- Số hiệu nhật ký và số trang nhật ký.
Khi đã đợc ghi nhận, hoá đơn đợc chuyển ngay cho bà Trang là ngời phụ trách khâu “thanh toán ngời cung cấp”.
Những ngời cung cấp đợc thanh toán ngay bằng séc ngân hàng, trừ đi phần chiết khấu đợc hởng nếu có.
Sau khi hỏi phòng “Ngân quỹ” về việc chọn ngân hàng thanh toán, bà Trang lập một tờ séc và chuyển nó kèm theo hoá đơn cho ông Quân để kiểm tra và ký nhận. Sau khi ký, bà Trang gửi séc cho ngời cung cấp, ghi nhận việc thanh toán và lu hoá đơn.
Qua cuộc nói chuyện với kế toán trởng và tìm hiểu thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ. Bằng các biện pháp đánh giá chúng tôi đa ra một số nhận định và giải pháp sau đây nhằm nâng cao chất lợng hệ thống kiểm soát nội bộ
Lập bảng phân tách chức năng của quy trình xử lý các hoá đơn ngời cung cấp
Phòng ban hữu quan Kế toán Chức năng- Nhiệm vụ Th tín Mua hàng Cô Hạnh Bà Trang Ông Quân Ngân quỹ Mở và phân phát th từ x
Kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn/BC/BL
x Giải quyết các bất đồng x Trao mã số phân tích x Trao phiếu phải thanh
toán
x Kiểm tra hoá đơn về mặt
số học x Định khoản kế toán x Hạch toán kế toán x Chọn ngân hàng để trả tiền x Lập séc thanh toán x Ký séc và kiểm tra x
Hạch toán việc thanh toán x Gửi tiền đi để thanh toán x
Phân loại hoá đơn x
Lập bản ghi chú
Sau khi nghiên cứu bộ máy kiểm soát nội bộ về xử lý các hoá đơn ngời cung cấp, chúng ta có những lu ý dới đây:
• Ưu điểm của hệ thống
- Hệ thống phân tách chức năng hợp lý (xem bảng phân tách);
- Kiểm tra hoá đơn ngời cung cấp có hiệu quả đảm bảo giữ vững tài sản có và tính có thực của các hoá đơn.
• Nhợc điểm của hệ thống
- Việc hạch toán hoá đơn đợc thực hiện sau khi hoá đơn đợc chuyển tới phòng mua hàng và nếu có bất đồng với nhà cung cấp thì việc hạch toán kéo dài cho tới tháng tiếp theo của tháng nhận đợc hoá đơn.
- Các hoá đơn nhận đợc không đợc đánh số trong nội bộ công ty. Điều này có thể gây ra rủi ro mất dữ liệu và hạch toán sai. Việc hạch toán các hoá đơn ngời cung cấp có thể không đầy đủ.
Sau khi đánh giá, chúng ta đề xuất việc tổ chức lại hệ thống xử lý hoá đơn nh sau:
Ngay khi đến công ty, các hoá đơn này đợc chuyển ngay cho cô Hạnh ở phòng kế toán.
Cô Hạnh đánh số hoá đơn theo trật tự thời gian đến và ghi chép vào một quyển sổ “hoá đơn nguời cung cấp đến”(ghi chép thủ công hoặc trên máy tính). Cô tiến hành kiểm tra hoá đơn về mặt số học và hạch toán vào kế toán.
Chỉ sau đó, các hoá đơn mới đợc chuyển đến cho các bộ phận mua để đối chiếu với các phiếu đặt hàng và phiếu giao hàng rồi sau đó lập “ phiếu phải thanh toán”.
Khi đợc gửi trở lại cho phòng kế toán, cô Hạnh đánh dấu hoá đơn trên sổ “hoá đơn ngời cung cấp đến” trớc khi chuyển cho bà Trang để thanh toán.
Theo định kỳ, cô Hạnh lập một bản kê các hoá đơn cha đợc bộ phận mua chuyển lại và gửi cho bà Trang, là ngời liên hệ trực tiếp với phòng mua hàng để xem xét các tranh chấp tồn tại và các điều kiện thanh toán.
Các bớc khác của quy trình sẽ đợc xử lý nh trên:
Trong mô hình mới về xử lý các hoá đơn nhà cung cấp, còn tồn tại vấn đề hạch toán kế toán của mã số phân tích các lô hàng mua. Về vấn đề này, có những biện pháp khác nhau đợc dự kiến:
- Bộ phận mua chuyển một bản sao của phiếu đặt hàng có kèm theo mã số phân tích cho cô Hạnh là ngời sẽ nhập mã số phân tích khi nhận hoá đơn trong kế toán tổng hợp;
- Bộ phận mua có thể tham gia vào việc hạch toán hoá đơn và bổ sung mã số phân tích này khi hạch toán (nh vậy ở đây phát sinh vấn đề phân tách chức năng quản lý việc hạch toán giữa hai phòng ban);
- Số hiệu phân tích đợc cô Hạnh hạch toán chỉ khi hoá đơn đợc gửi trở lại, tức là sau khi bộ phận mua đã kiểm tra và đa ra chỉ dẫn.
Cách tổ chức mới này cho phép đảm bảo tính đồng bộ trong việc hạch toán các hoá đơn và làm cho việc kiểm tra dễ dàng hơn nhờ việc đánh số thứ tự các chứng từ.
Ngoài ra, chúng ta cũng đề xuất bút toán kết toán quá trình này và in vào một quyển sách hớng dẫn hay vào một sổ hớng dẫn các thủ tục.
Kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty "L'affichage express"
Vào tháng một năm N + 1, chúng tôi đợc mời để thực hiện một cuộc kiểm toán đầy đủ cho công ty "L'affichage express". Cổ đông chính của "L'affichage express" là tổng công ty "Presse et Documentation" (chiếm 70,95% vốn công ty) là ngời yêu cầu thực hiện cuộc kiểm toán này. "Presse et Documentation" (trụ sở đóng tại )…
mong muốn thu đợc ý kiến cụ thể về kết quả hoạt động kinh doanh mà tổng giám đốc của "L'affichage express", ông Lê Triệu Dũng thông báo cho niên độ N-1 và N.
Công ty mà chúng tôi tiến hành kiểm toán các báo cáo tài chính hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo bằng áp phích, trên các biển quảng cáo. Địa điểm đặt biển quảng cáo đợc các bên thứ ba cho thuê và khoảng không trên các tấm biển của
affichage express đợc bán lại cho các hãng quảng cáo hay các doanh nghiệp.
Việc cho thuê không gian trên biển quảng cáo có thể đợc thực hiện theo thời hạn ngắn, 15 ngày hay một tháng, hay theo định kỳ là 3 năm (hợp đồng lu giữ dài hạn). Trong trờng hợp dài hạn này, khách hàng phải thanh toán theo nguyên tắc 60% cho năm đầu tiên, 20 % cho năm thứ hai và 20% còn lại cho năm thứ ba.
Việc thuê địa điểm của các hộ t nhân để quảng cáo đợc thực hiện trong nhiều năm. Tiền thuê địa điểm đợc trả trớc cho mỗi năm.
Hoạt động của các văn phòng này đợc kiểm soát bởi một Ban lãnh đạo đặc biệt, chuyên thực hiện các cuộc kiểm tra liên quan đến thứ tự đặt áp phích cũng nh về mặt quản lý. Số lợng nhân viên của công ty này là 325 ngời.
Công việc mà chúng tôi phải thực hiện đã tuân thủ toàn bộ các chuẩn mực kiểm toán đợc chấp nhận chung.
Sau khi xem xét sơ bộ, cúng tôi đã lập một ngân sách cho công việc của mình. Ngân sách này đã đợc tổng giám đốc của tập đoàn "Presse et Documentation", ông Vũ Quang Thịnh chấp thuận. Công việc kiểm toán của chúng tôi đợc bắt đầu bằng việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ và lập một chơng trình làm việc. Các trợ lý của chúng tôi đã soạn ra các giấy làm việc để chỉ ra các bớc kiểm tra mà họ đã thực hiện.
Theo nh đã thoả thuận với ông Thịnh là ngời thờng đọc các báo cáo kiểm toán, báo cáo của chúng tôi sẽ là một báo cáo kiểm toán dạng thông thờng nghĩa là đa ra một ý kiến về tính trung thực và hợp pháp của các báo cáo tài chính và có kèm theo những chú thích về báo cáo tài chính.
Bảng cân đối kế toán tại ngày 30/12/N
Giá trị gộp Dự phòng/Khấu hao Giá trị thuần
Tài sản Tài sản cố định vô hình 1 474 879 - 1 474 879 Tài sản cố định hữu hình Đất 111.526 - 111 526 Nhà xởng 1 895 569 751 549 1 144 020 Máy móc thiết bị 109 372 50 566 58 806 Tài sản cố định hữu hình khác 11 789 915 7 697 892 4 092 023 13 906 382 8 500 007 5 406 375
Đầu t tài chính dài hạn
Cho vay dài hạn 618 728 - 618 728
Chứng khoán tham dự 1 212 327 119 628 1 092 699 Các giá trị cố định khác 13 219 600 12 619 1 844 274 120 228 1 724 046 Tài sản lu động Tồn kho 842 618 221 919 620 699 Khách hàng và các tài khoản có liên quan 15 784 388 1 086 199 14 698 189 Phải thu khác 2 238 741 4 380 2 234 361 Tiền mặt 1 772 798 - 1 772 798 20 638 545 1 312 498 19 326 047 Chi phí ghi nhận trớc 728 460 728 460 Tổng tài sản 28 659 807 Nguồn vốn Vốn chủ sở hữu Vốn 4 920 100 Lãi do phát hành cổ phiếu 252 600
Quỹ dự trữ theo pháp luật 492 010
Quỹ dự trữ theo quy định 160 454
Dự trữ khác 2 137 890
Lãi cha phân phối của năm trớc 437 516
Kết quả niên độ 2 210 962 Dự phòng theo quy định 640 860 11 252 392 Dự phòng rủi ro và chi phí Dự phòng rủi ro 600 000 Dự phòng điều chỉnh thuế 294 078 894 078 Nợ Nhà cung cấp 7 755 812
Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc 3 458 479
13 521 686
Tài khoản điều chỉnh 2 991 651
28 659 807
Báo cáo kết quả kinh doanh của niên độ kết thúc vào ngày 30/12/N Bên nợ
Chi phí sản xuất kinh doanh
Mua hàng 945 581
Biến động hàng tồn kho < 178 656
>
Chi phí dịch vụ mua ngoài 23 502 446
Thuế, phí và lệ phí 656 668
Chi phí nhân công 14 075
809 Chi phí khấu hao TSCĐ 2 619 403
Chi phí dự phòng 408 892
Chi phí khác 64 980
Chi phí tài chính 196 693
Chi phí bất thờng
Giá trị các tài sản nhợng bán 1 829 372 Chi phí dự phòng ngoài sản xuất kinh
doanh
568 849
Chi phí bất thờng khác 6 603
phần tham gia của nhân viên vào thành quả của công ty
(quỹ trích thởng)
117 550
Thuế lợi tức 1 999 114
Bên có
Thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh 46 562 504
Thu nhập khác 270 582
Hoàn nhập dự phòng và chuyển chi phí 215 625
Thu nhập tài chính 71 802
Thu nhập bất thờng
- nhợng bán tài sản 1 710 315
- thu nhập khác 25 440
- hoàn nhập dự phòng ngoài kinh doanh
và chuyển chi phí 16799
49 024 266