D. Giảm cho vay tạm thời:
Tình hình thực trạng, tồn tại, hớng đi lên phải làm công tác hạch toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà.
4.1. Tổ chức luân chuyển kế toán.
Nhập kho: Đối với vật liệu nhập kho, phiếu nhập kho là chứng từ gốc phản ánh tình hình nhập kho với số lợng là bao nhiêu. Chứng từ nhập kho là phiếu nhập kho – Mẫu 01 – VT – do phòng kinh doanh lập, phiếu nhập kho thành 4 liên. Ngời phụ trách phòng kinh doanh ký tên và chuyển 3 liên xuống kho còn 1 liên lu lại phòng kinh doanh. Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc, th kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho, ghi số lợng thực nhập vào phiếu. Trong trờng hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, kém chất lợng thì thủ kho phải báo lại cho phòng kinh doanh biết và báo cho ngời giao nhận lập biên bản xử lý, sau khi xử lý thủ kho cùng ngời giao nhận ký vào cả 3 liên.
Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ý của ngời giao hàng, thủ kho phảI gửi kèo cả bảng thiếu thừa về phòng kinh doanh, thủ kho giữ lại một bản ghi vào thẻ kho số thực nhập, một liên chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán để làm
căn cứ thanh toán tiền cho ngời bán, 1 liên khách hàng giữ để đối chiếu nếu có thắc mắc.
Nhập vật liệu bên ngoài do gia công chế biến tơng tự nh nhập vật liệu mua ngoài.
Nếu nhập vật liệu tự chế biến thì lập 3 liên: 1 liên lu lại phòng kinh doanh, 1 liên để lại kho, liên còn lại giao cho đơn vị gia công căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho phảI cập nhật vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi chứng từ lên phòng kế toán Công ty để hoạch toán ghi sổ.
Có thể tóm tắt theo sơ đồ sau:
- Kiểm tra chứng từ
- Lập phiếu nhập
Xuất kho: Hàng tháng phòng kinh doanh lập kế hoạch sản xuất trong tháng khi có phiếu lĩnh của ngời cần sử dụng gửi lên phòng kinh doanh thì phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho làm 4 liên: 1 liên lu tại kho, 1 liên ngời lĩnh giữ, 1 liên gửi lên phòng kế toán, 1 liên phòng kinh doanh.
Lập phiếu xuất Xuất Tập hợp Ghi số thực chất Ghi sổ Tính giá
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc thực hiện theo hình thức số đối chiếu luân chuyển:
Bảng cân đối kho Bảng tổng hợp N - X - T
Phòng kinh doanh Thủ kho Kế toán vật liệu
Phòng kinh doanh Thủ kho Kế toán vật liệu
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất