4. Giới hạn của đề tài
1.5. Các hình thức sổ kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả
kết quả kinh doanh.
Tuỳ theo cách hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp và trình độ quản lý của doanh nghiệp đó mà vận dụng hình thức sổ kế toán nào cho phù hợp để xây dựng nên danh mục sổ kế toán để hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Doanh nghiệp mở hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính đợc phản ánh ghi chép vào sổ kế toán một cách đầy đủ, th- ờng xuyên, liên tục, chính xác, trung thực và đúng với chứng từ kế toán.
TK 511, 512 TK 632 TK 911 K/c giá vốn hàng tiêu thụ K/c doanh thu bán hàng TK 421 TK 641, 642 K/c CPBH, CPQLDN trong kỳ K/c lỗ kết quả bán hàng TK 142 K/c CPQLDN chờ kết K/c sang 911 K/c lãi kết quả bán hàng
Hiện nay ở nớc ta các đơn vị đang sử dụng một trong 5 hình thức sổ kế toán sau: + Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung + Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ + Hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái + Hình thức Chứng từ ghi sổ
+ Hình thức Kế toán trên máy vi tính
1.5.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung
1.5.1.1. Hệ thống sổ
Bao gồm: Nhật ký chung, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết
1.5.1.2. Ưu, nhợc điểm
* Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao
động kế toán.
* Nhợc điểm: Việc ghi chép trùng lặp nhiều,hình thức kế toán này thờng chỉ
áp dụng ở những đơn vị có quy mô vừa, có nhiều cán bộ công nhân viên.
1.5.1.3. Trình tự hạch toán
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các TK kế toán phù hợp. Nếu đơn vị mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ NKC, các nghiệp vụ phát sinh đ- ợc ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan.
Trờng hợp đơn vụ mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh và sổ nhật ký đặc biệt liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu đúng khớp, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập các báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ NKC cùng kỳ.
Sơ đồ 18: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng, định kỳ : Quan hệ đối chiếu
1.5.2. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
1.5.2.1. Hệ thống sổ
Bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ thẻ kế toán chi tiết
1.5.2.2. u, nhợc điểm
* u điểm: Có u điểm mạnh trong điều kiện kế toán thủ công
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
Sổ nhật ký
đặc biệt
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối số
phát sinh (TK)
* Nhợc điểm: Không thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, không
phù hợp với đơn vị quy mô nhỏ ít nhân viên kế toán.
1.5.2.3. Trình tự ghi sổ
Sơ đồ 19; Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ gốc Số kế toán chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
: Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của từng TK trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các TK trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số d Nợ và tổng số d Có của các TK trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số d của từng TK trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số d của từng TK tơng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
1.5.3. hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
1.5.3.1. Hệ thống sổ
Bao gồm: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
1.5.3.2. Ưu, nhợc điểm
* Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lợng ghi sổ kế toán do việc ghi theo quan hệ đối
ứng ngay trên tờ sổ và kết hợp kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết trên cùng trang sổ. Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành thờng xuyên ngay trên trang sổ kịp thời cung cấp cho việc tổng hợp tài liệu theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính.
* Nhợc điểm
- Mẫu sổ kế toán phức tạp nên việc ghi sổ kế toán đòi hỏi cán bộ, nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng.
- Hình thức kế toán này thờng đợc áp dụng ở đơn vị có quy mô lớn, nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao.
1.5.3.3. Trình tự ghi sổ
Sơ đồ 20: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào chứng từ kế toán, bảng kê, sổ chi tiết cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân lại trong các bảng phân bổ sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng TK đối chiếu với sổ cái.
Số liệu tổng hợp ở các sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
1.5.4. Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái
1.5.4.1. Hệ thống sổ
Bao gồm: Nhật ký sổ cái, các sổ thẻ kế toán chi tiết
1.5.4.2. Ưu, nhợc điểm
* Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ đối chiếu, kiểm tra. áp dụng thích hợp đơn vị kế toán nhỏ, ít ngiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng ít ngời làm kế toán.
* Nhợc điểm
- Khó phân công lao động kế toán tổng hợp
- Thờng áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản tổng hợp.
1.5.4.3. Trình tự ghi sổ
Sử dụng nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo hệ thống.
Sơ đồ 21: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký sổ cái
Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
