II. Cấu trúc của một cuộc đàm phán:
3. kỹ năng gây ấn tợng ban đầu:
Trong thơng mại, mối quan hệ cá nhân là yếu tố rất quan trọng để phát triển các thơng vụ. Chính vì vậy, ấn tợng ban đầu sẽ là cở sở nền tảng tốt để giúp ta xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác. ấn tợng ban đầu đợc dựa trên hai yếu tố là sự thân thiện và lòng tin.
(a) Xây dựng sự thân thiện:
Sự thân thiện đợc định nghĩa là một mối quan hệ đồng cảm và hoà hợp. Cái mà sự thân thiện mang lại cho chúng ta là đối tác sẽ cảm thấy thoải mái và dễ chịu khi đàm phán với chúng ta.
Sự thân thiện là một yếu tố vô cùng quan trọng để dẫn tới sự thành công của nhà đàm phán. Các nghiên cứu đã chứng tỏ rằng mối quan hệ tốt là nguyên nhân chủ yếu để thay đổi thói quen kinh doanh của đối tác. Nừu đối tác không cảm thấy thoảI máI dễ chịu khi đàm phán với chúng ta thì chúng ta sẽ phải đối mặt với cuộc chiến vô cùng khó khăn ngày qua ngày, tháng qua tháng ở phía trớc.
Chúng ta có thể dùng các kỹ năng sau để xây dựng sự thân thiện: * Thiết lập tiếng nói chung:
Nếu chú ý quan sát phòng tiếp khách hoặc văn phòng của đối tác thì có thể giúp ta lần ra đầu mối về bản thân hoặc mối quan tâm của đối tác. Một câu chuyện phím ngắn gọn trớc khi đàm phán có thể làm cho đối tác dễ chấp nhận các đề nghị từ phía chúng ta hơn.
Nhng chú ý rằng chúng ta chỉ cho phép câu chuyện phím ngắn gọn vì thời gian là tiền bạc và nhiệm vụ chính của chúng ta là đi sâu vào bàn bạc chi tiết các điều kiện, điều khoản của hợp đồng. Có thể vì một vài lý do nào đó
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C
hoặc do sức ép về thời gian mà những câu chuyện phím ngoài lề xã hội sẽ không phù hợp.
*Bầy tỏ sự đồng cảm:
Hầu hết chúng ta đều tôn trọng và thích tiếp xúc với những ngời thực sự quan tâm đến chúng ta và các vấn đề, vớng mắc của chúng ta. Bằng cách biểu lộ sự đồng cảm đã chứng tỏ rằng chúng ta hiểu đối tác, rằng chúng ta đồng ý với ý kiến của họ, rằng chúng ta đang quan tâm săn sóc họ. Đối tác cũng giống nh tất cả chúng ta, họ cũng có những ngày tốt, ngày xấu. Nhân tố đóng vai trò chính trong việc xây dựng thiện cảm với đối tác là khả năng của chúng ta nhận biết và thích ứng với trạng thái của họ.
*Làm cho mình phù hợp với tính cách, văn hoá của đối tác:
Tính cách của đối tác sẽ giúp ta tìm ra cách tiếp cận để xây dựng sự thiện cảm. Ngời dễ tính có thể thích nói chuyện tình cảm nhẹ nhàng một lát trớc khi bớc vào đàm phán hoặc bỏ ra vàI phút đùa vui về chủ đề cả hai bên đều thích. Đối với ngời ít nói, nội tâm thì lại thích chúng ta đi thẳng ngay vào vấn đề. Việc “đọc ra” tính cách của đối tác sẽ rất quan trọng để giúp ta tìm cách xây dựng thiện cảm.
*Xây dựng thiện cảm với th ký của đối tác:
Th ký của đối tác là ngời có thể giúp chúng ta đàm phán trôi chảy nh- ng cũng có thể làm hỏng cả ngày làm việc của chúng ta. Vì vậy chúng ta phải lu ý quan tâm đến ngời th ký đó. Nừu ngời th ký đó có thiện cảm với chúng ta thì cô ta có thể cho chúng ta một số ngoại lệ trong cách làm việc của đối tác, đặc biệt là lúc sắp xếp các cuộc gặp gỡ. Và một điều quan trọng hơn nữa,
cô ta chính là một “mỏ vàng” thông tin về đối tác và công việc kinh doanh, tài chính của đối tác .
Thông thờng th ký có ảnh hởng rất lớn đến đối tác và họ thờng là ngời phải lắng nghe những mối quan tâm, sự bực mình của đối tác khi gặp khó khăn, và th ký thờng là ngời đa ra những đề nghị, giảI pháp, t vấn cho đối tác. Chúng ta có thể khai thác đối tợng này để tìm cách xây dựng sự thân thiện với đối tác của chúng ta.
(b) Xây dựng lòng tin:
Cột trụ thứ hai của mối quan hệ cá nhân là lòng tin. Xét về mặt cá nhân thì đối tác có thể thích ta song họ sẽ không cho chúng ta cơ hội kinh doanh nếu họ cha có niềm tin ở chúng ta. Sau đây là một vài kỹ năng để xây dựng lòng tin:
- Nắm vững kiến thức chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ. - Không lừa dối:
Ngời xa có câu “ một sự bất tín vạn sự bất tin”. Nếu chúng ta nói dối đối tác thì chúng ta có thể bị rủi ro là đối tác vô tình phát giác thì lóng tin sẽ sụp đổ hoàn toàn cho dù việc nóidối là vớ vẩn chẳng nhằm mục đích gì. Thỉnh thảng chúng ta sẽ gặp một vàI đối tác luôn đặt một vàI cáI bẫy nhỏ để kiểm tra sự trung thực của chúng ta. Trong khi đàm phán, chúng ta sẽ không thể tránh khỏi một số câu hỏi mà chúng ta không biết hoặc không có khả năng trả lời thì có thể thừa nhận rằng chúng ta không biết và hứa sẽ trả lời sau. Đối tác sẽ đánh giá cao sự trung thực, lòng can đảm của chúng ta và đặt niềm tin vào ta.
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C
- Không bao giờ đợc đánh nốc-ao(knock out) đối thủ cạnh tranh trong khi đàm phán:
Nhà đàm phán chuyên nghiệp không bao giờ tấn công đối thủ cạnh tranh của mình trớc đối tác vì có thể đối tác đang rất thoả mán với đối thủ cạnh tranh của chúng ta. Nếu chúng ta tấn công đối thủ cạnh tranh khi đó thì cũng tơng tự nh ta đang chỉ trích đối tác, đó không phải là cách tốt để xây dựng mối quan hệ.
- Phong cách, tác phong:
Hình ảnh thực thể của chúng ta vô cùng quan trọng để xây dựng lòng tin, chúng ta cần phải chú ý tới một số điểm sau đây:
+ Ăn mặc lịch sự, gọn gàng.
+ Có giao tiếp bằng mắt trong khi nói + Bắt tay chắt vừa phải
+ Giữ đúng t thế: đứng thẳng khi đứng, khi ngồi phải hơi ngả về phía trớc và ngồi vào mép ngoài của ghế, không nên khoanh tay trớc ngực.
- Tôn trọng đối tác:sự tôn trọng là yếu tố vô cùng quan trọng của lòng tin. Chúng ta bầy tỏ sự tôn trọng họ bằng cách giữ đúng thái độ, tự chứng tỏ chúng ta là nhà kinh doanh chuyên nghiệp, chúng ta là những ngời thông minh, tôn trọng ý kiến của đối tác, tôn trọng thời gian của đối tác.