* Hướng dẫn cho nhân viên cách ghi nhận hồ sơ và tầm quan trọng của việc ghi chép hồ sơ:
Để công tác ghi nhận hồ sơđạt yêu cầu, các hồ sơ cần được ghi nhận một cách trung thực, đúng đắn. Các nhân viên phòng QLCL phải cùng các lãnh đạo chỉ chỉ rõ tầm quan trọng của việc ghi nhận hồ sơ cho nhân viên và vai trò quan trọng của họ
tầm quan trọng nhân viên sẽ có động lực thực hiện công việc một cách tốt hơn, nâng cao được tinh thần tự giác của nhân viên.
Phòng QLCL nên tổ chức các lớp học vào buổi tối để phổ biến các nội dung quan trọng của công tác kiểm soát hồ sơ cho tất cả các nhân viên ở tất cả các bộ phận. Phải làm nổi bật được các vai trò chính của công tác ghi chép hồ sơ như sau:
Hồ sơ chính là một loại tài liệu đặc biệt ghi lại kết quả thực hiện quá trình, công việc của khách sạn vì vậy việc kiểm soát nó là rất cần thiết, đây là bằng chứng chủ yếu của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng do đó công tác kiểm soát hồ sơ là rất cần thiết. Các hồ sơ phải luôn được ghi chép đầy đủ, trung thực chính xác. Tuyệt đối không chấp nhận việc ghi hồ sơ mang tính chất hình thức hay đối phó, thiếu trung thực vì điều này sẽ dẫn đến hậu quả không lường được và chúng ta sẽ không thể thật sự kiểm soát được hệ thống của mình, có thể dẫn đến hình thành một văn hoá không trung thực trong khách sạn. Nhưng trên thực tế Khách sạn lại đang lâm vào tình trạng này. Vì vậy, việc ghi chép hồ sơ thường xuyên, trung thực của nhân viên có vai trò rất quan trọng đối với công tác kiểm soát của Khách sạn.
* Tăng cường công tác kiểm tra ghi chép và lưu trữ hồ sơ:
Phòng quản lý chất lượng nên có kế hoạch kiểm tra thường xuyên công tác ghi chép và lưu trữ hồ sơ của các bộ phận đặc biệt là 3 bộ phận lưu trú, ăn uống, dịch vụ bổ sung. Sau mỗi tháng phòng QLCL nên tiến hành phân công giám sát viên tiến hành kiểm tra tình hình ghi chép và lưu trữ hồ sơ.
* Thiết lập quy trình cụ thể hướng dẫn quá trình ghi chép, lưu trữ, bảo quản hồ sơ.
Khách sạn cũng cần phải lập một quy trình về việc kiểm soát hồ sơ cụ thể chi tiết hơn chứ không chung chung như trong thủ tục kiểm soát hồ hơ hiện tại của khách sạn. Sau đây là phần nội dung của một quy trình kiểm soát hồ sơđể khách sạn có thể tham khảo:
Nội dụng quy trình kiểm soát hồ sơ:
1. Lập danh mục hồ sơ:
Toàn thể nhân viên của khách sạn khi thực hiện nhiệm vụ được giao đều có trách nhiệm sử dụng các biểu mẫu đã quy định trong các quy trình tương ứng của công việc hoặc hoạt động đó.
Các loại hồ sơ phải được điền đầy đủ các mục, ghi ngày, tháng và có đủ chữ ký của những người có liên quan.
Trưởng bộ phận cử 1 thành viên của bộ phận lập danh mục toàn bộ các hồ sơ lưu của bộ phận theo biểu mẫu danh mục hồ sơ chất lượng BM-4.2-07
2. Thu thập, phân loại, sắp xếp và kiểm soát hồ sơ:
Các bộ phận có trách nhiệm quản lý số hồ sơ của bộ phận mình thông qua việc thu thập, phân loại, sắp xếp và quản lý các loại hồ sơ.
Hồ sơ trong mỗi cặp hồ sơ phải được sắp xếp khoa học theo cách sau:
- Sắp xếp theo trình tự thời gian (hồ sơđến trước đặt ở dưới, đến sau đặt ở trên) - Sắp xếp theo số của hồ sơ (từ nhỏđến lớn)
- Theo số hợp đồng phát sinh… 3. Truy cập, sử dụng hồ sơ:
Chỉ những người có trách nhiệm xử lý những công việc liên quan mới được phép sử dụng các hồ sơ .
Sau khi dùng, người sử dụng có trách nhiệm trả hồ sơ vào đúng vị trí lưu trữ. Người ngoài bộ phận khi cần sử dụng hồ sơ phải được sựđồng ý của Trưởng bộ phận quản lý hồ sơ hoặc những người có trách nhiệm bảo quản hồ sơ.
Khi mượn hồ sơ phải ký vào "phiếu mượn, trả tài liệu" theo biểu mẫu BM-4.2-04
4. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ:
Các đơn vị khi thực hiện các quy trình của Hệ thống chất lượng có trách nhiệm áp dụng các phương pháp thích hợp (phương tiện lưu, hình thức nhận biết) để lưu trữ một cách khoa học các loại hồ sơ đảm bảo thuận tiện khi lưu trữ, sử dụng và tránh nhầm lẫn, mất mát hoặc hư hỏng do tác động của môi trường.
Việc lưu trữ, bảo quản các loại hồ sơ: hình thức trình bày, phương pháp lưu, thời gian lưu, quyền hạn sử dụng hoặc hình thức hủy được quy định trong Mục 9: Hồ sơ của mỗi quy trình.
Trước khi đưa hồ sơ vào nơi lưu trữ, người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm: + Sắp xếp lại hồ sơ cho phù hợp với quy luật sắp xếp.
+ Đóng gói lại hồ sơ thành từng gói, mỗi loại hồ sơ thành một gói riêng biệt có nhãn hồ sơđể nhận dạng
QLCL không được ngừng lơ là việc kiểm tra thực hiện mà nên tiếp tục nhắc nhởđốc thúc nhân viên thực hiện theo đúng hướng dẫn và tiến hành kiểm tra, giám sát công tác thực hiện theo từng tháng hoặc từng quý.