Trong những năm qua, nhờ chính sách khuyến khích mọi thành phần kinh tế tham gia đầu t phát triển sản xuất trong nớc, nhờ sự lỗ lực của các thành viên trong Công ty và đặc biệt là việc tăng nhanh nhu cầu về các sản phẩm máy móc phục vụ sản xuất công, nông, lâm, ng nghiệp mà Công ty TNHH Thanh Phong luôn làm ăn có lãi, đảm bảo cuộc sống cho ngời lao động và thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nớc. Hoạt động nhập khẩu luôn giữ vị trí quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, nó cung cấp nguồn nguyên liệu ( linh kiện) đầu vào chủ yếu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Chính vì vậy, định hớng của Công ty trong những năm tới là tập trung duy trì và phát triển việc nhập khẩu, lắp ráp và sản xuất các loại máy phục sản xuất công, nông, lâm, ng nghiệp; mở rộng đầu t vào các ngành nghề kinh doanh khác theo danh mục đăng kí kinh doanh của Công ty; tạo thêm việc làm và tăng thu nhập cho anh em trong toàn Công ty.
Với định hớng trên, Công ty đã hoàn thành dự án khả thi xây dựng Nhà máy cơ khí Thanh Phong trên diện tích 13.742 mét vuông tại Cụm Công nghiệp Ngọc hồi, huyện Thanh trì, thành phố Hà nội, dự tính đến tháng 8 năm 2005 sẽ khởi công xây dựng nhà máy. Trớc mắt, khi xây dựng nhà máy công ty sẽ phải nhập khẩu trên 15 tỷ đồng ( khoảng $ 1.000.000 ) dây chuyền máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất. Khi đi vào hoạt động, nhà máy sẽ làm tăng năng lực sản xuất, lắp ráp của Công ty lên gấp từ 2,5 đến 3 lần và vì vậy mà lợng linh kiện nhập khẩu dự kiến sẽ tăng mạnh. Vì vậy, ngay từ bây giờ Công ty đã và đang cố gắng tập trung đào tạo nhân viên chuyên trách về hoạt động xuất nhập khẩu và từng bớc hoàn thiện quy trình nhập khẩu mà cụ thể là các nghiệp vụ phục vụ cho hoạt động nhập khẩu của Công ty.
Theo dự tính của Công ty thì nhu cầu nhập khẩu của Công ty sẽ tăng mạnh trong các năm sắp tới, đặc biệt là giai đoạn cuối năm 2005 và đầu năm 2006. Ngoài ra, với việc hoàn thành dự án khả thi xây dựng Nhà máy cơ khí Thanh Phong thì lực lợng lao động trong Công ty sẽ tăng lên khoảng 250 ngời. Sau đây
là một số chỉ tiêu cụ thể mà Công ty phấn đấu thực hiện trong giai đoạn 2005 đến 2010:
Bảng III.1: Một số chỉ tiêu trong giai đoạn 2005 đến 2010 ( Đơn vị tính:nghìn USD) S T T Chỉ tiêu Năm 2005 2006 2007 2008 2009 2010 1 Tổng doanh thu 3.037 3.416 3.868 4.480 4.989 5.978 2 Tổng kim ngạch nhập khẩu 2.816 3.292 3.099 3.449 3.758 4.440
( Nguồn: Dự án khả thi xây dựng Nhà máy cơ khí Thanh Phong )
Từ bảng số liệu trên càng cho thấy sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty TNHH Thanh phong. Trong giai đoạn cuối năm 2005 và đầu năm 2006 thì kim ngạch nhập khẩu của Công ty sẽ tăng mạnh do phải nhập máy móc thiết bị dây truyền sản xuất cho việc xây dựng nhà máy mới. Nh vậy, số lợng công việc mà nhân viên phụ trách hoạt động nhập khẩu của Công ty phải thực hiện sẽ tăng mạnh, tính chất phức tạp của hoạt động này cũng tăng do nhập khẩu dây truyền thiết bị không phải là lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty. Dự tính về kim ngạch nhập khẩu của Công ty nh trên cũng sẽ là cơ sở quan trọng để đa ra giải pháp về nhân lực, và các giải pháp cho việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty.
Về cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty trong giai đoạn 2005 đến 2010 sẽ không có thay đổi lớn so với hiện nay ( ngoại trừ việc nhập khẩu dây truyền sản xuất ). Cụ thể là: Bộ linh kiện động cơ Diesel vẫn chiếm tỷ trọng lớn vì đây là mặt hàng mà Công ty cha đủ năng lực sản xuất, mặt khác động cơ Diesel lại
là bộ phận cấu thành lên hầu hết các sản phẩm của Công ty. Tuy nhiên, Công ty cũng có kế hoạch sản xuất hoặc phối hợp với các đơn vị trong nớc sản xuất các bộ phận nhất định cho sản phẩm để nâng cao tỷ lệ nội địa hoá cho sản phẩm.
Bảng III. 2: Chỉ tiêu về cơ cấu mặt hàng nhập khẩu giai đoạn 2005 đến 2010 ( Đơn vị tính: nghìn USD) Số TT Tên hàng Năm 2005 2006 2007 2008 2009 2010 1 Phụ tùng máy xới các loại 245 289 324 359 392 430 2 Phụ tùng máy cày các loại 156 181 195 225 246 290 3 Phụ tùng máy bơm nớc các loại 45 52 58 68 75 90 4 Dynamo máy phát điện các loại 95 110 125 139 150 175 5
Linh kiện động cơ
Diesel các loại 1.845 2.140 2.397 2.658 2.895 3.455
6
Dây truyền máy
móc các loại 430 520 0 0 0 0
7 Tổng 2.816 3.292 3.099 3.449 3.758 4.440
( Nguồn: Dự án khả thi xây dựng Nhà máy cơ khí Thanh Phong )
Chính vì có sự thay đổi mạnh mẽ về năng lực sản xuất, kinh doanh của Công ty trong thời gian sắp tới mà Ban giám đốc Công ty đã có phơng án cho việc cơ cấu, tổ chức lại bộ máy của Công ty theo sơ đồ sau:
Sơ đồ III.1: Dự kiến bộ máy Công ty Thanh Phong giai đoạn 2006- 2010
Với cơ cấu bộ máy nh trên thì chắc chắn việc áp dụng giải pháp về nhân sự cho hoạt động nhập khẩu nói riêng và các hoạt động kinh doanh của Công ty nói chung sẽ có tính khả thi cao hơn.
III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty
1.Giải pháp từ phía Công ty
1.1 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên trong Công ty
Trong điều kiện hiện nay, khi mà nớc ta đang hội nhập mạnh mẽ với nền kinh tế khu vực và thế giới thì bất cứ doanh nghiệp nào muốn có đợc kết quả kinh doanh tốt cũng đều cần có nguồn nhân lực có trình độ cao, đủ khả năng đáp ứng sự thay đổi trong yêu cầu của công việc. Điều đó càng đặc biệt quan
Ban Giám đốc Giám đốc Xưởng sản xuất Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng kế hoạch, tài chính Phòng vật tư, kho tàng Phòng Marketing, xuất nhập khẩu Phòng nhân sự, hành chính
trọng đối với các công ty có hoạt động kinh doanh quốc tế nói chung và đối với Công ty TNHH Thanh Phong nói riêng.
Căn cứ vào thực trạng của Công ty và định hớng phát triển Công ty thời gian sắp tới, em thấy Công ty rất cần có kế hoạch và giải pháp để tuyển chọn, đào tạo và bố chí nguồn nhân lực cho hoạt động kinh doanh của mình. Do giới hạn về phạm vi nghiên cứu của đề tài nên em chỉ xin đa ra một số giải pháp về tuyển chọn, đào tạo và bố chí lao động cho Công ty trong lĩnh vực nhập khẩu.
Một là, Công ty cần có một phòng riêng phụ trách về hoạt động nhập khẩu; các công việc liên quan đến hoạt động nhập khẩu phải đợc thực hiện một cách chuyên trách, tránh tình trạng một nhân viên phải làm các công việc có tính chất nghiệp vụ quá khác nhau. Với định hớng phát triển của Công ty nh đã trình bày ở trên thì việc thực hiện chuyên trách đối với nhân viên thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động nhập khẩu là hoàn toàn khả thi cả về mặt nguồn nhân lực và nguồn tài chính để chi trả cho hoạt động của họ.
Hai là, việc tuyển chọn và đào tạo nhân viên cho phòng nhập khẩu của Công ty phải đợc thực hiện một cách khoa học và có bài bản, phải đề ra các tiêu chí và yêu cầu cụ thể đối với ngời đợc tuyển dụng. Cụ thể, Công ty cần lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho phòng nhập khẩu, thông báo tuyển dụng ( trong thông báo tuyển dụng nêu rõ yêu cầu mà các ứng viên cần có nh: trình độ chuyên môn về hoạt động Thơng mại quốc tế, khả năng giao tiếp ) , tiếp nhận… hồ sơ, tiến hành phỏng vấn và chọn ra những ngời đáp ứng tốt nhất yêu cầu của phòng nhập khẩu. Những ngời đạt yêu cầu sẽ đợc kí hợp đồng thử việc trong thời hạn 02 tháng. Trong thời gian này, Công ty sẽ phối hợp giao cho họ thực hiện các công việc nhất định liên quan đến hoạt động nhập khẩu nh: giao dịch qua máy fax, làm thủ tục nhận hàng, làm thủ tục Hải quan. Sau thời gian thử việc, những ai đáp ứng đợc yêu cầu của Công ty thì Công ty thoả thuận và kí kết hợp đồng lao động chính thức với họ.
Việc quản lý nhân viên phải đợc thực hiện thờng xuyên, có hình thức khen thởng và kỉ luật công khai để một mặt khuyến khích nhân viên phát huy năng lực, cống hiến hết mình cho hoạt động kinh doanh của Công ty mặt khác hạn chế những điểm yếu của họ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.2 Mở rộng công tác công tác nghiên cứu thị trờng
Dựa vào thực trạng kinh doanh của Công ty và định hớng của Công ty trong thời gian sắp tới có thể thấy đối với nguồn linh kiện đầu vào phải nhập khẩu thì Công ty vẫn sẽ chỉ nhập khẩu từ các nhà cung cấp Trung quốc. Do vậy, Công ty cần tận dụng lợi thế khi mà Trung quốc là thành viên của khối ASEAN+3 ( ASEAN, Nhật bản, Trung quốc, Hàn quốc ) để khai thác các thông tin về thị trờng Trung quốc từ các nguồn khác nhau nh: báo chí, thống kê thơng mại, thông tin từ Bộ Thơng mại ( Ministry of Commerce ), thông tin từ Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt nam ( Vietnam Chamber of Commerce and Industry- VCCI).
Đối với thị trờng trong nớc thì thông tin thị trờng Công ty có thể thu thập đợc từ các nguồn nh: bạn hàng của Công ty, thông tin từ báo chí, các thống tài liệu thống kê của Tổng cục thống kê.
Từ các thông tin thu thập đợc, Công ty sẽ cử những ngời có trình độ và kinh nghiệm phân tích, và đa ra những quyết định cho hoạt động nhập khẩu và hoạt động kinh doanh nói chung của Công ty.
1.3 Nâng cao hiệu quả của hoạt động giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng
1.3.1 Giao dịch, đàm phán
Để đạt đợc kết quả tốt nhất trong giao dịch, ngoài việc áp dụng phơng thức giao dịnh trực tiếp nh Công ty vẫn làm thì Công ty cần xem xét và mở rộng việc áp dụng các phơng thức giao dịch khác nh: Giao dịch qua trung gian, mua bán
đối lu, giao dịch tại các hội trợ triển lãm. Trên thực tế thì hàng năm, các nhà cung ứng Trung quốc vẫn tham gia các Hội chợ hàng Công nghiệp đợc tổ chức tại Việt nam, hoặc các hội chợ đợc tổ chức tại Trung quốc. Công ty Thanh Phong cũng nên tham gia các hội chợ này để một mặt tìm kiếm nguồn cung cấp mới, kí kết đợc các hợp đồng mới mặt khác khẳng định tên tuổi, uy tín của mình. Làm tốt đợc việc này thì nguồn cung ứng của Công ty sẽ ngày càng đợc mở rộng, làm tăng khả năng lựa chọn nguồn hàng nhập khẩu của Công ty.
Trong hoạt động nhập khẩu thì giao dịch, đàm phán là khâu nhất định phải có trớc khi đi đến ký hợp đồng. Bởi lẽ, có thể ký kết đợc hợp đồng, hai bên cần phải đạt đợc sự thỏa thuận thống nhất trên cơ sở mục tiêu đề ra. Công ty cần nghiên cứu kĩ và áp dụng các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán hợp đồng ngoại thơng nh: lợi ích chung của cả hai bên phải đợc quan tâm hàng đầu; đàm phán phải mang tính công khai và bình đẳng; ngời đàm phán hợp đồng phải là ngời biết thoả hiệp, biết xác lập phơng án và xác định đúng mục tiêu đàm phán. Ngoài ra, Công ty phải biết dựa vào các tiêu chuẩn để đánh giá mức độ thành công của các giao dịch đàm phán mà mình đã thực hiện, các tiêu chuẩn chung nhất là: mục tiêu của đàm phán ( câu trả lời là đạt đợc hay không), giảm thiểu đến mức tối thiểu chi phí cho đàm phán, lợi ích vô hình của đàm phán có đạt đ- ợc hay không. Một cuộc đàm phán muốn đi đến thắng lợi đảm bảo đáp ứng đợc các yêu cầu sau:
• Yêu cầu trong quá trình đàm phán:
-Ngời tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán vì nh vậy sẽ chủ động linh hoạt, nâng cao đợc tốc độ đàm phán. Hiện nay, các cuộc đàm phán giữa Công ty và các nhà cung cấp Trung quốc vẫn đợc thực hiên bằng tiếng Việt nam, đây cũng là một thuận lợi với Công ty.
-Khi cần ngời phiên dịch, ngời phiên dịch này cũng phải nắm đợc nội dung đàm phán để hiểu và dịch đợc nội và yêu cầu của phía đối tác.
-Mỗi buổi đám phàn đều cần đợc tổng kết bằng một bản ghi nhớ. Công việc này có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn và cho cả việc rút kinh nghiệm ngay cả sau quá trình đàm phán.
-Trớc mỗi quá trình đàm phán, Công ty cần lập phơng án đàm phán trong đó nêu rõ mục đích của đàm phán, dự kiến những vấn đề mà đối tác nêu ra và cách giải quyết vẫn đề đó.
-Việc ký kết hợp đồng đàm phán cần đợc tiến hành kịp thời, đúng lúc. Khi điều kiện ký kết hợp đồng cha đợc chặt chẽ thì không nên nôn nóng ký kết dù thấy thời gian đàm phán đã sắp xếp, vì nó sẽ gây bất lợi cho Công ty.
-Trong đàm phán, sách lợc chung là giấu kín bối cảnh của mình, thăm dò bối cảnh đối phơng, thời gian đàm phán cũng phải đợc cân nhắc tùy theo cuộc đàm phán.
• Yêu cầu đối với ngời đàm phán: Công ty cần cử ngời đàm phán đáp ứng đợc các yêu cầu sau:
-Nắm đợc cơ sở thông tin để xây dựng hợp đồng nh: thông tin về hàng hoá; thông tin về thị trờng giá cả; thông tin về đối tác; thông tin về cơ chế quản lý xuất nhập khẩu trong nớc đặc biệt là vào thời điểm giao dịch đàm phán; thông tin về điều kiện vận tải; các thông tin khác có liên quan .
-Giỏi về ngoại ngữ đợc sử dụng trong đàm phán ( có thể là tiếng Trung quốc ), hiện nay thì yêu cầu này không đặt ra qúa cao vì hầu hết các giao dịch đàm phán giữa Công ty và nhà cung cấp Trung quốc đều đợc sử dụng tiếng Việt nam. Tuy nhiên, việc có một nhân viên giỏi về Tiếng Trung quốc cũng là hết sức cần thiết để tạo ra sự chủ động của Công ty khi làm ăn với các đối tác Trung quốc.
-Hiểu biết về pháp luật, chính sách của Nhà nớc, pháp luật và tập quán Th- ơng mại của Trung quốc cũng nh luật pháp, tập quán thơng mại quốc tế.
-Hiểu biết biết kỹ thuật liên quan đến hàng hóa mua bán. Cụ thể là các linh kiện máy công, nông, lâm, ng nghiệp có xuất xứ Trung quốc.
-Nắm đợc tình hình sản phẩm, tài chính của Công ty.
-Có khả năng thuyết phục đối phơng.
Ngời đi thơng lợng phải bình tĩnh, tự chủ, có thẩm quyền để quyết định những những điều bất ngờ xảy ra trong đàm phán. Công ty không nên có những
sức ép không cần thiết với những ngời tham gia đàm phán trớc khi bớc vào các cuộc đàm phán.
Nh vậy, quá trình giao dịch đàm phán trớc khi ký kết hợp đồng là khó khăn, phức tạp và đòi hỏi phải chuẩn bị chu đáo cả về mặt thông tin, nhân sự, trình độ kiến thức và nghệ thuật đàm phán. Theo em, đối với Công ty Thanh Phong thì việc đào tạo hay tuyển mộ nhân viên có đủ trình độ, hiểu biết về giao dịch, kí kết hợp đồng ngoại thơng là rất quan trọng.
1.3.2 Cơ sở xác định giá để đi đến kí kết hợp đồng
Trong quá trình ký kết hợp đồng nhập khẩu. Công ty thờng nhập khẩu hàng theo giá CIF Hải phòng hoặc DAF Hữu nghị. Nhập hàng theo giá này tránh cho Công ty những rủi ro về hàng hóa do thiên tai, tai nạn... trong quá trình vận chuyên nhng lại có hạn chế là hàng hóa theo các giá này lại khá cao, Công ty không chủ động đợc làm ảnh hởng đến khả năng cạnh tranh của Công