III Nhóm thiết bị điện chính 27.987.600 9.518
5/ Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Nhà máy TBBĐ.
5.1/ Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu:
Song song với việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ (thẻ) chi tiết, kế toán vật t tiến hành ghi và đối chiếu số liệu trên các sổ nhật ký đặc biệt và Nhật ký chung.
Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, trong trờng hợp một hoặc một số đối tợng kế toán có số lợng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lợng ghi sổ cái, kế toán có thể mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tợng kế toán đó.
Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phơng pháp ghi chép tơng tự nh sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi trên các sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trong trờng hợp này căn cứ để ghi sổ cái là các sổ Nhật ký đặc biệt.
Các sổ Nhật ký đặc biệt gồm có: Nhật ký quỹ (thu, chi tiền), Nhật ký tạm ứng, Nhật ký mua, bán hàng.
Tại Nhà máy Thiết bị Bu điện cũng vậy, kế toán chỉ phản ánh và ghi chép các nghiệp vụ linh tế phát sinh hàng ngày vào các sổ Nhật ký đặc biệt liên quan đến việc mua, bán hàng hoá, vật t hoặc mở sổ theo dõi nội bộ đối với những loại vật t có lệnh điều động luân chuyển nội bộ của giám đốc hoặc phó giám đốc Nhà máy. Sổ nhật ký đặc biệt không chỉ giành riêng cho việc ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán mua nguyên vật liệu, mà nó bao gồm tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong một tháng (quý) của Nhà máy liên quan đến việc thanh toán. Ơ đây chỉ xin trích lợc một số nghiệp vụ liên quan đến thanh toán tiền nhập vật liệu và luân chuyển vật liệu nội bộ.
Cũng giống nh kế toán chi tiết vật liệu tuỳ thuộc vào hình thức thanh toán do bên bán yêu cầu hoặc do cả hai bên thoả thuận, kế toán vật t sẽ mở sổ nhật ký quỹ đối với yêu cầu trả tiền ngay của ngời bán ( TK 111, 112 ); Nhật ký mua hàng (TK 331 ) đợc sử dụng trong trờng hợp ngời bán đồng ý cho thanh toán chậm; Nếu cán bộ thu mua trả bằng tiền tạm ứng thì mở sổ Nhật ký tạm ứng ( TK 141 ); Sổ theo dõi nội bộ ( TK 136 ).
+/ Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán mở Nhật ký quỹ nh sau: ( Đối với Nhật ký quỹ sử dụng cho tiền gửi cũng có kết cấu và phơng pháp ghi chép tơng tự Nhật ký quỹ dùng cho tiền mặt).
Tổng Công ty BCVTVN nhật ký quỹ Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho tiền mặt VND) TK: 111
Quý 3/2000
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có Nợ Có .. .. 04389 6 06/03 Trả cửa hàng BHTH Ba Đình 152 111 112.214.50 0 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng quý I/2000: 591.127.74 2
Kế toán trởng Ngời lập biểu
Tổng Công ty BCVTVN nhật ký quỹ Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho tiền gửi VND) TK: 112
Quý 3/2000
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
.. .. .. .. 04298
8 05/03 Trả tiền cho Cty TM Tràng Thi 152 112 9.696.097
.. . .. .. .. .. .. .. .. ..
.. .. .. .. .. .. .. .. ..
Cộng quý I/2000: 704.363.67
2
+/ Trong trờng hợp ngời bán đồng ý theo thoả thuận trong hợp đồng là hình thức thanh toán chậm, tức ngời bán cho nhà máy nợ số tiền mua nguyên vật liệu một thời gian thoả thuận, khi đó kế toán ghi sổ Nhật ký mua hàng nh sau:
Tổng Công ty BCVTVN nhật ký mua hàng Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng để thanh toán với ngời bán) TK: 331
Quý 3/2000
Chứng từ Diễn giải TK ghi nợ Ghi có TK 331
Số Ngày 152 153 TK# Tháng 1 Tháng 2 .. .. Tháng 3 .. ..
035514 07/03 Cửa hàng Lan 55 Thuốc Bắc 152 24.925.000 .. ..
Cộng Q I/2000 13.525.365.646
+/ Hoặc có thể thanh toán bằng tiền tạm ứng. Đối với trờng hợp này khi cán bộ thu mua tạm ứng tiền, căn cứ vào phiếu chi tạm ứng, chẳng hạn phiếu chi tạm ứng số 130 ngày 06 tháng 03 năm 2000, chi cho Tống Xuân Hồng - PVT thanh toán phiếu nhập kho số 270 số tiền là: 15.000.000 đồng, kế toán ghi:
Nợ TK 141: 15.000.000 đ Có TK 111: 15.000.000 đ
Khi nhập kho nguyên vật liệu mua bằng tiền tạm ứng, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152: 11.214.500 đ
Có TK 141: 11.214.500 đ
Phần chênh lệch giữa số tiền mua vật liệu và số tiền tạm ứng là 3.785.500 đồng Anh Hồng nộp lại quỹ, thủ quỹ hạch toán nh sau:
Nợ TK 111: 3.785.500 đ Có TK 141: 3.785.500 đ
Tổng Công ty BCVTVN nhật ký tạm ứng Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho TK tạm ứng) TK: 141
Quý 3/2000
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có Nợ Có .. .. PC 130 06/03 Hồng tạm ứng mua NVL. 141 111 15.000.000 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. PT 150 06/03 Hồng nộp lại tám ứng. 111 141 .. .. 3.785.500 .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng quý I/2000: 128.475.43 8
Kế toán trởng Ngời lập biểu
+/ Đối với vật liệu tự gia công chế biến trớc khi xuất dùng vào sản xuất (có thể do cơ sở 2- Thợng đình gia công) thì giá trị vật liệu nhập kho là giá thành công xởng bao gồm giá trị vật liệu xuất kho chế biến và các chi phí chế biến khác. Căn cứ vào phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán mở sổ theo dõi thanh toán nội bộ.
Số theo dõi thanh toán nội bộ. Mẫu số 08-DN Tên TK: 136 Ngày Chứng từ Diễn giải TK SL Đơn Số phát sinh
Ghi sổ Số Ngày ĐƯ Giá Nợ Có
... Tháng 3: .. .. .. .. .. .. .. .. 01712 2 08/03 Nhôm cuộn 1,2*1 152 404 9.696.097 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng cuối quý: 706.578.04 1 +/ Ngoài ra còn một số trờng hợp tăng vật liệu khác nh: vật liệu nhập lại kho, vật liệu góp vốn liên doanh của đơn vị khác... kế toán vật t cũng làm thủ tục nhập kho và ghi các bút toán, sổ sách kế toán tơng tự.
Đối với khâu nhập nguyên vật liệu còn liên quan đến những khoản thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ (thuế giá trị gia tăng đầu vào). Khoản thuế này nhà máy không tính vào giá nguyên vật liệu nhập kho mà đợc hạch toán riêng vào tài khoản 133 - “ Thuế GTGT đợc khấu trừ ”.
Tơng ứng với từng hình thức thanh toán, kế toán sẽ ghi số thuế đợc khấu trừ vào “ bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào ”. Bảng này đợc lập cho từng tháng cho từng tài khoản riêng biệt.
Ta có “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào ” của Tài khoản 111 trong tháng 03 năm 2000 nh sau:
Bảng kê hoá, đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào Tháng 03 năm 2000.
Tên cơ sở kinh doanh: Nhà máy thiết bị Bu điện.
Địa chỉ: 61- Trần phú Mã số: 01 00686865-1. Tài khoản 111
Số HĐ Ngày Tên đơn vị bán Đầu vào cha thuế Thuế GTGT .. .. .. .. .. .. .. .. .. 043896 06/03 Cửa hàng BHTH Ba Đình 10.195.000 1.019.500 ... ... ... ... ... Cộng tháng 3: 23.845.000 2.384.500 Cộng quý I/200 883.215.330 88.321.533 Đối với các hình thức thanh toán khác nhau nh thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, tạm ứng, trả trớc hoặc trả chậm ... kế toán cũng lập bản kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào tơng tự nh vậy. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu của một tháng và vào “Bảng kê tổng hợp hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào ”. Cuối quý sau khi đã tổng cộng số liệu trên “Bảng kê tổng hợp hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào ” của cả ba tháng, kế toán sẽ lập sổ cái tài khoản 133- “ Thuế GTGT đợc khấu trừ ”.
Ta có “Bảng kê tổng hợp hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào ” của tháng 03 và số cái tài khoản 133 của quý I năm 2000 nh sau:
Bảng kê tổng hợp hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào.
Tháng 03 năm 2000
Mã số : 01 00686865-1
Số Ngày Tên đơn vị TK Thuế GTGT Giá mua vào cha có
HĐ đầu vào Thuế GTGT
.. .. .. .. .. .. .. 042988 05/03 Cty TMTràng Thi 112 881.463 8.814.663 043896 06/03 Cửa hàng BHTH Ba Đình 111 1.019.500 10.195.000 .. .. Tổng cộng 885.754.372 8.857.543.720 Cộng quý I/2000: 2.585.774.477 25.857.744.770 Số cái
Tên tài khoản: thuế GTGT đầu vào Số hiệu TK: 133 Quý I/2000
01/01 đ Số d đầu kỳ: 1.392.430.075 Thuế GTGT đầu vào 112 133.727.508
111 88.321.533141 71.639.424 141 71.639.424 331 233.529.545 333 2.058.556.467 Khấu trừ thuế GTGT quý I:
Cộng phát sinh quý I 2.585.774.477 3.978.204.552
Số d cuối kỳ. 0