II Về khả năng cung vật liệu
T thc = 360: Là thời gian thực hiện gói thầu của HSM qui định, Ngày.
2.2.3 Hoàn thiện từng khâu trong tổ chức đấu thầu tại cấp đơn vị
• Hoàn thiện việc soạn thảo kế hoạch đấu thầu
Kế hoạch đấu thầu có vai trò vô cùng quan trọng với cả chủ đầu tư cũng như nhà thầu tham dự. Chủ đầu tư lập kế hoạch đấu thầu phân chia dự án thành các gói thầu để có định hướng nhằm đáp ứng yêu cầu về chất lượng, chi phí và tiến độ thực hiện dự án. Với các nhà thầu, thông tin trong kế hoạch đấu thầu giúp họ có định hướng về các gói thầu mà mình có đủ năng lực tham gia từ đó có sự chuẩn bị cho quá trình dự thầu nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Quá trình tổ chức đấu thầu như một “dây chuyền”, từng khâu, từng bộ phận của dây chuyền có hoạt động tốt thì mới đảm bảo cả dây chuyền hoạt động tốt. Kế hoạch đấu thầu được nâng cao chất lượng soạn thảo sẽ là tiền đề cho việc nâng cao hiệu quả của cả quá trình thực hiện đấu thầu.
Tại TKV việc soạn thảo kế hoạch do các đơn vị thành viên tiến hành do vậy để nâng cao chất lượng kế hoạch đấu thầu, TKV nhất thiết phải quán triệt biện pháp nâng cao chất lượng nhân sự đấu thầu tại các đơn vị thành viên như đã trình bày ở trên. Nhân sự có năng lực, kinh nghiệm soạn thảo kế hoạch đấu thầu hợp lý sẽ phát huy hiệu quả cao.
Đồng thời kế hoạch đấu thầu được soạn thảo có chất lượng cũng góp phần làm giảm thời gian, nhân sự cho quá trình thẩm định và điều chỉnh. Do vậy lãnh đạo tập đoàn cần có chỉ thị chấn chỉnh việc lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch đấu thầu, lựa chọn hình thức hợp đồng không phù hợp với gói thầu dẫn đến phải điều chỉnh gây chậm trễ tiến độ, lãng phí tiền của Nhà nước; tránh phê duyệt kế hoạch đấu thầu cho từng gói thầu khi có đủ điều kiện để phê duyệt kế hoạch đấu thầu cho toàn bộ dự án. Để nâng cao chất lượng kế hoạch đấu thầu thì các công việc được tiến hành trước đó như khảo sát, lập thiết kế kĩ thuật, tổng dự toán và dự toán cần được thực hiện kĩ càng thì việc phân chia các gói thầu, việc xác định giá gói thầu, hình thức hợp đồng và thời gian thực hiện mới đảm bảo tính chính xác. Ngoài ra để đảm bảo tính cạnh tranh trong đấu thầu, TKV cần từng bước giảm tối đa việc sử dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu mang tính hạn chế như chỉ định thầu và tự thực hiện. Đặc biệt cần quán triệt chỉ thị của chính phủ là không chia nhỏ các gói thầu để tiến hành chỉ định thầu.
Chất lượng HSMT đang từng bước được nâng cao, tuy nhiên như đã nêu trên trong phần hạn chế trong tổ chức đấu thầu tại TKV, cán bộ lãnh đạo Tập đoàn cần có phương hướng giải quyết để phát huy vai trò quan trọng của HSMT trong việc đưa ra những thông tin cơ bản cần phải đáp ứng của gói thầu để cung cấp cho bên dự thầu và cũng để tuyển chọn nhà thầu có đủ năng lực đảm nhận thi công gói thầu. Trước hết vẫn là giải pháp về vấn đề nhân lực bởi nhân lực có vai trò quyết định chất lượng của các văn bản soạn thảo. Với các gói thầu đòi hỏi kĩ thuật cao, cần phải phân công cho các tổ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm, am hiểu lĩnh vực của gói thầu từ đó đưa ra những tiêu chuẩn kĩ thuật cụ thể, chi tiết để định hướng cho các nhà thầu đồng thời cũng thống nhất và đem lại hiệu quả cho công tác chấm thầu.
Trước khi soạn thảo HSMT cần tiến hành khảo sát, thiết kế kĩ càng tuân thủ nghiêm ngặt quy trình kĩ thuật mà nhà nước quy định để tránh hiện tượng tiên lượng mời thầu không chính xác, sự phát sinh khối lượng thi công dẫn tới phải thay đổi tổng dự toán.
Mặt khác, các cán bộ phụ trách soạn thảo HSMT cần tránh việc dựa dẫm quá nhiều vào mẫu HSMT mà Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành, tránh tư tưởng chỉ cần đảm bảo các nội dung trong mẫu ban hành là đảm bảo quy định của pháp luật. Những tiêu chuẩn đánh giá chung chung không loại bỏ được HSDT ngay từ những vòng đánh giá sơ bộ và đánh giá năng lực kinh nghiệm gây ra những lãng phí trong nhân lực, thời gian cho cả nhà thầu tham gia cũng như tổ chuyên gia chấm thầu và chủ đầu tư. HSMT càng được chuẩn bị kĩ lưỡng thì các công việc lựa chọn và đánh giá HSDT càng được thực hiện nhanh chóng. Tuy nhiên cũng không nên quy định quá chi tiết khiến các nhà thầu có tâm lý không muốn tham gia dự thầu vì quá nhiều điều khoản, tiêu chuẩn.
• Chuẩn hóa hợp đồng
Trong mọi hoạt động kinh tế thì hợp đồng chính là bản cam kết giữa các bên tham gia, trong hợp đồng nêu ra các quyền hạn và trách nhiệm của các bên nhằm thực hiện hoạt động kinh tế có hiệu quả đem lại lợi ích cho tất cả các bên. Do vậy với riêng hoạt động đấu thầu thì hợp đồng giúp cho chủ đầu tư quản lý việc thực hiện gói thầu của nhà thầu, hợp đồng được chuẩn hóa là cơ sở giúp cho nhà thầu thực hiện nghiêm túc, không bỏ bê công việc, thực hiện gói thầu với chất lượng tiêu chuẩn, thời gian đã cam kết; nếu có vi phạm xảy ra đây là cơ sở để xử phạt cho cả hai bên.
Vai trò của tổ chuyên gia trong chấm thầu được xem như vai trò của “ban giám khảo” trong “cuộc thi”, “ban giám khảo” có sự am hiểu về lĩnh vực của “cuộc thi”, có kinh nghiệm, và đặc biệt phải có sự nghiêm túc, khách quan thì kết quả của “cuộc thi” mới thật sự chính xác, mới tìm ra được “thí sinh” ưu tú nhất.
Việc lựa chọn các thành viên trong tổ chuyên gia cần được thực hiện nghiêm túc đảm bảo các yêu cầu tối thiểu quy định về nhân sự trong đấu thầu. Đồng thời phải thường xuyên kiểm tra hoạt động của tổ chuyên gia để kịp thời phát hiện những sai sót và khắc phục. Về cá nhân mỗi chuyên gia cần phải thực hiện nghiêm túc công tác xét thầu, phải bám sát các tiêu chuẩn đánh giá HSDT đã đề ra trong HSMT, tuân thủ các quy định của pháp luật.
Các cá nhân của tổ chuyên gia nên chủ động thực hiện xét thầu trong thời gian nhanh để tránh những biến động xấu như giá cả tăng vọt, điều kiện của nhà thầu, quy định của luật pháp..tuy nhiên vẫn phải đảm bảo độ chính xác cao và tính khách quan.
Ở một số cơ quan hiện nay đã tiến hành ứng dụng phần mềm xét thầu. Với phần mềm này, tổ xét thầu có thể hoàn tất việc xét hơn 100 gói thầu trong vòng 2 – 3 ngày, giảm chi phí trong xét thầu, tăng tính minh bạch, trong khi nếu xét thủ công phải mất 45 – 60 ngày và phải có sự tham gia của rất nhiều thành viên trong hội đồng xét thầu, đồng thời giảm được tình trạng phải chi hoa hồng. Từ đó kiến nghị TKV nghiên cứu đề xuất này từ đó xây dựng phần mềm xét thầu phù hợp với tình hình Tập đoàn, đặc biệt với các gói thầu có giá trị không lớn, kĩ thuật đơn giản. Mặt khác kế hoạch đấu thầu, HSMT, kết quả đấu thầu trước khi được trình thẩm định với cấp có thẩm quyền đã được lãnh đạo cấp đơn vị phê duyệt, từ đó kiến nghị các cấp đơn vị cần kiểm duyệt kĩ càng để giảm bớt gánh nặng cho ban Đầu tư Tập đoàn trong công tác thẩm định đồng thời nâng cao chất lượng từng khâu trong quá trình tổ chức đấu thầu.