D Phân loại và trình bày
1.2.2.2 Đánh giá rủi ro và xây dựng chiến lược kiểm toán.
Trong ABC xảy ra rất nhiều các nghiệp vụ kinh tế khác nhau như: Nhận phắ bảo hiểm, thanh toán bồi thường, thanh toán hoa hồng bảo hiểmẦ
Trước khi bước vào thiết kế các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản KTV cần có những hiểu biết về qui trình luân chuyển chứng từ của các nghiệp vụ và đánh giá các sai phạm có thể xảy ra.
Vắ dụ về quy trình bồi thường phắ bảo hiểm:
Chứng từ kế toán cần sử dụng trong quá trình này bao gồm: Đơn yêu cầu thanh toán bồi thường của người khách hàng. Biên bản giám định thiệt hại của bên thứ ba hoặc của ABC. Tờ trình thanh toán bồi thường.
Thông báo thanh toán bồi thường cho khách hàng. Bảng kê thanh toán và chứng từ chi của ngân hàng.
Bảng 1.17 Qui trình luân chuyển của các chứng từ nghiệp vụ bồi thường phắ bảo hiểm (xét trong trường hợp bồi thường đối với tàu)
ST T T
Bước công việc Người thực
hiện
1 Phòng tàu nhận đơn yêu cầu thanh toán bồi thường của khách hàng về vụ thiệt hại.
Phòng tàu 2 Phòng tàu sẽ liên hệ với phòng kế toán để xác định xem khách hàng đã
đóng đầy đủ phắ bảo hiểm chưa. Nếu khách hàng chưa đóng thì đơn yêu cầu thanh toán bồi thường sẽ bị từ chối.
Phòng kế toán 3 Phòng tàu sẽ tiến hành giám định hoặc thuê bên thứ ba giám định độc lập
để đưa ra báo cáo giám định.
Phòng tàu 4 Dựa vào biên bản giám định, phòng tàu sẽ viết tờ trình thanh toán bồi
thường để giám đốc xem xét và phê duyệt.
Kế toán 5 Tờ trình thanh toán bồi thường đã duyệt được chuyển cho kế toán để ghi
nhận chi phắ.
Kế toán 6 Kế toán thông báo về việc thanh toán tiền bồi thường cho khách hàng và
lập yêu cầu chuyển tiền cho khách hàng đồng thời lập bảng kê thanh toán.
Bảng 1.18 Các sai sót có thể xảy ra và cơ sở dẫn liệu có liên quan của nghiệp vụ bồi thường phắ bảo hiểm
Thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối
Vắ dụ về thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối với nghiệp vụ thanh toán bối thường.
KTV tiến hành thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối đối với khoản thanh toán bồi thường nhằm thu thập những hiểu biết ban đầu về những chứng từ gốc sử dụng, làm rõ hơn qui trình luân chuyển của những chứng từ này và nhận biết được các thủ tục kiểm soát chắnh được ABC thể hiện trên giấy tờ làm việc như thế nào.
Thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối gồm các bước công việc chắnh là xác định mục tiêu, các chứng từ gốc, các thủ tục kiểm soát chắnh được thể hiện như thế nào trên giấy tờ làm việc của ABC và đưa ra những yêu cầu, điều kiện khi thực hiện thủ tục này.
Chứng từ gốc và các kiểm soát chắnh.
Chứng từ gốc của phần thanh toán bồi thường là những chứng từ trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện việc thanh toán bồi thường và nếu thiếu những chứng từ này thì việc thanh toán bồi thường sẽ không diễn ra ngay mà có thể bị huỷ hoặc phải xem xét.
Những thủ tục kiểm soát chắnh trong quá trình thanh toán bồi thường là những thủ tục kiểm soát mà nếu thiếu nó thì quá trình thanh toán bồi thường có khả năng tiềm ẩn những sai phạm trọng yếu.
Cụ thể việc xác định các chứng từ gốc và xem xét việc ABC có tiến hành thực hiện các thủ tục kiểm soát chắnh hay không được Ernst & Young thể hiện qua giấy tờ làm việc như sau:
Bảng 1.19 Thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối nghiệp vụ thanh toán bồi thường
Khách hàng ABC Tham chiếu B4.207
Bộ phận Kế toán Chuẩn bị bởi DTQ
Ngày BCTC 31 Dec 2009 Xem xét bởi HPT
Tên nghiệp vụ : Thanh toán bồi thường
Quá trình thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối
Mục đắch: Khẳng định lại hiểu biết của chúng tôi về quá trình thanh toán bồi thường và việc ghi chép lại bằng văn bản như thế nào
Phạm vi: 1/1/2009 đến 31/12/2009, chọn 1 nghiệp vụ
Chứng từ gốc:
- Đơn yêu cầu thanh toán bồi thường của khách hàng và các giấy tờ khác liên quan tới vụ thiệt hại như giấy xác nhận tai nạn từ phắa công an (nếu có).
- Chứng từ thu phắ bảo hiểm của khách hàng: giấy báo có của ngân hàng, bút toán hạch toán.
- Biên bản giám định thiệt hại của khách hàng do ABC trực tiếp giám định hoặc bên thứ ba giám định.
- Tờ trình thanh toán bồi thường (có phê duyệt của giám đốc)
- Thông báo thanh toán bồi thường cho khách hàng.
- Bảng kê thanh toán.
- Giấy báo có của ngân hàng..
Thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối Thanh toán bồi thường (claim paid)
1. Giám đốc kiểm tra và xem xét các chứng từ liên quan
trước khi phê duyệt thanh toán bồi thường. B4.201-A1 2. Khoản bồi thường được ghi nhận trong sổ theo dõi bồi
thường với mã số duy nhất.
B4.201-A1,A2 3. Vào cuối năm, những khoản bồi thường đã được phê
duyệt nhưng chưa thanh toán phải được ghi nhận vào tài khoản phải trả khách hàng. Những khoản đó được ghi vào chứng từ ghi sổ và được ký bởi kế toán trưởng.
N/A
4. Kế toán phải xác nhận về các khoản phắ bảo hiểm của khách hàng trước khi Giám đốc phê duyệt thanh toán bồi thường.
B4.201-A3
5. Sổ chi tiết phải được tự động kết nối với sổ cái. N/A 6. Đối chiếu với biên bản kiểm kê quỹ và sổ quỹ, sổ chi
tiết tiền mặt cuối tháng.
N/A 7. Đối chiếu số tiền trên sao kê ngân hàng với số tiền trên
sổ chi tiết và các chứng từ liên quan.
N/A 8. Thanh toán bồi thường đòi hỏi các mức độ phê duyệt
hợp lý.
B4.201-A1,3 9. Phân chia trách nhiệm giữa người xử lý khoản bồi
thường và người giám định.
B4.201-A1 10. Người xử lý bồi thường (chẳng hạn phòng bồi thường)
chuẩn bị khoản thanh toán bồi thường dựa trên báo cáo giám định.
B4.201-A1
11. Thông báo cho phòng tái bảo hiểm trước khi trình lên Giám đốc phê duyệt.
N/A 12. Kế toán phải kiểm tra các chứng từ liên quan đến khoản
bồi thường trước khi tiến hành chi trả khoản bồi thường.
B4.201-A1
13. Sự phản ánh của khách hàng. N/A
14. Khoản bồi thường được thanh toán bởi phòng kế toán và không được thanh toán bởi phòng bồi thường.
B4.201-A2 15. Khách hàng trả lời lại giấy thông báo bồi thường. B4.201-A6
bồi thường.
17. Kế toán kiểm tra số chứng minh nhân dân và các thông tin quan trọng về khách hàng trước khi lập chứng từ thanh toán.
N/A
Sự phân chia trách nhiệm.
Người giám định bồi thường và người xử lý khoản bồi thường:
Người giám định bồi thường thuộc một bên giám định độc lập. Tuy nhiên chỉ đối với các khoản bồi thường có số tiền lớn thì mới thuê bên thứ ba để giám định và yêu cầu phải có sự phân chia trách nhiệm. Còn đối với các khoản bồi thường có số tiền nhỏ hoặc những khoản bồi thường đơn giản thì một nhân viên sẽ tiến hành giám định và xử lý khoản bồi thường và Giám đốc sẽ tiến hành xem xét các chứng từ liên quan trước khi phê duyệt các khoản bồi thường.
Các khoản bồi thường được thanh toán bởi phòng Kế toán, không phải là các phòng ban xử lý khoản bồi thường đó.
Các yêu cầu thực hiện Người thực hiện
1 Thực hiện thủ tục kiểm
tra từ đầu đến cuối phải xuyên suốt quá trình bắt đầu từ việc yêu cầu, phê chuẩn, ghi nhận, xử lý và báo cáo của từng nghiệp vụ và những kiểm soát liên quan.
DTQ
2 Chúng tôi đánh giá những
hiểu biết của nhân viên của khách hàng về thủ tục kiểm soát bắt buộc mà họ phải thực hiện để xác định xem công việc họ xử lý có được thực hiện đúng hay không.
DTQ
3 Chúng tôi cảnh giác khi
phát hiện ra những ngoại lệ đối với các thủ tục kiểm soát bắt buộc của khách hàng.
DTQ
4 Nếu chúng tôi tiến hành
đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức thấp hơn mức tối đa, chúng tôi phải xem xét tới chất lượng của
kiểm tra từ đầu đến cuối đã đủ để xác định về tắnh hiệu quả của các thủ tục kiểm soát tại khách hàng chưa và các thủ tục kiểm soát đó có được thực hiện không.
5 Chúng tôi sử dụng những
chứng từ gốc và những thông tin khác tương tự như khách hàng đã sử dụng trong quá trình luân chuyển chứng từ.
DTQ
6 Những câu hỏi của chúng
tôi đối với nhân viên của khách hàng bao gồm những câu hỏi về những vấn đề sau: nhân sự của khách hàng làm những công việc gì, các loại lỗi mà họ dễ mắc phải, kết quả của việc phát hiện ra những lỗi sai ấy và những lỗi đó sẽ được giải quyết như thế nàoẦ để giúp xác định những thủ tục kiểm soát ngăn ngừa.
DTQ
7 Khi chúng tôi phát hiện ra
những thay đổi quan trọng trong quá trình luân
chuyển chứng từ, chúng tôi đánh giá bản chất của những thay đổi đó để xác định quá trình thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối có diễn ra cả trước và sau những thay đổi hay không.
Dựa vào việc thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối qui trình luân chuyển chứng từ và việc thực hiện thủ tục kiểm soát của quá trình thanh toán bồi thường KTV nhận thấy rằng quá trình luân chuyển chứng từ đã hoạt động như thiết kế và những thủ tục kiểm soát được xác định là đã được thực hiện. Đồng thời, KTV xác định sẽ thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để đánh giá lại những nhận định ban đầu nêu trên
Lựa chọn các thủ tục kiểm soát để kiểm tra
Do ABC là khách hàng Ernst & Young tiến hành kiểm toán lần đầu nên kiểm toán tập trung thực hiện các thử nghiệm cơ bản nhiều hơn so với các khách hàng khác. Đây là một đặc điểm của tắnh thận trọng nghề nghiệp để đạt được mức rủi ro phát hiện có thể chấp nhận được. Vì thế kiểm toán chỉ tiến hành thiết kế thử nghiệm kiểm soát đối với 3 qui trình:
Thanh toán bồi thường
Thanh toán hoa hồng bảo hiểm Nhận phắ bảo hiểm
Đánh giá rủi ro kết hợp
Ernst & Young tiến hành đánh giá rủi ro kết hợp cho từng khoản mục cụ thể. Vắ dụ về đánh giá rủi ro kết hợp đối với nghiệp vụ thanh toán bồi thường của
Bảng 1.20 Đánh giá rủi ro kết hợp đối với nghiệp vụ thanh toán bồi thường
Như vậy rủi ro kết hợp của nghiệp vụ thanh toán bồi thường được đánh giá ở mức trung bình. Do đó, KTV sẽ tiến hành thiết kế các thử nghiệm kiểm soát để đánh giá lại rủi ro kết hợp.
Việc đánh giá rủi ro kết hợp thực hiện tương tự đối với các khoản mục khác. Nếu rủi ro kết hợp của khoản mục nào được đánh giá ở mức cao, KTV sẽ không tiến hành thực hiến các thử nghiệm kiểm soát mà thực hiện luôn thử nghiệm cơ bản đối với các khoản mục ấy.
Thiết kế thử nghiệm kiểm soát
Việc thiết kế các thử nghiệm kiểm soát phụ thuộc vào kết quả của việc thực hiện thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối và đánh giá rủi ro kết hợp.
Các thử nghiệm kiểm soát được thiết kế nhằm mục đắch xem xét lại việc đánh giá rủi ro kết hợp có hợp lý hay không, đồng thời cũng phục vụ cho việc đánh giá lại rủi ro kết hợp.
Chẳng hạn đối với khoản mục thanh toán bồi thường kiểm toán thiết kế các thử nghiệm kiểm soát như sau:
Các thử nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tắch và thủ tục kiểm tra chi tiết được thiết kế cho từng phần hành cụ thể của ABC trên BCTC. BCTC của ABC được chia thành những phần hành cụ thể sau:
Phần C: Tiền và các khoản tương đương tiền. Phần E: Phắ bảo hiểm phải thu.
Phần F: Công cụ dụng cụ.
Phần G: Các khoản phải thu nội bộ, tạm ứng, và các khoản phải thu khác. Phần K: Tài sản cố định.
Phần M: Vốn chủ sở hữu.
Phần N: Các khoản phải trả khách hàng Phần P: Các khoản phải trả khác.
Phần O: Thuế thu nhập doanh nghiệp. Phần S: Thu nhập từ phắ bảo hiểm. Phần T: Chi phắ.
Vắ dụ: Xét xét các các thử nghiệm thiết kế cho nghiệp vụ thanh toán bồi thường.
Thanh toán bồi thường
Các thử nghiệm cơ bản được thiết kế cho nghiệp vụ thanh toán bồi thường bao gồm: Các thử nghiệm cơ bản bắt buộc, thủ tục phân tắch và thủ tục kiểm tra chi tiết. Cụ thể, việc thiết kế các thử nghiệm này được Ernst & Young Việt Nam thể hiện qua giấy tờ làm việc như sau:
Bảng 1.22 Các thử nghiệm thiết kế cho nghiệp vụ thanh toán bồi thường.
Chương trình kiểm toán nghiệp vụ thanh toán bồi thường
Khách hàng: ABC
Ngày BCTC: 31/12/2009
STT Các bước thực hiện Thực hiện
bởi Tham chiếu
1 Thử nghiệm cơ bản bắt buộc
Đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ cái tại ngày 31/12/2009
Thủ tục phân tắch
- So sánh tổng chi phắ bồi thường của năm nay với năm trước.
- So sánh phần trăm của chi phắ bồi thường so với tổng doanh thu.
- So sánh tổng chi phắ bồi thường của từng tháng để xem xét biến động trong năm.
- So sánh chi phắ bồi thường đối với từng loại hình bảo hiểm .
- Xem xét và phỏng vấn về các biến động bất thường.
3 Thủ tục kiểm tra chi tiết
- Xem xét các chứng từ có liên quan đối với tất cả các khoản bồi thường có số tiền lớn hơn mức threshold.
bảo hiểm cho các bên khác không (nếu có, kiểm tra xem khoản bồi thường nhận từ bên tái bảo hiểm có được hạch toán đúng kỳ hay không). - Xem xét tắnh đúng kỳ của các khoản chi bồi thường.
- Xem xét tài khoản chi phắ bồi thường để phát hiện những khoản mục bất thường.
Thông báo kế hoạch cho nhóm kiểm toán hoạt động
Kế hoạch kiểm toán sau khi được thiết kế sẽ được thông báo cho trưởng nhóm kiểm toán thực hiện là bà Hoàng Phương Thảo. Sau đó, trưởng nhóm kiểm toán sẽ phổ biến kế hoạch kiểm toán cho các thành viên trong nhóm. Kế hoạch kiểm toán này sẽ được xem xét và có thể sẽ thay đổi tuỳ vào điều kiện thực tế của khách hàng khi tiến hành thực hiện kiểm toán.
Lập bảng ghi nhớ chiến lược kiểm toán
Đây là bước cuối cùng của quá trình lập kế hoạch kiểm toán. Sau khi công tác lập kế hoạch hoàn thành, KTV sẽ lập bảng ghi nhớ chiến lýợc kiểm toán. Bảng ghi nhớ chiến lýợc kiểm toán ghi lại tất cả các thử nghiệm kiếm soát và thử nghiệm cõ bản mà KTV đã thiết kế ở các bước trên kể cả những thay đổi nếu có. Đồng thời, ghi lại các khoản mục trọng yếu mà KTV cần phải tập trung xem xét. Thông thường bảng ghi nhớ chiến lược kiểm toán sẽ được đưa lên GAM-X để các thành viên trong nhóm dựa vào đó để thực hiện kiểm toán.