Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng tổ chức lao động Phòng tài chính kế toán Phòng tổng hợp Phòng hành chính quản trị phòng kinh doanh XNK 1 phòng kinh doanh XNK 2 phòng kinh doanh XNK 3 phòng kinh doanh XNK 5 phòng kinh doanh XNK 6 phòng kinh doanh XNK 7 phòng kinh doanh XNK 8 Các chi nhánh Các văn phòng đại diện ở nước ngoài Các phòng thương mại Chi nhánh Thành phố Hải Phòng Công ty liên doanh TOCAN, Hà Nội Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
Ban giám đốc
Tổng giám đốc là người điều hành cao nhất mọi hoạt động hàng ngày của Công ty. Tổng giám đốc thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ được quy định trong điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty và các Quyết định của Hội đồng quản trị. Dưới Tổng giám đốc là Phó Tổng giám đốc người giúp việc cho phó tổng giám đốc, thực hiện các nhiệm vụ và công việc do Tổng giám đốc giao đồng thời trực tiếp điều hành quản lý mọi hoạt động của Công ty khi Tổng giám đốc vắng mặt.Tổng giám đốc hoặc phó Tổng giám đốc phê duyệt các phương án kinh doanh của các bộ phận kinh doanh và chịu trách nhiệm về tính hợp lý, chính xác của các quyết định phê duyệt này. Các phương án kinh doanh và dự thảo hợp đồng phải được trình qua Phòng tổng hợp và phòng tài chính kế toán trước khi trình lên Tổng giám đốc hoặc phó Tổng giám đốc phê duyệt.
Phòng tổ chức lao động
- Tổ chức và quản lý lao động trong Công ty theo yêu cầu của Tổng giám đốc nhằm phục vụ mục tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Lập kế hoạch đào tào, tuyển dụng lao động, nghiên cứu đề xuất việc chuyển nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong Công ty, đề xuất việc chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động trong Công ty theo cơ chế tuyển dụng đề bạt cán bộ, đề xuất của các phòng ban và yêu cầu của Tổng giám đốc.
- Tiếp nhận để giải quyết hoặc đề xuất giải quyết lên Tổng giám đốc các khiếu nại, tố tụng của người lao động, cán bộ quản lý về quyền lợi của họ trong Công ty.
- Giải quyết các vấn đề lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho người lao động trong Công ty trên cơ sở tuân thủ Bộ Luật lao động, thoả ước lao động tập thể và Hợp đồng lao động.
Phòng tổng hợp
- Tổng hợp các số liệu và các vấn đề về đối nội, đối ngoại, sản xuất kinh doanh, phân tích số liệu, chính sách, thông tin mới nhất ở trong và ngoài nước liên quan đến hoạt động của Công ty, cung cấp cho Tổng giám đốc và các phòng quản lý,
kinh doanh để kịp thời điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Phiên dịch và biên dịch các tài liệu giúp Tổng giám đốc nắm chắc tình hình và các vấn đề mới phát sinh.
- Tìm kiếm và tìm hiểu các đối tác hợp tác kinh doanh cho Công ty.
- Xây dựng kế koạch kinh doanh của cả Công ty và kế hoạch giao cho từng bộ phận trong Công ty. Thống kê tình hình thực hiện kế hoạch của từng bộ phận kinh doanh, từng cá nhân để thực hiện trả lương theo quy chế khoán.
- Lập báo cáo định kỳ để thông báo cho từng phòng ban và báo cáo lên các cơ quan hữu quan.
- Theo dõi, đôn đốc các bộ phận kinh doanh, nộp thuế tại các cửa khẩu đúng hạn. Phối hợp cùng các chi nhánh tại các cửa khẩu để giải quyết các vướng mắc về nộp thuế. Thống kê các thiệt hại tại các bộ phận kinh doanh và của Công ty do một bộ phận kinh doanh khác trong Công ty gây ra.
- Kiểm tra các phương án kinh doanh và dự thảo hợp đồng do các bộ phận kinh doanh trình trước khi chuyển cho phòng tài chính kế toán kiểm tra tiếp theo. Phòng tổng hợp phải kiểm tra số liệu tính toán, kiểm tra các điều khoản của hợp đồng xem có phù hợp với quy định của Công ty, luật pháp của Việt Nam và thông lệ quốc tế hay không. Nếu có sai sót, không phù hợp thì yêu cầu bộ phận kinh doanh sửa đổi. Khi phương án được phê duyệt và hợp đồng được uỷ quyền ký thì phòng tổng hợp vào sổ theo dõi của Công ty. Thời gian kiểm tra phương án và hợp đồng của phòng tổng hợp là không quá 3 gìơ làm việc kể từ lúc nhận được từ các bộ phận kinh doanh, trừ trường hợp phương án hoặc hợp đồng cần phải chuyển lại bộ phận kinh doanh để sửa đổi. Phòng tổng hợp có trách nhiệm giữ bí mật thông tin về khách hàng và hàng hoá. Trường hợp phòng tổng hợp vi phạm thời gian kiểm tra phương án hoặc hợp đồng hoặc tiếp lộ thông tin về khách hàng, hàng hoá thì trưởng phòng và cán bộ có liên quan đến phải chịu trách nhiệm bồi thường mọi tổn thất do việc làm của mình gây ra.
Phòng tài chính kế toán
- Tham mưu cho giám đốc về việc lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính của các phòng kinh doanh.
- Cập nhật và báo cáo cho Tổng giám đốc tình hình cân đối tài chính của Công ty.
- Hướng dẫn các bộ phận kinh doanh lập số sách, theo dõi hoạt động mua bán, thanh toán, hạch toán nội bộ theo quy định của Công ty, chế độ chính sách của Nhà nước.
- Kiểm tra các hoá đơn, các chứng từ sao cho hợp pháp, đúng nội dung công việc, đúng mục đích. Chỉ được chi tiền khi có sự đồng ý phê duyệt của Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám khi được Tổng giám đốc uỷ quyền.
- Thẩm định các phương án kinh doanh và dự thảo hợp đồng do phòng tổng hợp chuyển tới. Kiểm tra điều khoản thanh toán của hợp đồng có phù hợp không và thống kê tình hình nợ của khách hàng
- Lập sổ theo dõi, kiểm tra các phương án kinh doanh đã phê duyệt, đối chiếu số liệu chứng từ với các bộ phận kinh doanh để đảm bảo các bộ phận kinh doanh thu chi, hạch toán đúng, đủ theo phương án đã phê duyệt.
- Viết hoá đơn bán hàng hoặc dịch vụ theo đề nghị của bộ phận nghiệp vụ. Kiểm tra nội dung và số liệu trước khi viết hoá đơn.
- Xác định hiệu quả từng phương án của từng bộ phận kinh doanh làm cơ sở để trả lương cho từng cán bộ theo quy chế khoán.
- Giám sát việc vay sử dụng vốn vay và hoàn trả vốn vay của các bộ phận kinh doanh để tránh tình trạng ứ đọng vốn, thâm hụt vốn.
- Làm thủ tục bảo lãnh vay vốn ngân hàng hoặc các hình thức huy động vốn khác khi Công ty cần vay vốn kinh doanh.
- Lập báo cáo tài chính hàng năm và hàng quý theo quy định của Nhà nước và báo cáo nhanh khi cần thiết.
Phòng hành chính quản trị
Có chức năng điều hành toàn bộ hoạt động chung của Công ty các hoạt động công đoàn và đoàn thể, quản lý về văn thư, lưu trữ, điện thoại, Fax, telex, văn phòng phẩm, điều động các phương tiện, thiết bị đã mua sắm để phục vụ cho các hoạt động của Công ty một cách tiết kiệm, có hiệu quả. Đề xuất việc mua sắm phương tiện làm việc, các nhu cầu sinh hoạt của Công ty. Thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng kinh doanh
Bao gồm các phòng xuất nhập khẩu được đánh số từ 1 đến 8 nhưng năm 2000 Công ty tổ chức sát nhập phòng số 5 vào phòng số 8 vì vậy hiện nay Công ty có 7 phòng xuất nhập khẩu và bộ phận kho vận trong lĩnh vực kinh doanh, các chi nhánh Hải Phòng và Thành Phố Hồ Chí Minh. Các phòng này trực tiếp thực hiện các hợp đồng kinh doanh của Công ty theo cơ chế khoán. Trưởng phòng là người đại diện cao nhất trong các phòng kinh doanh, được chủ động giao dịch với khách hàng trong và ngoài nước trong giới hạn ngành nghề kinh doanh.
- Phòng kinh doanh được phép sử dụng vốn của Công ty theo phương án kinh doanh đã duyệt và theo khế ước vay vốn ký với Công ty. Chịu trách nhiệm trước Công ty về việc bảo toàn vốn vay để sử dụng kinh doanh. Được huy động vốn nhàn rỗi của cá nhân, tập thể trong phòng để thực hiện các thương vụ kinh doanh của phòng mình.
- Phân công công việc cho cán bộ trong phòng một cách hợp lý, khoa học để phát huy hết tiềm năng nhân lực trong phòng phục vụ công tác kinh doanh. Được quyền đề nghị công ty bổ sung lao động khi cần thiết và chấm dứt hợp đồng lao động khi cán bộ trong phòng vi phạm kỷ luật lao động không tuân thủ theo sự phân công của trưởng phòng hoặc gây thiệt hại đến lợi ích của phòng, Công ty.
- Chỉ đạo hoặc trực tiếp thực hiện các phương án và hợp đồng đã được phê duyệt. Trong quá trình thực hiện phương án phải thực hiện đúng quy trình thao tác nghiệp vụ chuyên môn để giảm chi phí, nâng cao hiệu quả, chủ động phát hiên kịp thời và ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra.
- Được quyền tự quyết định giá cả mua bán, các khoản chi phí trong kinh doanh như chi phí vận tải, thuê kho, bốc dỡ hàng hoá, chi phí vận tải, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi…trên cơ sở chứng từ tài chính thu chi hợp lệ. Nộp lãi cho Công ty trên cơ sở lấy thu bù chi.
- Được phép chủ động phân phối thu nhập của phòng cho từng lao động trong phòng trên cơ sở làm nhiều hưởng nhiều làm ít hưởng ít và thu nhập của trưởng phòng phải cao hơn thu nhập của nhân viên.