Hà Nội
2.3.3.1. Tổ chức lập và luõn chuyển chứng từ kế toỏn NVL tại cụng ty cổ phần May 40 Hà Nội
2.3.3.1.1.Tổ chức chứng từ nhập kho
• Chứng từ sử dụng
Dựa vào kế hoạch sản xuất của cỏc đơn vị đặt hàng (theo hợp đồng sản xuất hoặc hợp đồng gia cụng) phũng KHVT-XNK sẽ tiến hành xỏc định số lượng NVL và nguồn cung ứng để đảm bảo kế hoạch sản xuất.
Chứng từ kế toỏn sử dụng là Hoỏ đơn thuế GTGT theo mẫu 01-GTGT của Bộ tài chớnh.
Đối với NVL nhập khẩu từ nước ngoài, chứng từ kế toỏn là hoỏ đơn thương mại (Commercial Invoice), vận đơn, hoỏ đơn dịch vụ (vận chuyển, xếp đồ, lưu kho,..) và bảng khai nộp thuế, biờn lai nộp thuế.
Khi hàng về, phũng KHVT-XNK căn cứ vào chứng từ kiểm tra số lượng, chất lượng NVL, chứng từ sử dụng là: Biờn bản kiểm nhận vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ (mẫu số 05-VT).
Sau đú tiến hành nhập kho, lập phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT). Phiếu nhập kho cú thể do cỏn bộ cung ứng hoặc kế toỏn vật tư lập. Phiếu này được lập thành 3 liờn để luõn chuyển, trong đú: Liờn 1 để lưu, Liờn 2 giao cho người nhập hàng giữ, Liờn 3 để hạch toỏn nội bộ.Và một số chứng từ liờn quan khỏc như:
- Tờ khai Hải quan, biờn lai nộp thuế - Biờn bản kiểm nhận vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ
- Giấy để nghị xuất kho
- Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ
• Tổ chức chứng từ mua và nhập kho nguyờn vật liệu
Bộ phận luõn chuyển Cụng Phũng KHVT XNK TG Đốc Phũng KHVT XNK (bp cung ứng) Ban kiểm nhận Thủ kho Kế toỏn
việc luõn chuyển 1. Lập kế hoạch NVL 1 2. Ký kết hợp đồng mua hàng 2 3.Tổ chức mua hàng, nhận /lập hoỏ đơn 3 4b 4. Kiểm nghiệm hàng 4a 5. Lập phiếu NK 5 6. Nhập kho 6 7. Ghi thẻ kho 7 8. Ghi sổ kế toỏn 8 9. Lưu chứng từ 9 Giải thớch lưu đồ:
1. Căn cứ vào cỏc đơn đặt hàng, phũng KHVT-XNK tiến hành lờn kế hoạch NVL ( về số lượng, giỏ cả NVL, nguồn cung ứng)
2. Tổng giỏm đốc cụng ty ký hợp đồng mua NVL (mua trong nước hoặc nhập khẩu) 3. Phũng KHVT-XNK tổ chức mua hàng, nhận cỏc hoỏ đơn liờn quan đến quỏ trỡnh thu mua NVL.
4. a. Ban kiểm nhận hàng hoỏ kiểm nghiệm về số lượng và chất lượng hàng hoỏ căn cứ vào chứng từ nhập mua hàng hoỏ.
b. Nếu cú hàng kộm phẩm chất, kế toỏn NVL lập hoỏ đơn hàng bỏn bị trả lại. 5. Phũng kKHVT-XNK lập phiếu nhập kho.
6. Thủ kho tiến hành nhập kho 7. Thủ kho ghi thẻ kho
8. Kế toỏn NVL ghi sổ kế toỏn
9. Chứng từ gốc liờn quan đến việc nhập mua hàng hoỏ được lưu tại phũng kế toỏn. • Tổ chức chứng từ mua nguyờn vật liệu đưa vào sử dụng khụng qua
kho Bộ phận luõn chuyển Cụng Phũng KHVT XNK TG Đốc Phũng KHVT XNK (bp cung ứng) Ban kiểm nhận Bộ phận SD Kế toỏn
việc luõn chuyển 1. Lập kế hoạch NVL 1 2. Ký kết hợp đồng mua hàng 2 3.Tổ chức mua hàng, nhận /lập hoỏ đơn 3 4b 4. Kiểm nghiệm hàng 4a 5. Sử dụng 5 6. Ghi sổ mua hàng, chi
phớ
6
7. Lưu chứng từ
7
Giải thớch lưu đồ:
1. Căn cứ vào cỏc đơn đặt hàng, phũng KHVT-XNK tiến hành lờn kế hoạch NVL ( về số lượng, giỏ cả NVL, nguồn cung ứng)
2. Tổng giỏm đốc cụng ty ký hợp đồng mua NVL (mua trong nước hoặc nhập khẩu) 3. Phũng KHVT-XNK tổ chức mua hàng, nhận cỏc hoỏ đơn liờn quan đến quỏ trỡnh thu mua NVL.
4. a. Ban kiểm nhận hàng hoỏ kiểm nghiệm về số lượng và chất lượng hàng hoỏ căn cứ vào chứng từ nhập mua hàng hoỏ.
b. Nếu cú hàng kộm phẩm chất, kế toỏn NVL lập hoỏ đơn hàng bỏn bị trả lại. 5. NVL được sử dụng tại cỏc bộ phận sản xuất.
6. Kế toỏn NVL ghi sổ kế toỏn tiền mau hàng và cỏc khoản chi phớ.
7. Chứng từ gốc liờn quan đến việc nhập mua hàng hoỏ được lưu tại phũng kế toỏn. • Quy trỡnh luõn chuyển phiếu nhập kho nguyờn vật liệu
Phũng KHVT XNK T.phũng KHVT XNK Lưu 1 2 3 4 5 6
Luận văn tốt nghiệp
Giải thớch sơ đồ:
7. Người giao hàng (người trong hoặc ngoài doanh nghiờp) đề nghị nhập kho vật tư.
8. Ban kiểm nghiệm: kiểm nghiệm số lương, chất lượng, quy cỏch của vật tư. 9. Phũng KHVT-XNK lập phiếu nhập kho.
10.Trưởng phũng KHVT-XNK kớ phiếu nhập kho và sau đú phiếu nhập kho được chuyển cho thủ kho.
11.Thủ kho nhập kho số hàng, ghi số thực nhập, ký vào phiếu nhập kho sau đú tiến hành ghi thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho cho kế toỏn.
12.Kế toỏn hàng tồn kho sau khi nhận chứng từ từ thủ kho, tiến hành kiểm tra chứng từ và thực hiện ghi sổ tổng hợp và chi tiết, sau đú bảo quản và lưu trữ khi đến hạn.
2.3.3.1.2. Tổ chức chứng từ xuất kho
• Chứng từ sử dụng.
Cỏc chứng từ xuất kho bao gồm: Giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho (mẫu 02-VT), biờn bản kiểm nhận vật tư (mẫu số 05-VT).
Khi xuất kho NVL, phũng KHVT-XNK căn cứ vào định mức sản xuất để lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liờn theo mẫu 02-VT.
• Quy trỡnh luõn chuyển phiếu xuất kho nguyờn vật liệu.
Nghiệp vụ nhập kho hàng nhận HTK Đề nghị nhập kho Biờn bản kiểm nhận Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Kiểm nhận, nhập kho Ghi sổ Nghiệp vụ xuất kho TGĐ KTT kớ duyệt Bộ phận cú nhu cầu SD Phũng KHVT XNK Thủ kho Kế toỏn Lập c.từ Duyệt lệnh Lập phiếu Xuất kho 1 Ghi 2 3 Lưu trữ 4 5
Giải thớch sơ đồ:
6. Bộ phận cú nhu cầu sử dụng vật tư bằng cỏch viết giấy xin xuất vật tư.
7. Tổng giỏm đốc cụng ty và kế toỏn trưởng ký duyệt lệnh xuất hàng. 8. Phũng KHVT-XNK lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho.
9. Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất kho và phiếu xuất kho tiến hành kiểm giao vật tư xuất, ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho, cựng với người nhận hàng ký phiếu xuất kho, ghi thẻ kho, chuyển chứng từ xuất kho cho kế toỏn.
10.Kế toỏn NVL căn cứ giỏ xuất vật tư để ghi đơn giỏ vào phiếu xuất kho, định khoản chứng từ xuất kho tuỳ theo từng loại vật tư xuất và mục đớch xuất kho, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, bảo quản chứng từ và đưa vào lưu khi đến hạn.
2.3.3.2. Tổ chức hạch toỏn kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại cụng ty cổ phần May 40 Hà Nội
Việc thực hiện cỏc cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn tại cụng ty cổ phần May 40 Hà Nội được thực hiện bằng phần mềm kế toỏn FAST ACCOUNTING 2005 tại phõn hệ Hàng tồn kho. Phõn hệ này cú chức năng quản lý NVL như sau:
- Vào cỏc phiếu nhập (nhập mua, nhập từ sản xuất, nhập khỏc). - Theo dừi tồn kho tức thời và tồn kho đầu kỳ.
- Tớnh giỏ vật tư tồn kho theo cỏc phương phỏp: giỏ trung bỡnh ngày, giỏ trung bỡnh thỏng, giỏ NTXT hoặc giỏ đớch danh.
- Theo dừi danh điểm vật tư theo cấu trỳc cõy.
- Phõn hệ kế toỏn này cú liờn hệ số liệu với phõn hệ kế toỏn bỏn hàng, kế toỏn cụng nợ phải trả, kế toỏn cụng nợ phải thu, kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi phớ giỏ thành.
FAST ACCOUNTING 2005
Cỏc nghiệp vụ liờn quan đến NVL sau khi được cập nhật vào phần mền sẽ được sử lý theo cơ chế tự động húa của phần mền và cuối kỳ sẽ tự động lờn cỏc bỏo cỏo liờn quan đến NVL.
Việc quản lý NVL được thực hiện bởi phõn hệ kế toỏn Hàng tồn kho nhưng luụn cú mối liờn hệ về mặt giữ liệu giữa phõn hệ kế toỏn này với cỏc phõn hệ kế toỏn khỏc cú liờn quan đến hàng tồn kho như phõn hệ kế toỏn Mua hàng và cụng nợ phải trả, phõn hệ kế toỏn Chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm, phõn hệ kế toỏn Tổng hợp… Mỗi liờn hệ đú được thể hiện qua sơ đồ tổ chức của phõn hệ kế toỏn hàng tồn kho như sau:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA PHÂN HỆ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO BẰNG FAST ACCOUTING 2005 PHÂN HỆ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO CHUYỂN SỐ LIỆU SANG PHÂN HỆ KHÁC - Phõn hệ kế toỏn bỏn hàng và cụng nợ phải thu
- Phõn hệ kế toỏn mua hang và cụng nợ phải trả
....
CHỨNG TỪ
BÁO CÁO Phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho.... SỐ LIỆU TỪ PHÂN HỆ
KHÁC CHUYỂN SANG
- Kế toỏn tổng hợp - Kế toỏn chi phớ và giỏ thành
2.3.3.2.1. Phương phỏp hạch toỏn chi tiết và cỏc sổ chi tiết sử dụng
Để đạt được hiệu quả tốt trong cụng tỏc quản l
Đ ý NVL và phự hợp với những
đặc điểm của cụng ty, cụng ty cổ phõn May 40 Hà Nội đó tiến hành tổ chức hạch toỏn chi tiết NVL theo phương phỏp Sổ số dư. Số số dư được mở cho từng loại NVL (NVL chớnh, NVL phụ, phụ tựng thay thế).
Hiện nay cụng tỏc kế toỏn NVL tại cụng ty được tiến hành cả ở kho và ở phũng kế toỏn. Luụn cú mối liờn hệ về giữ liệu giữa phũng kế toỏn và cỏc kho. Mối liờn hệ đú thể hiện rừ rệt nhất qua hệ thống sổ chi tiết của cụng ty. Hiện nay hạch toỏn chi tiết NVL tại cụng ty sử dụng 4 sổ chi tiết. Cỏc sổ đú là:
- Thẻ kho: dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho NVL về mặt số lượng. Thẻ kho được mở và ghi cho từng thứ vật tư, từng kho. Cuối thỏng thủ kho phải tiến hành cộng nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tớnh ra số tồn kho cuối kỳ trờn từng thẻ kho.
- Bảng kờ nhập kho, bảng kờ xuất kho: dựng để tập hợp thụng tin về cỏc lần nhập xuất trong thỏng và được kế toỏn NVL mở chung cho tất cả cỏc loại NVL trong cụng ty (NVL chớnh, NVL phụ, phụ tựng thay thế). Số liệu trờn cỏc bảng kờ nhập kho, bảng kờ xuất kho được dựng để đối chiếu số liệu với thẻ kho vào cuối thỏng
- Sổ số dư: Kế toỏn NVL ghi sổ số dư 1 lần vào cuối thỏng theo chỉ tiờu giỏ trị. Sau khi đó đối chiếu khớp số liệu trờn bảng kờ nhập kho và bảng kờ xuất kho với số liệu thờn thẻ kho (khớp về số lượng nhập và xuất) kế toỏn NVL căn cứ vào bảng kờ nhập kho và bảng kờ xuất kho để lập sổ số dư. Số liệu trờn sổ số dư là thụng tin để vào sổ tổng hợp.
- Bảng kờ chi tiết xuất vật liệu, dụng cụ: dựng để tập hợp cỏc chi phớ từng loại NVL (NVL chớnh, NVL phụ, phụ tựng thay thế) phỏt sinh theo đối tượng tập hợp chi phớ và theo từng bộ phận sử dụng. Số liệu trờn sổ này là căn cứ để đối chiếu với số liệu trờn sổ số dư.
2.3.3.2.2. Sơ đồ tổ chức hạch toỏn chi tiết NVL
Sơ đồ tổ chức hạch toỏn chi tiết NVL theo phương phỏp Sổ số dư tại cụng ty được mụ tả như sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ TẠI CễNG TY CỔ PHẦN MAY 40
HÀ NỘI
Giải thớch sơ đồ: Từ cỏc chứng từ ban đầu như phiếu nhập kho, phiếu xuất
kho, thủ kho sẽ vào thẻ kho; sau đú cỏc chứng từ này được chuyển cho kế toỏn NVL để vào bảng kờ nhập kho và bảng kờ xuất kho. Từ bảng kờ xuất kho, kế toỏn NVL sẽ lờn bảng kờ chi tiết xuất vật liệu, dụng cụ. Cuối thỏng kế toỏn kế toỏn NVL tập hợp số liệu để đối chiếu với thủ kho, khi số liệu đó khớp thỡ kế toỏn NVL căn cứ vào số liệu trờn bảng kờ nhập kho, bảng kờ xuất kho để ghi sổ số dư theo chỉ tiờu giỏ trị. Thụng tin từ sổ sổ dư này dựng để lờn cỏc sổ tổng hợp vào cuối thỏng.
Nhận xột
Cụng tỏc hạch toỏn chi tiết NVL như hiện nay của cụng ty về cơ bản đó đỏp ứng được cỏc yờu cầu về hạch toỏn chi tiết NVL như đó theo dừi NVL về cả mặt giỏ trị và mặt hiện vật, theo dừi được số lượng và giỏ trị của từng loại NVL cụ thể, quỏ trỡnh hạch toỏn chi tiết được tiến hành đồng thời ở cỏc kho và phũng kế toỏn trờn cựng cơ sở là cỏc chứng từ nhập kho và xuất kho. Quy trỡnh hạch toỏn chi tiết NVL hiện nay của cụng ty là tương đối phự hợp với đặc điểm NVL cũng như đặc điểm tổ chức hạch toỏn tại cụng ty. Cỏc ghi sổ cú tớnh đối chiếu cao và thuận tiện cho việc lờn cỏc sổ chi tiết cũng như cỏc sổ tổng hợp của kế toỏn NVL. Tuy nhiờn, hỡnh thức Sổ số dư mà cụng ty sử dụng hiện nay khụng đỳng với hỡnh thức Sổ số dư được hướng dẫn trong chế độ . Hỡnh thức hạch toỏn chi tiết hiện nay của cụng ty cú rất nhiều điểm tương đồng với hỡnh thức ghi thẻ song song. Phải chăng cụng ty đó sử dụng hỡnh thức
Phiếu nhập
kho Bảng kờ nhập kho
Thẻ kho
Sổ số dư
Phiếu xuất
kho Bảng kờ xuất kho
Bảng kờ chi
tiết xuất vật liệu, dụng cụ Sổ tổng hợp
ghi thẻ song song? Hay hỡnh thức hạch toỏn chi tiết tại cụng ty là sự kết hợp của cả hai hỡnh thức này. Sau khi tỡm hiểu một cỏch cụ thể trỡnh tự ghi sổ của cụng ty hiện nay, em sẽ tỡm cõu trả lời cho cõu hỏi này.
2.3.3.2.3. Quỏ trỡnh ghi sổ
- Với NVL nhập kho: căn cứ và cỏc chứng từ như húa đơn mua hàng, húa đơn thương mại (commercial Invoice)… phũng KHVT-XNK sẽ tiếp nhận NVL và viết phiếu nhập kho theo mẫu số 01-VT của Bộ tài chớnh (Biểu số 1.2) và lập thành 3 liờn. NVL trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm về số lượng và quy cỏch phẩm chất. Việc kiểm nghiệm NVL do ban kiểm nhận tiến hành. Khi kiểm nhận xong vật tư, ban kiểm nhận sẽ lập biờn bản kiểm nhận (biểu số 1.1), biểu này sẽ là căn cứ để phũng KHVT-XNK viết phiếu nhập kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho của phũng KHVT-XNK, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, ghi khối lượng thực nhập vào phiếu và cựng người giao hàng ký vào 3 liờn đồng thời ghi số lượng nhập kho vào thẻ kho. Thủ kho chuyển phiếu nhập kho lờn phũng kế toỏn.
- Với NVL xuất kho: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức vật tư, phũng KHVT-XNK sẽ lập phiếu xuất kho theo mẫu 02-VT (Biểu số 2) của Bộ Tài chớnh cho cỏc phõn xưởng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liờn: 1 liờn cho thủ kho, 1 liờn phũng KHVT-XNK giữ, 1 liờn bộ phận lĩnh NVL giữ. Thủ kho sau khi xuất kho, ghi số thực xuất vào thẻ kho (Biểu số 3). Thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phũng TCKT để làm căn cứ ghi sổ.
Phũng TCKT sau khi nhận được cỏc chứng từ nhập, xuất kho do nhõn viờn phụ trỏch kho chuyển lờn, kế toỏn NVL sẽ nhập cỏc thụng tin của cỏc phiếu nhập, xuất kho vào phần mềm kế toỏn FAST ACCOUNTING 2005. Sau đú phần mềm quản llý cỏc giữ liệu liờn quan và tiến hành xử lý cỏc số liệu để lờn cỏc bỏo cỏo liờn quan đến NVL. Cuối thỏng, kế toỏn sử dụng cỏc thụng tin do phần mềm xử l
đ ý, triết xuất ra
cỏc files Excel sau đú tổng hợp thành cỏc sổ cần thiết.
Kế toỏn NVL triết xuất cỏc bảng kờ nhập kho, bảng kờ xuất kho (Biểu số 4, số
5) từ phần mềm kế toỏn.
Bảng kờ nhập kho và xuất kho của cụng ty được thiết kế để theo dừi cho tất cả cỏc loại NVL (NVL chớnh, NVL phụ, phụ tựng thay thế) của cụng ty. Mỗi dũng trờn bảng kờ nhập theo dừi tờn NVL, đơn giỏ, số tiền của mỗi lần nhập xuất. Vỡ NVL của cụng ty nhập theo đơn đặt hàng sản xuất nờn đơn giỏ NVL thường khụng thay đổi nờn mỗi NVL được phản ỏnh trờn một dũng của bảng kờ xuất. Trường hợp đơn giỏ lệch
nhau chủ yếu là do đơn giỏ tồn khỏc đơn giỏ nhập thỡ sẽ được theo dừi trờn cỏc dũng khỏc nhau phụ thuộc vào đơn giỏ. Cũn với bảng kờ xuất, mỗi dũng trờn bảng kờ xuất tương ứng với một lần xuất kho. Trờn mỗi dũng bảng kờ xuất theo dừi cỏc thụng tin