Quá trình lựa chọn luôn dài và tẻ nhạt hơn so với những gì bạn mong đợi. Bạn hãy thực hiện từng bước một.
Quá trình này được chia làm 6 bước:
1.Liệt kê những tiêu chuẩn
về đối tác tương lai : Tài scho là không thản nào củ a đối tác mà bạn ể thiếu 2.Tìm kiếm đối tác thực
sự: Thuê người khác làm công việc tìm kiếm thực sự 3.Lướt qua danh sách: Trò chuyện với ứng cử viên, trao
đổi dữ liệu, tạo ra sự quan tâm 4.Lựa chọn từ danh sách: Lựa chọn một cách lý trí. Cũng nên
xem xét đến khía cạnh tâm lý 5.Đạt được thỏa thuận về
cách tiếp cận thị trường: Cùng nhau lên kcác điều khoản. Phác thảo hợp ế hoạch. Đồng ý đồng.
6.Xác nhận sự cộng tác: Tạo lập niềm tin. Đồng ý thử nghiệm.
Lựa chọn một đối tác thương mại
LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
• Đối tác có uy tín, có danh tiếng và đáng tin cậy 5.1.1.Tìm kiếm điều gì:
Bạn phải lựa chọn một đối tác thương mại mà phải hoặc có thể giúp bạn tiếp cận được người mua, hoặc vào những kênh phân phối nơi mà khách hàng của bạn thường đến mua hàng. Nếu đã nghiên cứu thị trường mục tiêu trước, bạn đã biết được kênh phân phối nào là tốt nhất cho mình. Có lẽ, bạn cũng có ý tưởng chung về hình thức và loại cộng tác thương mại nào ( thỉnh thoảng được gọi là ‘đại diện’) được ưa chuộng hơn.
Bắt đầu phác thảo một danh sách các tiêu chuẩn mà bạn muốn đối tác tương lai của mình cần có. Bảng liệt kê này chỉ là một ví dụ:
• Đối tác nên có quy mô vừa, tình hình tài chính ổn định và được quản lý tốt
• Đối tác nên có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, nhưng không có khách hàng cạnh tranh
• Đối tác nên có văn phòng thích hợp, tiện nghi lưu trữ, một lực lượng bán hàng tối thiểu 10 người, điện thoại, máy fax, e-mail và hệ thống hành chính được vi tính hóa.
• Đối tác nên thuê ít nhất một chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực ngành của mình; người này nên làm “Giám đốc khách hàng”, luôn giữ liên lạc với bạn.
Nhiều đồng nghiệp trước đó đã sử dụng danh sách các tiêu chuẩn như thế này để mời BSO hoặc đại sứ quán ở quốc gia mục tiêu phác thảo một danh sách ngắn các đối tác tiềm năng. Thỉnh thoảng việc này có hiệu quả, tuy nhiên, đa số là không thành công. Việc nhờ tư vấn (có phí) nhiều khi lại thành công hơn một chút, nhưng cũng chỉ là các hiệp hội thương mại nước ngoài , nếu có hứng thú tìm kiếm nhà cung cấp thì mới có thể hỗ trợ bạn. Hoặc các IPO (các tổ chức xúc tiến nhập khẩu), như CBI, nếu bạn là người tham dự trong chương trình phát triển xuất khẩu. Việc tìm cách có được tên của những đối tác thương mại thích hợp luôn luôn là cuộc chiến vất vả và bạn sẽ cần tất cả óc sáng tạo và sự kiên nhẫn để thành công (xem phần bên dưới). Nhưng tối thiểu bạn sẽ nhận ra một đối tác tốt bằng cách so sánh với danh sách các tiêu chuẩn của mình.
Bạn có thể yêu cầu một nhân viên đáng tin cậy và có kinh nghiệm để làm việc này. Những giải pháp thay thế khác là thuê một nhà tư vấn biết công việc, hoặc tham gia một hội chợ thương mại với hi vọng đối tác tương lai sẽ xuất hiện. Bạn có thể đưa tin cho các tổ chức địa phương để thông báo đi khắp nơi. Nhưng cuối cùng, bạn nên đích thân xuất hiện để đưa ra lựa chọn cuối cùng. Không có ai có thể thay thế bạn trong vấn đề tinh tế này; vì cái nhìn của cá nhân là quan trọng khi đánh giá ai đó, bạn nên tự mình làm việc này.
5.1.2.Cách tìm kiếm
Thế là cuộc tìm kiếm của bạn bắt đầu. Việc này đòi hỏi phải đi nhiều. Bắt đầu với việc lướt internet, sơ tuyển những đối tác thích hợp. Bạn nên đi khắp nơi, thu thập thông tin, so sánh và lựa chọn. Và sau đó, bạn nên đến thăm đối tác thương mại có triển vọng (đại lý, nhà nhập khẩu, công ty thương mại, v.v..) để gặp trực tiếp đúng người.
LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
May thay, ở đa số các quốc gia phương Tây, không khó để tìm ra những đại diện thương mại. Đa số họ đều quảng cáo trên tập san thương mại hoặc danh bạ thương mại. Nhưng chắc chắn là khó để tìm được những đại diện giỏi, hoặc đơn giản là những đại diện đang sẳn sàng hợp tác.
Danh bạ thương mại Các Danh bạ thương mại (như Kompass –
ặc ABC –
sẵn rộng rãi, cả dữ liệu trên net và trên CD-Rom. Đừng mua những danh bạ này; đa số các thư viện công cộng sẽ cho bạn mượn khi cần. Thông thường, Thư viện của Bộ Ngoại Thương, hoặc Phòng thương mại và công nghiệp luôn có những bản sao. Nếu bạn không thế tìm được những danh bạ này, hãy tìm Danh bạ châu Âu của từng
lĩnh vực ế sách cuối cùng là bạn
có thể thử tìm ở trang của Europages
ặc, như ở quốc gia của b ạn, có
quyển Những trang vàng về danh bạ điện thoại. Nhưng bạn nhớ đừng đánh giá tầm quan trọng qua quy mô quảng cáo. Các hiệp hội thương mại, ngân hàng thương mại và có thể ngay cả các chủ hàng hoặc nhà môi giới vận chuyển sẽ là các nguồn thông tin hay. Thỉnh thoảng bạn có thể tham khảo những dữ liệu ngân hàng. (xem phần “Xuất khẩu sang EU”).
Bạn nên thảo luận danh sách ngắn mà bạn thu thập được với giám đốc điều hành hoặc trưởng phòng xuất khẩu của bạn.
5.1.3.Nói chuyện với tất cả ứng cử viên
Sắp xếp những cuộc gặp cá nhân với tất cả các công ty trong danh sách sơ tuyển của bạn. Lý do đơn giản là: bạn không nên chỉ có ấn tượng với cơ sở vật chất thật của các công ty, mà cũng nên có ấn tượng với những người điều hành các công ty này.
Đa số đại lý và nhà nhập khẩu thường có thể đón tiếp bạn lập tức: bạn báo trước từ 1 – 3 ngày. Gửi fax cho họ, sau đó gọi điện thoại cho họ; bạn phải chắc chắn rằng bạn gặp đúng người và hãy đúng giờ. Người phương Tây luôn đúng giờ. Đến trễ không những là bất lịch sự mà còn được xem là lãng phí (thời gian, tất nhiên).
Cách xử sự của người phương Tây rất trực tiếp: họ thảo luận việc kinh doanh một cách cởi mở. Từ “không” hiếm khi được xem là sự xúc phạm. Giọng nói của họ có thể to, gay gắt hoặc phấn khích, nhưng không có nghĩa là họ đang giận dữ. Trong các cuộc thảo luận, bạn có thể đi đến điểm cần thảo luận một cách khá nhanh chóng. Đừng so sánh trình độ của họ với bạn; văn hóa của họ hoàn toàn khác biệt. Đừng lo lắng về đạo đức kinh doanh của họ vốn luôn luôn thẳng thắn, rõ ràng và dễ hiểu.
LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
Trong các cuộc thảo luận này, bạn không chỉ thu thập được thêm thông tin về đối tác tương lai, mà bạn cũng có thể cho biết thông tin thật về bản thân và công ty của bạn (và sản phẩm xuất khẩu của bạn). Vì vậy bạn nên cố gắng thu hút sự hứng thú kinh doanh của đối tác với bạn.
• Đối tác hoạt động trong ngành nào? Phạm vi kinh doanh ? Đối tác có quen với việc điều hành trên nền tảng riêng biệt? Đối tác sử dụng kênh phân phối nào?
• Khách hàng của đối tác là ai? (hỏi tên để tham khảo sau này)
• Đối tác được thành lập như thế nào? Đối tác có là thành viên của một hiệp hội ngành nghề nào không? Đối tác có điểm mạnh đặc biệt nào, như bán hàng, tiếp thị, dịch vụ hậu mãi v.v.. ?
• Đối tác có tài chính vững mạnh hay không? Ngân hàng của đối tác là ngân hàng nào ? Đối tác có thanh toán đúng hạn?
• Ai sẽ chịu trách nhiệm cho công việc làm ăn với bạn nếu đạt được thỏa thuận?
Thu thập thông tin về đối tác tiềm năng
Tốt hơn bạn nên kiểm tra những thông tin đó 2 lần. Hãy kiểm tra với khách hàng, ngân hàng, chính phủ của đối tác – và thậm chí có thể với cả đối thủ cạnh tranh của đối tác. Có những tổ chức chuyên cung cấp dạng thông tin này (như Dun & Bradstreet).
• Giới thiệu về công ty, danh tiếng của công ty, sức mạnh của công ty trên thị trường nội địa, sản phẩm, các thị trường xuất khẩu mà bạn đang làm ăn
• Nói rõ nếu trước đây bạn đã làm ăn với khách hàng tại quốc gia của đối tác
• Nêu các số liệu doanh thu của công ty, và đưa họ bảng quyết toán
• Giải thích những điểm mạnh đặc biệt của công ty
• Giải thích cách công ty được thành lập, cho đối tác coi tờ bướm quảng cáo sản phẩm và công ty của bạn.
• Cho đối tác biết các kế hoạch và chiến lược của bạn.
Cung cấp thông tin về bản thân bạn
Ở giai đoạn của quá trình lựa chọn này, tốt hơn bạn nên nhớ rằng lý thuyết khác với thực tiễn. Trong thực tế, bạn sẽ không có nhiều lựa chọn: thường là đối tác (hoặc người chủ của đối tác) tiến hành việc lựa chọn, chứ không phải bạn lựa chọn đối tác. Có 2 lý do:
LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
a. Đơn giản là không đủ đối tác thương mại sẵn có, có nghĩa là họ sẽ là người tiến hành việc lựa chọn , và
b. Chỉ có một số ít đối tác thương mại dám kinh doanh với người mới từ một nền kinh tế đang phát triển mà không chắc chắn về khả năng tin cậy của người này. Đó là điều bạn nên lưu ý. Điều này có nghĩa rằng bạn phải làm công việc buôn bán – chính hình ảnh công ty bạn.
Tạo ra sự quan tâm: • Hỏi quan điểm của đối tác về thị trường mục tiêu của bạn
• Hỏi về các xu hướng trên thị trường, các mức giá, các phương thức phân phối thông thường, ý kiến của đối tác về hiệu quả của việc mở rộng thị trường ở châu Âu, v.v..
• Có thể bạn đã có đầy đủ thông tin về thị trường mục tiêu. Nếu đúng thì hãy khiêm tốn đưa ra. Đối tác sẽ ấn tượng với sự chuẩn bị chu đáo của bạn và càng sẵn sàng chấp nhận bạn là một đối tác tốt và đáng tin cậy vốn biết rõ công việc của đối tác. Nếu bạn không biết gì về thị trường, đối tác (tương lai) của bạn có thể nghiên cứu thay bạn. Việc đó cũng thỏa mãn sự quan tâm của đối tác.
• Hỏi quan điểm của đối tác về sản phẩm mà bạn muốn bán trên thị trường của anh ta – hoặc cho đối tác.
• Hỏi đối tác xem nên thực hiện việc tiếp thị (giá, phân phối, quảng cáo) như thế nào. Điều đó sẽ khuyến khích trí tưởng tượng của đối tác.
• Phải lịch sự, không khoe khoang (cho dù bạn phấn khích thế nào đi nữa) nhưng phải biểu lộ tính thuyết phục. Thảo luận với đối tác theo cách mà đối tác muốn.
Ban có thể thu thập một phần thông tin sau đó bằng thư hoặc e-mail.
Bạn không nên lựa chọn chỉ dựa vào phần thông tin phía trên. Mối quan hệ cộng tác tương lai đáng cho bạn đánh giá về tính cách con người. Nếu bạn đã hình thành ý tưởng về tổ chức nào phù hợp với mục đích xuất khẩu của bạn nhất, bạn nên làm y như vậy đối với những người có liên quan. Sự hợp tác giữa công ty của 5.1.4.Lựa chọn đối tác tương lai
LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
bạn và tổ chức đối tác có thể tốt đẹp trên giấy tờ, nhưng phần lớn phụ thuộc vào khả năng của các nhân viên khi làm việc chung với nhau. Bạn và đối tác nên thông hiểu sâu sắc và tin tưởng cao lẫn nhau. Sự tin tưởng sẽ sinh lợi khi hợp tác diễn ra suông sẻ. Tuy nhiên, nếu có sự xích mích, hiểu lầm hoặc chỉ là gặp thời điểm tồi tệ, bạn cần sự tin tưởng lẫn nhau đó để không làm ảnh hưởng mối quan hệ hợp tác. Bạn bè sẽ sẵn sàng tha thứ những lỗi lầm không thường xuyên của bạn hơn là kẻ thù.
Đây là thời điểm để nhận ra liệu bạn cũng có thể có một mối quan hệ riêng tư tốt với người chịu trách nhiệm về công việc của bạn không. Bạn có thấy họ dễ chịu và vui vẻ khi làm việc chung? Bạn có thật sự thích họ? Nếu không có, sự cộng tác sẽ không bao giờ thành công hoàn toàn.
Một số đối tác tương lai có thể khó tiếp cận, hoặc do dự khi cho thông tin. Đừng loại trừ họ ngay từ cái nhìn đầu tiên. Có thể họ chỉ cẩn thận, không muốn tốn thời gian vì những nhà xuất khẩu mới và chưa có kinh nghiệm. Xin bạn lưu ý, họ nhận được những yêu cầu tương tự như vậy gần như mỗi tuần.
Điều này đặc biệt áp dụng cho các đại lý và nhà nhập khẩu thành công. Họ có đủ điều kiện để được lựa chọn. Có thể họ đã có một khách hàng tốt ở thị trường của bạn, mà điều đó không cho phép họ làm việc cho các đối thủ cạnh tranh. Hoặc có thể họ cảm thấy họ đã làm việc tối đa năng suất . Như đã nói, việc thuyết phục những người này xem bạn là đối tác của họ sẽ là một trong những “việc kinh doanh” hay nhất mà bạn từng làm.
Đừng để bản thân bị quy mô của một tổ chức che mắt. Một đại lý nhỏ có thể tích cực và hữu ích hơn một công ty thương mại lớn vốn phải dàn trải mối quan tâm của họ cho nhiều vấn đề để trang trải chi phí chung nặng nề của họ. Nhưng mặt khác, một đối tác nhập khẩu nhỏ có thể thiếu nguồn tài chính để mua và dự trữ hàng.
Cuối cùng, đưa ra lựa chọn cuối cùng của bạn và tiếp cận đối tác để thảo luận về các điều khoản của hợp đồng. Đừng gạch tên những người còn lại, phòng ngừa trường hợp đối tác được chọn từ chối bạn.
Ở giai đoạn này, bạn sẽ phải quyết định xem có cần hỗ trợ thêm không, hoặc về tiền bạc (hỗ trợ quảng bá, giảm giá,v.v…) hoặc những thứ tương tự (huấn luyện người điều hành, người bán hàng, cung cấp hàng mẫu miễn phí, trữ sẵn hàng hóa để bán ký gửi,v.v…). Bạn phải biết trước việc đó sẽ tốn bao nhiêu. Bạn 5.1.5. Đạt được các điều khoản với đối tác
Do liên quan đến vấn đề dự án kinh doanh, các điều khoản tốt nhất trong thỏa thuận nên dựa vào các hoạt động tiếp thị đã lên kế hoạch và kết quả tài chính. Điều đó có nghĩa là việc lập kế hoạch doanh thu tiềm năng, kế hoạch hỗ trợ tiếp thị cần thiết, chi phí cần có, và kế hoạch lợi nhuận là nhờ vào nỗ lực chung.
Bạn hãy cùng nhau lập ra một kế hoạch như vậy. Bạn sẽ mất hơn 1 năm, đặc biệt đối với sản phẩm mới trên thị trường. Trong trường hợp đó, năm đầu tiên sau khi ra mắt sản phẩm có lẽ sẽ không có lợi nhuận, cho nên bạn phải tính toán trong thời gian dài hơn, tối thiểu 3 năm (xem chương 6.5.4: kết quả tài chính). Đóng góp của đối tác trong kế hoạch sẽ là dự đoán doanh thu tiềm năng. Anh ta sẽ dự đoán bằng cách so sánh điểm mạnh sản phẩm của bạn với nhu cầu thị trường và đánh giá thị phần có thể có.
Nếu đối tác của bạn là nhà nhập khẩu/nhà bán buôn, hãy tính thêm phần lợi nhuận của nhà nhập khẩu của anh ta. Nếu đó là một đại lý, anh ta sẽ chủ yếu quan tâm đến hoa hồng (% doanh thu thực hiện). Ở cả 2 trường hợp, đối tác sẽ quan tâm đến tình hình thị trường của sản phẩm đó.
LẬP KẾ HOẠCH XUẤT KHẨU
cũng nên biết giới hạn cuối cùng của mình: bạn sẵn sàng và có thể chi ra bao nhiêu trước khi đe dọa đến lợi nhuận của chính bạn.
Quan trọng hơn là phải đạt được thỏa thuận về các điều khoản giao hàng và thanh toán (xem phần Phụ lục). Trong xuất khẩu, khoảng cách giữa việc giao sản phẩm – và việc thanh toán làm gia tăng rủi ro cho cả 2 bên – người mua cũng như người bán. Nếu bạn đã chọn một nhà nhập khẩu, họ sẽ là khách hàng chính