- Thủ quỹ : Có trách nhiệm quản lý việc thu chi tiền trong công ty
b. Hình thức sổ kế toán
Để phù hợp với tình hình hoạt động cũng nh khối lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Hình thức kế toán này giản đơn, phù hợp với việc sử dụng máy tính của công ty hiện nay.
Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán ở Chi Nhánh công ty Bút Bi Thiên Long : Bộ phận tổng
hợp Bộ phận kế
toán quỹ tiền mặt, ngân hàng ( kế toán thanh toán) Bộ phận công nợ KV I Bộ phận kế toán công nợ KV II Thủquỹ
Ghi hằng ngày
Ghi cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ lập, định khoản kế toán để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Trờng hợp có một số nghiệp vụ kinh tế cần ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì định kỳ hoặc cuối tháng, lấy số liệu trên sổ Nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái theo từng đối tợng hạch toán.
- Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng, cuối quí, cuối năm lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết.
- Cuối kì cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính.
3.1 Kế toán hàng hoá
3.1.1. Đặc điểm hàng hoá ở Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long
Chứng từ gốc Nhật ký chung
Sổ cái Bảng cân đối số
phát sinh Báo cáo Tài chính
Sổ kế toán chi tiết
Nhật ký đặc biệt
Bảng tổng hợp chi tết
Sản phẩm của Công ty gồm nhiều chủng loại , mẫu mã , màu sắc khác nhau nhng sản phẩm chính vẫn là các loại bút bi và mực viết máy . Bên cạnh còn có nhiều loại sản phẩm khác nh Bảng học sinh , sáp mầu …
Quản lý hàng hoá :
Chi Nhánh tổ chức một kho hàng để chứa hàng hoá từ Công Ty chuyển ra. Việc quản lý hàng hoá đòi hỏi có sự phối kết hợp quản lý giữa các bên: thủ kho, bảo vệ, nhân viên tiếp thị , bộ phận kế toán hàng hoá. Trong đó trách nhiệm của các bên đợc qui định rõ:
- Nhân viên tiếp thị - trực thuộc phòng kinh doanh kiểm tra hàng hoá theo đúng số lợng chủng loại trớc khi xuất kho .
- Bảo vệ : Kiểm tra số lợng hàng hoá xuất kho theo đúng Phiếu Xuất Kho Ngoài ra tất cả các đơn vị, cá nhân đến lấy hàng tại Công ty đều phải đóng dấu “đã qua bảo vệ” và các chứng từ xuất đợc sự kiểm tra, xác nhận của bảo vệ mới đợc lấy hàng ra khỏi Công ty.
- Thủ kho : Có nhiệm vụ quản lý hàng hoá khi nhập xuất kho , đối chiếu số liệu hàng ngày với kế toán kho hàng . Chịu trách nhiệm về hàng hoá nếu xảy râ mất mát
- Bộ phận kế toán hàng hoá: Quản lý hàng hoá cả về mặt số lợng và giá trị, tổng hợp tình hình nhập-xuất-tồn kho hàng hoá.
3.1.2. Đánh giá hàng hoá
Theo đặc thù của Chi Nhánh hàng hoá nhập xuất theo một mức giá cố định trong Công Ty chuyển ra. Do vậy hàng hoá ở Chi Nhánh căn cứ vào Phiếu Xuất Kho của Công Ty để nhập xuất hàng .
a. Giá vốn thực tế hàng hoá nhập kho:
Hàng hoá nhập kho đợc xác định theo giá xuất thực tế của Công Ty , đợc tính riêng cho từng loại hàng hoá.
Công Ty Bút Bi Thiên Long Chi Nhánh Hà nội
Phiếu Nhập Kho Quyển số : …….. Ngày 26 tháng 3 năm 2003 Số : 56
Họ tên ngời giao hàng : Sài Gòn Nợ TK :156
Địa chỉ : Có TK : 336
Nội dung : Nhập hàng theo PX SG số 0274 , 0352 ngày 22/09/02
TT Mã Hàng Tên hàng hoá ĐVT Số Lợng Đơn giá Thành tiền
1 TL023X TL - 023 Xanh Cây 38.400 800 30.720.0002 GELR Bút bi nớc đỏ Cây 720 3.300 2.376.000