Chi phí NVL chủ yếu của xí nghiệp thường xuyên được sử dụng vào sản xuất bao gồm:
-Chi phí NVL chính: như da thật, da giả, vải hóa học do đối tác TMC cung cấp nên không được hạch toán vào TK này.
-Chi phí NVL phụ: như chun buộc, dây buộc, tem.. thường mua ở thị trường trong nước.
- Chi phí về CC, DC, phụ tùng thay thế như dây cura, lưỡi dao, vòng bi, dầu…
-Chi phí về bao bì phục vụ cho công tác đóng gói và bảo vệ sản phẩm. Xí nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho để hạch toán chi phí NVL trực tiếp và đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá hạch toán.
Công tác quản lý và hạch toán chi phí NVL trực tiếp được tiến hành khá chặt chẽ và cụ thể. Vật tư xuất ra khỏi kho hoặc chuyển thẳng đến cho đối tượng sử dụng phải theo những nguyên tắc nhất định:
Chỉ cấp theo kế hoạch sản xuất tháng, quý đã được ban giám đốc duyệt Phải căn cứ vào định mức và hạn mức theo văn bản kế hoạch tháng, quý được Phó giám đốc kế hoạch duyệt.
Chỉ cung cấp chủng loại vật tư tháng này khi đơn vị sử dụng thanh toán xong chủng loại vật tư đó tháng trước.
Chi phí NVL được tổ chức tập hợp theo phương pháp ghi trực tiếp, các chứng từ liên quan đều ghi đúng đối tượng chịu chi phí. Định kỳ, kế toán NVL xuống kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi đối chiếu với phiếu xuất kho, nhập kho với các thẻ kho ( về mặt số lượng ). Sau đó, kế toán căn cứ vào hệ thống giá hạch toán mà xí nghiệp đã xây dựng đối với từng loại NVL để tiến hành ghi đơn giá, thành tiền của từng loại NVL trên từng phiếu xuất kho tổng hợp và phân loại theo từng đối tượng sử dụng đồng thời tính ra giá thực tế của loại NVL sử dụng cho sản xuất và các nhu cầu khác.
b)Chứng từ kế toán
Kế toán chi phí NVL trực tiếp sử dụng các chứng từ sau:
Phiếu xuất kho: do kế toán vật tư, thành phẩm lập gồm 4 liên
- Một liên lưu tại quyển gốc
- Một liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi sổ kho - Một liên kế toán làm căn cứ để ghi vào chứng từ ghi sổ
- Một liên còn lại giao cho nơi nhận vật tư để làm căn cứ theo dõi tình hình nhận vật tư.
Phiếu xuất kho phải ghi rõ số lượng, đơn giá và thành tiền vật tư thực tế xuất kho.
trong tháng 12 năm 2006, khi xuất kho NVL vải phin loại 1 cho phân xưởng Cắt để sản xuất sản phẩm Giầy Spring 01, kế toán sử dụng phiếu xuât kho sau:
Bảng 3.1
Đơn vị: XN
giầy Barotex PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 02-VT Số: 20 Ngày 15 tháng 12 năm 2006 QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Nợ TK 621 ngày 1/11/1995 của BTC Có TK 152 Họ tên người nhận hàng: Đ/c Hùng... Địa chỉ( bộ phận): P/x Cắt... Lý do xuất : Xuất kho vật tư sản xuất Giầy Spring 01... Xuất tại kho: Số 03...
Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4
01 Vải phin loại 1 Mét 450 450 31,285 14.072.280
Cộng: 14.072.280
Xuất, ngày 15tháng 12năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) +Phiếu chi: Do kế toán thanh toán lập làm 4 liên
- Một liên lưu tại quyển gốc
- Một liên giao cho thủ quỹ làm căn cứ xuất tiền đồng thời ghi vào sổ quỹ
- Một liên làm căn cứ kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết tiền mặt
- Liên còn lại giao cho người nhận tiền.
Phiếu chi được lập trên cơ sở giấy đề nghị thanh toán, đã được giám đốc xí nghiệp duyệt. Phiếu chi phải ghi rõ lý do chi tiền và số tiền thực chi bằng số cũng như bằng chữ, có đầy đủ chữ ký của người có liên quan.
Ví dụ: Vào ngày 18 tháng 12 năm 2006, phân xưởng cắt thanh toán tiền bốc dỡ vật tư trực tiếp đưa vào sản xuất, kế toán căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán lập phiếu chi như sau:
Bảng 3.2
Đơn vị: Xí nghiệp
giầy Barotex PHIẾU CHI
Quyển số: 27 Mẫu số: 02-VT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 18 tháng 12 năm 2006 Nợ TK 621 Có TK 1111
Họ tên người nhận tiền: Đ/c Huy + Đ/c Phương... Địa chỉ: Phân xưởng Cắt... Lý do chi: Thanh toán tiền v/c vật tư tháng 12/06... Số tiền: 165.000 đồng... Viết bằng chữ:Một trăm sáu mươi năm ngàn đồng ... Kèm theo:02 chứng từ gốc... Đã nhận đủ số tiền: Một trăm sáu mươi năm ngàn đồng...
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) + Phiếu nhập kho: do kế toán NVL lập thành 3 liên trong đó: Liên 1 lưu tại quyển, Liên 2 giao cho người nhập hàng và Liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ. Định kỳ, kế toán hàng tồn kho phải xuống kho thu nhận phiếu nhập, định khoản trên phiếu nhập, ghi đơn giá và tính ra thành tiền. Sau đó, căn cứ vào phiếu nhập này để vào CTGS và các sổ chi tiết..
Ví dụ: Vào ngày 31 tháng 10 năm 2006, nhập kho một số vật liệu thừa sau sản xuất. Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư còn lại và phiếu nhập kho, kế toán thực hiện ghi giảm khoản chi phí NVL trực tiếp :
Bảng 3.3
Đơn vị: Giầy
Barotex PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01-VT
Số: 34
Ngày 31 tháng 12 năm 2006 QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Nợ TK 1522S
Có TK 621
ngày 1/11/1995 của BTC Họ tên người giao hàng: Đ/c Hưng... Địa chỉ( bộ phận): P/x Cắt... Nhập tại kho: Số 04... Số TT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4
01 Vải phin loại 1 Mét 500 500 31.285 3.754.200
02 Dây chun Mét 50 50 2.350 117.500
03 … …. ….
Cộng: 5.260.250
Nhận, ngày 31tháng 12 năm 2006 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Ngoài các chứng từ trên, kế toán tập hợp chi phí NVL trực tiếp còn sử dụng các chứng từ liên quan khác như phiếu kiểm kê vật tư còn lại cuối tháng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất kho nội bộ…
c)Tài khoản sử dụng
Để tập hợp chi phí NVL trực tiếp kế toán tập hợp chi phí sản xuất sử dụng trực tiếp tài khoản 621”Chi phí NVL trực tiếp”.
Tài khoản này đựơc mở chi tiết để theo dõi tình hình tăng, giảm của chi phí NVL trực tiếp phát sinh trong kỳ.
Nội dung ghi chép và kết cấu của tài khoản 621 được xí nghiệp áp dụng như sau:
Bên Nợ: Tập hợp chi phí NVL trực tiếp phát sinh trong kỳ.
-Xuất kho NVL trực tiếp đưa vào sản xuất tạo ra sản phẩm.
-Chi phí vận chuyển, bốc xếp NVL đưa về xưởng để trực tiếp sản xuất ra sản phẩm.
-Nhận bán thành phẩm để đưa vào sản xuất, hoàn thành sản phẩm do đơn vị nội bộ cung cấp.
Bên Có:
-Các khoản giảm trừ chi phí NVL trực tiếp như: giá trị NVL chưa sử dụng hết nhập kho,
-Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp sang tài khoản 154 để tính giá thành.
Tài khoản 621 không có số dư cuối kỳ và được mở chi tiết cho từng loại sản phẩm: Giầy GC, Hàng thủ công, Giầy XKTT…
Ngoài ra, kế toán tập hợp chi phí sản xuất còn sử dụng một số tài khoản như: TK111, TK 152, TK 336……..
d)Trình tự hạch toán
Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho….rồi tiến hành phân loại chứng từ, cuối ngày nhập dữ liệu vào máy. Mỗi loại chứng từ đều có mã hiệu riêng và được quy định trước trong máy như phiếu xuất kho: XK, phiếu nhập kho: NK, khi đó kế toán vào sổ chỉ cần nhập mã số của loại chứng từ liên quan, máy sẽ căn cứ vào đó để đưa ra tài khoản chính được sử dụng, kế toán nhập số liệu vào tài khoản đối ứng và số tiền của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Máy tự động chuyển số liệu được nhập vào chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản liên quan.
Xí nghiệp giầy Barotex đã sử dụng phần mềm kế toán máy Misa vào trong công tác kế toán. Do đó, việc hạch toán kế toán tại đơn vị là tương đối gọn nhẹ, đơn giản nhưng vẫn tuân thủ theo đúng các nguyên tắc, các quy định của chế độ kế toán hiện hành. Hình thức kế toán mà xí nghiệp áp dụng là chứng từ ghi sổ. CTGS được mở theo kỳ ( thường là 1 tháng) kết hợp với nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán có nhiệm vụ phân loại, tổng hợp và nhập các dữ liệu cần thiết vào máy tính. Kết quả là các sổ chi tiết, các chứng từ ghi sổ và các sổ tổng hợp liên quan. Căn cứ vào đó, kế toán trưởng tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo số thứ tự của chứng từ ghi sổ đã được đánh số trước trong máy. Thời gian lập mỗi CT
Đối với việc tập hợp chi phí NVL trực tiếp: hàng ngày, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng chi phí NVL trực tiếp, căn cứ vào chứng từ gốc được tập hợp, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. Với khoản mục chi phí này, kế toán mở 3 CTGS để phản ánh. Với đặc thù là một đơn vị sản xuất với khối
lượng lớn nên nghiệp vụ xuất kho vật tư phục vụ trực tiếp cho sản xuất phát sinh nhiều. Do đó, xí nghiệp ưu tiên lập 1 chứng từ ghi sổ riêng phản ánh cho nghiệp vụ này ( CTGS số 61A). Còn các nghiệp vụ khác phát sinh tăng chi phí NVL trực tiếp thì được phản ánh vào CTGS số 61B và CTGS số 61C dùng để phản ánh các nghiệp vụ làm giảm CP NVL trực tiếp như nhập kho phế liệu thừa hay kết chuyển CP NVLTT vào TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Xét các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới TK 621- CP NVLTT/ Giầy GC Trong tháng 12/06:
- Đối với các nghiệp vụ xuất kho vật tư cho các phân xưởng thì kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ số 61A, ghi nợ TK 621, có TK 152.
Nội dung và phương pháp ghi chứng từ ghi sổ của xí nghiệp giầy Barotex được thực hiện theo mẫu sau:
Bảng3.4
Công ty CP XNK
Mây tre VN CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 61A
XN Giầy Barotex Tháng 12 năm 2006
Chứng từ gốc Diễn giải Số TK Số tiền
M H
Ngày Số Nợ Có
PX 11/12/0 6
01 Đ/c Huy nhận VT Giầy SPRING VAS01 621 152 31.120.340 PX 12/12/0 6 02 Đ/c Huy nhận VT … 621 152 38.500.030 PX 13/12/0 6 07 Đ/c Hoa nhận vải… 621 152 26.370.846 PX 15/12/0 6 12 Đ/c Hà nhận da… 621 152 789.000 PX 18/12/0 6 15 Đ/c Huy nhận da…. 621 152 321.230 … ……… …. ….. ……….. …. …. ……… Tổng cộng 916.498.350 Ngày 31 tháng 12 năm 2006
Người lập Kế toán trưởng
Đối với nghiệp vụ phát sinh khi có các khoản chi phí bốc dỡ NVL thanh toán bằng tiền mặt hay khi nhận NVL, bán thành phẩm do đơn vị nội bộ cung cấp để trực tiếp đưa vào sản xuất thì được phản ánh vào CTGS số 11 như sau:
Bảng 3.5
Công ty CP XNK Mây
tre VN CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 61B
XN Giầy Barotex Tháng 12 năm 2006
Chứng từ gốc Diễn giải Số TK Số tiền
MH Ngày Số Nợ Có
PC 18/12/200 6
23 Chi tiền bốc dỡ vật tư trực tiếp đưa vào SX
621 111 8.165.000
… … ….
PX 21/12/2006 15 Nhập vật tư của chi nhánh Đà Nẵng trực tiếp SX
621 336 5.315.100
Tổng cộng 51.490.120
Ngày 31 tháng 12 năm 2006
Người lập Kế toán trưởng
Bảng 3.6
Công ty CP XNK Mây
tre VN CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 61C
XN Giầy Barotex Tháng 12 năm 2006
Chứng từ gốc Diễn giải Số TK Số tiền
MH Ngày Số Nợ Có
PN 31/12/06 34 Nhập phế liệu thu hồi sau SX
1522S 621 5.260.250
KC 31/12/06 15 Kết chuyển CP NVL T12 (chi tiết đối tượng)
154 621 962.728.220
Tổng cộng 967.988.470
Ngày 31 tháng 12 năm 2006
Người lập Kế toán trưởng
Đồng thời, khi nhập dữ liệu để máy chuyển vào các chứng từ ghi sổ theo quy định thì máy cũng chuyển các dữ liệu này sang các sổ chi tiết liên quan như sổ chi tiết TK 111, sổ chi tiết TK 152, sổ chi tiết TK 621..
Bảng 3.7
Công ty CP XNK Mây tre Việt Nam SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
XN Giầy Barotex TK 621- Chi phí NVL trực tiếp Tên sản phẩm: Giầy SPRING VAS-01
Tháng 12 năm 2006 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh 01/12/06 PC 0560 01/12/06 TT CP nhập NLTK 1111 235.000
11/12/06 PX 0001 11/12/06 Đ/c Huy nhận VT Giầy gia công 152 31.120.340
….. …. ……. ………. ….. ….. …..
30/12/06 KCNVL 30/12/06 K/c chi phí NVL tháng 12 154 34.847.042
Cộng phát sinh 34.847.042 34.847.042
Số dư cuối kỳ
Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người lập Kế toán trưởng
Cuối tháng, máy tính tổng số tiền Nợ, Có trên các chứng từ ghi sổ để chuyển vào sổ tổng hợp tài khoản. Mỗi tháng, TK 621 được mở một tờ sổ tổng hợp tài khoản để theo dõi tình hình phát sinh tăng, giảm chi phí NVL trực tiếp trong tháng đó.
Bảng 3.8
Công ty CP XNK Mây tre Việt Nam SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN
XN Giầy Barotex TK 621- Chi phí NVL trực tiếp Tháng 12 năm 2006
SỐ TT TK đối ứng Số phát sinh trong kỳ
Mã Tên Nợ Có 1 111 Tiền mặt 46.175.020 2 152 NVL 916.498.350 5.260.250 4 336 Phải trả nội bộ 5.315.100 3 154 Sản phẩm dở dang 962.728.220 Tổng cộng 967.988.470 967.988.470 Ngày 31 tháng 12 năm 2006 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc xí nghiệp Căn cứ vào CTGS, kế toán vào Sổ cái cho các TK. Đến cuối tháng 12 năm 2006, lập sổ Cái TK 621- Giầy GC
SỔ CÁI TÀI KHOẢNTK621- Chi phí NVL TT