4 Được lấy từ tài liệu Copany File của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính do phòng kế toán cung cấp.
BIỂU 03: MẪU HỢP ĐỒNG KINH TẾ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH
Khi có hợp đồng kinh tế được ký kết hay đơn đặt hàng do khách hàng gửi đến khi đó phòng kinh doanh có nhiệm vụ là gửi 1 bản copy đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế cho phòng kế toán. Căn cứ trên đó và trên lệnh xuất kho thì kế toán sẽ lập hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho và biên bản bàn giao kiêm bảo hành. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên có nội dung và hiệu lực hoàn toàn giống nhau. cụ thể :
Liên 1 : Màu tím, lưu tại quyển hoá đơn, kế toán giữ lại làm căn cứ ghi sổ. Liên 2 : Màu đỏ, giao khách hàng.
Liên 3 : Màu xanh, luân chuyển trong đơn vị để xuất kho hàng hóa, để thủ kho ghi thẻ kho, để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và làm căn cứ theo dõi công nợ với khách hàng.
Trong khi lập hoá đơn GTGT kế toán lập luôn phiếu xuất kho lập 2 liên, và biên bản bàn giao kiêm bảo hành 1 bản và giao cho khách hàng, 2 liên phiếu xuất kho.
Liên 1 : Dùng để lưu và là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, căn cứ phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng và ghi số lượng xuất kho vào thẻ kho của loại hàng hoá liên quan.
Liên 2 : Được giao cho khách hàng làm căn cứ để bảo hành thiết bị trong thời gian thiết bị còn được bảo hành.
Ví dụ : Ngày 03 tháng 10 năm 2007 Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính xuất kho cho Trường Mầm Non Sao Mai theo hợp đồng số 031007 CW/SM tại kho Công ty, mẫu hoá đơn GTGT 0077436 và mẫu phiếu xuất kho.