: Lưu theo ngày
3.5.1. Đặc điểm chi phí bán hàng tại công ty:
Chi phí bán hàng của công ty chủ yếu là những chi phí như : chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ, chi phí dịch vụ mua ngoài, …
3.5.2. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán:
- Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 642, sử dụng chung tài khoản với chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trong tháng 12/2009, chi phí bán hàng - quản lý của công ty là 44.324.186 đồng. Định khoản:
+ Ghi nhận chi phí bán hàng: Nợ TK642
Ktoán DT, CP và xác định kết quả KD tại Cty CP Lò, Thiết Bị Đốt Và Xử Lý Môi Trường VN 38
Có TK 111,112,331
+ Cuối tháng kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911
Có TK 642
Một vài trường hợp cụ thể tại công ty trong tháng 12/2009: (Phụ lục)
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: (Cước điện thoại di động) Nợ TK 642: 1.240.867
Nợ TK 133: 124.087
Có TK 111: 1.364.954
+ Chi phí bằng tiền khác: (Vé máy vay đi Cà Mau đấu thầu) Nợ TK642: 791.000
Nợ TK 133: 39.000
Có TK 111: 830.000
3.5.3. Chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ:
- Chứng từ sử dụng: Phiếu đề xuất vật tư, phiếu chi, hóa đơn, bảng phân bổ công cụ dụng cụ.
- Luân chuyển chứng từ: Căn cứ vào đề xuất của bộ phận yêu cầu do kế toán ngân quỹ lập, bộ phận maketing sẽ xét duyệt đơn đặt hàng và lập thành 4 bản: 1 bản lưu tại bộ phận cùng với phiết đề xuất và lưu theo số thứ tự, 1 bản gửi cho nhà cung cấp, 2 bản chuyển cho bộ phận yêu cầu. Khi bộ phận yêu cầu nhận hàng kèm phiếu xuất kho hay biên bản giao nhận của nhà cung cấp theo đơn đặt hàng, thì bộ phận yêu cầu sẽ lập phiếu nhập kho hoặc biên bản nhận hàng gồm 3 bản: 1 bản lưu theo số thứ tự cùng với 1 bản đơn đặt hàng, 1 bản giao cho nhà cung cấp, 1 bản chuyển cho kế toán chi tiết cùng với 1 bản đơn đặt hàng. Kế toán chi tiết sau khi nhận đơn đặt hàng và phiếu nhập kho hay biên bản nhận hàng, cùng với việc nhận được hóa đơn của nhà cung cấp sẽ tiến hành lập Chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ chi tiết (sổ chi tiết chi phí bán hàng- quản lý và phải trả người bán), và lưu các chứng từ theo ngày tháng.
Khi thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán chi tiết lập phiếu chi gồm 4 liên: liên 1 lưu cùi, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho kế toán ngân quỹ, liên 4 để lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ chi tiết (sổ chi tiết phải trả người bán) và phiếu chi sẽ được lưu theo ngày tháng, đối với sổ chi tiết quỹ tiền mặt thì kế toán ngân quỹ sẽ ghi và theo dõi đồng thời lưu phiếu chi theo số thứ tự. Nếu thanh toán cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản thì kế toán chi tiết sẽ lập và giữ ủy nhiệm chi, kế toán ngân quỹ lưu sổ phụ, và theo dõi trên sổ tiền gửi ngân hàng.
Còn việc phân bổ công cụ dụng cụ thì hàng tháng kế toán chi tiết lập và tiến hành phân bổ, lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng quản lý, đồng thời lưu bảng phân bổ tại bộ phận theo ngày tháng.
Đối với các dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại,...), kế toán chi tiết sẽ lập phiếu chi dựa trên bảng thông báo về dịch vụ công ty đã sử dụng, lập phiếu chi thành 3 liên: liên 1 lưu cùi, liên 2 giao cho kế toán ngân quỹ, liên 3 cùng với hóa đơn dịch vụ mà kế toán ngân quỹ đã thanh toán làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ chi tiết bán hàng-quản lý, kế toán ngân quỹ theo dõi trên sổ chi tiết quỹ tiền mặt việc chi tiền.
Việc lập chứng từ ghi sổ kế toán chi tiết sẽ lập cho mỗi nghiệp vụ phát sinh. Đến cuối tháng, kế toán chi tiết chuyển chứng từ ghi sổ sang kế toán tổng hợp để lập chứng từ ghi sổ chung cho các nghiệp vụ xảy ra giống nhau và ghi vào Sổ cái.
3.5.4. Sổ sách và báo cáo:
- Sổ cái và sổ chi tiết TK 642 - chi phí quản lý kinh doanh, chi tiết theo tháng. SỔ CHI TIẾT TK 642 Quyển số 01 Năm 2009 Ngày tháng Chứng từ DIỄN GIẢI Số
hiệu Số phát sinh Số dư
Số hiệu Ngày tháng NỢ CÓ NỢ CÓ Tháng 12/2009 01/12 PTPDV 01/12 Gửi EMS 111 32,500 10/12 PC 416 10/12 Mua thiết bị vi tính 111 3,135,085 12/12 PC 423 12/12 Chi tiếp khách 111 1,648,000 …………. 31/12 37/12 31/12 K/c chi phí QLKD 632 44,324,186 Cộng 44,324,186 44,324,186
Bảng 3.8: Sổ chi tiết chi phí quản lý kinh doanh
SỔ CÁI TK 642 Quyển số 02 Năm 2009 Ngày tháng ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ DIỄN GIẢI Số hiệu TK đối ứng SỐ TIỀN Ghi chú Số hiệu Ngày tháng NỢ CÓ Tháng 12/2009 31/12 30/12 31/12 Chi phí QLDN 111 12,138,886 31/12 31/12 31/12 Phí dịch vụ 112 1,660,300
31/12 32/12 31/12 Lương NV tính vào chi phí 334 29,250,000 ………..
31/12 37/12 31/12 K/c chi phí QLKD 911 44,324,186
Cộng phát sinh 44,324,186 44,324,186
Bảng 3.9: Sổ cái chi phí quản lý kinh doanh