2.3 Quy trình tổ chức và thực hiện giao nhận hàng nhập khẩu FCL tại công ty
2.3.5 Lấy lệnh D/O và làm thủ tục cược container tại hãng tàu
Để có được lệnh giao hàng thì nhân viên giao nhận phải tiến hành lên hãng tàu để lấy lệnh giao hàng. Những giấy tờ sau mà nhân viên giao nhận cần phải mang theo để nhận lệnh giao hàng:
+ Giấy giới thiệu của DNTN Thương mại Đại Đồng + Giấy báo hàng đến ( Notice Of Arrival)
+ Bill of Lading có ký hậu (original)
Nhân viên giao nhận sẽ mang thông báo hàng đến và giấy giới thiệu đến hãng tàu liên hệ với nhân viên hãng tàu và đóng các khoản phí liên quan (Các khoản phí đều tính theo tiền VND). Lô hàng của DNTN Thương mại Đại Đồng ở đây đi qua Hãng tàu COSCO CONTAINER LINES địa chỉ: SAFI Tower, Lầu 6, 209 Nguyễn Văn Thủ, phường Đa kao, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh .
Với lô hàng này, Nhân viên giao nhận đóng các khoản phí: • Phí vệ sinh (Cleaning fee) 100.000 đồng
• Phí chứng từ (DO fee) 660.000 đồng (tính theo số lượng B/L)
• Phí xếp dỡ (THC fee) 1.800.000 đồng (hàng Nhập khẩu mới nộp phí này) Tại hãng tàu COSCO CONTAINER LINES thì nhân viên giao nhận yêu cầu hãng tàu đóng dấu “Hàng giao thẳng” lên lệnh giao hàng, cần lưu ý rằng: bộ lệnh giao
hàng của công ty đại diện người bán không đóng dấu “Hàng giao thẳng” mà chỉ có bộ lệnh giao hàng của hãng tàu mới đóng dấu được.
Dấu “Hàng giao thẳng” trên lệnh giao hàng đóng vai trò quan trọng, bởi vì đó lệnh của hãng tàu cấp cho phòng thương vụ cảng để phòng thương vụ có cơ sở để cấp phiếu giao nhận container cho chủ hàng hoặc đại diện chủ hàng. Nếu không có dấu “Hàng giao thẳng” thì phòng thương vụ sẽ không cấp phiếu giao nhận container, và khách hàng sẽ không lấy được hàng. Vì vậy, khi lấy lệnh giao hàng phải yêu cầu hãng tàu đóng dấu “Hàng giao thẳng”.
Sau khi nhân viên giao nhận ký hóa đơn và đóng tiền trên tờ khai, hãng tàu sẽ trả lại người giao nhận: hóa đơn tài chính, D/O (3 bảng), bill of lading (sao hãng tàu, 1 bảng).
Sau khi lấy lệnh nhân viên giao nhận sẽ điền thông tin vào mẫu giấy mượn container của hãng tàu COSCO CONTAINER LINES ( theo giấy thông báo hàng đến), sau đó nộp giấy mượn container và D/O, nhân viên sẽ đóng tiền mượn container nhưng ở đây Đại Đồng mượn 1 cont 20’ nên hãng tàu không lấy tiền cược cont, hãng tàu sẽ trả lại giấy cược container và D/O (đã có đóng dấu giao thẳng).
Sau khi lấy bộ lệnh giao hàng ở hãng tàu thì nhân viên giao nhận tiến hành làm thủ tục cược 2 container và trả phí cược container để mượn container mang hàng về kho của DNTN Thương mại Đại Đồng.
Giấy cược 1 container bao gồm 4 liên: 0 Hãng tàu giữ 1 liên.
1 Phòng thương vụ cảng giữ 1 liên.
2 Nhân viên giao nhận giữ 2 liên: 1 liên để hạ rỗng container và 1 liên giữ để lấy lại tiền cược sau khi khách hàng trả container rỗng về địa điểm quy định trên tờ giấy mượn container.