2.3 Quy trình tổ chức và thực hiện giao nhận hàng nhập khẩu FCL tại công ty
2.3.11 Quyết toán và lưu hồ sơ
Quyết toán
Sau khi hoàn tất nghiệp vụ, nhân viên giao nhận sẽ làm bảng kê chi phí và chuyển chứng từ về cho phòng kế toán. Nhân viên kế toán sẽ hoàn tất các công việc còn lại như: làm Debit Note (phiếu thanh toán), Job Sheet (để biết tình hình lợi nhuận qua lô hàng vừa rồi). Nhân viên giao nhận liệt kê các khoản chi phí của lô hàng ở Job Sheet và gom các hóa đơn từ hãng tàu và các khâu thực hiện thanh lý mang về cho phòng kế toán để quyết toán. Nội dung kê khai bao gồm:
BẢNG KÊ CHI TIẾT CÓ HÓA ĐƠN KHÔNG CÓ HÓA
ĐƠN. Đổi lệnh 2.560.000đ In phiếu EIR 275.000đ Thanh lý cổng 20.000đ Tiền xăng 100.000đ Tổng 2.835.000đ 100.000đ
Đã ứng của công ty Dương Minh: 4.000.000đ
Số tiền còn lại: 1.065.000đ
Các chứng từ nêu trên sẽ được lần lượt Trưởng phòng, Phòng kế toán kiểm tra và ký duyệt, trước khi gửi đi cho khách hàng (chỉ gửi Debit Note). Nếu sai sót sẽ yêu cầu nhân viên chứng từ tu chỉnh lại. Đồng thời chuyền cho phòng Kế toán để cập nhật, đưa vào sổ theo dõi công nợ. Theo đúng như thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ, sau khi hoàn tất DNTN Thương mại Đại Đồng sẽ thanh toán cho công ty Dương Minh chi phí đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Lưu hồ sơ
Sau khi thực hiện xong công việc giao nhận, nhân viên giao nhận tiến hành lưu trữ bộ chứng từ nhập sản xuất xuất khẩu để vào hồ sơ lưu trữ của công ty.
Đối với hồ sơ hàng nhập khẩu: các chứng từ được phân loại theo từng nhóm hàng nhập khẩu, sắp xếp theo thứ tự số tờ khai hải quan.
Nhân viên thanh lý sẽ căn cứ vào thời gian mở tờ khai của tờ nhập sản xuất xuất khẩu cũng như các tờ khai xuất khẩu đã thực xuất những nguyên phụ liệu đã nhập về trên các tờ khai nhập tương ứng để thanh lý tờ khai, rồi hoàn thuế ( đối với những tờ khai nhập sản xuất xuất khẩu đã đóng thuế ) hoặc làm quyết định không thu thuế ( đối với những tờ khai nhập sản xuất xuất khẩu chưa đóng thuế )
Đây là khâu cuối cùng của toàn bộ nghiệp vụ giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu của phòng xuất nhập khẩu Công ty TNHH Giao nhận XNK Dương Minh.