khoản tiền thanh toỏn của khỏch hàng đó chuyển vào tài khoản ngõn hàng của cụng ty.
Trỡnh tự luõn chuyển toàn bộ chứng từ của cụng ty
Khi cú lệnh xuất hàng từ phũng Kinh doanh, thủ kho xuất hàng theo lệnh xuất đồng thời lập phiếu xuất kho ghi đỳng số lượng xuất, sau đú lấy chữ ký của người nhận hàng sau đú trỡnh giỏm đốc ký. Khi thủ kho chuyển PXK lờn phũng kế toỏn, kế toỏn kiểm tra, tập hợp và nhập số liệu vào phần mềm kế toỏn. Căn cứ vào PXK kế toỏn nhập thụng tin khỏch hàng số liệu vào húa đơn bỏn hàng sau đú chuyển cho khỏch hàng. Khi khỏch hàng thanh toỏn qua ngõn hàng giao dịch hoặc tiền mặt, kế toỏn dựng cỏc bỳt toỏn kết chuyển để xỏc định doanh thu và giỏ vốn. Cuối cựng là lưu trữ bảo quản chứng từ. Cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn hỗ trợ nờn việc bảo quản, lưu trữ cũng dễ dàng hơn.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng và mó húa chi tiết tài khoản tại cụng ty
Cụng ty TNHH Đặng Nguyễn tuõn thủ việc sử dụng tài khoản kế toỏn do Bộ Tài Chớnh quy định. Ngoài ra, cụng ty sử dụng những TK chi tiết để cú thể phản ỏnh chi tiết được từng đối tượng kế toỏn. Kế toỏn bỏn hàng của cụng ty thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC nờn sử dụng những TK chủ yếu sau:
TK 511 “Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ”: Phản ỏnh tổng hợp doanh thu bỏn hàng thực tế, cỏc khoản giảm trừ. TK này được chi tiết thành cỏc TK cấp 2:
TK 5111 Doanh thu bỏn hàng
TK 5112 Doanh thu bỏn thành phẩm TK 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 632 “Giỏ vốn hàng bỏn”: Phản ỏnh giỏ trị của hàng húa được xỏc định là tiờu thụ trong kỳ. TK này cũng được chi tiết thành cỏc TK cấp 2:
TK 6321 Giỏ vốn hàng húa TK 6322 Giỏ vốn thành phẩm TK 6323 Giỏ vốn dịch vụ
TK 131 “Phải thu khỏch hàng”: Phản ỏnh tỡnh hỡnh thanh toỏn cỏc khoản nợ phải thu khỏch hàng về tiền hàng húa. TK này được chi tiết theo nội dung kinh tế về hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chớnh.
TK 156 “Hàng húa”: Phản ỏnh trị giỏ hiện cú và sự biến động cỏc loại hàng húa của cụng ty. TK này được mở chi tiết thành cấp 2, như sau:
TK 1561 “Giỏ mua hàng húa” TK 1562 “Chi phớ mua hàng”
TK 157 “Hàng gửi đi bỏn”: Phản ỏnh trị giỏ hàng húa đó gửi hoặc chuyển cho khỏch hàng nhưng chưa được xỏc định là bỏn; Hàng húa gửi bỏn đại lý.
Ngoài ra, cụng ty cũn sử dụng một số TK:
TK 111 “Tiền mặt” chi tiết TK 1111 “Tiền mặt Việt Nam”; TK 1112 “Tiền mặt ngoại tệ”; TK1113 “Vàng bạc, kim khớ, đỏ quý”.
TK 112 “Tiền gửi ngõn hàng” chi tiết TK 1121 “Tiền VND gửi ngõn hàng”; TK 1122 “Tiền ngoại tệ gửi ngõn hàng”; TK 1113 “Vàng bạc, kim khớ, đỏ quý”.
TK 333 “Thuế và cỏc khoản nộp Nhà nước” chi tiết cấp 2: TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp” và chi tiết cấp 3: TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”…
2.2.2.3. Kế toỏn cỏc nghiệp vụ bỏn hàng tại cụng ty.
Kế toỏn bỏn buụn qua kho
Căn cứ chứng từ: PXK, húa đơn GTGT của hàng húa, kế toỏn ghi nhận doanh thu theo giỏ chưa thuế, thuế GTGT đầu ra phải nộp và khoản phải thu khỏch hàng khi khỏch hàng chưa thanh toỏn:
Nợ TK 131: Giỏ bỏn đó cú thuế GTGT
Cú TK 5111: Doanh thu bỏn mỏy xõy dựng chưa cú thuế GTGT Cú TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Do cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn Fast hỗ trợ nờn giỏ vốn hàng bỏn được cập nhật theo nguyờn tắc giỏ trị của từng loại hàng húa xuất bỏn. Kế toỏn ghi:
Nợ TK 6321: Trị giỏ hàng húa thực tế xuất kho Cú TK 1561: Giỏ trị của hàng húa xuất kho
Trong quỏ trỡnh bỏn hàng cú phỏt sinh cỏc chi phớ liờn quan mà cụng ty chịu, kế toỏn căn cứ vào phiếu chi, cỏc chứng từ hợp phỏp khỏc để ghi nhận:
Nợ TK 641: Chi phớ bỏn hàng
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Cú TK 331, 1111: Giỏ thanh toỏn
Nếu phỏt sinh chi phớ gửi hàng bờn mua chịu, nhưng doanh nghiệp chi hộ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 1388: Tổng giỏ thanh toỏn đó bao gồm thuế GTGT Cú TK 111, 112, 331
Khi khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng, căn cứ giấy bỏo Cú của Ngõn hàng, hoặc phiếu thu kế toỏn ghi nhận;
Nợ TK 111, 112: Tổng số tiền thanh toỏn Cú TK 131
Quy trỡnh nhập liệu phần mềm Fast
Sau khi cú thụng tin đặt hàng từ khỏch hàng, kế toỏn nhập thụng tin vào phần mềm kế toỏn Fast Accounting (Phụ lục số 07) vào phõn hệ “Bỏn hàng và cụng nợ phải thu” (Phụ lục số 08), “Húa đơn bỏn hàng kiờm phiếu xuất kho” (Phụ lục số
09), “Mới” để nhập đầy đủ dữ liệu: Húa đơn, mó khỏch hàng, TK nợ, ngày hạch
ghi số Nhật ký chung (Phụ lục số 17), số cỏi cỏc TK 131, TK 511, TK 632, TK 156. Đồng thời ghi vào sổ chi tiết cỏc TK 1561, TK 1311, TK 5111, 6321,TK 1121.
Căn cứ phiếu chi, kế toỏn vào phõn hệ “Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay”, vào “Phiếu chi tiền mặt”, nhập cỏc thụng tin cần thiết. Phần mềm ghi sổ tự động vào sổ Nhật ký chung, sổ cỏi TK 111, TK 133, TK 641, sổ chi tiết TK 1111.
Khi nhận được giấy bỏo Cú của ngõn hàng, kế toỏn vào phõn hệ “Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay” vào “Giấy bỏo Cú của ngõn hàng” nhập đầy đủ thụng tin. Căn cứ vào giấy bỏo Cú phần mềm ghi sổ tự động vào sổ Nhật ký chung, sổ cỏi TK 112, TK 131, sổ chi tiết TK 1121, TK 1311.
Vớ dụ 1
Ngày 03/02/2014, cụng ty TNHH Đặng Nguyễn bỏn cho cụng ty TNHH thiết bị phụ tựng Hưng Thịnh 15 mỏy phun bờ tụng HPZ5 giỏ bỏn 35.000.000 đồng/chiếc và 3 mỏy phun bờ tổng ướt Gute HPS6 giỏ bỏn là 61.000.000 đồng/chiếc, thuế GTGT 10% (Húa đơn GTGT số 0000541 (Phụ lục số 10), ngày 03/02/2014). Khỏch hàng chưa thanh toỏn.
Dựa vào PXK số 0369 (Phụ lục số 11), húa đơn GTGT số 000541, kế toỏn ghi:
Nợ TK 131 778.800.000
Cú TK 5111 708.000.000 Cú TK 33311 70.800.000
Đồng thời phần mềm tự động cập nhật giỏ vốn theo giỏ trị từng hàng húa xuất bỏn.
Nợ TK 6321 634.317.456
Cú TK 156 634.317.456
Cụng ty thuờ cụng ty CP vận tải Thăng Long vận chuyển số hàng trờn cho khỏch hàng. Chi phớ vận chuyển 5.500.000 đồng, thuế GTGT 10% (Húa đơn GTGT số 0003587, ngày 03/02/2014) (Phụ lục số 12) do cụng ty chịu và cụng ty chưa thanh toỏn tiền.
Căn cứ húa đơn GTGT số 0003587 do cụng ty Thăng Long giao, kế toỏn ghi nhận: Nợ TK 641 5.500.000
Nợ TK 133 550.000 Cú TK 331 6.050.000
Trường hợp phỏt sinh trong quỏ trỡnh bỏn
Chiết khấu thanh toỏn
Vớ dụ 2
Ngày 22/02/2014, cụng ty TNHH thiết bị phụ tựng Hưng Thịnh thanh toỏn tiền hàng. Căn cứ theo thỏa thuận giữa 2 bờn về thời hạn hưởng chiết khấu thanh toỏn là 30 ngày kể từ ngày giao hàng, tổng giỏ thanh toỏn của đơn hàng thỡ cụng ty TNHH thiết bị phụ tựng Hưng Thịnh được hưởng chớnh sỏch chiết khấu thanh toỏn của cụng ty với mức chiết khấu 5% trờn tổng giỏ thanh toỏn. Khi nhận được giấy bỏo Cú của ngõn hàng, kế toỏn ghi nhận:
Nợ TK 1121 739.860.000 Nợ TK 6355 38.940.000 Cú TK 1311 778.800.000 Quy trỡnh nhập liệu phần mềm:
Căn cứ vào giấy bỏo Cú, kế toỏn vào phõn hệ “Kế toỏn tổng hợp”, vào “Phiếu kế toỏn” (Phụ lục số 13) nhập cỏc thụng tin cần thiết, và định khoản bỳt toỏn. Phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào cỏc sổ liờn quan: sổ nhật ký chung, sổ cỏi TK 112, TK 131, TK 635 và sổ chi tiết TK 1121, TK 1311, TK 6355.
Chiết khấu thương mại
Theo chớnh sỏch chiết khấu thương mại của cụng ty quy định thỡ cụng ty sẽ chi trả trực tiếp bằng tiền mặt đối với nghiệp vụ chiết khấu thương mại cho khỏch hàng mua với số lượng lớn theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.
Vớ dụ 3
Theo hợp đồng kinh tế số 112/HĐMB ngày 10/02/2014, cụng ty đó bỏn cho khỏch hàng là cụng ty CP cơ khớ và xõy dựng Tựng Linh lụ hàng ghi trờn HĐ số 000548 bao gồm:
- 30 mỏy đầm bàn Mikasa MVH206 giỏ bỏn 14.500.000 đồng/chiếc, thuế GTGT 10%;
- 13 mỏy trộn bờ tụng JG 150A, đơn giỏ 42.000.000 đồng, thuế GTGT 10%; - 4 mỏy phun bờ tụng HPZ5, đơn giỏ 35.000.000 đồng, thuế GTGT 10%.
Tổng giỏ trị chưa thuế của hợp đồng là 716.000.000 đồng, khỏch hàng được hưởng chiết khấu thương mại 5%.
Theo đú, kế toỏn khụng phản ỏnh khoản chiết khấu này trờn húa đơn GTGT. Căn cứ vào phiếu chi số 057 (Phụ lục số 14), kế toỏn ghi:
Nợ TK 521 35.800.000
Nợ TK 33311 3.580.000 Cú TK 1111 39.380.000
Quy trỡnh nhập liệu phần mềm:
Kế toỏn căn cứ phiếu chi, vào phõn hệ “Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay”, vào “Tiền măt, tiền gửi, tiền vay”, nhập cỏc thụng tin trờn màn hỡnh phần mềm. Sau đú, phần mềm tự động cập nhật vào sổ sỏch liờn quan: Sổ nhật ký chung, số cỏi TK 111, TK 521, TK 333 và sổ chi tiết cỏc TK.
Kế toỏn bỏn hàng đại lý
Cụng ty ký kết hợp đồng đại lý với một số cụng ty, đại lý, cửa hàng ở hầu khắp cỏc tỉnh miền Bắc. Một trong cỏc hỡnh thức đại lý phổ biến nhất mà cụng ty sử dụng là đại lý ký gửi. Khi nhận được bảng thanh toỏn hàng đại lý xỏc định số hàng tiờu thu, kế toỏn ghi nhận doanh thu, giỏ vốn và hoa hồng đại lý.
Vớ dụ 4
Ngày 15/02/2014 cụng ty giao cho bờn nhận đại lý là cụng ty CP thiết bị Thanh Bỡnh lụ hàng gửi đại lý: