II/ Những đề xuất góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở nhà máy thiết bị Bu điện Hà nội:
2/Lập sổ danh điểm vật liệu:
Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp sản xuất đều có lợng vật liệu đa dạng và thay đổi hàng ngày nên việc hạch toán đòi hỏi một sự quản lý chặt chẽ. Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý vật liệu ,cần phải có những thông tin đầy đủ ,cụ thể về số lợng vật liệu hiện có cũng nh tình hình biến động của từng loại đợc sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời để tiết kiệm thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán. Kiểm kê và tìm kiếm thông tin về các loại vật t cần phải đợc phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý học, hoá học, theo qui cách phẩm chất của nguyên vật liệu.
Vì vậy,doanh nghiệp cần lập “sổ danh điểm vật liệu “.Đây là sổ tổng hợp các loại vật liệu mà doanh nghiệp đã và đang sử dụng. Theo sổ này vật liệu đợc theo dõi từng loại, từng thứ, từng nhóm, từng qui cách giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu đợc thống nhất và dễ dàng.
Mỗi loại, mỗi thứ, mỗi nhóm vật liệu đợc quy định một mã riêng, xắp xếp theo một trình tự nhất định để thuận tiện khi cần những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật liệu nào đó. Mặt khác, nhà máy cần tạo lập bộ mã vật liệu thống nhất để quản lý vật liệu trên máy vi tính đợc dễ dàng. Vấn đề đặt ra là bộ mã vật liệu phải đầy đủ, hợp lý, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung mã vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Nhà máy có thể xây dựng bộ mã dựa vào những đặc điểm sau:
• Dựa vào loại vật liệu.
• Dựa vào số nhóm vật liệu trong mỗi loại.
• Dựa vào số vật liệu trong mỗi nhóm.
• Dựa vào quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
Trớc đây nhà máy chỉ phân chia nguyên vật liệu ra thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ ... mà không quy định theo số hiệu tài khoản. Nh vậy rất dễ gây nhầm lẫn và xáo trộn vật t từ kho này sang kho khác, gây khó khăn cho việc quản lý, bảo quản. Theo em, trớc hết nên xây dựng bộ mã vật liệu trên cơ sở các số liệu các số hiệu tài khoản nh sau:
TK 152.1: Nguyên vật liệu chính: Sắt, thép, Inox, bán thành phẩm mua ngoài, linh kiện điện tử. ...
TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ: Thuốc, sơn, bột than. ... TK 152.3: Nhiên liệu: Xăng, dầu diezen. ...
TK 152.4: Phụ tùng thay thế: Mũi khoan, tazô, đá mài. ...
TK 152.5: Vật liệu xây dựng: xi măng, ống nớc, thép cỡ nhỏ. ... TK 152.7: Phế liệu: Nhựa vụn, gỗ vụn. ...
Mặt khác, vật liệu tại nhà máy đợc quản lý theo từng kho do đó Nhà máy cần lập một bộ mã vật liệu thống nhất để quản lý vật liệu cho từng kho trên máy vi tính đợc dễ dàng.Vấn đề đặt ra là bộ mã vật liệu phải đầy đủ, hợp lý, không trùng lắp, phải có dụ trữ để thuận tiện cho việc bổ sung mã vật liệu mới.
Chẳng hạn nh:
TK 152.1.01: Nguyên vật liệu chính ở kho kim khí.
TK 152.1.02: Nguyên vật liệu chính ở kho bán thành phẩm. ... : ...
TK 152.2.02: Nguyên vật liệu phụ ở kho kim khí. TK 152.2.02: Vật liệu phụ ở kho bán thành phẩm. ... : ...
ở từng kho ta lại có thể mã hoá chi tiết hơn nữa cho từng loại nguyên liệu, vật liệu cụ thể. Trên cơ sở đó kế toán vật t mở sổ danh điểm vật liệu nh sau:
Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bu điện.
Địa chỉ: 61- Trần phú. Sổ danh điểm vật t
Số Danh điểm Tên vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi
TT Nhóm Danh điểm HT chú 152.1.01 NVL chính kho kim khí 152.1.01.1 Đồng 1 ly Kg 4.000 152.1.01.2 Đồng 1,5 ly Kg 4.500 ... ... 152.1.02 NVL chính kho bán thành phẩm
152.1.02.1 Máy điện thoại S1 Cái 170.000
... ...
152.1.03 NVL chính kho vô tuyến điện
152.1.03.1 Dây điện trở 2 ly Kg 3.500
... ...
“ Sổ danh điểm vật t ” có thể mã hoá cho tất cả các loại vật liệu ở tất cả các kho của nhà máy. Làm theo phơng thức này ở kho có thể quản lý nguyên vật liệu bằng máy vi tính, thuận tiện và chính xác hơn.