thể nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng thời nâng cao công tác thực hiện các khâu trong tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng.
Khi thực hiện hợp đồng, những sai sót dù lớn hay nhỏ thì cũng không thể tránh khỏi. Vì vậy khi phát hiện những sai sót đó cần phải tìm các biện pháp phù hợp để sửa chữa, đồng thời rút kinh nghiệm cho những lần sau.
* Trong khâu kiểm tra hàng trước khi xuất khẩu
Kiểm tra hàng xuất khẩu là công việc hết sức phức tạp, tốn nhiều công sức, dễ sai sót và xảy ra tranh chấp. Giải pháp chung để khắc phục các khó khăn và tồn tại đó là phân cấp trách nhiệm, xử lý đúng người, đúng việc. Điều khoản về chất lượng trong hợp đồng phải được quy định thật chi tiết và cụ thể, đặc biệt phải thống nhất theo một tiêu chuẩn nhất định. Công ty phải có đội ngũ cán bộ nắm chắc nghiệp vụ, hiểu biết sâu sắc về quy trình xuất khẩu. Để chất lượng
hàng hóa được kiểm tra nhanh chóng, chính xác, độ tin cậy cao, giảm thiểu những sai sót Công ty nên chọn những nhà cung ứng là đối tác quen thuộc, có uy tín...
* Trong khâu thuê phương tiện vận tải
Trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu, việc giành quyền thuê tàu là một việc quan trọng, nghiệp vụ này giúp cho Công ty tiết kiệm được ngoại tệ và tăng lĩnh vực kinh doanh một cách vô hình. Do vậy việc sửa chữa những sai sót, đồng thời nâng cao nghiệp vụ thuê tàu là điều cấp thiết Công ty phải làm. Hiện nay Công ty đang đứng trước sự lựa chọn là trực tiếp thuê tàu hay môi giới, thuê tàu trong nước hay nước ngoài. Trước mắt với điều kiện cơ sở hạ tầng hiện có, ngành vận tải đường biển chưa phát triển. Nên đối với bạn hàng ở xa vận chuyển với khối lượng lớn, thời gian vận chuyển dài thì Công ty nên thuê tàu của nước ngoài. Còn bạn hàng gần, khối lượng xuất khẩu nhỏ thì có thể sử dụng đội tàu trong nước. Tuỳ theo khối lượng hàng xuất khẩu lớn hay nhỏ mà Công ty quyết định thuê tàu chợ hay tàu chuyến. Ngoài ra thị trường tàu không ổn định, các thông tin thường xuyên thay đổi do vậy công ty cần thiết lập 1 hệ thống thông tin cập nhật về thị trường tàu như về giá thuê tàu, độ tuổi của tàu, trọng tải của tàu để tránh mắc phải những sai sót và tránh xảy ra rủi ro.
* Khâu làm thủ tục hải quan
Trong khâu này, quá trình làm thủ tục hải quan Công ty cần phải chú ý đến việc khai tờ hải quan và lập hồ sơ hải quan cho khớp với thực tế hàng hoá và bộ chứng từ về hàng hoá. Vì nếu xảy ra sự không thống nhất giữa các giấy tờ trong hồ sơ sẽ dẫn đến phải làm lại, mất nhiều thời gian và chậm tiến độ giao hàng.
* Nâng cao công tác giao hàng cho phương tiện vận tải
Để có thể giao hàng một cách nhanh chóng thì hàng XK của công ty lúc nào cũng phải ở trong trạng thái sẵn sàng giao. Khi nhận được hướng dẫn giao
hàng cho đối tác thì phải nhanh chóng đưa hàng đến điểm tập kết. Việc giao hàng cần phải chú ý đến việc tập kết hàng sao cho đúng thời điểm để tránh lãng phí do việc đến sớm hay đến muộn. Đồng thời trong quá trình bốc hàng công ty phải cử người theo dõi , giám sát để giao hàng đúng số lượng tránh tình trạng thiếu hay thừa .
* Khâu làm thủ tục thanh toán
Trong khâu thanh toán hay xảy ra sai sót và rủi ro nhất, điều này ảnh hưởng lớn đến doanh số của Công ty. Do đó khi lựa chọn phương thức thanh toán Công ty cần phải chú ý đến đối tác của mình, về khả năng thanh toán của họ, thông qua thông tin của các cơ quan chức năng như Ngân hàng trong và ngoài nước; Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cũng như các đối tác lâu năm. Điều này có thể giúp giảm thiểu rủi ro trong thanh toán.
Hiện nay Công ty thường áp dụng hình thức thanh toán chủ yếu là L/C, hình thức thanh toán này tuy đảm bảo nhưng cũng không tránh khỏi những rủi ro. Vì vậy Công ty cần phải am hiểu thật kỹ các tập quán của các nước nhập khẩu, nếu không am hiểu thật kỹ các tập quán của các nước nhập khẩu thì không nên giao dịch bằng phương thức này.
Cần phải nâng cao công tác kiểm tra L/C:
- Công ty phải cử cán bộ bộ kinh doanh XK nắm vững hợp đồng mà mình đang thực hiện, có thái độ làm việc cẩn thận, tỉ mỉ và thận trọng trong công việc để tiến hành kiểm tra L/C.
- Phải kiểm tra và đảm bảo nội dung của L/C là rõ ràng, không mơ hồ, cụ thể chi tiết, không mâu thuẫn nhau và đặc biệt là L/C phải hoàn toàn phù hợp với hợp đồng đã kí kết cả về nội dung lẫn hình thức.
- Nếu phát hiện sai sót, cán bộ kiểm tra L/C cần thông báo ngay cho bên NK và đề nghị sữa chữa ngay L/C, không giao hàng khi L/C chưa phù hợp vói
quy định trong hợp đồng để tránh thiệt hại không đáng có về sau.
- Việc kiểm tra L/C phải được tiến hành nhanh chóng, chính xác và cán bộ kiểm tra phải là nguời có kinh nghiệm, có trình độ ngoại ngữ và trình độ chuyên môn cao về nghiệp vụ kinh doanh XNK.
* Nắm vững nguyên tắc khiếu nại đồng thời đề ra biện pháp giải quyết khiếu nại phù hợp.
Trong thời gian qua, tuy công ty chưa xảy ra sai sót lớn nên chưa xảy ra vụ tranh chấp khiếu nại nào. Tuy nhiên đối với mặt hàng mực đông lạnh XK dễ hỏng do tác động của thời gian, môi trường nên không thể không tránh khỏi các sai sót ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi bên. Do vậy, để hạn chế các vấn đề phát sinh, nâng cao hiệu quả giải quyết khiếu nại, đảm bảo tính hiệu quả kinh tế và xã hội trong trường hợp xảy ra khiếu nại công ty cần:
- Nắm vững nguyên tắc xử lý trong khiếu nại:
+ Khi người mua khiếu nại người bán về lô hàng nào thì người mua vẫn phải nhận lô hàng tiếp theo. Khiếu nại một lô hàng không thể là cơ sở, là cớ để từ chối nhận hàng tiếp theo lại càng không là cớ để từ chối tiếp tục thi hành hợp đồng.
+ Người bán có quyền kiểm tra tại chỗ những chứng minh của người mua về khiếu nại. Sau một số ngày từ khi nhận được khiếu nại, người bán phải cử đại diện đến kiểm tra lại hoặc uỷ thác cơ quan có thẩm quyền ở nước NK làm việc đó. Người bán phải xem xét khiếu nại trong thời hạn quy định và báo ngay quyết định của mình cho người mua biết (đồng ý hoặc từ chối với khiếu nại).
+ Quy định rõ cơ quan giải quyết tranh chấp, đảm bảo thời gian khởi kiện và đủ bộ hồ sơ.
Điều khoản khiếu nại, giải quyết khiếu nại phải tuân thủ quy định của các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên như: hiệp định thương mại, cơ chế
giải quyết tranh chấp vào WTO.
- Tìm ra các biện pháp giải quyết khiếu nại phù hợp: có thể dùng một hay vài biện pháp sau đây do hai bên thoả thuận:
+ Giao bổ sung cho đủ số hàng thiếu hụt vào một lần hoặc cùng giao với lô hàng tiếp sau;
+ Giảm giá số hàng khiếu nại hoặc hạ giá cả lô hàng tỷ lệ thuận với hàng có khuyết tật.
+ Khấu trừ một số tiền quy định về hàng khiếu nại khi người bán thanh toán lô hàng tiếp của HĐ hoặc khi thanh toán.
Nhìn chung, giải pháp hữu hiệu nhất đối với điều khoản khiếu nại và giải quyết khiếu nại chính là hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình HĐXK.