Căn cứ phiếu xuất kho số 0372 (Phụ lục số 15), kế toỏn ghi:
Nợ TK 157 312.948.180
Cú TK 1561 312.948.180
Ngày 28/02/2014 nhận được bảng thanh toỏn hàng gửi đại lý đó bỏn được 6 mỏy uốn sắt và 5 mỏy cắt bờ tụng, đại lý đó búc tỏch luụn hoa hồng (4%). Số tiền bỏn hàng nhập quỹ đủ. Căn cứ húa đơn GTGT số 0000565, giấy bỏo Cú của ngõn hàng, kế toỏn ghi:
Nợ TK 1121 146.256.000
Nợ TK 641 5.540.000
Nợ TK 133 5.540.000 Cú TK 511 138.500.000
Cú TK 33311 13.850.000
Quy trỡnh nhập liệu phần mềm:
Khi xuất hàng húa gửi đại lý, căn cứ phiếu xuất kho kế toỏn vào phõn hệ “Hàng tồn kho”, vào “Phiếu điều chuyển kho” (Phụ lục số 16)và khai bỏo cỏc thụng tin về: mó xuất kho, mó nhập kho, ngày hạch toỏn, tờn hàng húa,… Sau khi nhập đầy đủ dữ liệu tự động được cập nhật vào sổ Nhật ký chung, sổ cỏi TK 156, TK 157 và sổ chi tiết TK 1561.
Căn cứ phiếu thu, bảng thanh toỏn hàng gửi đại lý, kế toỏn vào phõn hệ “Bỏn hàng và cụng nợ phải thu”, vào “Húa đơn bỏn hàng kiờm phiếu xuất kho” và điền đầy đủ thụng tin ghi nhận doanh thu. Phần mềm tự động cập nhật dữ liệu vào sổ Nhật ký chung, sổ cỏi TK 511, TK 333, TK 632, TK 157, TK 131 và cỏc sổ chi tiết TK 6321, TK 5111, TK 33311, TK 1561.
2.2.2.4. Sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết
Cụng ty sử dụng hỡnh thức “Nhật ký chung” thụng qua phần mềm Fast, gồm cú cỏc sổ sau:
Sổ Nhật ký chung: Hằng ngày, mọi nghiệp vụ phỏt sinh sẽ được ghi vào sổ nhật ký chung, sau đú dựng làm căn cứ để lập sổ cỏi cỏc TK (Phụ lục số 17).
Sổ chi tiết TK 1561: Sổ được mở nhằm theo dừi từng loại hàng húa đó bỏn hoặc đó cung cấp cho khỏch hàng. Việc mở sổ này giỳp cụng ty xỏc định được doanh thu thuần của hàng bỏn.
Sổ chi tiết TK 1311: dựng để theo dừi chi tiết tỡnh hỡnh cụng nợ và thanh toỏn cụng nợ phải thu ở người mua. Theo dừi từng lần lấy hàng, từng lần thanh toỏn của khỏch hàng, đó thanh toỏn bao nhiờu, cũn lại bao nhiờu.
Sổ chi tiết TK 5111, TK 6321 (Phụ lục số 18, 19)
Sổ chi tiết tiền gửi ngõn hàng: Theo dừi tỡnh hỡnh tiền hàng chuyển qua Ngõn hàng. Sổ cỏi (Phụ lục số 20 -23): Cuối thỏng căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cỏi của cỏc TK cho phự hợp như: Sổ cỏi TK 131, TK 156, TK 157, TK 511, TK 632…
Chương III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN NHểM HÀNG MÁY XÂY DỰNG TẠI CễNG TY TNHH ĐẶNG NGUYỄN.
3.1. Cỏc kết luận và phỏt hiện qua nghiờn cứu kế toỏn nghiệp vụ bỏn nhúm hàng mỏy xõy dựng tại cụng ty TNHH Đặng Nguyễn.
3.1.1. Những kết quả đạt được.
Ngay từ khi thành lập, cụng ty luụn tập trung hoàn thiện tổ chức bộ mỏy hoạt động nhằm mục tiờu đem lại lợi ớch cho cụng ty và toàn thể cụng nhõn viờn. Qua thời gian thực tế tại cụng ty, em thấy cụng tỏc kế toỏn núi chung và cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng núi riờng đó đạt được những thành quả nhất định:
Bộ mỏy kế toỏn
Cụng ty đó tăng cường cụng tỏc quản lý, tổ chức bộ mỏy kế toỏn được tổ chức theo hỡnh thức tập trung, gọn nhẹ với đội ngũ cỏn bộ nhõn viờn cú trỡnh độ chuyờn mụn, kinh nghiệm, trung thực, nhiệt tỡnh nờn luụn hoàn thành tốt cụng việc được giao.
Chớnh sỏch kế toỏn
Việc ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung là hỡnh thức kế toỏn phổ biến được cỏc doanh nghiệp ỏp dụng khỏ đơn giản, dễ hiểu. Theo đú, kế toỏn ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh một cỏch thường xuyờn kịp thời cung cấp thụng tin theo yờu cầu quản lý về tỡnh hỡnh tiờu thụ hàng húa, doanh thu, giỏ vốn, số lượng và giỏ trị hàng tồn kho… Qua đú, nhà quản trị cú thể đưa ra quyết định quản lý kịp thời về kế hoạch mua hàng húa, tiờu thụ và dự trữ, đẩy nhanh quỏ trỡnh bỏn hàng hiệu quả của cụng ty.
Bờn cạnh đú, cụng ty ỏp dụng phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn cũng là phương phỏp phự hợp với thực tế mặt hàng mỏy xõy dựng tại cụng ty. Bởi cụng ty sẽ theo dừi chặt chẽ được hàng húa cả về mặt giỏ trị và số lượng ở mọi thời điểm. Từ đú làm căn cứ lập kế hoạch mua bỏn từng loại hàng húa. Phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho là phương phỏp bỡnh quõn cả kỳ dự trữ. Phương phỏp này thớch hợp với mặt hàng kinh doanh chớnh là mỏy xõy dựng, là loại hàng húa khụng hao hụt, dễ bảo quản.
Hạch toỏn ban đầu
Chứng từ kế toỏn cụng ty sử dụng phự hợp với quy định của Bộ Tài chớnh và cú xỏc nhận của người cú liờn quan. Cỏc chứng từ ban đầu được kiểm tra tớnh hợp lệ mới được sử dụng làm căn cứ ghi sổ. Bộ chứng từ bao gồm: Húa đơn GTGT, PXK, phiếu thu, phiếu chi... Hệ thống TK khỏ đầy đủ và phự hợp với chế độ kế toỏn theo quyết định 15/2006QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chớnh. Ngoài ra, cụng ty cũng chi tiết một số TK để phự hợp với đặc điểm kinh doanh của mỡnh.
Phương phỏp hạch toỏn
Việc ghi nhận doanh thu và giỏ vốn đỳng theo quy định về nguyờn tắc ghi nhận doanh thu trong chuẩn mực kế toỏn số 14 “Doanh thu và thu nhập khỏc” và chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho.
Cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn Fast Accounting, là cụng cụ hỗ trợ hiệu quả nhất cho cỏc doanh nghiệp thương mại hiện nay. Với hệ thống này đảm bảo cỏc thụng tin kế toỏn sẽ được cung cấp nhanh chúng, chớnh xỏc và giỏ trị đặc biệt là tiền đối chiếu kiểm tra ngay khi cú yờu cầu.
Quản lý hàng tồn kho
Cụng ty xõy dựng hệ thống kho để bảo quản hàng húa, cụng cụ dụng cụ. Việc theo dừi số lượng và giỏ trị được tỏch biệt giữ thủ kho và kế toỏn và luụn cú sự đối chiếu. ngoài ra, cụng ty đó trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
3.1.2. Những tồn tại và nguyờn nhõn.
Bờn cạnh những thành quả mà cụng ty TNHH Đặng Nguyễn đó đạt được thỡ cũn cú một số hạn chế mà cụng ty cần phải hoàn thiện và khắc phục như sau:
Thời điểm ghi nhận doanh thu
Trong một số trường hợp bỏn buụn hàng húa, để tiện cho việc ghi chộp kế toỏn đó hạch toỏn sớm doanh thu bỏn hàng. Cụ thể, khi mua hàng húa về chuyển gửi bỏn cho khỏch hàng, kế toỏn ghi nhận doanh thu và giỏ vốn ngay khi chuyển hàng đi. Như vậy, phương thức bỏn buụn khụng qua kho theo phương thức gửi hàng đó ghi nhận doanh thu khụng đỳng thời điểm. Khi chuyển thẳng hàng gửi bỏn thỡ hàng húa đú vẫn là tài sản của cụng ty, khỏch hàng chưa chấp nhận mua hàng.
Tài khoản sử dụng và mó húa chi tiết tài khoản
Mặc dự cụng ty sử dụng hệ thống TK theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC. Song việc mở chi tiết cỏc TK để theo dừi thỡ cũn nhiều hạn chế. Cụ thể: