Bên cạnh những chi tiết nêu trên về việc thực hiện nghiệp vụ giao nhận nhập khẩu nguyên container bằng đường biển nêu trên đối với lô hàng phân luồng vàng, thì có những trường hợp khác như:
2.4.1 Trường hợp hàng hóa thuộc luồng đỏ:
Khi khai báo điện tử cho cơ quan hải quan thì kết quả trả về là luồng đỏ thì cán bộ hải quan tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, sau đó chuyển qua phân kiểm, hàng hóa được đặt bãi kiểm hóa, có sự có mặt của cán bộ hải quan kiểm hóa, cùng xem xét hàng hóa.
Sau khi kiểm tra chứng từ giấy xong, hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa. Lúc này trên màn hình máy tính sẽ hiển thị tình trạng tờ khai của doanh nghiệp là kiểm tra thực tế hàng hóa, tên, số điện thoại của 2 cán bộ kiểm hóa, cán bộ Lê Quang Vinh và Vũ Đức Hân.
Nhân viên giao nhận tiến hành tra vị trí lô hàng trong cảng bằng cách tra trên website của cảng hoặc máy tra vị trí container trong phòng thương vụ cảng.
Khi nhân viên giao nhận biết lô hàng của mình bị kiểm tra thực tế hàng hóa thì nhân viên giao nhận mang 2 lệnh giao hàng của hãng tàu (1 bản chính + 1 bản sao) hoặc 2 vận đơn đường biển của hãng tàu (1 bản chính + 1 bản sao) xuống phòng thương vụ để đăng ký thủ tục chuyển bãi kiểm hóa và đóng lệ phí chuyển bãi kiểm hóa. Nhân viên thương vụ sẽ giữ lại bản sao và trả lại cho nhân viên giao nhận bản chính có đóng dấu xác nhận là đã đóng lệ phí chuyển bãi kiểm hóa. Nhân viên giao nhận đăng ký kiểm hóa ở phòng thương vụ.Sau đó nhân viên giao nhận lấy bản chính lệnh giao hàng hoặc vận đơn đường biển đã đóng dấu đến phòng điều độ kho bãi kiểm hóa để ký xác nhận được nâng hạ container xuống để cắt seal. Cầm lệnh giao hàng đã đóng dấu cắt seal + 1 tờ khai đã đóng dấu ở bộ phận kiểm tra chi tiết hồ sơ (bản sao) + 1 giấy giới thiệu của Công ty Cơ điện Công Luận về phòng điều độ kho bãi để hải quan giám sát ký và đóng dấu lệnh cho công nhân cắt seal. Nhân viên giao nhận đưa cho lệnh cho công nhân seal để cắt seal kiểm hóa.
Lưu ý: Nếu chưa có xác nhận của hải quan giám sát thì công nhân sẽ không
được phép cắt seal và trước khi cắt seal phải có mặt của hải quan kiểm hóa.
Sau khi nhân viên giao nhận đã thực hiện xong các thủ tục hạ container, cắt seal thì nhân viên giao nhận sẽ liên lạc với cán bộ hải quan phụ trách là 2 cán bộ Vũ Đức Hân và Lê Quang Vinh xuống để kiểm hóa lô hàng của mình. Tại bãi kiểm hóa, nhân viên giao nhận cùng cán bộ hải quan kiểm hóa chứng kiến công nhân cắt seal, mở cửa container, lấy hàng cho hải quan kiểm hóa kiểm tra. Sau khi kiểm hóa xong hải quan kiểm hóa sẽ đánh giá tình trạng hàng hóa kiểm tra thực tế trên tờ khai, yêu cầu nhân viên giao nhận thay mặt doanh nghiệp ký xác nhận.
Lô hàng của công ty Cơ điện Công Luận được cán bộ hải quan kiểm hóa nhận xét, đánh giá hàng hóa ở tình trạng tốt, đúng số lượng, tiêu chuẩn như đã khai báo nên tờ khai đã được đóng dấu cho thông quan vào ô 38 trên tờ khai nhập khẩu.
Sau khi hải quan kiểm tra xong nhân viên giao nhận lấy seal của mình kẹp lại container để bảo quản hàng hóa cho chủ hàng.
Sau khi thực hiện xong việc kiểm tra thực tế hàng hóa, tờ khai của công ty Cơ điện Công Luận sẽ được chuyển sang bộ phận phúc tập hồ sơ.
2.4.2. Đăng ký kiểm dịch:
Đối với một số mặt hàng có yêu cầu thực hiện đăng ký kiểm dịch thì nhân viên giao nhân phải đến chi cục kiểm dịch vùng 2, địa chỉ 28 Mạc Đỉnh Chi, phường Đa
Kao, Quận 1 để đăng ký kiểm dịch. Khi đi đăng ký kiểm dịch cần mang theo hồ sơ gồm:
Giấy giới thiệu của công ty Giấy đăng ký kiểm dịch
Giấy chứng nhận kiểm dịch của nước xuất khẩu. Hợp đồng thương mại (bản sao)
Hóa đơn thương mại (bản sao) Packing list (bản sao).
Mang hồ sơ đó vào phòng kiểm dịch nhập khẩu ở tầng trệt để nhân viên chi cụ ghi số và đóng dấu. Sau đó lên lầu 2 nộp lệ phí và qua phòng chi cục phó ký tên và đóng dấu vào giấy đăng ký kiểm dịch. Và mang hồ sơ đó trở lại phòng đăng ký ở tầng trệt nộp lại hồ sơ, nhân viên chi cịc trả lại giấy đăng ký và giữ lại các giấy tờ còn lại để lưu hồ sơ.
Nhân viên chứng từ mang giấy đăng ký và bộ chứng từ cuống cảng Cát Lái để kiểm dịch. Nhân viên giao nhận phải đi lấy mẫu và liên hệ với cán bộ hải quan kiểm dịch để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra xong, cascn bộ hải quan phê vào giấy đăng kiểm. Nhân viên giao nhận mang giấy đó về lại chi cục kiểm dịch để lấy kết quả kiểm dịch và lấy chứng nhận kiểm dịch.
2.4.3 Tham vấn giá:
Trong trường hợp này, giá của hàng hóa nhập về thấp hơn so với giá bình quân của hàng hóa đó trên thị trường, thì cán bộ Hải quan có quyền yêu cầu doanh nghiệp phải tham vấn giá.
Nhân viên giao nhận phải đem toàn bộ chứng từ của bộ hồ sơ lên lầu 2 của khu vực hải quan Cát Lái để cán bộ hải quan kiểm tra.
Nộp bộ chứng từ đó cho hải quan để hải quan chấp nhận tham vấn giá. Nhân viên giao nhận phải cược một số tiền cho hải quan. Sau đó đại diện của Doanh nghiệp đến cơ quan Hải quan để tham vấn giá (Công việc này thuộc về doanh nghiệp).
Nếu giá đúng như doanh nghiệp nhập về thì hải quan sẽ hoàn lại số tiền đó đã cược trước đó, trong trường hợp mức giá cao hơn thì doanh nghiêp phải chuyển số tiền đó qua nộp thuế cho số tiền chênh lệch giá của lô hàng đó.
CHƯƠNG 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC GIAO NHẬN ĐỐI VỚI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN XUẤT
NHẬP KHẨU DƯƠNG MINH 3.1 Nhận xét chung
3.1.1 Thuận lợi
Nhân sự của công ty mang đặc trưng của ngành dịch vụ giao nhận, vận tải, hầu hết nhân viên trong công ty rất năng động và nhiều kinh nghiệm.Với môi trường làm việc ổn định, các thành viên không ngừng tìm tòi, học hỏi để nâng cao kiến thức về xã hội cũng như chuyên môn, họ luôn giúp đỡ và hỗ trợ nhau trong công việc.
Dương Minh có một đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo, nhiệt tình, có kinh nghiệm, giỏi nghiệp vụ, luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Bên cạnh đó phòng kinh doanh luôn năng động nghiên cứu nắm bắt thị trường và mang về cho công ty những hợp đồng giá trị. Phòng giao nhận cũng luôn thực hiện rất tốt các hợp đồng, hoàn thành thủ tục nhanh chóng, giữ vững uy tín với khách hàng, tạo thu nhập ổn định cho công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ban lãnh đạo công ty là người có kinh nghiệm lâu năm, có tác phong lãnh đạo chuyên nghiệp, am hiểu cả lý thuyết lẫn thực tế trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và lĩnh vực ngoại thương nói riêng nên mọi hoạt động của công ty đều theo một trình tự thống nhất. Chính yếu tố này đã giúp cho công ty nâng cao hiệu quả hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh của mình.
Với mô hình tổ chức nhân sự đơn giản nhưng chặt chẽ ở Dương Minh, mỗi nhân viên đều có sự phân công công việc rõ ràng nên mọi người đã phối hợp và giải quyết công việc một cách hợp lý và nhanh chóng nhất.
Có nhiều nhân viên nòng cốt, có kinh nghiệm trong các lĩnh vực chuyên môn. Mỗi phòng ban đều có ít nhất một nhân viên có kinh nghiệm trên 5 năm về vị trí và công việc hiện tại.
Luôn có sự giám sát và quan tâm của lãnh đạo, ban giám đốc cũng tạo mọi điều kiện và cơ hội để các cá nhân phòng ban hoạt động hiệu quả theo mục tiêu và phương hướng chiến lược đề ra. Đồng thời các nhân viên trong công ty luôn quan tâm và giúp đỡ lẫn nhau khi gặp khó khăn và thống nhất giải quyết công việc.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty hợp lý cũng đã góp phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, công việc được phân công một cách rõ ràng,
mỗi phòng và bộ phận chịu trách nhiệm đối với công việc mà mình đảm nhận. Công việc được phân chia một cách rõ ràng giúp cho các nhân viên có thể phát huy được hết khả năng chuyên môn của mình. Mỗi phòng thực hiện một quy trình riêng sau đó kết hợp, chuyển giao cho các phòng khác, điều này đảm bảo công việc của Công ty luôn được thực hiện một cách liên tục, nhất quán và hiệu quả.
Công ty cũng có nhiều chính sách đãi ngộ đối với nhân viên, luôn tạo nhiều điều kiện để nhân viên tích lũy kinh nghiệm, tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao kiến thức giúp cho nhân viên ngày càng nhạy bén hơn trong giải quyết công việc.
Môi trường làm việc của công ty luôn thân thiện, mọi người luôn hòa đồng nên tâm lí của các nhân viên thoải mái và không phải chịu nhiều áp lực trong công việc.
Về hoạt động nghiệp vụ: Các công ty khách hàng rất tin tưởng vào chất lượng dịch vụ của Công ty TNHH Giao Nhận XNK Dương Minh thông qua cung cách làm việc và nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên công ty. Thường thì mỗi nhân viên trong công ty sẽ đảm nhận một lượng khách hàng quen thuộc nhất định, điều này tạo điều kiện thuận lợi trong trao đổi thông tin, với sự phân chia như vậy thì mối quan hệ của nhân viên giao nhận và khách hàng sẽ gần gủi hơn, khách hàng sẽ tin tưởng và yên tâm hơn. Khi có được niềm tin, các nhân viên giao nhận sẽ có những quyết định độc lập hơn trong việc giải quyết các tình huống phát sinh, không phải mất nhiều thời gian trong việc kham khảo ý kiến của khách hàng.
Công ty có mối quan hệ tốt với các cơ quan hải quan (hải quan điều độ, hoa tiêu, cảng vụ…) tạo thuận lợi trong công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu.
3.1.2 Khó khăn
Nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các công ty cạnh tranh nhau về thị trường, khách hàng là điều khó tránh khỏi. Do vậy, công ty nên có những chính sách về giá cả phù hợp để có thể đảm bảo lợi nhuận cho công ty mà vẩn thu hút khách hàng. Sự cạnh tranh về giá cả như hiện nay e rằng công ty sẽ phải tốn rất nhiều chi phí cho đội ngũ sale cũng như sẽ giảm các phí dịch vụ xuống. Điều này gây khó khăn cho những người đứng đầu ở công ty, buộc họ sẽ phải thận trọng hơn khi đưa ra các quyết định. Công ty vẫn chưa đủ sức cạnh tranh, bên cạnh đó giá cước dịch vụ của công ty khác hẳn các công ty khác cùng ngành đã khiến cho công ty phải đối mặt với đối thủ cạnh tranh và nhiều nguy cơ mất khách hàng thân thiết.
Trụ sở chính cũng như văn phòng đại diện của công ty đều ở những vị trí không thuận lợi, nơi cách xa trung tâm thành phố, văn phòng đại diện của các hãng tàu, các
cảng biển lớn (Cảng Cát Lái, Tân Cảng, VICT, Tân Thuận…) nên tạo ra nhiều khó khăn cũng như làm gia tăng thêm chi phí cho nhân viên giao nhận khi thực hiện công việc.
Cơ sở vật chất của văn phòng đại diện công ty ở đường Cộng Hòa còn khá thiếu thốn và chật hẹp, trang thiết bị hỗ trợ công việc (bàn ghế, máy tính để bàn, máy photocopy, máy fax,…) còn nhiều hạn chế.
Thủ tục hải quan tại cảng còn khá rườm rà, phức tạp và đòi hỏi phải chờ đợi lâu làm ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng hóa. Nhiều cán bộ hải quan hạch sách doanh nghiệp, kém nhiệt tình làm công ty mất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức.
Quy mô của công ty không lớn, lực lượng nhân viên giao nhận không đủ để đáp ứng việc thực hiện các hợp đồng vào thời điểm số lượng nguồn hàng tăng nhanh, đặc biệt vào các dịp tết dương lịch và tết âm lịch. Nhu cầu xuất nhập khẩu nhiều bên cạnh số lượng nhân viên vẫn còn hạn chế làm ảnh hưởng đến việc mở rộng thị phần của công ty.
Công ty chưa có phương tiện vận tải riêng, nên phải thuê ngoài, phụ thuộc vào các doanh nghiệp vận tải, gây ra một số bất cập trong quá trình vận tải hàng.
Ngoài các khách hàng thân thuộc, các nhân viên sale luôn cố gắng tìm các khách hàng mới, song điều này cũng gặp nhiều khó khăn vì đa số các công ty, doanh nghiệp lâu năm khi đã hợp tác với những công ty giao nhận một thời gian dài thì họ khó có thể chuyển đổi.
Một trong những khó khăn nửa trong quá trình làm việc của nhân viên giao nhận là ở khâu Khai Hải Quan. Vì các văn bản Luật, các nghị định hướng dâ không rõ ràng, chồng chéo nhau, làm cho các nhân viên khó mà tiếp cận được do đó khi có xảy ra những vấn đề phát sinh làm cho các nhân viên khó mà ứng phó kịp.
Phần lớn còn phụ thuộc vào hãng tàu, đôi lúc nhận thông tin delay tàu từ hãng tàu hoặc thông báo hàng về trễ , làm cho việc nhận và giao hàng của khách hàng bị chậm trễ, phát sinh nhiều chi phí như phí lưu cont, lưu bãi,khiến khách hàng không hài lòng với dịch vụ của công ty.
Công ty chưa có một bộ phận Marketing riêng biệt chuyên để nghiên cứu các thị trường tiềm năng. Vì bộ phận sale hiện tại chỉ có khả năng tìm kiếm khách hàng mới, khai thác các khách hàng hiện tại và giữ các nguồn hàng của họ, chăm sóc các khách hàng cũ., họ làm việc theo bản năng của mình.
Một số phần mềm liên lạc hiện đại vẫn chưa được áp dụng. Do vậy nhiều khi dẫn đến tình trạng chậm trễ khi làm thủ tục Hải quan. Đây cũng là tình trạng chung của một số công ty giao nhận nói chung và Dương Minh nói riêng.
Một số vấn đề như sai chi tiết, thiếu thông tin hàng hóa, sự cố trong công việc nhận hay chuyên chở hàng hóa, gây tổn thất tiền bạc, uy tín của công ty .
3.2 Một số giải pháp & kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác giao nhận đối với Công Ty Giao nhận Xuất nhập khẩu Dương Minh với Công Ty Giao nhận Xuất nhập khẩu Dương Minh
3.2.1 Giải pháp đối với doanh nghiệp
Đẩy mạnh hoạt động Marketing của công ty:
Mục đích của công ty là kinh doanh kiếm lợi nhuận nhưng công ty thì thường xuyên làm việc với các khách hàng quen thuộc. Điều này đã làm hạn chế khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường. Vì vậy, công ty nên nhanh chóng tìm thêm khách hàng mới, bằng cách không ngừng nâng cao dịch vụ thật tốt, đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng, mở rộng hơn nửa phạm vi hoạt động của công ty, ngày càng nâng cao vị thế và uy tín của mình trên thương trường. Ví dụ như công ty có thể quảng bá hình ảnh của công ty thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như báo chí hay giới thiệu rõ nét hơn về hoạt động của công ty trên Website của công ty vì đây là nhịp cầu nối hữu hiệu nhất để đưa hình ảnh của công ty đến với đông đảo các khách hàng và cũng là biện pháp Marketing hiệu quả.
Bên cạnh đó nhân viên Marketing ngoài nhiệm vụ tiếp cận thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty mình, còn phải thường xuyên quan tâm chăm sóc khách hàng của mình, thắt chặt quan hệ tạo gắn bó lâu dài với khách hàng.
Có ưu đãi cho khách hàng quen thuộc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công ty nên có những chính sách, chiến lược lâu dài về giá cả, về thị trường, thời gian, chất lượng… cũng như luôn quan tâm đến nhu cầu của khách hàng, giữ mối