Như đã nói, môi giới chứng khoán là loại nghiệp vụ quan trọng nhất trong công ty chứng khoán. Một công ty chứng khoán có thể hoạt động trong một hay nhiều lĩnh vực nghiệp vụ khác nhau, như bảo lãnh phát hành chứng khoán, tư vấn đầu tư, quản lý quỹ, tự doanh... nhưng môi giới chứng khoán vẫn là nghiệp vụ phổ biến nhất được các công ty chứng khoán đăng ký hoạt động. Theo thời gian, cùng với sự phát triển của thị trường, các công ty môi giới chứng khoán được hình thành và phát triển theo hướng đa dạng, cả về phương diện quy mô, địa bàn hoạt động cũng như tính chất hoạt động.
1.2.2.1 Phân loại công ty môi giới chứng khoán a) Theo phạm vi hoạt động
* Các công ty môi giới chứng khoán tầm quốc gia Những công ty này có các đặc điểm chung sau:
• Năng lực nghiên cứu mạnh, đội ngũ môi giới thành thạo nghề
• Có ảnh hưởng lớn, có thể làm dịch chuyển xu hướng giá cả thị trường. Có khả năng bình ổn thị trường vào những thời điểm khó khăn
• Có uy tín lớn, dễ tiếp cận, mạng lưới chi nhánh được bố trí trên khắp cả nước
* Các công ty môi giới chứng khoán tầm khu vực: Giống với công ty môi giới chứng khoán tầm quốc gia, nhưng quy mô nhỏ hơn.
Những công ty loại này có các lợi thế:
• Vị trí thuận tiện
• Tập trung vào hoạt động bán lẻ chứ không phải hoạt động mang tính định chế. Đặc tính này phù hợp với nhà đầu tư nhỏ
• Chất lượng dịch vụ có tính cá nhân cao hơn
• Linh hoạt trong khuyến nghị và trong việc tiếp cận thành quả nghiên cứu tầm quốc gia
• Người môi giới giỏi nghề
* Công ty cổ phần nhỏ: Những công ty này chuyên làm ăn với những cổ phiếu có giá thấp. Lợi thế của những cổ phiếu này là nếu có diễn biến tốt thì lợi nhuận cho một nhà đầu tư là rất lớn.
Bất lợi của loại hình này là năng lực nghiên cứu cũng như chủng loại sản phẩm đầu tư hạn chế, nhân viên môi giới ít được đào tạo hơn.
* Các công ty chuyên phục vụ các định chế: Những công ty này thường phục vụ cho các định chế lớn như ngân hàng, công ty bảo hiểm, quỹ hưu trí, quỹ tương hỗ...
Lợi thế của loại hình này là hoạt động nghiên cứu mang tính nhà nghề cao, báo cáo chi tiết. Nhưng kèm theo đó là nhược điểm ở việc nhà đầu tư không thể tiếp xúc trực tiếp với nhà môi giới một cách thường xuyên.
* Các công ty lập kế hoạch tài chính: Đây là loại công ty môi giới chứng khoán có đối tượng khách hàng là những người giàu có, quan tâm đến việc thiết lập một chương trình đầu tư dài hạn, tỉ mỉ, bài bản, có những mục tiêu cụ thể liên quan tới toàn bộ tài sản tài chính của họ.
Tất nhiên, loại hình công ty này không phù hợp với tất cả mọi đối tượng khách hàng.
b) Theo dịch vụ cung cấp
* Công ty môi giới giảm giá: Chủ yếu là giúp khách hàng thực hiện các lệnh mua bán chứng khoán. Chi phí của công ty này thấp hơn nhiều so với chi phí của những công ty chứng khoán cung cấp dịch vụ toàn bộ. Tuy nhiên, với loại hình này, nhà đầu tư không thể mong chờ người môi giới sửa lỗi hoặc cho lời khuyên về một tài khoản cụ thể.
Công ty môi giới giảm giá được sử dụng cho ba đối tượng chính:
• Các nhà đầu tư dài hạn tiến hành nghiên cứu thị trường
• Các nhà kinh doanh ngắn hạn theo trường phái kỹ thuật
• Những nhà đầu tư chỉ giao dịch một lần
* Công ty môi giới dịch vụ đầy đủ: Cung cấp một dải dịch vụ hoàn hảo từ việc đưa ra những kết quả nghiên cứu, phân tích, cho lời khuyên, đến việc theo dõi tài khoản và kịp thời đưa ra những khuyến nghị cần thiết cho khách hàng.
• Những người đánh giá cao sự thuận tiện của việc luôn luôn có sẵn một cố vấn chuyên nghiệp hướng dẫn những quyết định giao dịch của họ.
• Những người đánh giá cao sự quan tâm cá nhân của một người môi giới dịch vụ đầy đủ.
Tóm lại, theo sự phát triển của thị trường, các công ty chứng khoán trong lĩnh vực môi giới cũng dần dần phát triển theo hướng chuyên môn hoá, theo khu vực hoạt động, theo đối tượng khách hàng, chủng loại sản phẩm hay loại hình cung cấp dịch vụ. Tuỳ tính chất của từng thị trường mà tính chất chuyên môn hoá sẽ phát triển theo những hướng khác nhau.
1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty môi giới chứng khoán a) Các bộ phận trong công ty
Một công ty môi giới chứng khoán thường có các bộ phận sau:
* Phòng lệnh
Một công ty chứng khoán chỉ có một phòng lệnh duy nhất để nhận lệnh của khách hàng, nhưng nó cũng có thể thành lập một số phòng lệnh nhỏ chịu trách nhiệm đối với mỗi loại chứng khoán riêng biệt. Nhiệm vụ của phòng lệnh là so khớp, xác nhận lệnh và sắp xếp các lệnh chờ.
* Bộ phận mua và bán
Bộ phận này có các chức năng:
• Ghi chép báo cáo
• Tính toán: xác định số tiền giao dịch, xác định số tiền của các bên tham gia giao dịch
• Đối chiếu và điều chỉnh: Việc điều chỉnh các giao dịch của khách hàng đối với công ty môi giới là hoạt động nghiệp vụ quan trọng nhất của bộ phận mua bán. Khi có một giao dịch về
phía khách hàng, phải có một giao dịch về phía nhà môi giới đối lại với nó. Có thể đối chiếu giữa công ty môi giới với công ty môi giới, hoặc lập bảng kê thông qua trung tâm thanh toán bù trừ. Những giao dịch không thể đối chiếu được sẽ được chuyển trở lại nơi thực hiện hoặc tham gia quá trình thực hiện giao dịch điều chỉnh lại.
• Xác nhận với khách hàng: bản xác nhận được gửi tới cho khách hàng bao gồm những thông tin: mô tả giao dịch, ngày giao dịch, ngày thanh toán, nơi thực hiện, tư cách của công ty giao dịch, tên và địa chỉ khách hàng, số tài khoản của khách hàng, loại tài khoản, và số hiệu của nhà môi giới.
• Nhập sổ sách: Khi giao dịch đã được xử lý và cân đối, nó được nhập vào sổ sách báo cáo của công ty. Một phần trong thủ tục nhập sổ sách này là ghi báo cáo các khoản phí và tiền hoa hồng trả cho công ty môi giới.
* Bộ phận ký quỹ
Bộ phận ký quỹ có trách nhiệm theo dõi tình hình tài khoản của khách hàng, kiểm soát số tiền công ty môi giới nợ hoặc có, các chứng khoán công ty nợ hoặc có, và các chứng khoán của khách hàng do công ty nắm giữ.
Bộ phận ký quỹ có vai trò đảm bảo tất cả các tài khoản hoạt động tuân thủ theo quy định, bảm đảm nguồn vốn cho công ty môi giới, bảo đảm tiền vốn cho khách hàng, và luôn luôn nắm vững các quy tắc chi phối quan hệ giữa nhà môi giới với khách hàng.
* Bộ phận thủ quỹ
Bộ phận này sắp xếp và quản lý lịch trình thanh toán hợp lý, trên cơ sở thực hiện các chức năng:
• Bảo quản kho quỹ
• Thế chấp
• Cho vay chứng khoán
• Chuyển nhượng chứng khoán
• Tổ chức lại công ty, đặt mua bao thầu và tách chi nhánh * Bộ phận quản lý hồ sơ chứng khoán
Bộ phận này giữ các báo cáo mới nhất của từng loại chứng khoán mà công ty môi giới giữ hộ cho khách hàng của mình, cho biết ai là người sở hữu các cổ phiếu, số lượng cổ phiếu... Trên thực tế, bộ phận quản lý giữ một danh sách các chứng khoán đang lưu giữ, được ghi chép liên tục.
* Bộ phận kế toán tiền mặt
Ngoài việc cân đối toàn bộ những lưu chuyển chứng khoán, công ty phải cân đối toàn bộ việc luân chuyển tiền mặt. Những luân chuyển tiền mặt bao gồm: những khoản tiền nhận và trả cho khách hàng, cho những công ty môi giới khác, các ngân hàng, các trung tâm lưu chuyển chứng khoán, các trung tâm thanh toán bù trừ và các bút toán trên tài khoản giữa các công ty.
* Bộ phận quản lý thu nhập chứng khoán
Chức năng của bộ phận này là bảo đảm cho các khách hàng của công ty nhận được cổ tức hoặc lãi trái phiếu khi đến hạn. Ngoài ra, bộ phận này còn đảm bảo rằng những khoản tiền hoặc chứng khoán khách hàng nợ công ty khi đến kỳ trả lãi hay cổ tức sẽ được công bố trả.
* Bộ phận uỷ quyền
Bộ phận này đóng vai trò trung gian giữa các công ty cổ phần và những cổ đông của họ đối với những vấn đề về quyền bỏ phiếu, các báo cáo về các công ty...
Bộ phận này thu thập và quản lý thông tin khách hàng thông qua các tài khoản mới. Có thể là tài khoản tiền mặt cá nhân, tài khoản ký quỹ, tài khoản chung, tài khoản uỷ quyền pháp nhân hoặc tài khoản công ty.
b) Đội ngũ nhân viên
Đội ngũ nhân viên của một công ty môi giới về căn bản được phân chia thành đại diện có đăng ký, nhân viên tác nghiệp, nhân viên giám sát và nhà phân tích.
* Đại diện có đăng ký
Đây là những người mà trước hết nhà đầu tư khi muốn giao dịch chứng khoán phải tìm đến. Quá trình đăng ký liên quan tới việc trả lời chất vấn chi tiết về lịch sử hoạt động kinh doanh cũng như về nhân thân việc lấy dấu vân tay và bị điều tra để có bằng chứng về sự trung thực.
Cho dù trong từng trường hợp cụ thể có thể được gọi bằng những cái tên khác nhau, các đại diện có đăng ký trên thực tế vẫn là người bán hàng. Trừ phần lớn những đại diện do các công ty môi giới giảm giá sử dụng, những người đại diện này nhận được khoản thù lao của họ từ những sản phẩm bán được và từ những hoạt động phát sinh trên các tài khoản mà họ quản lý.
* Nhân viên tác nghiệp
Trong những văn phòng lớn, đội ngũ tác nghiệp thường bao gồm một giám đốc tác nghiệp, một thủ quỹ, những nhân viên kế toán, một nhân viên phòng lệnh và một thư ký tổng hợp. Trong những văn phòng nhỏ hơn thì những chức năng này thường được kết hợp lại do một vài người đảm nhiệm. Những nhân viên này thường không được thông tin đầy đủ về các khía cạnh khác của chứng khoán hay thị trường.
Nhân viên giám sát của văn phòng chi nhánh và văn phòng chính là những người mà khách hàng thường liên hệ nhiều nhất.
Khách hàng thường chỉ đòi gặp đội ngũ giám sát của văn phòng chính mỗi khi có những khiếu nại lớn. Thường họ sẽ liên hệ với một quan chức phụ trách việc chấp hành. Tuy nhiên, thông thường những khiếu nại phát sinh từ chính các cơ quan quản lý khi họ cho rằng họ phát hiện một vụ vi phạm quy định, nhờ việc sử dụng những phương tiện giám sát giao dịch qua máy tính.
* Các nhà phân tích
Những nhân viên này của các công ty môi giới có nhiệm vụ phân tích các công cụ đầu tư và các thị trường, đưa ra những khuyến nghị cho việc mua bán chứng khoán. Để được gọi là một nhà phân tích, họ không cần phải thoả mãn một yêu cầu cụ thể nào về các tiêu chuẩn.
Những khuyến nghị về giao dịch các chứng khoán và hợp đồng tương lai có thể được đưa ra dựa trên cơ sở phân tích cơ bản hoặc phân tích kỹ thuật. Các công ty môi giới thường ứng dụng phân tích kỹ thuật cho những tài khoản giao dịch năng động và ngắn hạn, còn những khoản đầu tư dài hạn thường được thực hiện dựa trên những yếu tố cơ bản.
1.2.2.3 Những kỹ năng của nghề môi giới chứng khoán
Cùng với sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường, nhân viên môi giới chứng khoán phải tìm mọi cách chiếm được lòng tin của khách hàng, thu hút khách hàng đầu tư vào công ty mình, và chăm sóc khách hàng theo yêu cầu. Để đạt được thành công, người môi giới chứng khoán phải nắm vững và sử dụng thuần thục bốn kỹ năng cơ bản: Kỹ năng truyền đạt thông tin, Kỹ năng tìm kiếm khách hàng, Kỹ năng khai thác thông tin ở khách hàng, Kỹ năng
bán hàng. Những kỹ năng này gắn bó, hỗ trợ cho nhau, có mối liên hệ tương hỗ trong toàn bộ quá trình hành nghề của nhà môi giới.
a) Kỹ năng truyền đạt thông tin
Có những kỹ thuật để người môi giới truyền đạt thông tin cho khách hàng như sau:
• Thái độ quan tâm: Để thành công trong việc bán hàng, người môi giới phải đặt khách hàng lên trên hết và doanh thu là thứ hai. Đây là điểm then chốt của bán hàng tư vấn. Làm cho khách hàng cảm thấy họ quan trọng một cách chân thành, điều đó thể hiện sự tôn trọng khách hàng.
• Truyền đạt qua điện thoại: Phần lớn những cuộc tiếp xúc ban đầu của người môi giới được tiến hành qua điện thoại.
Những yếu tố cần thiết cho tính hữu hiệu của một cuộc điện thoại là: Thực hiện lời mở đầu có hiệu quả, sử dụng những ngữ điệu thích hợp trong giọng nói, điều chỉnh tốc độ nói và nói rõ ràng.
• Giải đáp thắc mắc của khách hàng
Đôi khi khách hàng đưa ra những câu hỏi hay những mối quan tâm về vấn đề gì đó đang được thảo luận. Để giải quyết những vấn đề như thế, nhà môi giới cần thực hiện theo các bước: làm sáng tỏ vấn đề, coi là chính đáng và thừa nhận vấn đề, và thăm dò để xác định xem nhận định của mình có chính xác hay không. Đa số khách hàng sẽ đánh giá cao nỗ lực của người môi giới để hiểu họ.
• Nói bằng ngôn ngữ riêng của khách hàng
Con người có xu hướng thiên về sử dụng những ngôn ngữ được định hướng vào một giác quan nào đó, và nếu thông tin đến với
họ theo đúng kênh dẫn đó, thì khả năng được tiếp nhận và chấp nhận sẽ là rất cao. Đó là điều mà người môi giới cần nắm vững để truyền đạt cho khách hàng.
• Tạo lập sự tín nhiệm và lòng tin
b) Kỹ năng tìm kiếm khách hàng
Có nhiều phương pháp để tìm kiếm khách hàng, mỗi phương pháp có hiệu lực trong một khoảng thời gian nào đó, có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Có những phương pháp thông dụng như sau:
• Dựa vào những đầu mối do công ty gây dựng hoặc các tài khoản bàn giao lại
• Khách hàng được giới thiệu tới: đây là một nguồn nuôi dưỡng công việc kinh doanh. Khi khách hàng thoả mãn, họ sẽ cung cấp các lời giới thiệu về những khách hàng khác nếu được yêu cầu.
• Giới thiệu khách hàng và mạng lưới kinh doanh
• Các chiến dịch viết thư
• Các cuộc hội thảo
c) Kỹ năng khai thác thông tin
Một trong những nguyên tắc trong hành nghề môi giới là người môi giới phải hiểu khách hàng, nắm được các nhu cầu tài chính, nguồn lực, các mức độ chấp nhận rủi ro của khách hàng; hiểu cách nghĩ và ra quyết định đầu tư của khách hàng.
Để quá trình thu thập thông tin có hiệu quả, người môi giới phải đạt được những mục tiêu:
• Khai thác mục tiêu tài chính của khách hàng và thông số cho từng mục tiêu
• Thiết lập sự hoà hợp và tạo ra hình ảnh về một người môi giới nhà nghề trong tâm trí khách hàng
• Tìm ra ngôn ngữ riêng của khách hàng, các tiêu thức mua và các chiến lược động lực
• Xây dựng một cam kết đạt được các mục tiêu tài chính của khách hàng
• Tăng tỷ lệ phần trăm tài sản của khách hàng dưới sự quản lý của người môi giới cho việc đầu tư
Có một quy trình cụ thể cho kỹ năng khai thác thông tin, gồm các bước sau:
Bước 1: Thiết lập sự đồng cảm với khách hàng
