* Tài khoản sử dụng:
TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này đợc chi tiết nh sau:
*Chứng từ sử dụng :
−Hoá đơn GTGT
−Phiếu thu, phiếu chi,...
−Giấy báo Nợ, báo Có,.. Và các chứng từ khác.
* Trình tự hạch toán:
Khi có các nghiệp vụ trong tháng phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán và theo dõi chi tiết vào Sổ chi tiết tài khoản 642. Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm kế toán máy các số liệu đợc cập nhật ban đầu căn cứ trên các chứng từ về các chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng sẽ đợc vào các sổ có liên quan: Sổ Cái TK 642, Bảng cân đối số phát sinh TK 642,…
Cuối tháng kế toán sẽ in ra các sổ cần thiết và đặc biệt là Bảng cân đối số phát sinh TK 642 để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Có thể nghiên cứu quá trình hạch toán thông qua nghiệp vụ sau:
Ngày 12/03/2007 thanh toán tiền phục vụ cho việc tiếp khách cho Nguyễn Thị Mỹ Hạnh số tiền là 2.500.000đ
Công ty xăng dầu quân đội Khối văn phòng công ty
Phiếu chi
Có: 111 5.700.000 Nợ: 6423 5.700.000 Ngời nhận tiền: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh
Địa chỉ: 125 Nguyễn phong sắc- Cầu giấy –Hà nội Lý do chi: mua trang thiết bị văn phòng
Số tiền: 2.500.000 đồng
Bằng chữ: Hai triệu, năm trăm nghìn đồng chẵn./. Chứng từ đính kèm: 0 chứng từ gốc
thủ trởng đơn vị kế toán trởng
Nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)………
Ngày 12 tháng 03 năm 2007
Ngời nhận tiền Thủ quỹ
Biểu2.20: Phiếu Chi
Số Ngày
Sổ chi tiết tài khoản
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/032007 đến ngày 31/03/2007 Chứng từ Chứng từ ghi sổ
Ngày Số Ngày Số
Khách hàng Diễn giải Tk đ/ 01/10 SP1 03 31/10 A04.010 NH Ngoại thơng-1122 Phí mở L/C: 679 11222 02/10 SP1 16 31/10 A03.010 NH Quân đội-1121 Phí sửa đổi huỷ L/C: 0264 11211 04/10 PC1 1947 31/10 A02.010 Đào anh tráng-14106 TT tiền chi phí tiếp khách 111
… … …. ….. …
30/10 PC1 2206 31/10 A02.010 Nguỹên thị Mỹ Hạnh-14138 TT tiền mua thiết bị văn phòng 111 31/10 PC1 2207 31/10 A02.010 Nguyễn thị thu Hà - 14176 TT tiền ăn ca tháng 9/2005 111
31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 642→911
Công ty xăng dầu quân đội Khối văn phòng công ty
Sổ cái tài khoản
Tài khoản: 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/032007 đến ngày 31/03/2007
Chứng từ
Ngày Số
Diễn giải Tk đ/ Số tiền
PS Nợ PS Có
31/10 A02.012 Chi tiền mặt 111 1.737.108.621
31/10 A03.010 Thu, chi NHQĐ-VNĐ 11211 95.502.341
31/10 A04.010 Thu, chi NHNT- VNĐ 11212 27.205.201
31/10 A06.012 Thu, chi NH C/Thơng 11212 27.205.201
… … …. … …. …
Tổng PS trong kỳ 8.323.885.126 8.323.885.126
Chứng từ kết chuyển 911 6.950.500.361
Công ty xăng dầu quân đội- BQP Khối văn phòng công ty
Cân đối phát sinh các tiểu khoản
Tài khoản: 642- Chi phí Quản lý Doanh nghiệp
Từ ngày 01/10/2005 đên ngày 31/10/2005
Tài khoản
Tên tài khoản D đầu kỳ Số phát sinh
Nợ Có
D cuối kỳ
6421 Chi phí nhân viên quản lý 3 222 631 833 3 222 631 833
6422 Chi phí vật liệu quản lý 9 548 000 9 548 000
6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 68 538 390 68 538 390
6424 Khấu hao TSCĐ 2 000 000 000 2 000 000 000
6425 Chi phí: Xăng dầu, sửa chữa 495 727 253 495 727 253
6427 Dịch vụ mua ngoài 50 043 895 50 043 895
6428 Chi phí bằng tiền khác 2 477 395 755 2 477 395 755
Tổng cộng 8 323 885 126 8 23 855 126
Ngày….tháng …..năm Ngời lập biểu kế toán trởng
Biểu 2.21: Bảng cân đối số phát sinh tài khoản 642 2.5.2. Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại Công ty
* Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh Tài khoản này không đợc mở chi tiết.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành các bút toán kết chuyển :
- Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng: từ TK 511, 512 sang TK 911
- Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho
hàng bán ra: từ TK 641, TK 642 sang TK 911
Kết quả tiêu thụ đợc xác định vào cuối mỗi tháng, cho nên cuối tháng 03 kế toán tổng hợp sẽ thực hiện các công việc sau:
Xác định số tổng cộng phát sinh của từng tài khoản 51111, 51112, 51211và TK 51212 để kết chuyển theo định khoản sau.
Nợ TK 51111: 280 049 340 015 Nợ TK 51112: 96 559 934 270 Nợ TK 51211: 388 066 894 248 Nợ TK 51212: 19 478 283 974
Có TK 911:687 594 536 237
Kết chuyển tổng số phát sinh Nợ của TK 632 theo định khoản sau Nợ TK 911: 655 413 360 643
Có TK 632: 655 413 360 643
Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911: 29.740.005.212
Có TK 641: 22.789.504.851 Có TK 642: 6.950.500.361
Kết quả tiêu thụ hàng hoá trong tháng đợc xác định bằng cách lấy tổng doanh thu của tháng trừ giá vốn hàng bán trừ chi phí quản lý doanh nghiệp trừ chi phí bán hàng trong tháng.
Nếu muốn xác định kết quả kinh doanh tất cả các hoạt động của công ty thì máy sẽ kết chuyển một số nghiệp vụ sau:
Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 515: 618 889 112
Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính Nợ TK 911:3 417 619 655 Có TK 635: 3 417 619 65
Kết chuyển xác định kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty tháng 10 năm 2005
Nợ TK 421: 2.718.405.539 Có TK 911: 2.718.405.539
Sổ cái tài khoản
Tài khoản:911 – Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày 01/03/2007 đến ngày 31/03/2007
Chứng từ ghi sổ
Ngày Số
Diễn giải Tk đ/ Số tiền
PS Nợ PS Có 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 4212 2.718.405.539 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 51111 183.489.405.745 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 51112 96.559.934.270 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 51211 388.066.849.248 … … … 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 63211 533.587.688.280 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 63212 121.825.672.363 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 6411 35.066.00 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 6412 1.665.769.963 31/10 A99.0.10 Chứng từ kết chuyển 6413 4.778.632.880 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 6415 7.291.673.834 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 6416 5.218.141.390 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 6417 9.511.000 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 6418 3.790.709.784 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 6421 3.222.631.833 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 6422 9.548.000 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 6423 75.112.143 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 6424 2.000.000.000 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 6425 495.727.253 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 6427 50.043895 31/10 A99.010 Chứng từ kết chuyển 6428 1.097.437.237 PS trong kỳ PS luỹ kế kỳ trớc mang sang Số d cuối kỳ
688.213.533.349 688.213.533.349 2.819.752.380.174 2.819.752.380.174
Biểu2.24: sổ cái tài khoản 911
Công ty xăng dầu quân đội- bqp
Khối văn phòng Công ty
Từ ngày01/03/2007 đến ngày 31/03/2007
Chỉ tiêu Mã số Kỳ này Kỳ trớc Lũy kế từ đầu
năm
1 2 3 4 5
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 687.594.536.237 1.572.609.109.981 2.260.203.646.218 Các khoản giảm trừ (03=04+05+06+07) 03
+ Chiết khấu thơng mại 04 + Giảm giá hàng bán 05 + Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp 07
1. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10=01-03)
10 687.594.536.237 1.572.609.109.981 2.260.203.646.218 2. Giá vốn hàng bán 11 655.413.360.643 1.697.118.438.270 2.353.531.798.913 3. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch
vụ(20 = 10 - 11)
20 32.181.175.594 -124.509.328.289 -92.328.152.695 4. Doanh thu hoạt động tài chính 21 618.889.112 2.101.262.500 2.720.151.612
5. Chi phí tài chính 22 3.417.619.655 18.221.170.035 21.638.789.690
6. Chi phí bán hàng 24 22.789.504.851 54.461.304.503 77.250.809.354
7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 6.950500.361 15.951.467.366 22.901.967.727 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
[30 = 20+ (21-22)-(24+25)]
30 -2.718.405.539 -211 042 007 693 -213.760.413.232
9. Thu nhập khác 34 0 0
10 Chi phí khác 32 0 0
11. Lợi nhuận khác (40 -= 31 - 32) 40 0 0
12. Tổng lợi nhuận trớc thuế (50=30+40) 50 -2.718.405.539 -211 042 007 693 -213.760.413.232 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 51
15. Lợi nhuận sau thuế (60 = 50 - 51) 60
Chơng iii.
Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty xăng dầu quân đội
3.1. Nhận xét chung về thực trạng kế toán bán hàng và kết quả kinh doanh tại Công ty Xăng dầu quân đội.
Công ty xăng dầu Quân đội là một trong những doanh nghiệp đầu ngành của Tổng cục Hậu cần nói riêng và toàn quân nói chung. Trong
lịch sử tồn tại và phát triển của mình Công ty đã có những đóng góp quan trọng trong việc hoàn thành những nhiệm vụ mà Tổng cục Hậu cần Bộ–
quốc phòng giao phó cũng nh góp phần đảm bảo cho nhu cầu năng lợng của toàn bộ nền kinh tế.
Trong quá trình thực tập tại Công ty Xăng dầu Quân đội, đợc sự h- ớng dẫn và chỉ bảo tận tình của các anh chị trong Công ty đặc biệt là các anh chị trong Phòng kế toán tài chính cùng với những kiến thức đã học–
hỏi đợc từ các thầy cô, em đã tiến hành tìm hiểu về bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán đặc biệt là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty em nhận thấy đợc một số những thành tựu cũng nh một số tồn tại cần khắc phục nh sau:
3.1.1. Những thành tựu đạt đợc
Mặc dù là một doanh nghiệp Nhà nớc ra đời và tồn tại khá lâu trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp với nhiệm vụ chính là đảm bảo cung ứng xăng dầu cho nhu cầu của toàn quân. Tuy nhiên trong lịch sử hình thành và phát triển của mình Công ty đã chứng tỏ mình là một doanh nghiệp Nhà nớc vững mạnh. Khi đất nớc chuyển mình sang nền kinh tế thị trờng định hớng XHCN, Công ty Xăng dầu Quân đội cũng đã nhanh chóng thích ứng với điều kiện và tình hình mới. Giờ đây nhiệm vụ của Công ty không chỉ là đáp ứng nhu cầu Quốc phòng mà là cho toàn nền kinh tế quốc dân. Do đó Công ty đã không ngừng đổi mới, học hỏi và tiếp cận với những thông tin, khoa học công nghệ mới áp dụng vào trong sản xuất kinh doanh, đặc biệt là áp dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Công ty đang áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán, tổ chức hoạt động kế toán một cách khoa học và có hiệu quả. Nhờ vậy mà bộ phận kế toán của Công ty luôn cung cấp thông tin về tình
hình tiêu thụ cũng nh kết quả hoạt động kinh doanh một cách kịp thời và hiệu quả.
−Việc áp dụng kế toán máy vào trong công tác kế toán đã làm giảm bớt khối lợng công việc nh: tính toán, sổ sách, chứng từ, rất nhiều. Kết…
quả tính toán trở nên chính xác nhanh chóng hơn rất nhiều. Nhờ có phần mềm kế toán do đó kế toán dễ dang kiểm tra, đối chiếu vì máy sẽ tự động báo nếu có bất kỳ sự chênh lệch nào. Cuối tháng, kế toán bán hàng sẽ tiến hành in ấn các sổ sách liên quan đến tình hình tiêu thụ, đối chiếu công nợ,
để kiểm tra, l
… u trữ tránh đợc rủi ro nếu có bất kỳ bất trắc nào xảy ra đối với phần mềm kế toán máy. Điều này cho thấy Công ty rất chú trọng đến công tác an ninh cho các số liệu, sổ sách kế toán.
−Loại hình tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty: quy mô vừa, địa bàn hoạt động rộng…
−Về hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức có mẫu sổ đơn giản, tạo thuận tiện trong việc phân công công tác kế toán, phù hợp với đặc điểm của Công ty là một doanh nghiệp có quy mô vừa, có nhièu cán bộ, nhân viên kế toán ở Công ty và các nhân viên ở các trạm, chi nhánh.
−Hệ thống chứng từ kế toán mà Công ty đang áp dụng bao gồm rất nhiều loại: Sổ chi tiết, Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, hệ thống báo cáo kế toán, bảng kê chứng từ, để phục vụ đắc lực cho…
công tác quản lý thông tin, số liệu, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời. Bên cạnh đó, tổ chức hạch toán ban đầu cũng đợc tiến hành rất cẩn thận, đợc phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các nhân viên kế toán. Công ty cũng đã tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học và hợp
lý. Mọi hoạt động kinh tế tài chính xảy ra trong quá trình hoạt động của Công ty đều đợc phản ánh vào chứng từ kế toán một cách trung thực, kịp thời và đầy đủ. Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán Nhà nớc đã ban hành và yêu cầu thực tiễn của mình mà Công ty đã áp dụng hệ thống mẫu biểu chứng từ kế toán phù hợp, đặc biệt hệ thống chứng từ áp dụng trong tổ chức kế toán bán hàng đã làm giảm khối lợng công việc đi rất nhiều nhng vẫn đảm bảo tính đầy đủ và chính xác. Chứng từ sau khi đợc in ấn đợc lu trữ theo các File, cặp tài liệu, trong kho lu trữ.
−Hệ thống tài khoản kế toán Công ty đang áp dụng đáp ứng đợc yêu cầu của công tác hạch toán trong Công ty. Hệ thống mã phí, mã khách hàng, hệ thống tài khoản chi tiết của Công ty đều dựa trên hệ thống tài khoản áp dụng thống nhất của Bộ tài chính và thực tiễn của Công ty.
−Hệ thống báo cáo kế toán gồm: Báo cáo hàng bán, báo cáo hàng nhập, báo cáo hàng bán, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lu chuyển tiền tệ, không những thực hiện đúng đắn chế…
độ kế toán mà còn có tính chất tổng hợp về tình hình hoạt động của Công ty, đảm bảo kiểm tra công tác kế toán của Công ty một cách toàn diện, thờng xuyên.
−Trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty: đã áp dụng hệ thống tài khoản, chứng từ, báo cáo liên quan đến công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng một cách phù hợp và hiệu quả. Công tác tổ chức hạch toán, luân chuyển chứng từ đợc tổ chức một cách khoa học và chặt chẽ từ khâu ký kết các hợp đồng đại lý, tổng đại lý, đến khâu quản lý về công nợ, xác định doanh thu, giá bán, gía vốn. Công tác tập hợp chi phi bán hàng cũng đợc tiên hành một cách th-
ờng xuyên, liên tục, đầy đủ dựa trên các chứng từ phù hợp đảm bảo cho công tác xác định kết quả bán hàng chính xác và kịp thời.
−Công ty luôn luôn chú trọng đến công tác bồi dỡng chuyên môn, trình độ nghiệp vụ cho các nhân viên kế toán, tổ chức đào tạo cho nhân viên về các nghiệp vụ công nghệ thông tin liên quan đên phần mềm kế toán. Thờng xuyên theo dõi sát sao công việc của các nhân viên kế toán đảm bảo phát huy tốt vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
Tuy nhiên, bên cạnh những việc đã làm đợc, công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá vẫn còn có những tồn tại cần đợc khắc phục.
3.1.2. Những tồn tại cần khắc phục
∗ Về tổ chức bộ máy kế toán
∗ Hệ thống tài khoản
Trong quá trình thu mua hàng hoá, mọi chi phí thu mua phát sinh Công ty