e. Kết quả tài chính:
2.2.2.1. Quy trình hạch toán thanh toán hàng nhập khẩu bằng L/C tại Ngân hàng Công thơng Đống Đa.
Ngân hàng Công thơng Đống Đa.
Thanh toán hàng nhập khẩu theo phơng thức nào là do hai bên mua bán thoả thuận trong hợp đồng ngoại thơng, không do ý muốn chủ quan của ngân hàng. Trong thanh toán hiện nay, ngời nhập khẩu Việt Nam thờng đợc yêu cầu thanh toán bằng L/C vì ngời xuất khẩu cha thực sự tin tởng khả năng thanh toán của ta. Do chúng ta nhập khẩu là chủ yếu, nên phơng thức thanh toán bằng L/C hiện nay đang chiếm một tỷ trọng cao trong các phơng thức thanh toán hàng nhập khẩu qua ngân hàng và NHCT Đống Đa cũng không nằm ngoài quy luật này.
Tình hình thanh toán hàng nhập khẩu tại ngân hàng
Đơn vị : USD Chỉ tiêu Thời gian Phát hành Thanh toán Số L/C Giá trị Số L/C Giá trị 1989 260 21.560.000 340 19.700.000 1999 410 19.500.000 397 17.258.000 2000 320 25.200.000 310 23.200.000
Trên thực tế hiện nay, không thể phủ nhận một điều là L/C vẫn đóng một vị chí quan trọng trong thanh toán quốc tế vì nó đảm bảo an toàn cho cả bên mua và bên bán.
Trong nghiệp vụ thanh toán th tín dụng phục vụ nhập khẩu, NHCT Đống Đa đóng vai trò là ngân hàng phục vụ ngời nhập khẩu Việt Nam; với quan hệ đại lý rộng khắp trên thế giới thực hiện việc thanh toán giá trị hàng nhập từ nớc ngoài. Do tính quan trọng của nghiệp vụ thanh toán quy định, nên NHCT Đống Đa khi thực hiện nghiệp vụ phải chấp hành đầy đủ các bớc quy trình đề ra nhằm đảm bảo an toàn cho chính ngân hàng mình đồng thời giữ đợc uy tín với khách hàng và ngân hàng nớc ngoài.
Mở th tín dụng :
Đối với L/C thanh toán hàng nhập khẩu, phòng kinh doanh đối ngoại tiếp nhận và xem xét hồ sơ ở các nội dung :
- Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ về mặt số lợng và nội dung các văn bản: • Hợp đồng ngoại thơng gốc.
• Đơn mở L/C phù hợp với yêu cầu và quy định tại chi nhánh, nội dung L/ C không chứa đựng rủi ro cho chi nhánh.
• Cam kết thanh toán, hợp đồng tín dụng (trờng hợp vay vốn), công văn phê duyệt cho mở L/C trả chậm của NHCT Việt Nam (trờng hợp mở L/C trả chậm).
• Hợp đồng mua bán ngoại tệ ( nếu có ).
• Giấy phép của Bộ thơng mại ( nếu mặt hàng nhập khẩu thuộc danh mục quản lí quy định tại quyết định điều hành XNK hàng năm của Thủ tớng Chính phủ ).
• Hợp đồng uỷ thác ( nếu có ).
Ngoài ra, khách hàng phải xuất trình quyết định thành lập, đăng kí kinh doanh và đăng kí mã số xuất nhập khẩu khi mở L/C lần đầu.
Bộ hồ sơ trên phải đảm bảo tính chân thực, tính pháp lý. Việc thanh toán phải phù hợp với chế độ quản lý ngoại hối và chính sách quản lý xuất nhập khẩu hiện hành của Nhà nớc.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hợp đồng nhập khẩu đảm bảo tính thực thi của hợp đồng, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng nhập khẩu và ngân hàng. Trờng hợp hàng hoá nhập khẩu nằm trong danh mục cấm nhập khẩu của Nhà nớc quy định thì trả lại hồ sơ cho khách hàng.
- Kiểm tra đơn mở L/C của khách hàng về tính chất pháp lí của đơn, tính phù hợp về nội dung giữa đơn và hợp đồng, t vấn cho khách hàng sửa đổi hợp đồng hoặc đơn mở L/C nếu cần thiết.
- Có cơ sở đảm bảo thanh toán L/C phù hợp với quy định hiện hành của NHCT Việt Nam ( mức ký quỹ, vốn vay, cam kết thanh toán, hạn mức cho vay và bảo lãnh cha thực hiện...).
Việc xem xét hồ sơ nói trên đợc thực hiện trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ của khách hàng. Nếu hồ sơ đã đủ điều kiện, trong trờng hợp L/C ký quỹ dới 100%, cán bộ thanh toán L/C ký vào cam kết thanh toán.
Mức ký quỹ là khoản đảm bảo cho ngân hàng phần nào tránh đợc rủi ro trong thanh toán. Mức ký quỹ cao hay thấp phụ thuộc vào uy tín của khách hàng, loại hàng nhập khẩu biến động nhiều hay ít về giá cả và mức ký quỹ còn phụ thuộc vào sự cạnh tranh với các ngân hàng khác trên địa bàn.
Ngân hàng Công thơng Đống Đa áp dụng mức ký quỹ rất linh động :
- Khách hàng loại 1 : 5 - 10% giá trị L/C.
- Khách hàng loại 2 : 10 - 20% giá trị L/C.
- Khách hàng loại 3 : 20 - 40% giá trị L/C.
( Đối với khách hàng cha tin cậy mức ký quỹ còn có thể cao hơn thậm chí 100% giá trị L/C ).
Sau khi nhận đợc đầy đủ hồ sơ đã đợc phê duyệt , đảm bảo khách hàng đã ký quỹ đủ số tiền theo quy định và đã mua bảo hiểm ( nếu cần ). Cán bộ thanh toán L/C tiến hành mở L/C, ghi số L/C đã mở, trị giá và ngày phát hành L/C
trên hợp đồng gốc, đồng thời ký tên trên hợp đồng. Hợp đồng gốc có thể trả lại khách hàng nếu khách hàng yêu cầu. Khi đó ngân hàng phải có bản sao, có dấu treo của đơn vị để lu. Sau đó phụ trách phòng kiểm soát lại toàn bộ hồ sơ theo đúng quy định của NHCT Việt Nam và chuyển L/C ra nớc ngoài ( nếu đợc giám đốc uỷ quyền ) hoặc chuyển L/C ra nớc ngoài sau khi hồ sơ đã đợc giám đốc ký duyệt. Riêng trờng hợp L/C trị giá từ 500.000 USD trở lên phải thêm một bớc ký hiệu mật của giám đốc chi nhánh hoặc đợc giám đốc uỷ quyền.
Việc thu tiền ký quỹ mở L/C và nhập cam kết thanh toán L/C bàn giao lại cho kế toán thực hiện vì nó liên quan đến sổ sách và hệ thống tài khoản.
Ví dụ : Công ty xuất nhập khẩu vật t đờng biển nhập khẩu hàng hoá từ Singapore với trị giá L/C là 368.961,73 USD với tỷ lệ ký quỹ là 16.675,00 USD.
Trong trờng hợp công ty có ngoại tệ:
Nợ : TK 710A.00345 16.675,00 USD Có : TK 850A.00345 16.675,00 USD
Nếu công ty không có ngoại tệ thì công ty phải mua ngoại tệ tại ngân hàng bằng nguồn vốn VND của mình theo tỷ giá hiện hành là 14.566VND/USD để ký quỹ( 16.675,00 x 14.566):
Nợ : TK 710A.00345 242.888.050 VND Có : TK 4912.01001 242.888.050 VND Nguồn ngoại tệ đợc ngân hàng trích ra để công ty ký quỹ là:
Nợ : TK 4911.01001 16.675,00 USD. Có : TK 850A.00345 16.675,00 USD. Đồng thời kế toán thu phí giao dịch ngoại tệ là 0,05%. ( 16.675,00 x 0,05 % x 14.566)
Nợ : TK 710A.00345 121.444 VND Có : TK 4631.01001 11.040 VND Có : TK 7299.01002 110.404 VND
Nhng dù ký quỹ bằng ngoại tệ hay nội tệ nhất thiết đơn vị phải sử dụng nguồn vốn tự có của mình, không đợc sử dụng vốn vay để ký quỹ và số tiền trên tài khoản ký quỹ đợc hởng lãi là 0,05%/năm bằng tài khoản tiền gửi ngoại tệ.
Căn cứ vào hợp đồng bảo lãnh, giấy cam kết thanh toán, hợp đồng tín dụng, kế toán xử lý hạch toán nhập bảng số tiền cam kết thanh toán bằng vốn (phần chêch lệch giữa trị giá L/C và ký quỹ).
Nhập ngoại bảng TK 9216.01 352.268,73 USD.
Khi nhận đợc đơn xin tu chỉnh của khách, ngân hàng phải xem xét kiểm tra các tu chỉnh có gì cho ngân hàng và khách hàng không để có biện pháp nhắc nhở kịp thời cho khách hàng.
Đối với các tu chỉnh tăng giá trị bất lợi của L/C, ngân hàng phải xem xét khả năng thanh toán của khách hàng cho số tiền tăng lên nh khi mở L/C, nếu chấp nhận tu chỉnh thì yêu cầu khách hàng ký quỹ cho phần giá trị tăng thêm và tiến hành các bớc tiếp theo nh trình tự khi mở L/C. Kế toán hạch toán cho phần ký quỹ tăng thêm.
Theo ví dụ trên thì công ty đã sửa đổi tăng thêm 30 USD : Nợ TK 710A.00345 30 USD Có TK 850A.00345 30 USD
Thanh toán L/C :
Khi L/C đã gửi đi ngân hàng nớc ngoài, thanh toán viên phải gửi một bản sao L/C cho ngời nhập khẩu đồng thời tiến hành lập hồ sơ đa vào sổ sách và máy vi tính để tiện theo dõi.
Nhận đợc bộ chứng từ đòi tiền từ ngân hàng nớc ngoài, phòng kinh doanh đối ngoại có trách nhiệm :
Sau khi nhận đợc bộ chứng từ, thanh toán viên phải ghi sổ theo dõi giao nhận chứng từ. Kiểm tra số lợng của từng loại chứng từ theo quy định của L/C, sự phù hợp của chứng từ với các điều kiện của L/C. Kiểm tra sự nhất quán, sự phù hợp của chứng từ với UCP 500 của ICC. Lập phiếu kiểm tra chứng từ, thông báo cho khách hàng trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ . Tr- ờng hợp chứng từ có sai sót thì tiến hành thông báo cho ngân hàng gửi chứng từ thông qua NHCT Việt Nam trên mạng SWIFT; đồng thời liên hệ với khách hàng nhập khẩu chờ chấp nhận thanh toán. Nếu khách hàng chấp nhận thanh toán bộ chứng từ có sai sót và thống nhất với phiếu kiểm tra. Phòng kinh doanh đối ngoại thông báo ngày thanh toán cho phòng kinh doanh biết bằng văn bản ( Phiếu kiểm tra chứng từ - trong đó ghi rõ số hợp đồng ngoại liên quan tới L/C nhập khẩu).
Ngân hàng chỉ phát hành th bảo lãnh hoặc ký hậu vận đơn để khách hàng nhận hàng khi khách hàng có đủ tiền - kể cả tài khoản ký quỹ chuyển vào tài khoản tiền gửi đảm bảo các khoản thanh toán.
Kế toán hạch toán :
Thanh toán và thu phí từ ngời từ ngời hởng
Nợ TK 850A.00345 16.675,00 USD Nợ TK 4911.01001 352.286,73 USD Có TK 5690.01001 368.961,73 USD
Do công ty sửa đổi tăng thêm 30 USD nên ngân hàng thu phí sửa đổi tăng. Nợ TK 5690.01001 368.961,73 USD
Có TK 4631.01001 2,73 USD Có TK 7121.01002 27,27 USD
Căn cứ vào giá trị đã thanh toán, xuất tài khoản ngoại bảng cam kết thanh toán, vay vốn, bảo lãnh liên quan phần giá trị tơng ứng L/C đã thanh toán ( phần chênh lệch giữa trị giá L/C và ký quỹ )
Đồng thời Xuất ngoại bảng TK 9216.01 352.286,73 USD