- Thủ quỹ : Có trách nhiệm quản lý việc thu chi tiền trong công ty
Phiếu Xuất kho HD
3.4. Kế toán chi tiết hàng hoá
3.4.1. Trình tự luân chuyển chứng từ
Hiện nay, cách lập và luân chuyển chứng từ nhập, xuất hàng hoá đợc Công ty thực hiện nh sau:
a. Nhập kho hàng hoá:
Công Ty Bút Bi Thiên Long Chi Nhánh Hà nội
Phiếu Nhập Kho Quyển số : …….. Ngày 26 tháng 3 năm 2003 Số : 55
Họ tên ngời giao hàng : Sài Gòn Nợ TK :156
Địa chỉ : Có TK : 336
Nội dung : Nhập hàng theo PX SG số 0274 , 0352 ngày 22/03/03
TT Mã Hàng Tên hàng hoá ĐVT Số Lợng Đơn giá Thành tiền
1 TL008X TL - 008 Xanh Cây 20.000 730 14.600.000 2 TL008D TL - 008 Đen Cây 20.000 730 14.600.000 3 TL024X TL - 024 Xanh Cây 24.000 800 19.200.000 4 TL024D TL - 024 Đen Cây 24.000 800 19.200.000 5 TL024R TL - 024 Đỏ Cây 12.000 800 9.600.000 6 TL025X TL - 025 Xanh Cây 30.000 1.200 36.000.000
7 GELX Bút bi nớc xanh Cây 4.800 3.300 15.840.000
8 FP01B Dạ 12 mầu Vỉ 1.800 4.300 7.740.000
9 CR01 Sáp thơm Hộp 1.200 2.500 3.000.000
10 CR04 Sáp 12 mầu Hộp 3.600 1.800 6.480.000
11 FPI01X Mực viết máy xanh Hộp 7.200 1.200 8.640.000
12 MN Màu nớc – 01 Vỉ 480 15.500 7.440.000
13 CP002 Bút phủ CP – 02 Cây 2.880 8.500 24.480.000
14 PC005D PC – 05 Cây 2.000 3.200 6.400.000
Tổng Cộng 193.220.000
( Cộng tiền bằng chữ : Một trăm chín mơi ba triệu , hai trăm hai mơi ngàn đồng chẵn )
Ngời giao hàng Thủ kho Phòng kế toán Phòng kinh doanh Kiểm soát
Phiếu nhập kho sẽ lập thành 5 liên nh sau:
Liên 1 : Lu kế toán thanh toán – kho hàng Liên 2 ,3 : Giao cho Kế toán công nợ
Liên 4 : Giao cho Phòng kinh doanh Liên 5 : Thủ Kho
b. Xuất kho hàng hoá
Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất của phòng kinh doanh kế toán viết phiếu xuất kho theo đúng số lợng chủng loại
Công Ty Bút Bi Thiên Long Chi Nhánh Hà nội
Phiếu Xuất kho HD1 HD1
Ngày 26 tháng 3 năm 2003 Số: 101 Nợ TK : 131
Họ tên khách hàng : Công Ty Tân Long Có TK : 511
Lu ý : Có TK : 333(1) Mã số thuế , địa chỉ : 0100982543 -1 ( 37A Cảm Hội )
TT Mã Hàng Tên Hàng Hoá ĐVT Số Lợng Đơn Giá Thành Tiền
1 TL008 X TL - 008 Xanh Cây 700 730 511.000
2 TL008 D TL - 008 Đen Cây 300 730 219.000
3 HD Hồ dán 30ml Lọ 480 550 264.000
4 CP002 Bút phủ CP - 02 Cây 24 8.500 204.000
Tổng Cộng 1.198.000
(Cộng thành tiền bằng chữ : Một triệu một trăm chín mơi tám ngàn đồng )
Khách hàng Tiếp thị nhận hàng Thủ kho Phòng Kế Toán Kiểm soát
Phiếu xuất kho đợc lập thành 5 liên : - Liên 1: Kế toán thanh toán ( kho hàng ) - Liên 2: Kế toán công nợ
- Liên 3: Khách hàng - Liên 4: Phòng kinh doanh - Liên 5: Thủ Kho
Các phiếu xuất kho cũng đợc tiến hành cập nhật theo số lợng hàng hoá thực xuất kho.
Khi phòng kinh doanh viết phiếu đề nghị xuất kế toán kho hàng căn cứ vào đó viết phiếu xuất kho rồi chuyển xuống kho . Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho rôi xuất hàng , liên 3 giao cho khách hàng xuống kho nhận hàng, thủ kho giao hàng cho khách hàng và khách hàng ký vào hoá đơn đã nhận đủ hàng .
3.4.2. Kế toán chi tiết hàng hoá:
Việc tổ chức kế toán chi tiết tình hình biến động hàng hoá của Chi Nhánh
là cần thiết và có tác dụng rất lớn trong việc quản lý và cung cấp những thông tin kinh tế kịp thời chính xác về hàng hoá ở mỗi thời điểm, để giúp đỡ lãnh đạo Chi Nhánh có biện pháp kịp thời, hợp lý giảm số hàng hoá tồn đọng hay tăng cờng cung ứng phân phối đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của thị trờng. Kế toán chi tiết hàng hoá ở Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long đợc tiến hành theo phơng pháp ghi thẻ song song. Cụ thể tình hình hạch toán nh sau:
a. ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập-xuất-tồn kho hàng hoá
- Căn cứ lập thẻ kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ do phòng kế toán đua xuống để tiến hành nhập-xuất kho hàng hoá theo đúng số lợng ghi trong chứng từ. Cuối ngày thủ kho phân loại, kiểm tra chứng từ theo từng loại hàng hoá rồi ghi vào số lợng nhập - xuất - tồn vào từng thẻ kho tơng ứng
- Phơng pháp ghi thẻ: Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành lập thẻ kho gồm các cột: chứng từ nhập (số, ngày), chứng từ xuất (số, ngày), số lợng nhập, xuất, cột tồn kho và cột ghi chú. Thủ kho ghi các chỉ tiêu tơng ứng với các cột ghi số lợng thực nhập, thực xuất và rút ra số lợng tồn. Cuối ngày thủ kho kiểm kê đối chiếu với kế toán hàng hoá và tiêu thụ. Mỗi mặt hàng đ- ợc mở một thẻ kho.
b. ở phòng kế toán
Kế toán tiến hành theo dõi hàng hoá cả về mặt hiện vật lẫn giá trị. Dựa trên các chứng từ ban đầu là phiếu nhập, phiếu xuất điều chuyển các hoá đơn bán hàng thông qua bộ phận quản lý hàng hoá bằng máy vi tính.
Kế toán chi tiết hàng hoá ở Công ty sử dụng bảng kê chứng từ, sổ chi tiết hàng hoá và bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn hàng hoá.
-Bảng kê chứng từ :
+Nội dung: Theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng và giá vốn. Mỗi loại chứng từ đợc ghi vào “Bảng kê chứng từ”theo trình tự thời gian
+Phơng pháp lập: Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho, nhập kho hàng hoá, kế toán lấy số lợng để ghi vào “Bảng kê chứng từ”.
- Sổ chi tiết hàng hoá:
+ Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nhập kho, xuất kho hàng hoá , và bảng kê chứng từ.
+Nội dung: Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của các mặt hàng, các loại hàng hoá của kho đợc tập hợp trong một quyển sổ và đợc lập cho từng tháng.
+Phơng pháp lập: Hàng ngày kế toán nhận đợc các chứng từ liên quan đến nhập - xuất kho hàng hoá, sẽ nhập các dữ kiện của chứng từ vào máy theo chỉ tiêu số lợng. Ngôn ngữ lập trình sẽ tự động vào sổ chi tiết. Cuối tháng khi bộ phận giá thành chuyển bảng giá thành thực hiện của tháng đã tính xong cho bộ phận kế toán hàng hoá, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết các chứng từ nhập kho theo chỉ tiêu giá trị. Tại thời điểm cuối tháng tính số lợng tồn kho cho mỗi loại hàng hoá. ở
dòng tồn đầu kỳ, số liệu đợc lấy từ dòng tồn cuối kỳ của sổ chi tiết vật t kỳ trớc liền kề."Xem mẫu "sổ chi tiết hàng hóa.
- Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn:
+ Căn cứ vào các số liệu nhập, xuất hàng hoá trong tháng, cuối tháng máy tính sẽ lập “Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn".
+Phơng pháp lập:
Phần tồn đầu kỳ: Căn cứ vào số liệu tơng ứng báo cáo tháng trớc chuyển sang.
Phần nhập trong kỳ: Căn cứ vào chứng từ nhập hàng hoá vào kho trong kỳ cho từng thứ hàng hoá.
Phần xuất trong kỳ: Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho trong kỳ. Phần tồn cuối kỳ: đợc tính bằng công thức:
Công việc tính toán đợc thực hiện trên máy tính. Kế toán hàng hoá chỉ nhập số liệu của chứng từ theo từng thứ hàng hoá tơng ứng. (Xem mẫu "bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn tháng 3/2003,