- Nghiên cứu thị trường: Do hoạt động kinh doanh đối ngoại phức tạp hơn rất nhiều so với hoạt động kinh doanh đối nội, vì đối tác là người nước ngoài, ở xa, Pháp luật của mỗi quốc gia đều rất phức tạp, đa dạng hóa có giá trị lớn,…Vì vậy trước khi giao dịch Công ty đã chuẩn bị công việc rất chu đáo qua việc nghiên cứu tiếp cận thị trường mà mình định thâm nhập thông qua vấn đề nhu cầu của mặt hàng trên thị trường, nhu cầu khách hàng về sản phẩm (chất lượng sản phẩm, mẫu mã, bao bì… ). Ngoài ra phải nghiên cứu điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ của mình khi cần thâm nhập. Như ở Thái Lan chiếm lợi thế về chất lượng sản phẩm và khả năng nắm bắt thị trường nhanh hơn, nhưng bao bì không đẹp và giá thành lại cao gây khó khăn cho nhà nhập khẩu, vì thế nhờ qua nghiên cứu nắm đắt được vấn đề này nên công ty đã cố gắng hạn chế những nhược điểm đó để cho ra sản phẩm có chất lượng, mẫu mã đẹp, nhưng giá phù hợp để thu hút được nhiều khách hàng hơn.
- Nghiên cứu các qui định, chính sách pháp luật nhà nước nhập khẩu: mỗi nước có phong tục tập quán và luật lệ khác nhau nên Công ty phải nghiên cứu về hạn ngạch, chế độ ưu đãi giành cho Công ty khi nhập khẩu vào thị trường đó.
- Nghiên cứu đối tác: Sẽ nghiên cứu về tư cách pháp lý, khả năng tài chính, uy tín và sự thiện chí trong của đối tác trong khinh doanh…
+ Hình thức chụ động : Bằng cách gửi thư chào hàng cho những đối tác mà mình đã chọn, với giá mà Công ty có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng tại các thị trường mà mình đã chọn.
+ Hình thức thụ động: Công ty thành lập Website để quảng bá giới thiệu sản phẩm của mình qua các dòng giới thiệu trên trang Web, qua giới thiệu trưng bài sản phẩm trong hội chợ triển lãm.
2.5.2 Đàm phán:
Công ty tiến hành đàm phán để đi đến thống nhất các điều kiện, điều khoản mua bán hợp đồng sau khi tìm được đối tác. Có ba hình thức đàm phán: văn bản, điện thoại, gặp mặt trực tiếp.
+Gặp mặt trực tiếp: Ít được sử dụng do tốn quá nhiều chi phí do quá trình đi lại giữ các bên. Áp dụng khi các hợp đồng có giá trị lớn, khách hàng mới. Không cách xa địa lý. Đây lại là hình thức đạt hiệu quả cao, do gặp mặt trực tiếp nên các vấn đề không đồng nhất có thể giải quyết, đẩy nhanh tốc độ đàm phán, khai thác nhiều thông tin từ phía đối tác để có thể phục vụ cho các chiến lược đàm phán lần sau của Công ty. Do đó người đàm phán được chọn phải giỏi, có kinh nghiệm có kiến thức chuyên môn, có trình độ ngoại ngữ, khả năng thiết phục khách hàng cao, thông thường là Phó Giám đốc, Trưởng phòng kế hoạch sẽ chịu tránh nhiệm về đàm phán. Hình thức này chỉ được áp dụng tại Công ty khi đối tác có văn phòng đại diện tại Việt Nam.
+Qua điện thoại: được sử dụng nhiều nhất tại Công ty, hình thức này được dùng khi các thỏa thuận chưa được thống nhất, các hợp đồng khách hàng soạn thảo chưa phù hợp với các điều khoản khi đàm phán…
+Văn bản (thư từ, điện tính, internet): sau khi thỏa thuận và đồng ý, thì hai bên đối tác sẽ thông qua email để soạn thảo hợp đồng. Hình thức này chủ yếu áp dụng cho những hợp đồng có giá trị nhỏ, khách hàng quen biết, ít tốn kém, có thời gian tham khảo nội bộ, dễ dàng dấu được điểm của mình.
Ngôn ngữ: trong giao dịch ngoại thương sự bất đồng về ngôn ngữ là một trở ngại lớn nhất. Công ty thường dùng trong đàm phán là tiếng Anh, bên cạnh đó có một số hợp đồng bằng tiếng Nga. Đối với khách hàng không dùng những thứ tiếng Anh, Công ty phải thuê các Công ty khác thông dịch hợp đồng. Điều này làm cho Công ty không chủ động được các hợp đồng. Các thông tin trong hợp đồng có thể bị rò rĩ. Do đó công ty cần phải quan tâm đến vấn đề này.