Công ty tổ chức việc theo dõi tình hình sử dụng lao động vừa hạch toán theo thời gian lao động vừa hạch toán về kết quả lao động.
3.2.2.1 Hạch toán số lượng lao động :
a. Phân loại lao động theo thời gian lao động :
+Lao động trong danh sách biên chế của Công ty gồm cả hợp đồng ngắn hạn và dài hạn.
+ Lao động mang tính thời vụ
Những lao động trong biên chế được Công ty chú trọng quan tâm, có kế hoạch sử dụng dự trù hằng năm. Đồng thời đây cũng là lực lượng được hưởng chính sách đào tạo nâng cao trình độ tay nghề.
b. Phân loại theo chức năng của lao động trong quá trình kinh doanh + Lao động bán hàng: nhân viên bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trường…
+ Lao động thực hiện chức năng quản lý : nhân viên quản lý hành chính, quản lý kinh tế như Ban Giám Đốc, các trưởng, phó phòng ban, ….
Cách phân loại này giúp cho vịêc tập hợp chi phí lao động kịp thời và chính xác. Biết được tỉ trọng của từng loại lao động chiếm trong tổng số từ đó giúp cho việc phân công bố trí lao động một cách hợp lý trong Công ty.
3.2.2.2 Hạch toán thời gian lao động
Việc hạch toán thời gian lao động trong Doanh nghiệp phụ thuộc vào công việc được phân công.
+Làm việc theo ca kíp gồm : Công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, nhân viên phân xưởng.
+Làm việc theo giờ hành chính: Người lao động chuyên môn nghiệp vụ tại các phòng, phòng tổ chức nhân sự, phòng kế toán, phòng kỹ thuật, ban Lãnh Đạo…
Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của người lao động, lý do nghỉ việc,... Hàng ngày trưởng các phòng ban, tổ trưởng phụ trách các tổ sẽ điểm danh trực tiếp và công khai để cùng người lao động giám sát chặt chẽ thời gian lao động của từng người. Mẫu bảng chấm công được sử dụng chung cho toàn Công ty.
3.2.2.3 Hạch toán về kết quả lao động
Hàng ngày các tổ trưởng căn cứ vào phiếu giao công việc hoặc lệnh sản xuất xác định rõ nội dung công việc, chất lượng công việc, thời gian hoàn thành để chuyển cho nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động. Khi hoàn thành công việc, các tổ trưởng báo cáo và nộp phiếu giao việc, lệnh sản xuất, bảng chấm công về phòng tổ chức nhân sự xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán tổng hợp các chứng từ để làm cơ sở tính lương cho từng công nhân, thanh toán lương cho họ và làm cơ sở để phân bổ vào chi phí.