DOANH NGHIỆP NƯỚC TA
3.2.1. Nâng cao chất lượng ký kết hợp đồng thương mại của doanh nghiệp Việt Nam.
Việt Nam.
3.2.1. Nâng cao chất lượng ký kết hợp đồng thương mại của doanh nghiệp Việt Nam. Việt Nam.
Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức WTO (tháng 6/2006), nền kinh tế hội nhập ngày càng sâu vào thị trường thế giới, môi trường cạnh trnah sẽ ngày càng quyết liệt hơn với những cơ hội và thách thức mới cho các doanh nghiệp. Hoạt động thương mại ngày càng trở lên phong phú và đa dạng. Theo đó, những tranh chấp thương mại cũng ngày càng tăng, đặc biệt là những tranh chấp trong những hoạt động mua bán hang hóa, dịch vụ với các đối tác nước ngoài. Những tranh chấp này chủ yếu là do việc thực hiện không đúng hợp đồng hoặc do chủ thể đơn phương chấm dứt hợp đồng. Vì vây, việc ký kết một hợp đồng thương mại với nội dung chặt chẽ và hợp lý đảm bảo tính pháp lý là một biện pháp hết sức quan trọng để hạn chế và ngăn chặn các tranh chấp có thể xảy ra, cũng như làm căn cứ để quy kết trách nhiệm cho các bên liên quan. Điều này có nghĩa là để thực hiện hợp đồng nhanh chóng và thuận lợi thì trước hết doanh nghiệp cần xây dựng được một hợp đồng thương mại với những điều khoản rõ ràng, minh bạch, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên và đặc biệt phải có sự đồng thuận. Làm được điều này thì khâu ký kết hợp đồng mới có cơ sở phán quyết nhanh, chắc chắn để tiến hành các khâu tiếp theo, tọa điều kiện thuận lợi nhất cho việc đảm bảo hợp đồng, giúp doanh nghiệp kinh doanh một cách có hiệu quả.
Để nâng cao chất lượng ký kết hợp đồng thương mại, các doanh nghiệp phải chú trọng đến các vấn đề sau:
Hoàn thiện khâu đàm phán: Một hợp đồng được tạo nên là do kết quả của quá trình đàm phán. Vì vậy, để hợp đồng có tính khả thi thì khâu đàm phán là hết sức quan trọng để đi đến ký kết hợp đồng giữa các bên. Doanh nghiệp có thể tùy thuộc vào từng đối tác mà lựa chọn những phương thức đàm phán có hiệu
quả nhất. Đối với một số đối tác mới, công ty nên đàm phán trực tiếp để nắm bắt được một cách chính xác hơn các thông tin phục vụ việc hợp tác giao kết kinh doanh đảm bảo hai bên cùng có lợi. Hiện nay, với sự phát triển vũ bão của truyền thông công nghệ thông tin, các doanh nghiệp có thể thay thế phương pháp đàm phán trực tiếp truyên thống bằng việc gửi thư điện tử. Đây là một phương tiện trao đổi rất hữu ích và nhanh chóng, nhất là trong kinh doanh quố tế. Đăc biệt cần phải chú ý khi ký kết hợp đồng qua fax , cần phải kiểm tra tính xác thực của fax vì có thể có sự thay đổi trong khi đối tác fax lại mà nếu không kiểm tra hoặc bỏ qua thì nhiều khi sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Để hoàn thiện khâu đàm phán thì doanh nghiệp, đặc biệt là những người trong ban lãnh đạo doanh nghiệp (ban giám đốc và trưởng, phó phòng kinh doanh) cần phải:
Thực hiện tốt các hoạt động nghiên cứu, thu thập nắm bắt các thông tin về hàng hóa, thị trường, bạn hàng để làm căn cứ để lựa chọn. Nắm bắt thông tin thị trường, sản phẩm, thông tin về đối tác là một yêu cầu quan trọng của các doanh nghiệp trong hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ. Người Việt Nam có câu “sai một ly, đi một dặm”. Nếu chỉ dựa trên những thông tin không đáng tin cậy , hời hợt, sơ sài mà đi đến quyết định mua bán thì độ rủi ro sẽ rất cao. Đặc biệt, trong hợp đồng thương mại nếu không nắm rõ các thông tin cần thiết đã đi đến đơn phương ký kết hợp đồng thì hợp đồng sẽ khó đảm bảo tính hợp lý, chặt chẽ dễ dẫn đến các tranh chấp. Đôi khi những sai sót về thông tin này sẽ là nguyên nhân quan trọng khiến cho doanh nghiệp phải trả giá cao trong việc đổ vỡ hợp đồng. Chính vì vậy doanh nghiệp cần phải đầu tư chi phí để có được thông tin tương đối chính xác, phản ánh đúng nhất tình hình về các đối tượng cần thu thập. Doanh nghiệp phải dựa vào thông tin đó để làm căn cứ, cơ sở lựa chọn đối tác, lựa chọn hàng hóa, xác lập các phương án đàm phán, tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng. Về phía doanh nghiệp, trước khi tiến hành hoạt động mua bán cần
phải có những phương án, kế hoạch thu thập thông tin kỹ lưỡng và tổng hợp. Xây dựng, tổ chức bộ mạng lưới thông tin doanh nghiệp, bộ phận phân tích đánh giá cập nhật thông tin bên ngoài. Các doanh nghiệp có thể dựa vào nguồn thông tin từ kênh chính thức, từ phòng thương mại và công nghiêp Việt Nam (VCCI), câu lạc bộ doanh nghiệp, công báo, từ các tham tán thương mại, từ internet … Các doanh nghiệp nên chủ động tìm kiếm thông tin từ các hoạt động nghiên cứu thị trường, nghiên cứu khách hàng, điệp viên kinh tế … Đôi khi, để dễ dàng hơn trong việc thu thập thông tin về đối tác mà doanh nghiệp lần đầu đặt mối quan hệ có thể tìm kiếm các thông tin về đối tác thông qua việc thuê các công ty chuyên môn về điều tra nghiên cứu thị trường. Việc năm bắt cơ sở pháp lý để xây dựng phương án đàm phán và ký kết hợp đồng: Các doanh nghiệp Việt Nam để có thể chủ động kinh doanh trên thị trường, đặc biệt là trên thị trường quốc tế thì một trong những điều quan trọng là phải hiểu rõ về pháp luật trong nước: luật doanh nghiệp, luật đầu tư, luật cạnh tranh, luật thương mại và các quy định của Nhà nước. Đồng thời, tuy theo từng đối tác, có thể là những đối tác đến từ nước khác nhau, điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm bắt được luật pháp của riêng từng nước quy định về pháp luật hợp đồng kinh tế. Khi đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng, công ty cần thỏa thuận với đối tác của mình để lựa chọn một nguồn điều chỉnh hợp đồng. Vì việc ít am hiểu về pháp luật của nước khác và luật quốc tế sẽ dẫn đến biến cố là đưa vào hợp đồng những điều khoản trái với luật hoặc những điều mà khi phân xử, trọng tài hoặc thẩm phán không thể buộc các bên phải thực hiện được, thậm chí những điều khoản mang tính chất cạm bẫy, rủi ro mà các bên muốn cài nhau. Dù áp dụng luật nào trong hợp đồng thì hợp đồng cũng phải rõ ràng, chi tiết và thẳng thắn sẽ giảm nhiều khả năng tranh chấp giữa các bên trong qua trình đàm phán.
Chuẩn bị tốt mặt nhân sự cho các cuộc đàm phán: Con người là chủ thể của cuộc đàm phán. Vì vậy, để cuộc đàm phán có thể thành công thì lãnh đạo doanh nghiệp phải tiến hành tuyển chọn các nhà chuyên môn làm thành viên của nhóm
đàm phán, đặc biệt là người lãnh đạo, trưởng đoàn đàm phán phải được lựa chọn hco phù hợp và kỹ lưỡng. Nên chọn một đoàn đàm phán với nhiều nhà đàm phán dày dặn. Những tiêu chí để lựa chọn các thành viên cho một cuộc đàm phán ký kết hợp đồng thương mại, đặc biệt là hợp đồng mua bán quốc tế:
+ Sự chín chắn là một trong những điều kiện đầu tiên của những nhà đàm phán nói chung và trong cuộc đàm phán thương mại nói riêng. Vì chin chắn là kết quả của một đầu óc có kiến thức, kinh nghiệm, trải qua những thử thách thực tế của những cuộc đàm phán trong nước cũng như quốc tế.
+ Linh hoạt nhưng ổn định về tình cảm là một tiêu chí thứ hai được lựa chọn. Nhà đàm phán đối mặt với những đối tác là những người đến từ những địa phương khác nhau trong nước hay từ những quốc gia khác nhau, với phong tục tập quán, văn hóa khác nhau, đôi khi là những giá trị văn hóa xa lạ. Khi đó đòi hỏi các nhà đàm phán phải có sự linh hoạt nhất định, thích nghi với những đòi hỏi về văn hóa của đối tác trong đàm phán.
+ Phải có chuyên môn giỏi. Đây là một trong những điều kiện tiên quyết. + Một nhà đàm phán phải có tầm nhìn lạc quan, về sự nhạy cảm về phong tục tập quán, văn hóa của đối tác. Vì trong đàm phán, cả hai bên nhượng bộ sẽ đi đến thỏa thuận cuối cùng. Sự nhạy cảm về văn hóa của các nhà đàm phán là sơ sở để nhận ra hành vi, thái độ của bên đối tác, từ đó có những ứng xử thích hợp.
+ Khả năng hợp tác làm việc theo nhóm là việc rất cần thiết đối với những cuộc đàm phán với giá trị lớn hay tính chất phức tạp về đặc điểm kỹ thuật. Thỏa thuận đạt được trong cuộc đàm phán là kết quả chung của cả đoàn đàm phán. Theo kinh nghiệm của một số nhà đàm phán, họ thường lựa chọn kết hợp giữa những cán bộ cao cấp và những nhân viên trẻ tuổi để vừa đào tạo nhân viên, vừa tăng áp lực với đối phương bằng số đông của cả đoàn đàm phán, vừa phát huy sáng tạo của nhân viên trẻ, kinh nghiệm của những cán bộ cao cấp.
+ Ngôn ngữ là một vũ khí lợi hại trong các cuộc đàm phán, đặc biệt là đàm phán với các đối tác không cùng ngôn ngữ. Nói được thêm một ngôn ngữ là
hiểu biết thêm về một nền văn hóa. Việc sử dụng chung một ngôn ngữ không cần đến sự phiên dịch sẽ là một yếu tố củng cố sự tin tưởng, thiện chí hợp tác giữa các bên đối tác trong đàm phán.
Chuẩn bị kế hoạch đàm phán: Kết quả chuẩn bị về mặt kỹ thuật phụ thuộc vào: Thiên hướng, năng lực, trí tưởng tượng, động cơ, thói quen làm việc của người thừa hành; Tầm quan trọng của cuộc đàm phán; Tài liệu sẵn có phục vụ cho đàm phán. Lập kế hoạch chung cho cuộc đàm phán kinh doanh, cần xác định rõ khối lượng, cấu trúc, hình thức, nội dung từng giai đoạn cụ thể. Từ đó, các doanh nghiệp có thể chia các giai đoạn thành những phần nhỏ. Kế hoạch chi tiết này phù hợp với mô hình được đặt ra và thực hiện việc nghiên cứu, phân nhóm và bố trí các phần theo mô hình một cuộc đàm phán. Trước hết cần hoàn thành từng khâu kế hoạch chuẩn bị cho cuộc đàm phán, sau đó chuẩn bị về mặt kỹ thuật. Các thành viên tham gia nhóm chuẩn bị và thảo luận kỹ về những việc cần làm, mục tiêu và các chiến thuật cho các cuộc đàm phán sắp tới. Nhóm đàm phán sẽ trình bày trước một hội đồng gồm nhiều đại diện của các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp. Hội đồng sẽ “mổ xẻ” kế hoạch đàm phán để xác định những vấn đề cần tránh. Sau đó mô phỏng đàm phán có thể thực hiện để xác định các vấn đề có nhiều khả năng xảy ra. Bằng cách này, nhóm đàm phán sẽ được chuẩn bị kỹ lưỡng. Thêm nữa giúp các nhà quản lý cao cấp của công ty nhận thức rõ về những việc cần làm, các mục tiêu cà các chiến thuật được sử dụng. Nhờ vậy, khi cuộc đàm phán gặp bế tắc, ban quản lý cao cấp sẵn sàng tham gia và tiếp thêm sức mạnh cho những cuộc đàm phán quan trọng. Trong quá trình đàm phán cần vận dụng linh hoạt các chiến thuật sau để tránh đổ vỡ trong các cuộc đàm phán trực tiếp:
+ Xúc tiến và theo sát những đề nghị của đối tác. Luôn vân dụng tốt nguyên tắc: ''Tấn công là cách phòng ngự tốt nhất''. Bằng cách thảo luận rõ từng điểm đề nghị của đối tác để buộc đối tác phải lộ ra mục tiêu cũng như điểm yếu, điểm mạnh của họ.
+ Làm thay đổi sự chú ý. Trên phương diện con người của các cuộc đàm phán, mà đàm phán nghiên cứu và nắm rõ tính cách, hành vi của đối tác sẽ có một lợi thế.
+ Sử dụng các câu hỏi có hiệu quả. Sử dụng các câu hỏi một cách khôn ngoan là một trong những chiến thuật quan trọng nhất của cuộc đàm phán. Một câu hỏi dễ hiểu có thể tấn công vào các điều khoản của đối tác một cách mạnh mẽ và lịch thiệp. Nhà đàm phán có thể bảo vệ các điều khoản của mình một cách hiệu quả bằng cách hỏi đối tác những câu hỏi khôn ngoan. Một nhà đàm phán thành công là biết khi nào trả lời, khi nào không trả lời, khi nào trả lời rõ ràng, khi nào trả lời mập mờ. Đối với các câu hỏi đàm phán, câu trả lời đúng nhất là câu trả lời giúp xúc tiến các chiến thuật đàm phán hay chiến lược dài hạn. Đồng thời mục đích của câu hỏi và câu trả lời không phải để cho đối tác thấy nhà đàm phán thông minh hay nhạy cảm đến mức nào. Mà là để duy trì tìm mục tiêu của đối tác và để biết càng nhiều càng tốt việc đối tác định sử dụng các thủ pháp như thế nào nhằm đạt mục tiêu. Vì vậy, những câu trả lời chính xác thỉnh là câu trả lời sai. Mức độ chính xác cần thiết tùy thuộc vào bối cảnh cụ thể của mỗi cuộc đàm phán.
+ Sử dụng những tuyên bố tích cực có tính khích lệ để tác động tốt đến cuộc đàm phán.
+ Biết lắng nghe. Lắng nghe đầy đủ là một nhu cầu cơ bản. Lắng nghe cẩn thận các từ ngữ, giọng nói trong khi cùng lúc quan sát điệu bộ, cử chỉ, cách ăn mặc và việc sử dụng ngôn ngữ không lời khác của đối tác từ đó có thể thấy được vị thế đàm phán của đối tác.
+ Tôn trọng và ân cần với đối tác. Nhà đàm phán sẽ không mất đi lợi thế khi quan tâm đến cá nhân đối tác, giữ thể diện cho họ và thỏa mãn một cách hợp lý những nhu cầu về tình cảm của họ.
+ Không bao giờ cho không bất cứ cái gì. Như là một vấn đề chiến lược, nhà đàm phán thành công đôi khi để cho đối tác của mình đi đến chấp nhận một
điểm nào đó. Điều này không có nghĩa là nhà đàm phán từ bỏ một cái gì đó. Nhà đàm phán không bao giờ cho không bất cứ thứ gì mà luôn luôn mong đợi thỏa hiệp trong đổi chác. Thỏa hiệp lẫn nhau làm lợi cho cả hai bên và đưa đến một hợp đồng có lợi thế chung.
+ Lợi ích không bao giờ chia đều cho cả hai phía.
Đồng thời trong công tác đàm phán, cần chú ý một số nội dung về các điều kiện cụ thể sau:
+ Vận tải: Hiện nay, do nhiều nguyên nhân mà dịch vụ vận tải của Việt Nam còn kém phát triển. Do đó phải tọa điều kiện thuận lợi cho dịch vụ này phát triển.
+ Bảo hiểm. + Thanh toán...
Hoàn thiện kỹ thuật soạn thảo hợp đồng thương mại: Một hợp đồng logic có nghĩa là nó có một sự ràng buộc về mặt pháp lý và có hiệu lực. Mỗi điểm trong họp đống đều phải rõ ràng, có chủ thể đi kèm để tránh những tranh chấp và kiện tụng xảy ra. Trong thực tiễn kinh doanh, có nhiều trường hợp việc soan thảo hợp đồng bị coi nhẹ. Chính vì vậy nội cung của hơp đồng soạn thảo một cách sơ sài nên có thể chứa đựng nhiều sai sót. Điều này dẫn đến tình trạng hiểu sai nội dung của hợp đồng hoặc lợi dụng những sơ hở của hợp đồng để khiếu lại. Để đảm bảo doanh nghiệp nên chủ động trong việc soạn thảo hợp đồng, việc trực tiếp soạn thảo hợp đồng sẽ giúp cho việc thực hợp đồng của doanh nghiệp có nhiều thuận lợi hơn và nắm thế chủ động hơn. Đảm bảo soạn thảo hợp đồng thương mại một cách chặt chẽ thì doanh nghiệp cần phải chú ý một số vấn đề sau:
Phải soạn thảo hợp đồng đảm bảo các yêu cầu về ngôn ngữ
Trước hết ngôn ngữ trong hợp đồng phải chính xác cụ thể và đơn nghĩa. Tính chính xác cao của từ ngữ trong hợp đồng được hiểu là từ ngữ khi các bên giao dịch ký kết phải thể hiện đúng ý định, mong muốn của các bên kí kết.