2.4.1. Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Trong các trờng hợp tiêu thụ hàng hoá, chứng từ sử dụng gần nh là giống nhau, bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, Phiếu thu, biên bản đối chiếu công nợ phải thu của khách hàng Hoá đơn giá… trị gia tăng là chứng từ quan trọng đối với nghiệp vụ bán hàng.
Tuy nhiên thời điểm phát hành hoá đơn có một số khác biệt trong mỗi ph- ơng thức.
∗ Đối với phơng thức bán hàng cho các tổng đại lý, đại lý: Dựa trên hợp đồng đã kí kết giữa hai bên thì khi xuất bán dới kho sẽ lập Phiếu xuất kho hàng
gửi bán đại lý làm căn cứ để đi đờng thay cho hoá đơn đỏ ; Phòng kinh doanh căn cứ vào Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý và Biên bản giao nhận để lập Phiếu xuất kho. Tiếp đó phòng kinh doanh sẽ gửi phiếu xuất kho gửi sang phòng kế toán. Căn cứ vào phiếu xuất kho này nhân viên kế toán bán hàng tại phòng kế toán sẽ nhập số liệu vào phần hành kế toán tơng ứng trên phần mềm kế toán máy (Màn hình nhập số liệu xin xem phụ lục). Sau đó kế toán bán hàng sẽ in ra Hoá đơn GTGT thông qua máy in kim (Hoá đơn GTGT đã in sẵn mẫu) và gửi cho khách hàng để làm căn cứ để kê khai thuế. Khi khách hàng tiến hành thanh toán nếu thanh toán bằng tiền mặt thì thủ quỹ sẽ lập Phiếu thu; trờng hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sẽ nhận đợc giấy báo Có của ngân hàng đồng thời kế toán ngân hàng sẽ viết Phiếu thu ngoài cho khách hàng (Phiếu thu này không hạch toán vào máy tính mà tiền thu này sẽ đựơc hạch toán khi nhận đợc Sổ phụ từ Ngân hàng). Trình tự luân chuyển chứng từ đợc mô tả qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5. Trình tự luân chuyển chứng từ phơng thức bán hàng cho đại lý, tổng đại lý ở Công ty xăng dầu Quân đội
∗ Đối với phơng thức bán cho các trạm: Các chứng từ sử dụng cũng tơng tự nh phơng thức bán cho tổng đại lý, đại lý.
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho hàng gửi bán
đại lý
Hợp đồng mua hàng
Hoá đơn GTGT
Phiếu thu, giấy báo Có
Khi các trạm có nhu cầu sẽ fax đơn đặt hàng cho Phòng kinh doanh,; Phòng kinh doanh sẽ tập hợp các đơn đặt hàng để phát lệnh xuống các kho, tiến hành điều xe để chuyển hàng đến cho các trạm. Khi xuất cho các trạm thì cũng dùng hoá đơn giá trị gia tăng làm căn cứ để ghi sổ và thanh toán. Các kế toán viên tại các trạm cũng viết hoá đơn GTGT cho các khách hàng khi bán hàng mà khách hàng cần hoá đơn, hoá đơn này cùng với mẫu của Công ty đợc kế toán bán hàng tại công ty cấp cho các trạm. Cuối tháng các trạm gửi báo cáo bán hàng và các hoá đơn GTGT để phục vụ cho công tác kiểm tra đối chiếu và kê khai thuế hàng tháng.
2.4.2. Tài khoản sử dụng
• Tài khoản 156 hàng hóa–
Trong đó chi tiết thành 3 tiểu khoản sau: Tài khoản 1561 – Xăng dầu nhập khẩu Tài khoản 1562 – Xăng dầu kinh doanh Tài khoản 1563 – Xăng dầu đổi hạt
Trong đó : Khi công ty cấp xăng dầu cho các trạm ở xa các kho, do công tác vận chuyển khó khăn Công ty sẽ tiến hành mua xăng dầu của các đơn vị bạn gần đó để cấp cho các trạm và sau đó sẽ hoàn trả cho các đơn vị bạn thì xăng dầu đó đợc gọi là xăng dầu đổi hạt. Tuy nhiên hiện tại Công ty hầu nh không còn sử dụng tài khoản này.
• Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán
Trong đó chi tiết tại công ty là TK 6321- Giá vốn xăng dầu TK 63211- Giá vốn xăng dầu nhập khẩu
TK 63212- Giá vốn xăng dầu kinh doanh TK 63213- Giá vốn xăng dầu đổi hạt
Hợp đồng mua hàng Phiếu xuất
kho Hoá đơn GTGT
Phiếu thu Phòng kinh doanh Bộ phận kế toán
• Tài khoản 511 Doanh thu bán hàng–
Trong đó chi tiết tại Công ty là TK 5111- Doanh thu xăng dầu Tài khoản này có 3 tài khoản chi tiết:
TK 51111 – Doanh thu xăng dầu nhập khẩu TK 51112 – Doanh thu xăng dầu kinh doanh TK 51113 – Doanh thu xăng dầu đổi hạt
• Tài khoản 512 – Doanh thu nội bộ
Trong đó chi tiết tại Công ty là TK 5121 – Doanh thu xăng dầu nội bộ Tài khoản này cũng đợc chi tiết thành 3 tài khoản :
TK 51211 – Doanh thu xăng dầu nhập khẩu TK 51212 – Doanh thu xăng dầu kinh doanh TK 51213 – Doanh thu xăng dầu đổi hạt Tài khoản 333- thuế các khoản phải nộp ngân sách Tài khoản này chi tiết ra cụ thể nh sau:
TK 3331- Thuế GTGT phải nộp ( tài khoản này đợc chi tiết ra cho từng khu vực). TK 3332-Thuế TTĐB
TK 3333-Thuế nhập khẩu
TK3334-Thuế thu nhập doanh nghiệp nộp Bộ quốc phòng TK 3335-Thuế nộp Bộ quốc phòng
TK 3336-Thuế tài nguyên TK 3337-Thuế nhà đất TK 3338-Tiền thuê đất
TK 3339- Phí xăng dầu nhập khẩu
Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản khác nh: TK 111, 112, 131, 136 .…
2.4.3. Sổ sách kế toán
− Sổ chi tiết tài khoản: 131, 511, 512, 632…
− Sổ cái tài khoản: 131, 511, 512, 156…
− Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ nhật ký chung − Bảng đối chiếu công nợ, Bảng cân đối số phát sinh các Tài khoản… − Báo cáo hàng tồn kho, Báo cáo hàng xuất, …
Trần Thị Lệ Hằng Thơng. K41-21-11.HVTC
Phiếu xuất kho
Sổ đăng kí CTGS Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn, bảng tổng hợpN-X-T CTGS Sổ chi tiết 156, 511, 512, 632 Sổ cái TK 511, 512, 632, 156… Bảng cân đối số
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ trình tự hạch toán của kế toán bán hàng tại Công ty.
2.4.3. Kế toán Doanh thu bán hàng tại Công ty
2.4.3.1 Kế toán doanh thu trong trờng hợp bán buôn cho các đại lý, tổng đại lý lý
Các tổng đại lý và đại lý của Công ty sẽ đợc Công ty dành cho chính sách u đãi đặc biệt. Các tổng đại lý và đại lý sẽ đợc hởng chính sách chiết khấu thơng mại của Công ty:
- Đối với các tổng đại lý: mức chiết khấu mà Công ty áp dụng có sự khác nhau, tuỳ thuộc vào từng tổng đại lý nhng không vợt quá 240 đồng/lít.
- Đối với các đại lý, các trạm: mức chiết khấu là: 240 đồng/lít đối với mặt hàng xăng và 170 đồng/lít đối với mặt hàng dầu
Khi lập Hoá đơn GTGT cho khách hàng thì giá bán in trên các Hoá đơn GTGT là giá cha thuế, cha tính phí xăng dầu và đã trừ chiết khấu, do đó khoản chiết khấu tính trừ cho khách hàng không đợc phản ánh vào TK 521- Chiết khấu thơng mại.
Nghiên cứu hai nghiệp vụ phát sinh sau:
- Nghiệp vụ 1: Ngày 20/03/2007 xuất bán cho Doanh nghiệp t nhân Hồng Phát 6.310 lít xăng 92 đơn giá 10.760 đồng/lít ( giá đã trừ chiết khấu). Trong đó:
Phí xăng là 500 đồng/lít, thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán chậm trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận.
- Nghiệp vụ 2: Ngày 20/03/2007 xuất bán cho Doanh nghiệp t nhân Hồng Phát 4255 lít Dầu DO 0,25S với đơn giá là 8.530 đồng/lít. Trong đó: Phí Dầu 300 đồng/lít, thuế GTGT 10%.
Từ các nghiệp vụ trên thì trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán lên các sổ tại Công ty tiến hành nh sau:
∗ Luân chuyển chứng từ
Phòng kinh doanh tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng chỉ khi: khách hàng đó đã ký hợp đồng với Công ty và không còn nợ Công ty tiền hàng, trờng hợp khách hàng vẫn còn nợ Công ty nhng mức d nợ đó có thể chấp nhận đợc; còn trờng hợp phòng kinh doanh nhận thấy khách hàng khó có khả năng trả nợ thì chỉ khi khách hàng chuyển tiền thanh toán tiền hàng cho Công ty thông qua việc chuyển tiền vào tài khoản Công ty (kế toán bán hàng và phòng kinh doanh cùng với kế toán ngân hàng sẽ cùng nhau đối chiếu) mới đợc nhận hàng.
Khi xuất chuyển xăng dầu cho Doanh nghiệp t nhân Hồng Phát thì dới kho sẽ tiến hành lập Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Đơn vị:………
Địa chỉ:………... Điện thoại:……….. Mã số thuế:……….
Phiếu xuất kho Hàng gửi bán đại lý Liên 3: Nội bộ Mẫu số: 04HĐL-3LL AA/2003B 0085904 Ngày 17 tháng 03 năm 2007
Căn cứ hợp đồng kinh tế số: …..ngày….tháng …..năm 2007
Của CTXDQĐ…với ( tổ chức, cá nhân)...Doanh nghiệp Hồng Phát……….. MS:
Họ tên ngời vận chuyển: .. Nguyễn Văn Đồng…..hợp đồng số (nếu có)………..
Phơng tiện vận chuyển:…TH - 7186………..
Xuất tại kho: …..Đình Vũ………
Nhập tại kho …Hà Tây……….
Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật t (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Xăng A92 lít 6.315 (1)
02 Dầu DO 0,25S lít 4.255 (2)
Cộng
Xuất, ngày 17 tháng 03 năm 2007 Nhập, ngày …tháng …..năm 200…..
Ngời nhận hàng (ký, họ tên) Ngời lập phiếu (ký, họ tên) Thủ kho xuất ( ký, họ tên) Ngời vận chuyển ( ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên)
Biểu 2.2: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
Sau đó, phòng kinh doanh lập tiếp phiếu xuất kho làm căn cứ cho phòng kế toán tiến hành hạch toán số liệu vào máy. Ngày lập phiếu Xuất kho không nhất thiết trùng với ngày giao hàng cho ngời mua. Do Công ty phải thuê kho nên thông thờng sau khi khách hàng nhận hàng (khoảng 3 đến 5 ngày) thì Phòng kinh doanh sẽ đối chiếu với kho xác nhận số thực xuất để lập Phiếu xuất kho gửi sang bộ phận kế toán bán hàng làm căn cứ lập các Hoá đơn GTGT.
Đối với các khách hàng mua cả xăng và dầu với khối lợng lớn trong cùng một lần thì Phòng kinh doanh sẽ lập một Phiếu xuất kho (Nh ví dụ trên). Điều này sẽ tạo thuận lợi trong quá trình luân chuyển chứng từ cũng nh trong quá trình hạch toán số liệu. Nh hai nghiệp vụ trên sẽ lập Phiếu xuất kho nh sau :
Đơn vị :...
Địa chỉ :... Phiếu xuất kho
Ngày 20 tháng 03 năm 2007 Mẫu số : 02 V1– Theo QĐ : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trởng Bộ Tài chính Nợ:………Số: 31-03112 Có:……….
Họ, tên ngời nhận hàng: .Hồng Phát ..Địa chỉ (bộ phận)… … ……… Lý do xuất kho:... Xuất tại kho (ngăn lô):………Địa điểm...
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa MS Đơn vị tính
Số lợng Đơngiá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
Xăng A92 4135 6310 10760 67.895.600
Dầu DO 0.25S 4136 4255 8530 36295150
Tổng số tiền (viết bằng chữ)……… Số chứng từ gốc kèm theo:……….. Ngày 20 tháng 03 năm 2007 Ngời lập phiếu (Ký, họ tên) Ngời nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trởng hoặc bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Biểu 2.3: Phiếu xuất kho
Đơn giá trên Phiếu xuất kho là đơn giá đã trừ chiết khấu mà khách hàng quy định cho từng khách hàng.
Bên bộ phận kế toán bán hàng gồm 5 kế toán bán hàng, trong đó có một kế toán bán hàng kiêm kế toán tổng hợp chung về bán hàng sẽ tiến hành giám sát, kiểm tra đối chiếu tình hình bán hàng và công nợ của Công ty. Mỗi kế toán bán hàng sẽ chịu trách nhiệm đối với một nhóm khách hàng nhất định, Mỗi khách hàng đã đợc mã hoá theo số và địa chỉ riêng. Khi nhận đợc Phiếu xuất kho tơng ứng với khách hàng mà kế toán viên đó sẽ tiến hành lập các hoá đơn GTGT tơng ứng. Đầu tiên, kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán máy thông qua phần hành bán hàng (màn hình nhập chứng từ), từ số liệu nhập vào máy sẽ tính toán các chỉ tiêu có liên quan. Kế toán sẽ cho hoá đơn vào in (thông qua máy in kim). Mỗi hoá đơn đợc lập thành 3 liên đợc in trong một lần in ( liên 1 (màu trắng): lu, liên 2 (màu đỏ): giao cho khách, liên 3 (màu vàng): luân chuyển). Dạng hoá đơn đợc in nh sau :
Công Ty Xăng dầu Quân Đội
125 Nguyễn Phong Sắc, Hà nội
MST: 0100108688 Hóa đơn (GTGT) Liên 2: Giao khách hàng Ngày..20.... tháng...03... năm 2007. Mẫu số: 01 GTKT- 3LL-01 Ký hiệu: MP/2005T Số: 0004135
Đơn vị bán hàng: Công ty xăng dầu quân đội .. MST:
Địa chỉ: 125- Nguyễn phong Sắc- Cầu Giấy- HN Điện thoại:………..Fax………....
Họ, tên ngời nhận hoá đơn : Nguyễn Văn Ba.... MST:
Địa chỉ: Minh Đức – ứng Hoà - Hà Tây
Hợp đồng số: …01-ĐL/XDQĐ-HP/2007 Ngày 04/12/2006
Hình thức thanh toán: …..CK…………..Phơng thức vận chuyển:…ô tô..
Ghi chú: - Xuất ở nhiệt độ:………....- Xuất cho phơng tiện: Xăng 92 Cty 19/9 đi Hà Tây…
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV T
Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Xăng 92 lít 6.310 9.327,2727 58.855.091
Nhận hàng 17/3
Cộng tiền hàng: 58.855.091
Thuế suất GTGT (%): 10………. Tiền thuế GTGT: 5.885.509
Phí xăng dầu (nếu có): 500.. Tiền phí xăng dầu: 3.155.000
Tổng cộng thanh toán: 67.895.600
Bằng chữ: Sáu mơi bảy triệu, tám trăm chín mơi lăm nghìn, sáu trăm đồng chẵn………
Phần kho
Thời gian xuất hàng:…………...Ngày... ... Tỷ trọng 15oC:………..
Xuất tại bồn số: ………Nhiệt độ. ... Lợng xuất thực tế :...
Phơng tiện : ...Quy 15oC. …………... Quy Kg: ……….
Ngời mua/Nhận hàng (Ký, họ tên) Ngời bán hàng (Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên)
Đợc sử dụng theo Công văn số : 19076/Công ty-AC ngày 13/08/2004 của Cục Thuế TP Hà Nội
4
0 5 0 0 3 8 6 3 4 1
Công Ty Xăng dầu Quân Đội
125 Nguyễn Phong Sắc, Hà nội
MST: 0100108688 Hóa đơn (GTGT) Liên 2: Giao khách hàng Ngày..20.... tháng...03... năm 2007. Mẫu số: 01 GTKT- 3LL-01 Ký hiệu: MP/2005T Số: 0004135
Đơn vị bán hàng: Công ty xăng dầu quân đội .. MST:
Địa chỉ: 125- Nguyễn phong Sắc- Cầu Giấy- HN Điện thoại:………..Fax………....
Họ, tên ngời nhận hoá đơn : Nguyễn Văn Ba.... MST:
Địa chỉ: Minh Đức – ứng Hoà - Hà Tây
Hợp đồng số: …01-ĐL/XDQĐ-HP/2007 Ngày 04/12/2006
Hình thức thanh toán: …..CK………… ....Phơng thức vận chuyển:…ô tô..
Ghi chú: - Xuất ở nhiệt độ:………....-Xuất cho phơng tiện: Dầu DO 0.5S Cty 19/9 đi Hà Tây
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV T
Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Dầu DO 0.25S lít 4.255 7.481,8181 31.835.136
Nhận hàng 17/3
Cộng tiền hàng: 31.835.136
Thuế suất GTGT (%): 10………. Tiền thuế GTGT: 3.183.514
Phí xăng dầu (nếu có): 300.. Tiền phí xăng dầu: 1.276.500
Tổng cộng thanh toán: 36.295.150
Bằng chữ: Ba sáu triệu, hai trăm chín lăm nghìn, một trăm năm mơi đồng chẵn………
Phần kho
Thời gian xuất hàng:…………...Ngày... ... Tỷ trọng 15oC:………..
Xuất tại bồn số: ………Nhiệt độ. ... Lợng xuất thực tế :...
Phơng tiện : ...Quy 15oC. …………... Quy Kg: ……….
Ngời mua/Nhận hàng (Ký, họ tên) Ngời bán hàng (Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên)
Đợc sử dụng theo Công văn số : 19076/Công ty-AC ngày 13/08/2004 của Cục Thuế TP Hà Nội
4
0 5 0 0 3 8 6 3 4 1
Nếu hàng ngời mua không trực tiếp đến phòng kế toán thì kế toán sẽ đóng dấu “bán hàng qua điện thoai, fax” tại vị trí “ngời mua/nhận hàng”.
Trong đó: Đơn giá chính bằng giá bán định hớng của Nhà nớc ( Xăng: 11.000 đồng/lít (từ 15h ngày 07/03/2007) và Dầu: 8.700 đồng/lít) trừ (-) thuế GTGT và phí xăng dầu (phí xăng là 500 đồng/lít và phí dầu là 300 đồng/lít).
Việc nhập dữ liệu và các số liệu đợc tính toán trên hoá đơn sẽ là cơ sở cho máy tự chuyển vào các sổ sách kế toán theo phơng thức Chứng từ ghi sổ mà Công ty áp dụng: Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ tổng hợp chi tiết các tài khoản, Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Bảng cân đối phát sinh công nợ.... - Từ nghiệp vụ 1 thì kế toán tiến hành hạch toán nh sau:
Nợ TK 131– Doanh nghiệp t nhân Hồng Phát: 67.895.600 Có TK 51111: 58.855.091
Có TK 333111(thuế GTGT đầu ra HN): 5.885.509 Có TK 3339 (phí xăng dầu): 3.155.000
- Từ nghiệp vụ 2 thì kế toán tiến hành hạch toán nh sau:
Nợ TK 131 – Doanh nghiệp t nhân Hồng Phát: 36.835.136 Có TK 51111: 31.835.136
Có TK 333111(thuế GTGT đầu ra HN): 3.183.514 Có TK 3339 (Phí xăng dầu): 1.276.500
∗ Sổ chi tiết
Khi các nghiệp vụ bán hàng đợc cập nhật vào phần mềm kế toán máy tơng ứng thì máy sẽ tự động chuyển các số liệu đó đến các Sổ chi tiết TK 5111 ( biểu