Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Nắm vững và thực hiện hợp đồng đúng theo qui định hiện hành của Nhà nước về quản lý xuất khẩu là thực hiện đổi mới các quy chế, quy định về kinh doanh về xuất khẩu gạo nhằm tạo điều kiện kinh doanh cho ngành xuất khẩu gạo, cũng như tạo điều kiện cho quản lý Nhà nước đối với ngành kinh doanh này. Chính phủ đã có nghị định số 109/2010/NĐ-CP ngày 04/11/2010 về “Kinh doanh xuất khẩu gạo”. Các doanh nghiệp phải thực hiện đúng các Nghị định của Chính phủ, các Quyết định của Thủ tướng chính phủ, Các quyết định, Thông tư hướng dẫn của các Bộ, ngành về việc quản lý xuất khẩu.
Nội dung cơ bản cần kiểm tra trong L/C gồm: Người yêu cầu phát hành L/C, ngân hàng phát hành L/C, người hưởng lợi L/C, số L/C, ngân hàng thông báo L/C, số tiền trong L/C, ngày hết hạn, hối phiếu, thời gian giao hàng, địa điểm bốc hàng, địa điểm đến, giao hàng từng phần, chuyển tải, mô tả hàng hóa, chứng từ yêu cầu, thời gian xuất trình chứng từ.
Khi nhận được đơn đặt hàng thì DOCIMEXCO là xem qua số lượng và loại hàng mà các đối tác cần, đồng thời liên hệ với các chi nhánh trực thuộc của mình là DOCIFOOD và Công ty Cổ phần TAM NÔNG xem có đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng hay không vì Công ty Cổ phần TAM NÔNG là nơi chuyên trồng lúa, xay xát đánh bóng gạo, hoạt động dịch vụ sau thu hoạch, mua bán thóc, lau bóng gạo đạt tiêu chuẩn theo nhu cầu của khách hàng.
Phòng kế hoạch kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc phân bổ các xí nghiệp số lượng gạo cần xay xát. Riêng DOCIFOOD chuyên sản xuất kinh doanh mặt hàng gạo bán trong và ngoài nước, cung ứng nhiều mặt hàng gạo như: jasmine, gạo thơm dài sữa, gạo thơm lài trong, gạo tài nguyên, gạo 5% tấm, gạo 10% tấm, gạo 15% tấm, gạo 25% tấm…Khi DOCIFOOD đã trả lời sản sàng đáp ứng đầy đủ số lượng loại gạo đó thì Công ty DOCIMEXCO sẽ nhận đặt đơn hàng. Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, DOCIMEXCO sẽ liên hệ với DOCIFOOD để chuẩn bị số lượng hàng cần xuất khẩu.
- Đóng gói, Ký mã hiệu: Phòng kế hoạch liên hệ với các đơn vị sản xuất bao bì đưa ra số lượng qui định cụ thể về loại gạo, kích cở màu sắc, ký mã hiệu, phù hợp với nhu cầu của khách hàng, đồng thời đảm bảo bao bì phù hợp với phương thức chuyên chở và đảm bảo hàng hóa tới nơi nhận hàng một cách an toàn, bảo vệ gạo tốt ở bên trong.
Bên cạnh việc liên hệ với công ty DOCIFOOD, DOCIMEXCO còn liên hệ với Công ty Cổ Phần Lương Thực và Bao Bì Đồng Tháp để yêu cầu báo giá với loại bao bì mà đối tác yêu cầu, đồng thời yêu cầu gửi mẫu bao bì để kiểm tra chính xác và tiến hành đặt hàng. Bao bì phải thể hiện đầy đủ yêu cầu theo thông tin của bên mua như thỏa thuận : tên hàng, xuất xứ, tên Công ty xuất khẩu, ngày sản xuất, trọng lượng tịnh, mã hàng…..Sau khi tiến hành song quá trình bao bì và đống gói thì tiến hành nhập kho thành phẩm để bảo quản chờ đến ngày xuất hàng.
- Lập bộ chứng từ: Sau khi hàng đã nhập kho thì bộ chứng từ ở ban nghiệp vụ sẽ tiến hành thành lập Commercial Invoice, Packing List để gửi lên văn phòng đại diện của công ty để chuẩn bị làm thủ tục Hải quan và soạn bộ từ thanh toán.
Kiểm tra hàng hóa để xuất khẩu:
Việc kiểm tra số lượng, trọng lượng, chất lượng tiến hành hai lần trước khi giao hàng.
+ Lần 1: Ở tại trụ sở của DOCIMEXCO do bộ phận KCS thực hiện trước khi nhập kho.
+ Lần 2: Do Hải Quan tại cửa khẩu kiểm hóa và cấp giấy chứng nhận. Do xuất khẩu mặt hàng gạo nên phải có giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và giấy chứng nhận khử trùng, vì vậy Công ty phải làm đơn gửi lên Công ty khử trùng để xin khử trùng, khi được cấp giấy chứng nhận khử trùng và gửi đơn lên cục bảo vệ thực vật để xin cơ quan giám định. (Các chứng từ gửi đến cơ quan giám định gồm: Đơn xin giám định hàng hóa, hợp đồng và L/C).
Ngoài các vấn đề trên thì còn có làm thủ tục xuất khẩu, thuê phương tiện vận tải, giao hàng cho người vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu, lập bộ chứng từ thanh toán, thanh lý hợp đồng…..