào mà chúng ta kỳ vọng có đợc sau khi kết thúc cuộc đàm phán.
- Cái mà chúng ta cần để hỗ trợ cho sự thành công của cuộc đàm phán là cái gì.
- Làm thế nào để hấp dẫn đợc đối tác vào thơng vụ này.
- Cách yêu cầu đối tác ký hợp đồng nh thế nào để đối tác phải đồng ý.
(d) Tập dợt:
Việc tập dợt là vô cùng quan trọng, nó sẽ giúp chúng ta vững vàng tâm lý và nh vậy sẽ giúp ta tạo ra đợc sự khác biệt giữa cuộc đàm phán tự nhiên, trôi chảy với cuộc đàm phán va vấp, gợng gạo.
Chúng ta có thể diễn tập bằng suy nghĩ hoặc bằng lời nói. Diễn tập bằng suy nghĩ nghĩa là hình dung trong óc diễn biến quá trình đàm phán, nhập tâm và tiêu hoá các phần cơ bản của cuộc đàm phán. Diễn tập bằng lời nói có nghĩa là ta có thể dùng máy ghi âm, máy quay video để ghi lại toàn bộ bài nói của chúng ta, qua đó sẽ thấy các sai lầm hiện lên rất rõ , từ đó chúng ta có thể tự sửa chữa cho mình trớc khi bớc vào đàm phán chính thức.
Việc tập dợt không có nghĩa là bắt chúng ta trở thành máy nói theo bài phát biểu đã soạn trớc vì không có gì tồi tệ hơn là biến bài phát biểu của chúng ta thành sản phẩm đồ hộp, sản xuất hàng loạt và đem bán khắp nơi. Việc tập dợt yêu cầu chúng ta đầu t thời gian để cảm thấy thực sự thoải mái và dễ chịu đối với hớng đi đã lựa chọn cho cuộc đàm phán . Việc tập dợt tốt sẽ giúp chúng ta linh động hơn nếu gặp phải tình huống khó khăn trong đàm phán và đôi khi đòi hỏi cả sự thay đổi kế hoạch đã đề ra.