II Về khả năng cung vật liệu
T thc = 360: Là thời gian thực hiện gói thầu của HSM qui định, Ngày.
1.3.2.1 Những tồn tại và nguyên nhân mang tính chủ quan
• Thủ tục rườm rà
Như đã trình bày ở trên, quy trình thủ tục tổ chức đấu thầu tại TKV hoàn toàn tuân thủ quy định của Luật Đấu thầu và các văn bản pháp luật có liên quan. Tuy nhiên các thủ tục trình thẩm định, phê duyệt nhìn chung khá rườm rà, phải qua nhiều cấp. Điều này ảnh hưởng khá nhiều đến sự chủ động của các đơn vị, nếu trong quá trình thẩm định phê duyệt các văn bản chưa đạt yêu cầu lại phải chuyển xuống các đơn vị thành viên hoặc các công ty con để sửa đổi. Trong quá trình tổ chức đấu thầu có rất nhiều văn bản, đặc biệt với các gói thầu có giá gói thầu lớn, kĩ thuật phức tạp thì vấn đề thủ tục rườm rà sẽ là một trở ngại lớn, làm giảm hiệu quả của công tác đấu thầu, làm gia tăng thời gian, nhân lực và chi phí. Tuy nhiên hạn chế này có thể được khắc phục nếu có sự phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng giữa các phòng ban.
• Năng lực cán bộ quản lý và trực tiếp thực hiện công tác tổ chức đấu thầu chưa đồng đều
TKV tiền thân là Tổng công ty Than Việt Nam thành lập năm 1994, là một tổng công ty của nhà nước, với điều lệ hoạt độn và cơ cấu nhân sự đặc trưng của doanh nghiệp nhà nước đó là chế độ biên chế (một cá nhân khi đã vào biên chế sẽ không bị sa thải). Cơ chế này nhìn chung khá bất cập bởi nó làm giảm tính cạnh tranh trong công việc từ đó hạn chế hiệu quả làm việc của các cá nhân. Hơn nữa từ khi bắt đầu tiến hành tổ chức đấu thầu, một số cán bộ của TKV được cử đi học các khóa huấn luyện, đào tạo về đấu thầu. Cho đến này các cán bộ này đã lớn tuổi song lại chưa đến tuổi về hưu, và vẫn tham gia các hoạt động đấu thầu của Tập đoàn, điều này tác động đáng kể đến hiệu quả của công tác tổ chức đấu thầu. Mặt khác TKV là một trong những Tập đoàn kinh tế lớn nhất của Việt Nam hiện nay, lĩnh vực đầu tư rất rộng (kể cả đầu tư trực tiếp ra nước ngoài). Hoạt động kinh doanh của các đơn vị
thành viên trải dài suốt từ Bắc vào Nam, do đó việc phổ biến, tuân thủ các quy định về đấu thầu gặp không ít khó khăn. Trình độ của cán bộ hoạt động trong lĩnh vực đấu thầu chưa đồng đều, đặc biệt tại những khu vực không thuận lợi về cơ sở hạ tầng.
Nhìn chung là năng lực của cán bộ phụ trách đấu thầu có được nâng cao trong thời gian qua song vẫn tồn tại những hạn chế bởi công tác đào tạo còn nhiều bất cập. Các khóa huấn luyện, đào tạo về đấu thầu được TKV ký hợp đồng với các cơ sở đào tạo. Các cơ sở đào tạo này nhìn chung thường không chú trọng đến việc trang bị kĩ năng nghiệp vụ cho người học cũng như công tác quản lý các học viên. Chất lượng các khóa học chủ yếu thường phụ thuộc vào ý thức của từng học viên. Cá biệt có một số học viên không có thời gian tham gia các lớp học xong đến cuối khóa học vẫn được cấp chứng chỉ. Đồng thời giảng viên cùng chương trình giảng dạy của các cơ sở này không có cơ quan nào quản lý do vậy có những giảng viên hợp đồng chưa đảm bảo chất lượng làm giảm hiệu quả của khóa học. Các khóa học chỉ thường dừng lại ở mức độ giảng viên trình bày các điều trong Luật đấu thầu và nghị định hướng dẫn, thường không mở rộng việc giải thích về bản chất cũng như giải đáp các thắc mắc của học viên.
• Chất lượng của một số công việc chuẩn bị cho đấu thầu tại cấp đơn vị còn thấp
Các công việc chuẩn bị cho đấu thầu thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của các đơn vị thành viên, các công ty con. Chất lượng yếu kém trong công tác chuẩn bị có ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ quá trình tổ chức đấu thầu của cả Tập đoàn. − Công tác lập kế hoạch đấu thầu
Tổ chức soạn thảo kế hoạch đấu thầu ở một số đơn vị còn chưa thực hiện đúng quy trình, căn cứ lập kế hoạch chưa đầy đủ, việc tính toán các chi phí chưa đầy đủ khiến giá gói thầu không đảm bảo tính chính xác. Cá biệt có trường hợp phải tiến hành đấu thầu lại do không có nhà thầu nào trúng thầu và đến lần đấu thầu thứ hai đã phải tiến hành điều chỉnh tổng dự toán, gây ra tổn thất về thời gian.
− Công tác soạn thảo HSMT
Lập HSMT là một bước quan trọng trong việc quyết định lựa chọn nhà thầu. Hiện nay, đội ngũ cán bộ đấu thầu ngày càng tăng cả về số lượng và chất lượng song một số trường hợp HSMT vẫn gặp phải những sai sót, hạn chế sau:
Các tiêu chuẩn kĩ thuật của HSMT còn chung chung, thiếu chi tiết, thiếu các thông tin về tiêu chuẩn kĩ thuật và giá cả.
Tiên lượng mời thầu chưa chính xác, hoặc được tính toán trên thiết kế kĩ thuật trong điều kiện công tác khảo sát, thiết kế chưa kĩ càng.
Các tài liệu khảo sát, thiết kế kĩ thuật phục vụ cho công tác đấu thầu chưa tuân thủ nghiêm ngặt quy trình kĩ thuật mà nhà nước quy định. Dẫn đến trong quá trình thi công, khối lượng thi công phát sinh lớn phải thay đổi tổng dự toán và tổng mức đầu tư.
Việc quy định quá nhiều điều kiện tiên quyết để loại bỏ HSDT hoặc đưa ra yêu cầu quá cao gây khó khăn cho việc lựa chọn nhà thầu thậm chí dẫn đến việc không thể lựa chọn được nhà thầu trúng thầu theo yêu cầu. Bên cạnh đó, tình trạng thiếu thống nhất giữa tiêu chuẩn đánh giá HSDT và các yêu cầu nêu trong HSMT gây khó khăn cho việc đánh giá HSDT, không đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong đấu thầu vẫn tồn tại ở một số trường hợp.
• Công tác chấm thầu của các đơn vị còn chưa chính xác
Tuy được tiến hành một cách khách quan song do năng lực còn hạn chế của tổ chuyên gia, việc đánh giá HSDT trong một số trường hợp chưa bám sát các yêu cầu cũng như tiêu chuẩn đánh giá nêu trong HSMT từ đó đưa ra các kết luận thiếu căn cứ xác đáng. Kiến nghị của tổ chuyên gia, tổ chức thẩm định nhằm xử lý các tình huống trong đấu thầu ở một số trường hợp chưa phù hợp với Luật Đấu thầu.
Hạn chế của công tác chấm thầu còn xuất phát từ những hạn chế của HSMT đã trình bày ở trên, sự không thống nhất giữa tiêu chuẩn đánh giá HSDT và các yêu cầu nêu trong HSMT đã gây ra khó khăn, cản trở mức độ chính xác của công tác chấm thầu. Điều này có thể khắc phục thông qua việc nâng cao năng lực cán bộ đấu thầu tại Tập đoàn từ đó nâng cao chất lượng công tác soạn thảo HSMT và tiêu chuẩn đánh giá HSDT cũng như chất lượng công tác chấm thầu.