II. Yêu cầu về việc tạo lập chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu
1. Tình hình sử dụng bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu
1.3. Tình hình công tác tạo lập bộ chứng từ của doanh nghiệp xuất khẩu Việt
Việt Nam.
Bộ chứng từ đã thực sự trở thành quen thuộc và rất quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Bằng chứng là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đã chủ yếu dùng phơng thức thanh toán tín dụng đối với những đơn hàng có giá trị lớn. Phần lớn các chứng từ giờ đây nh hoá đơn, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ cũng đã đợc lập theo mẫu biểu để đáp ứng yêu cầu của th tín dụng về nội dung, đồng thời tạo điều kiện để các bên có liên quan nh các ngân hàng dễ dàng kiểm tra. Tuy nhiên, bộ chứng từ lập và xuất trình vẫn còn mắc phải nhiều thiếu sót và tồn tại gây khó khăn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam (những tồn tại này sẽ đợc nghiên cứu kỹ hơn ở phần sau). Tính ra, hàng năm vẫn còn một tỷ lệ các vụ tranh chấp trong thơng mại quốc tế bắt nguồn từ bộ chứng từ thanh toán và chủ yếu xảy ra đối với bộ chứng từ trong phơng thức thanh toán bằng L/C (khoảng 50% bộ chứng từ thanh toán xuất trình theo L/C có sai sót).
Ví dụ, Tháng 10/2000, công ty Vinatea mở một L/C trị giá 110.000 USD để
nhập thép Inox của ngời bán Xingapo, nhng hàng hóa lại có xuất xứ từ Châu Âu. Chứng từ và hàng hoá cùng về Việt Nam trong một ngày. Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, VCB thâý chứng từ hoàn toàn phù hợp và lập Thông báo chứng từ, giao cho đơn vị về kiểm tra. Sau khi kiểm tra, đơn vị gửi lại bộ chứng từ cho VCB kèm theo công văn có nội dung sau: “chúng tôi hoàn toàn chấp nhận rằng bộ chứng từ xuất trình hoàn toàn phù hợp với các điều khoản và điều kiện của L/C nhng để đảm bảo quyền lợi cho phía Việt Nam, kính mong Ngân hàng tạm dừng cha thanh toán bộ chứng từ vì chúng tôi biết rằng lô hàng giao kém chất lợng...”.
Trong trờng hợp này, đến hạn thanh toán mà VCB không thanh toán cho ng- ời hởng lợi thì sẽ ảnh hởng tới uy tín quốc tế của VCB, nhng nếu thanh toán thì quá trình đàm phán của khách hàng nội sẽ gặp phải khó khăn và nếu đàm phán không thành công thì VCB sẽ bị mang tiếng là “không bảo vệ quyền lợi cho khách hàng Việt Nam”, nh vậy uy tín trong nớc của VCB cũng giảm đi. Trong thực tế, VCB đã lùi thời hạn thanh toán cho Ngân hàng nớc ngoài và điện báo cho Ngân
hàng nớc ngoài biết tình hình sau khi đơn vị đã cam kết sẽ chịu lãi phạt chậm trả nếu nh Ngân hàng nớc ngoài đòi.
2. Điểm lại những tồn tại thờng gặp trong việc sử dụng bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khẩu ở Việt Nam.
Đối với các phơng thức thanh toán khác nhau thì tầm trọng của bộ chứng từ thanh toán cũng không giống nhau. Nhng nhìn chung, bộ chứng từ ít nhiều luôn đóng vai trò là cơ sở để ngời mua nhận hàng và thanh toán cho ngời bán, ngời bán giao hàng và nhận tiền từ phía ngời mua theo đúng các điều khoản của hợp đồng. Đặc biệt trong phơng thức thanh toán bằng tín dụng chứng từ, bộ chứng từ lại đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết: nó là cơ sở để ngời bán khống chế việc ngời mua nhận hàng và thanh toán. Bởi vậy, các bên mua bán cũng nh những thành phần trung gian nh Ngân hàng (trong phơng thức thanh toán có sử dụng trung gian là ngân hàng nh phơng thức tín dụng chứng từ, nhờ thu kèm hối phiếu) luôn luôn kiểm tra kỹ lỡng bộ chứng từ để tránh sự gian lận cũng nh những sai sót khiến các bên có thể gặp khó khăn trong việc giao nhận hàng và thanh toán.